Proiecte

FlexiProject este un instrument cuprinzător de gestionare a proiectelor care vă permite să definiți detalii cheie precum numele, termenele limită și bugetul. Vă permite să vă adaptați abordarea cu caracteristici potrivite atât pentru activități simple, cât și pentru inițiative strategice.

Fiecare proiect cuprinde Activități și Jaloane, subliniind obiectivele și fazele proiectului. Sistemul vă permite să stabiliți relații între sarcini, să alocați Resurse, să înregistrați orele de lucru și să urmăriți progresul. De asemenea, vă ajută să gestionați Riscurile proiectului și oferă instrumente de comunicare pentru schimbul de documente și discuții. În plus, FlexiProject generează Rapoarte privind progresul, Resursele și costurile, utile pentru manageri și părțile interesate.

Vizualizare listă de proiecte

Lista principală de proiecte vă permite să organizați datele pe unități de afaceri utilizând Spații de lucru. Acest lucru ajută la menținerea unei structuri clare în organizațiile complexe:

Coloana Spații de lucru: Identifică Spațiul de lucru din care face parte proiectul (vizibil numai dacă există mai multe Spații de lucru).
Filtrare și grupare: Puteți filtra sau grupa lista în funcție de Spații de lucru pentru a separa vizual proiectele atribuite diferitelor zone operaționale.

Adăugați un nou proiect gol

Adăugarea unui proiect nou, gol, vă permite să creați un proiect care nu conține date. Cu această opțiune, puteți planifica un proiect cu un caracter individual. Pentru a crea un nou proiect gol, urmați pașii de mai jos:

Navigați la modulul Proiecte din meniul principal.
Localizați butonul Proiect nou și faceți clic pe acesta. Se va afișa o listă de opțiuni.
Din listă, selectați opțiunea Blank. Se va deschide o fereastră nouă.
În fereastră, introduceți numele proiectului dvs. și selectați Spații de lucru.

Notă: Selectarea unui spațiu de lucru este obligatorie. Dacă sunteți repartizat la un singur spațiu de lucru, acesta va fi selectat în mod implicit.
Pe pagina următoare, selectați funcționalitățile pe care doriți să le activați pentru proiectul dumneavoastră. Apoi faceți clic pe butonul „Add” (Adăugare).
Funcționalitățile selectate vor crea un proiect nou, gol. Proiectul se va deschide în fila Programare.

Pentru mai multe informații, consultați Funcționalitățile proiectului.

Adăugați un proiect nou dintr-un șablon

Un șablon de design prefabricat vă poate simplifica semnificativ munca dacă lucrați frecvent la proiecte cu sarcini similare sau repetitive. Șabloanele de proiect vin cu sarcini, termene și funcționalități predefinite, permițându-vă să creați rapid proiecte noi pe baza unor structuri stabilite.

Pentru a crea un proiect nou dintr-un șablon, trebuie să fi creat anterior cel puțin un șablon de proiect. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Crearea unui șablon de proiect.

Pentru a crea un proiect nou din șablon, urmați pașii de mai jos:

Navigați la modulul Proiecte din meniul principal.
Localizați butonul Proiect nou și faceți clic pe acesta. Se va afișa o listă de opțiuni.
Din listă, selectați opțiunea Din șablon. Se va deschide o fereastră nouă.
În fereastră, selectați mai întâi Spații de lucru. Apoi introduceți numele proiectului dvs. și selectați șablonul corespunzător.

Important: Veți vedea numai șabloanele care sunt atribuite Spațiului de lucru selectat.

Luați în considerare zilele lucrătoare! Nu uitați că data de sfârșit/început a proiectului va fi ajustată în funcție de zilele lucrătoare pe care le selectați în etapa următoare.
Specificați zilele lucrătoare prin selectarea zilelor potrivite ale săptămânii.
Dacă ziua este evidențiată în albastru, înseamnă că a fost selectată ca zi lucrătoare.
Data de începere și data de încheiere a proiectului vor fi ajustate în funcție de zilele lucrătoare selectate.
Pe pagina următoare, selectați funcționalitățile pe care doriți să le activați pentru proiectul dumneavoastră. Apoi faceți clic pe butonul Următorul.

Pentru mai multe informații, consultați Funcționalitățile proiectului.

