Gestión eficaz de los recursos en los proyectos: Una guía práctica

La planificación eficaz y el uso óptimo de los recursos del proyecto son la clave de la gestión estratégica de proyectos. Todos los estudios mundiales muestran que el número de proyectos realizados en las organizaciones aumenta constantemente. Por tanto, la demanda de recursos crece, ampliando la base de costes de la organización. Una base de costes más amplia afecta negativamente a la rentabilidad de la empresa, que ya es un tema que la dirección no puede trivializar. Especialmente en las grandes organizaciones con muchos proyectos concurrentes, la gestión eficaz de los recursos en los proyectos es la principal tarea de la Oficina de Gestión de Recursos. Se trata de una tarea bastante difícil, pero al mismo tiempo es laboriosa y difícil de realizar sin una buena herramienta de gestión de proyectos. Entonces, ¿cómo gestionar eficazmente los recursos en los proyectos?

La falta de recursos es un obstáculo clave para la aplicación eficaz de la estrategia. ¿Cómo podemos hacerle frente?

Un interesante estudio mundial sobre los obstáculos a la aplicación eficaz de estrategias ha identificado la falta de recursos adecuados como un obstáculo clave para alcanzar los objetivos previstos de los proyectos. Para gestionar eficazmente los recursos de los proyectos, merece la pena comprender en profundidad los factores que contribuyen a que haya demasiados proyectos y pocos recursos para ejecutarlos adecuadamente. Los más importantes de estos factores son

Un enfoque no metódico para seleccionar nuevos proyectos entre las muchas ideas identificadas. No se utilizan modelos de puntuación a este respecto, y los directivos no discuten con perspicacia qué proyectos perseguir.
Falta de vinculación de los objetivos estratégicos de la empresa con los proyectos y las métricas KPI. A toda empresa le preocupa alcanzar sus objetivos estratégicos y reforzar su posición en el mercado. KPI métricas nos dicen si se están alcanzando los objetivos estratégicos y en qué medida. Puedes leer más sobre la gestión estratégica basada en proyectos en el artículo: ¿Cómo vincular los objetivos estratégicos de una empresa con los KPI y los proyectos?
Ningún enfoque definido (metodología) explica cómo quiere la organización gestionar eficazmente los recursos en los proyectos.

Conviene comprender que es mejor poner en marcha menos proyectos simultáneamente para dotarlos de los recursos adecuados.

¿Cómo eliges las mejores ideas para ponerlas en práctica?

Los directivos y los consejos de administración de las empresas deben ser competentes a la hora de seleccionar proyectos para su realización entre las muchas propuestas disponibles. Los gestores de proyectos o los miembros de los equipos de proyecto rara vez deciden esto. La siguiente ilustración muestra que las organizaciones suelen tener muchas más ideas de proyectos potenciales que oportunidades de implantación. Si una organización quisiera poner en práctica todas las buenas ideas, la diferencia entre los recursos disponibles y los necesarios sería considerable. Por tanto, la única forma de poner en marcha un buen proceso es seleccionar y ejecutar sólo los mejores proyectos de forma objetiva.

A veces, la organización no comprende plenamente cómo y por qué se tomó la decisión de poner en marcha tal o cual proyecto. Estas situaciones son inaceptables en el contexto de la gestión profesional de proyectos. La organización debe disponer de un proceso que garantice la selección objetiva de los proyectos. Un modelo de puntuación debe formar parte de dicho proceso. Un ejemplo de modelo de puntuación se muestra en la figura siguiente y se refiere a la selección de nuevos productos.

Construir un modelo de este tipo implica definir criterios/preguntas y asignarles pesos adecuados. Entonces, cuando tengamos, por ejemplo, 10 ideas para nuevos productos y analicemos cada una de esas ideas con un modelo de puntuación, obtendremos información sobre qué ideas son las más atractivas. Recuerda que un modelo de este tipo debe servir de apoyo al debate entre expertos, más que a una decisión clara. Para saber más sobre la creación de modelos de puntuación y su uso en la toma de decisiones, consulta el artículo ¿Cómo evaluar eficazmente las ideas de un proyecto?

