¿Cómo defines los objetivos del proyecto y cómo lo planificas?

Formular con precisión los objetivos del proyecto es un paso fundamental para su realización. Sin embargo, en la práctica, no siempre es así. A menudo, los objetivos del proyecto no se definen con la claridad necesaria, lo que tiene consecuencias prácticas y negativas en la ejecución y los resultados del proyecto.

¿Por qué es tan importante definir objetivos para los proyectos?

El objetivo o los objetivos de un proyecto deben formularse con mucha precisión, y merece la pena dedicar una cantidad de tiempo adecuada a esta tarea. Sólo con mirar la definición de proyecto, que dice que un proyecto debe tener un objetivo que alcanzar y un plazo, puedes ver que el objetivo del proyecto tiene una importancia fundamental. Una vez trabajé como consultor empresarial en una gran empresa polaca que puso en marcha un proyecto interno de optimización de procesos. Uno de los procesos optimizados fue el «proceso de producción de jarabe alimentario». El director general definió el siguiente objetivo de este proyecto «optimizar el proceso de producción de jarabe». Por supuesto, no diría que me gusta el objetivo del proyecto formulado de esta manera. Insté al presidente a que lo considerara e intentara precisar este objetivo. Tras pensarlo un poco, el nuevo objetivo formulado fue «Reducir el coste del proceso de producción de jarabe en un 20%». Inmediatamente se ve que ese objetivo es más concreto. Sin duda, un objetivo concreto es una señal para el equipo del proyecto durante su planificación y ejecución. Cuanto menos bien formulado esté el objetivo del proyecto, más vaga será esta señal y más difícil será que el proyecto tenga éxito. Unos objetivos claros y precisos pueden reducir significativamente el estrés y la incertidumbre del equipo del proyecto, haciéndoles sentir más tranquilos y con el control.

Paso a paso: ¿Cómo definir los objetivos del proyecto?

El consejo más sencillo para formular un buen objetivo de proyecto es tomarse el tiempo y las ganas necesarias para que el objetivo del proyecto sea el mejor posible. Este consejo puede parecer trivial, pero no hay forma de evitar pensar, y pensar suele llevar tiempo. Sin duda, merece la pena implicar a personas con conocimientos en el desarrollo del objetivo de un proyecto: tendremos perspectivas diferentes, lo que aumentará la probabilidad de desarrollar un objetivo mejor. Las metodologías sólidas de gestión de proyectos recomiendan que los proyectos grandes y significativos tengan desarrollado el llamado caso empresarial. En términos generales, el caso empresarial de un proyecto es un análisis detallado de su justificación, efectos potenciales, etc. Formular y justificar un buen objetivo de proyecto es, sin duda, mucho más fácil una vez que se ha desarrollado ese caso empresarial. Creo que merece la pena escribir la justificación del objetivo del proyecto. La Carta del Proyecto debe incluir tanto el objetivo del proyecto como el argumento empresarial. A continuación se muestra un ejemplo de Carta de Proyecto de un programa de gestión de proyectos.

Formular y especificar el objetivo del proyecto mediante uno o varios indicadores de rendimiento (KPI) es una buena práctica.

Priorizar y programar: ¿Cómo se planifica un proyecto?

El objetivo u objetivos del proyecto constituyen la base para diseñar el calendario del proyecto. Un objetivo de proyecto bien formulado puede traducirse en resultados parciales y finales del proyecto. Un método muy eficaz para crear un calendario de proyecto es el método de Planificación por Productos. Sólo cuando tenemos bien descritos los productos del proyecto merece la pena pasar a diseñar la estructura del calendario de fases, etapas, tareas e hitos. Por supuesto, al elaborar el calendario del proyecto, recomiendo que los entregables del proyecto se vinculen a las fases del proyecto y que las tareas y los hitos se definan con más detalle dentro de las fases. La ilustración muestra cómo los entregables del proyecto -marcados con un círculo rojo- están vinculados en FlexiProject a fases, tareas e hitos.

El calendario del proyecto se completa vinculando claramente los productos a las tareas. Sin duda, algunos resultados del proyecto y, por tanto, algunos hitos o tareas pueden ser más importantes que otros. Entonces, merece la pena darles prioridad. La siguiente ilustración muestra un ejemplo de priorización de tareas en la programación.

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Nos enfrentamos a problemas imprevistos: ¿qué medidas tomar?

La consecución de los objetivos de un proyecto a menudo no sale «como estaba previsto», y el equipo del proyecto tiene que enfrentarse a varios problemas que surgen y gestionar los riesgos del proyecto. Afrontar los imprevistos de un proyecto consiste precisamente en identificar y gestionar los riesgos del proyecto. Sin duda, cuantos más riesgos del proyecto se identifiquen con suficiente antelación y se traten adecuadamente, menos problemas imprevistos habrá en el proyecto. La calidad del proceso de gestión de riesgos es inversamente proporcional al número de problemas potenciales del proyecto. La siguiente ilustración muestra el registro de riesgos de un proyecto. El equipo del proyecto debe mantener y revisar sistemáticamente dicho registro en un proyecto bien gestionado. Debido a su impacto en el proyecto y a la alta probabilidad de que se produzcan, los riesgos importantes del proyecto deben elevarse al comité directivo o al patrocinador del proyecto.

¿Cómo comprobamos si se cumplen los objetivos del proyecto, qué modificaciones son necesarias y cuándo?

El seguimiento del progreso de un proyecto y, por tanto, la consecución de sus objetivos, debe analizarse sistemáticamente. El seguimiento de la consecución de los objetivos del proyecto suele ser un proceso en dos fases. En la práctica, primero analizamos si el proyecto ha alcanzado los objetivos requeridos al final del proyecto. Después, transcurrido un tiempo, analizamos si los resultados empresariales se alinean con el caso empresarial desarrollado previamente. En cada fase, merece la pena hacer las modificaciones oportunas si se demuestra que está justificado. Son necesarias porque sólo algunas cosas pueden predecirse siempre a la perfección al inicio de un proyecto.

Esfuérzate por formular bien los objetivos de tu proyecto

En resumen, unos objetivos de proyecto bien formulados son fundamentales para el éxito de la planificación, ejecución y finalización del proyecto. Por tanto, merece la pena que te esmeres en formularlas lo mejor posible al principio del proyecto y luego modificarlas si es necesario.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz es miembro del consejo de administración de FlexiProject y experto en gestión de proyectos. Durante más de 20 años ha adquirido una amplia experiencia trabajando con empresas polacas e internacionales en la realización de decenas de grandes proyectos; hoy aplica esta experiencia con pasión en el desarrollo del sistema FlexiProject. Dirige el equipo responsable de su desarrollo, implementación y promoción, ayudando a las empresas modernas a alcanzar sus objetivos.