Pe pagina următoare, veți vedea o previzualizare a programului proiectului afișat pe o diagramă Gantt.
În cele din urmă, faceți clic pe butonul „Add”. Șablonul, numele, datele și funcționalitățile selectate vor crea un nou proiect. Proiectul se va deschide în fila Programare.

Importați proiectul din Microsoft Project

Vă puteți muta rapid proiectul din Microsoft Project în FlexiProject. Aceasta economisește timp și vă păstrează datele consecvente.

Pentru a crea un proiect nou dintr-un fișier MPP:

Navigați la modulul Proiecte din meniul principal.
Faceți clic pe butonul Proiect nou și selectați opțiunea Din Microsoft Project.
Introduceți numele proiectului și selectați Spațiul de lucru țintă.
Atașați fișierul .mpp prin glisare și fixare sau selectând un fișier de pe disc.
Faceți clic pe Următorul pentru a trece la etapa Mapare date.
Maparea coloanelor: Asigurați-vă că coloanele din fișierul MS Project (Nume, Început, Sfârșit, Predecesori) sunt corelate corect cu atributele proiectelor FlexiProject.
Faceți clic pe Următorul.
Selectați funcționalitățile pe care doriți să le activați pentru proiectul dvs. și faceți clic pe Adăugare.

Pentru mai multe informații, consultați: Funcționalitățile proiectului.

Sistemul va crea un proiect nou pe baza programului importat. Rețineți că sistemul optimizează performanța prin importarea excepțiilor calendaristice numai pentru perioada relevantă (2 ani înainte de începerea proiectului și 2 ani după încheierea proiectului).

Sistemul va crea un nou proiect pe baza programului, a numelui și a funcționalităților importate. Proiectul se va deschide în fila Programare. În cazul în care există diferențe față de fișierul sursă, va apărea un ecran separat care va evidenția aceste modificări.

Importați proiectul din Microsoft Excel

Această caracteristică vă permite să mutați rapid proiecte din alte sisteme prin exportul de date în fișiere Excel. Dacă aveți date despre proiect într-un fișier Excel, îl puteți importa în FlexiProject. Astfel, se evită introducerea manuală a datelor și se păstrează coerența informațiilor.

Navigați la modulul Proiecte din meniul principal.
Localizați butonul Proiect nou și faceți clic pe acesta. Se va afișa o listă de opțiuni.
Din listă, selectați opțiunea Din Microsoft Excel. Se va deschide o fereastră nouă.
Introduceți numele proiectului și selectați Spațiul de lucru țintă.

(Se completează automat dacă aveți acces la un singur spațiu de lucru).
Atașați un fișier care conține datele proiectului. Puteți face acest lucru prin glisare și fixare sau prin selectarea unui fișier de pe disc.
Faceți clic pe butonul „Next” (Următor).
Se va afișa o pagină cu datele din fișierul importat.
Definiți datele din fiecare coloană. Faceți clic pe caseta din partea de sus a fiecărei coloane și selectați din lista derulantă tipul de date pe care îl conține coloana specificată.
Selectați opțiunea „Salt” dacă coloana nu conține datele necesare sau dacă nu doriți să o importați.

Dacă este necesar, modificați formatul datei introduse. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma calendarului din dreapta antetului coloanei Start sau End pentru a deschide o fereastră de definire a formatului datei.

În câmpul Format dată, introduceți formatul de dată corespunzător conform instrucțiunilor.
Pe pagina următoare, selectați funcționalitățile pe care doriți să le activați pentru proiectul dumneavoastră. Apoi faceți clic pe butonul Adăugare.

Pentru mai multe informații, consultați: Funcționalitățile proiectului.

Se va crea un nou proiect pe baza datelor importate, a numelui și a funcționalităților. Proiectul se va deschide în fila Programare.

Personalizați atributele proiectului

Pentru a edita atributele proiectului, faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Informații”.

Editați avatarul proiectului

În panoul lateral al setărilor proiectului, localizați avatarul proiectului
Faceți clic pe simbolul creionului din colțul avatarului proiectului pentru a deschide fereastra de selectare a fișierelor.
Căutați și selectați fișierul imagine pe care doriți să îl setați ca avatar al proiectului, apoi confirmați selecția.
Grafica selectată va apărea în secțiunea Avatar.
Modificările dvs. vor fi salvate automat.
Avatarul proiectului va fi afișat lângă numele proiectului în partea de sus a filei Setări/Informații și oriunde proiectul este vizibil în FlexiProject, cum ar fi în lista de proiecte, portofoliu și rapoarte.