Además de los modelos de puntuación, sigue mereciendo la pena vincular los proyectos a los objetivos estratégicos de la empresa. Los directivos se preguntan: ¿apoya este proyecto algún objetivo de nuestra estrategia, y en qué medida? Un debate de fondo de este tipo hace que no se lleven a cabo proyectos deficientes. La siguiente ilustración muestra un vínculo entre un objetivo estratégico concreto, los proyectos y los KPI.

¿Cómo pronosticas y asignas los recursos del proyecto?

La previsión y la asignación de recursos específicos a los proyectos son dos procesos organizativos diferentes. La previsión permite, a un alto nivel, estimar la necesidad de recursos para el año siguiente. Hablamos aquí de estimación, no de planificación precisa, ya que ésta es prácticamente imposible en la mayoría de los casos. Supongamos que se acerca el final del año y queremos estimar la demanda de recursos del proyecto para el año siguiente. En tal situación, cualquier número de proyectos que estén actualmente en marcha continuarán el año que viene. También se pondrán en marcha más proyectos el año que viene. Aunque disponemos de información relativamente buena y a menudo detallada sobre los proyectos que están en marcha, tendremos información limitada sobre los proyectos que aún no han comenzado. No dispondremos de planes detallados para estos proyectos, pero sí de un esbozo de los mismos recogido, por ejemplo, en las Cartas de Proyecto. Por tanto, la previsión se hace a nivel de funciones o competencias, no de empleados concretos. Por ejemplo, se puede aumentar la precisión de la previsión elaborando calendarios de proyecto de alto nivel, que tendrán fases significativas específicas y, potencialmente, hitos. Como resultado de la previsión, obtendremos información relativamente precisa sobre qué competencias necesitaremos el año que viene, en qué cantidades, y cómo se distribuirá esta necesidad a lo largo del tiempo. Esta información es muy valiosa, ya que nos permitirá planificar mejor la distribución del proyecto en el tiempo y nos dará tiempo para contratar los recursos necesarios. La siguiente figura muestra la demanda de recursos para los primeros meses de 2025.

Asignaremos recursos específicos cuando lancemos un proyecto concreto para su ejecución. A menudo, el proceso es el siguiente: el director del proyecto solicita un recurso/competencia concreto al gestor de recursos, y el gestor de recursos asigna dicho recurso al proyecto por su nombre.

Optimización del trabajo y disponibilidad de recursos

Los procesos de gestión de recursos (previsión y asignación) deben supervisarse para comprobar su eficacia y mejorarlos. La Oficina de Gestión de Proyectos debe garantizar el mejor uso posible de los recursos del proyecto en la organización. Optimizar el uso de los recursos requiere una buena planificación de los recursos y supervisar en qué medida se utilizan estos planes. Asignar recursos a un proyecto concreto implica asignar tareas a un empleado concreto y determinar cuántas horas deberían bastar para completar la tarea. La siguiente figura muestra el compromiso del empleado con proyectos y tareas específicas en el horizonte del mes siguiente. La figura muestra que el empleado está comprometido con tres proyectos en el próximo mes y enumera todas las tareas en las que participará.

Controlar las horas reales trabajadas durante el proyecto es una buena idea. Esto puede hacerse registrando el tiempo de trabajo para todo el proyecto o precisamente para cada tarea realizada. La figura siguiente muestra una comparación entre el tiempo de trabajo previsto y el real.

