¿Cómo mejorar la gestión de proyectos en una empresa mediana?
Prácticamente todas las empresas -pequeñas, medianas y grandes- llevan a cabo proyectos específicos. Las pequeñas empresas suelen gestionar los proyectos de manera informal, sin métodos formales de planificación o seguimiento. En tales organizaciones, los propietarios o directivos suelen «mantener los proyectos en la cabeza». En el otro extremo del espectro, las grandes empresas han desarrollado a lo largo de los años metodologías avanzadas para gestionar los proyectos con eficacia. Las empresas medianas se sitúan en algún punto intermedio. Definamos las empresas medianas como aquellas cuyos ingresos anuales oscilan entre unos 50 millones y varios cientos de millones de PLN.
Perspectivas del trabajo con medianas empresas sobre los retos de la gestión de proyectos
Como copropietario de una empresa que desarrolla y ofrece el sistema de gestión de proyectosFlexiProject , analizo con frecuencia las consultas que me llegan. La mayoría de estas consultas proceden de empresas medianas. Durante las interacciones iniciales con los clientes potenciales, debatimos qué funcionalidades del sistema priorizan y los problemas actuales que pretenden resolver con la implantación de dicho sistema. Entablamos conversaciones más profundas con los clientes que ya utilizan nuestro sistema, centrándonos en cómo desarrollar más el sistema para permitir una ejecución más eficaz del proyecto y la comprensión de sus retos persistentes. Basándonos en estas experiencias, he aquí los problemas más comunes de gestión de proyectos a los que se enfrentan las medianas empresas y las posibles soluciones para abordarlos.
A continuación, presento los problemas organizativos más comunes que obstaculizan la ejecución eficaz de los proyectos.
1. Demasiados proyectos simultáneos conducen a la pérdida de control
Las medianas empresas polacas están creciendo rápidamente. Este crecimiento dinámico, unido a unos objetivos empresariales ambiciosos, requiere un número cada vez mayor de proyectos. Estos pueden ser interfuncionales o específicos de un departamento. Sin embargo, el rápido desarrollo a menudo hace que los empleados y la dirección reconozcan un problema evidente: la organización no está gestionando eficazmente su cartera de proyectos. Cuando la dirección de la empresa también reconoce este problema, empiezan a tomar forma los pasos hacia la mejora.
2. Falta de normas de gestión de proyectos o normas no aplicadas
Una de las razones del «caos» en la gestión de proyectos es la ausencia de normas documentadas al respecto. Otro problema surge cuando existen normas pero no se aplican en la práctica. Como resultado, los proyectos pueden ser gestionados por equipos reunidos al azar o de forma deficiente. Es evidente que los individuos suelen destacar en áreas específicas, y no aprovechar eficazmente el potencial de los gestores de proyectos cualificados puede obstaculizar el éxito.
Discover the limitations of using MS Excel for project management. Is it still a sufficient tool for you?
3. Falta de herramientas específicas de gestión de proyectos
Muchas empresas siguen confiando en herramientas de desarrollo propio para planificar, ejecutar y supervisar los proyectos. Por ejemplo, suelen utilizar Excel para los calendarios de los proyectos y PowerPoint o Word para los informes. Las organizaciones algo más avanzadas pueden utilizar MS Project. Sin embargo, cuando se gestionan muchos proyectos, estas herramientas se vuelven ineficaces. Carecen de integración, y nadie en la empresa tiene una visión global del progreso del proyecto o de las áreas que requieren intervención. Estas herramientas suelen ser creadas por personas sin experiencia sustancial en gestión de proyectos o TI.
4. Ausencia o funcionamiento ineficaz de una PMO
Un reto importante para la gestión eficaz de los proyectos es la ausencia de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO ) o de una persona dedicada a supervisar la cartera de proyectos de la empresa. Sin esa función, nadie asume la responsabilidad de comprender y mejorar sistemáticamente el panorama de la gestión de proyectos. En algunos casos, las PMO existen pero funcionan de forma ineficaz porque su función está mal definida o no se promueve internamente. Esta situación puede provocar frustración entre el personal de la PMO y disminuir su impacto.
5. La cultura organizativa no promueve una gestión eficaz de los proyectos
Otro problema es la falta de compromiso compartido de la organización para mejorar las prácticas de gestión de proyectos. Los Comités de Dirección no están organizados, los Patrocinadores son nominales y no están comprometidos, y el equipo directivo no realiza revisiones periódicas de los proyectos. Los equipos de proyecto hacen todo lo que pueden, pero sin herramientas ni procedimientos adecuados, sus esfuerzos pueden no dar resultados óptimos. Aunque muchos están de acuerdo en que es fundamental cambiar a las personas y sus actitudes, pocas organizaciones toman medidas significativas para fomentar este cambio.
¿Cómo mejorar la gestión de proyectos en las medianas empresas?
1. Establecer una Oficina de Gestión de Proyectos (OGP)
Una PMO es esencial para mejorar la gestión de los proyectos. Invierte en contratar a las personas mejor cualificadas, con las competencias, experiencia y habilidades interpersonales adecuadas. La cooperación con el resto de la organización es crucial; los conflictos iniciales pueden hacer que la PMO quede al margen. Además de establecer normas de gestión de proyectos e informar sobre el estado de los mismos, la PMO debe alinear sus esfuerzos con la estrategia de la empresa, garantizando una fuerte conexión entre los proyectos y los objetivos estratégicos.
2. Implementar herramientas dedicadas a la gestión de proyectos
Las herramientas eficaces de gestión de proyectos están disponibles, son fiables y tienen un precio razonable. Implantar una herramienta de este tipo puede agilizar significativamente los procesos, ya que a menudo implica sesiones de formación que alinean las competencias y aclaran las vías de información y toma de decisiones. Las herramientas centralizadas garantizan que toda la información del proyecto resida en un solo lugar, sirviendo como única fuente de verdad. Por ejemplo, el sistema FlexiProject ofrece soluciones integradas y multilingües adaptadas a las necesidades de gestión de proyectos.
3. Fomentar una sólida cultura de gestión de proyectos
Con una PMO que funcione bien y herramientas dedicadas, la organización debe promover activamente una sólida cultura de gestión de proyectos. Esto empieza desde arriba, con el equipo directivo demostrando un compromiso genuino. Cuando los equipos de proyecto ven que se reconocen y valoran sus esfuerzos, es probable que hagan un esfuerzo adicional. Las revisiones periódicas de los proyectos realizadas por la alta dirección pueden impulsar mejoras significativas. El equipo directivo también debe facultar a la PMO para que funcione eficazmente en toda la organización.
Conclusión
Los retos y recomendaciones expuestos pretenden ayudar a las medianas empresas a conseguir mejores resultados empresariales mediante una mejor gestión de los proyectos. La consecución de los objetivos estratégicos está intrínsecamente ligada a la ejecución eficaz de los proyectos. Alinear los objetivos estratégicos con proyectos bien ejecutados es clave para alcanzar el éxito, que es el objetivo último de cualquier organización.
