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¿Qué es un diagrama de Gantt y cómo se crea?
El diagrama de Gantt es la herramienta de gestión de proyectos más difundida y extendida. Es difícil imaginar un proyecto grande y complejo sin uno. A los jefes de proyecto y a los equipos les gusta utilizar el diagrama de Gantt porque muestra claramente el progreso de todo el proyecto. Sin duda, este gráfico es una excelente herramienta de planificación y control de proyectos.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una representación gráfica de las tareas e hitos que deben alcanzarse en un proyecto. En un diagrama de Gantt, además de mostrar cómo se distribuyen en el tiempo todas las tareas e hitos del proyecto, es precioso construir una relación lógica entre ellos. Henry Gantt desarrolló el diagrama de Gantt como herramienta de gestión de proyectos a principios del siglo XX. Se estima que el diagrama de Gantt se utilizó por primera vez durante la Primera Guerra Mundial.
Hoy en día, la gran mayoría de los equipos de proyecto utilizan el diagrama de Gantt para planificar y seguir el progreso de los proyectos. Por supuesto, estamos hablando más bien de proyectos grandes o muy grandes. Los proyectos pequeños y no muy complejos se ejecutan ahora a menudo con métodos ágiles y cómodos gráficos Kanban. En un diagrama de Gantt, las tareas del proyecto pueden vincularse mediante cuatro tipos de interrelaciones. La relación más habitual es la relación fin-inicio. En la práctica, utilizar una realización de este tipo significa que la siguiente tarea sólo puede iniciarse cuando se haya completado la tarea precedente. Muy a menudo, el gráfico muestra el camino crítico del proyecto. El camino crítico muestra funciones sucesivas e interrelacionadas que muestran la ruta más rápida del proyecto. La ampliación de cualquiera de estas tareas conlleva la ampliación de todo el proyecto. Es más fácil imaginar un gran proyecto de infraestructuras ejecutándose con un diagrama de Gantt.
Aplicación del diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt tiene varias aplicaciones prácticas en la gestión de proyectos. Como ya se ha dicho, es una herramienta que se utiliza cuando se ejecutan proyectos bastante grandes y complejos. En tales proyectos, las relaciones lógicas entre tareas e hitos son esenciales. Considerar y diseñar en profundidad las relaciones lógicas entre las tareas del proyecto es laborioso y valioso. Suponiendo que dispongamos de un buen programa informático de gestión de proyectos, una vez construidas, las relaciones se mantienen todo el tiempo mediante dicho sistema. La ventaja es que si una de las tareas de este gráfico se amplía, los plazos de las tareas posteriores relacionadas se actualizarán automáticamente. Este mantenimiento automático de las relaciones entre tareas es una excelente comodidad para el equipo del proyecto en términos de organización del trabajo. Un buen programa enviará una notificación por correo electrónico al propietario de la tarea para informarle de que puede empezar su tarea porque la tarea anterior se ha completado. Cuando tienes tareas de proyecto escalonadas, planificar los recursos necesarios para completar el proyecto con eficacia es relativamente fácil. De nuevo, en un buen programa de gestión de proyectos, puedes ver el diagrama de Gantt y la carga prevista de recursos del proyecto en una sola pantalla. Las empresas manufactureras, comerciales y farmacéuticas utilizan el diagrama de Gantt cuando ejecutan proyectos de inversión, innovación e I+D u optimización.
¿Cómo crear un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt es una herramienta parcial de apoyo a la planificación y ejecución de proyectos. Está estrechamente relacionado con la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) del proyecto.
- La construcción del diagrama de Gantt suele comenzar con la elaboración de la EDT del proyecto. La estructura EDT muestra las principales fases, etapas, tareas e hitos del proyecto.
- Tras diseñar la estructura de la EDT, estimamos las duraciones de las distintas tareas del proyecto y los plazos críticos para su realización.
- Otra tarea vital de la planificación del proyecto es desarrollar relaciones lógicas entre los elementos de la estructura EDT.