La programación periódica de los recursos y el registro del tiempo de trabajo real proporcionan una información inestimable a lo largo del tiempo para una mejor planificación y, por tanto, un mejor uso de los recursos del proyecto. Al final de un proyecto, también merece la pena analizar y describir las conclusiones sobre la eficacia de la gestión en la Hoja de Cierre del Proyecto. Dichas conclusiones son muy valiosas cuando pongamos en marcha otro proyecto similar en la organización. Optimizar el uso de los recursos también implica la asignación juiciosa de tareas a cada empleado. Merece la pena asegurarse de que los empleados tienen las competencias adecuadas para realizar las funciones asignadas. De lo contrario, obtendremos un trabajo de baja calidad, que a menudo se manifiesta en la frustración de los empleados.

Conflictos de recursos: ¿de dónde vienen y cómo los resolvemos?

Los conflictos de recursos son un fenómeno bastante común. Principalmente implican que un recurso es requerido simultáneamente en varios proyectos o asignado simultáneamente a demasiadas tareas. Además, en determinados periodos, su carga de trabajo es muy superior a su disponibilidad.

Esta situación se produce cuando el Jefe de Proyecto o el Gestor de Recursos no dispone de información completa sobre la implicación del empleado en el trabajo del proyecto al asignarle un proyecto o una tarea. La mayoría de las veces, esto se debe a la falta de un buen software de gestión de proyectos que respalde la gestión de los recursos del proyecto. Cuando el Gestor de Proyectos o el Gestor de Recursos pueden acceder a información precisa sobre las tareas a las que está asignado un empleado concreto, estas situaciones pueden evitarse en gran medida.

¿Basta Excel para gestionar eficazmente los recursos de un proyecto?

Muchas organizaciones, incluso las grandes, no prevén en absoluto el uso de los recursos de los proyectos. Se toman decisiones para iniciar más proyectos, y se asignan directores de proyecto y miembros de equipo a proyectos sin conocer su carga de trabajo total. Esto da lugar a periodos en los que los empleados seleccionados están sobrecargados o infracargados de trabajo. Cuando una organización se da cuenta de que hay que racionalizar el proceso de gestión de recursos, suele desarrollar alguna solución de MS Excel. En organizaciones más pequeñas, este enfoque puede funcionar bien. Sin embargo, las grandes organizaciones que implican a docenas o incluso cientos de personas en proyectos paralelos no pueden trabajar eficazmente utilizando sólo Excel. No es fácil diseñar un proceso eficaz de gestión de recursos en Excel. Un proceso así requiere la interacción entre gestores de proyectos, gestores de recursos y miembros del equipo del proyecto. Excel no puede manejar el trabajo simultáneo de muchos usuarios y tampoco es una herramienta para modelar procesos.

Por supuesto, Excel puede servir como herramienta «de transición». La organización empieza a aprender la gestión de recursos con ella y ve sus limitaciones. Al cabo de un tiempo, la organización decide e implanta una herramienta profesional de gestión de proyectos y recursos de proyectos. En un programa profesional, todos los aspectos de la gestión de recursos se integran con los calendarios y las tareas del proyecto. Cuando se asigna un empleado a la siguiente tarea, el sistema informa inmediatamente de la disponibilidad de un empleado concreto. Esto facilita enormemente el trabajo y coordina adecuadamente todo el proceso de gestión de recursos. Es esencial darse cuenta de que introducir los datos de utilización de recursos en el sistema de información requiere, en cierta medida, mucho trabajo. Los beneficios de una gestión profesional de los recursos compensan con creces la mano de obra empleada en la introducción de datos.

La gestión eficaz de los recursos del proyecto en la práctica

Todas las organizaciones que deseen alcanzar niveles crecientes de madurez de proyecto deben implantar un proceso de previsión y asignación de recursos a los proyectos. Una gestión eficaz de los recursos repercute de forma inequívocamente positiva en una mayor eficacia en la ejecución de los proyectos. Con tantos recursos implicados en los proyectos, merece la pena implantar un buen programa de gestión de proyectos y recursos de proyectos. Una solución integrada de este tipo elimina gran parte del trabajo manual, automatiza muchos aspectos y proporciona información precisa sobre el grado de utilización de los recursos.