Las relaciones lógicas entre las tareas darán lugar a un diagrama de Gantt que muestre las fases, etapas y tareas del proyecto interrelacionadas, así como los hitos debidamente programados. También verás la ruta crítica del proyecto. Se puede superponer un gráfico de la carga de trabajo de los recursos del proyecto a lo largo del tiempo al gráfico elaborado de esta forma. En muchos proyectos, en esta fase, veremos que hay demasiada o poca carga de trabajo sobre los recursos del proyecto en unidades de tiempo concretas. Utilizando las relaciones lógicas entre las tareas del proyecto, es posible distribuir la realización de las tareas del proyecto de forma que se maximice el nivel de utilización de los recursos. Cabe mencionar que el diagrama de Gantt también se utiliza en la gestión de proyectos estratégicos, donde la dirección puede observar simultáneamente la ejecución de varios proyectos en este diagrama.
Herramientas para crear diagramas de Gantt
El uso práctico del diagrama de Gantt aumentó considerablemente con la aparición de buenos programas informáticos para gestionar proyectos y carteras de proyectos. Esto ha facilitado sustancialmente la construcción de relaciones entre las tareas del proyecto y su actualización. Un programa informático de gestión de proyectos que dispone de un diagrama de Gantt avanzado es FlexiProject. En FlexiProject, puedes establecer todo tipo de relaciones entre las tareas de un proyecto de forma muy rápida e intuitiva. Una vez construidas, las relaciones mantendrán siempre la lógica de todo el calendario del proyecto. En FlexiProject, el equipo del proyecto puede analizar simultáneamente el diagrama de Gantt y el nivel de carga de recursos del proyecto.
El diagrama de Gantt muestra el plan del proyecto, el estado actual y las desviaciones del calendario. En FlexiProject, el usuario puede mostrar la ruta crítica, las fechas y la duración de las tareas individuales y los propietarios de las tareas en el diagrama de Gantt. Además, las tareas del diagrama de Gantt pueden colorearse por prioridad, responsabilidad organizativa y otros criterios. Lo que resulta especialmente útil en la ejecución de proyectos es la capacidad de desplazar rápidamente en el tiempo fases o etapas enteras de un proyecto, conservando toda la estructura y la lógica del calendario del proyecto. En FlexiProject, el calendario y el plan del proyecto pueden observarse en un tablero de tareas y en un diagrama de Gantt.
Ejemplo de diagrama de Gantt
La siguiente ilustración del software de gestión de proyectos y carteras FlexiProject muestra un ejemplo de Gantt. Este ejemplo corresponde al proyecto «Implantación de un sistema informático para la elaboración de informes de gestión».
En la parte izquierda del gráfico, vemos la estructura completa de la EDT del proyecto. En la parte derecha de la pantalla se presenta el diagrama de Gantt. En el gráfico, debajo de cada tarea del proyecto, una fina línea negra ilustra el plan actual del proyecto. La barra más gruesa muestra el estado actual del proyecto. De este modo, el equipo del proyecto puede ver en todo momento dónde están las desviaciones del calendario respecto al plan y el estado de cada tarea. El gráfico muestra claramente todas las relaciones entre los elementos del programa. La posibilidad de observar simultáneamente el diagrama de Gantt y el diagrama de carga de recursos es beneficiosa para optimizar el uso de los recursos del proyecto. El diagrama de Gantt también puede mostrar la ruta crítica. Los usuarios pueden filtrar fácilmente el diagrama de Gantt según sus criterios. Puedes ver fácilmente todas las tareas de proyecto pendientes asignadas a un usuario o departamento concreto.
Desbloquea el poder del diagrama de Gantt: experimenta en tus propios proyectos
Un diagrama de Gantt es una herramienta eficaz utilizada habitualmente en la gestión de proyectos. Merece la pena dedicar tiempo a desarrollar uno para cada proyecto complejo, construyendo una lógica completa de relaciones entre las tareas del proyecto. También merece la pena elaborar un gráfico de las principales fases y etapas del proyecto para los proyectos ejecutados con métodos ágiles. Un diagrama de Gantt apoyado por un programa informático adecuado es una herramienta muy flexible y ofrece muchas ventajas en la planificación y ejecución de proyectos.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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