Editați numele proiectului

În panoul lateral Setări proiect, faceți clic pe câmpul Nume și editați numele proiectului.
Faceți clic în afara câmpului de nume. Modificările vor fi salvate automat.

Editați descrierea proiectului

În panoul lateral al setărilor proiectului, faceți clic pe câmpul Descriere și adăugați sau editați descrierea proiectului.
Puteți personaliza stilul, adăuga atașamente și grafice la descriere.
Faceți clic în afara câmpului de descriere. Modificările vor fi salvate automat.
După salvare, va apărea o pictogramă de informare lângă numele proiectului. Dacă treceți cu degetul pe el, se va afișa descrierea proiectului.

Editați Spațiile de lucru ale proiectului

În panoul lateral al setărilor proiectului, localizați Spații de lucru câmp. Acest câmp arată alocarea curentă. Puteți muta proiectul într-un alt spațiu de lucru selectându-l din listă (cu condiția să aveți acces la spațiul de lucru țintă).

Funcționalitățile proiectului

Fiecare proiect include un calendar, elementul fundamental al planificării și executării proiectului. În afară de program, puteți utiliza diverse funcționalități în cadrul proiectului.

Tablou de bord al proiectului: Afișați un rezumat al stării proiectului, inclusiv progresul, bugetul, Riscurile, Livrabilele, Resursele și timpul de lucru.
Buget: Permite planificarea și monitorizarea costurilor proiectului, cum ar fi costurile resurselor, costurile externe și costurile indirecte.
Riscuri: Identificați și gestionați riscurile potențiale ale proiectului, cum ar fi întârzierile, problemele de calitate, modificările domeniului de aplicare sau conflictele.
Produse: Permite definirea și urmărirea produselor livrabile ale proiectului, cum ar fi documente, software, hardware sau servicii.
Resurse: Facilitarea planificării și alocării de persoane, echipamente și materiale pentru activitățile proiectului și urmărirea disponibilității și a volumului de lucru al acestora.
Timp de lucru: Înregistrează și controlează timpul pe care utilizatorii îl petrec în cadrul sarcinilor proiectului.
Scorare: Evaluați și comparați proiectele pe baza diferitelor criterii, cum ar fi rentabilitatea, riscul sau conformitatea.
Revizuiri: Planificați și efectuați evaluări periodice ale stadiului proiectului, cum ar fi revizuiri preliminare, intermediare și finale.
Carta proiectului: Creați și partajați o cartă a proiectului dumneavoastră, care să includă informații esențiale precum scopul, domeniul de aplicare, programul, bugetul, riscurile și rezultatele așteptate.
Chat: Comunicați cu participanții la proiect, schimbați mesaje, fișiere și link-uri și creați canale de discuții.

Puteți personaliza disponibilitatea acestor funcționalități în funcție de cerințele și nevoile proiectului, fie în timpul creării proiectului, fie ulterior. Nu uitați că dezactivarea unei funcții nu elimină informațiile asociate din sistem. Le puteți reactiva în orice moment. Pentru a ajusta disponibilitatea funcționalităților proiectului, urmați acești pași:

Din meniul barei de taburi, selectați Setări / Funcții. Se va deschide o fereastră în care se va afișa o listă a funcționalităților disponibile.
Bifați sau debifați căsuțele corespunzătoare pentru a activa și dezactiva funcționalitățile dorite.
Faceți clic pe butonul „Salvare”.
Selecția dvs. va ajusta lista de file (funcționalități) disponibile în proiect.

Vă rugăm să rețineți că activarea și dezactivarea funcțiilor nu șterge informațiile asociate cu acestea. De exemplu, dacă doriți să eliminați un buget din proiect, trebuie mai întâi să eliminați manual toate elementele de buget și apoi să dezactivați funcția în proiect.

Clonarea proiectului

Clonarea vă permite să creați un nou proiect pe baza unuia existent. Noul proiect va moșteni aceleași setări, funcționalități și sarcini ca și proiectul sursă. Cu toate acestea, nu va conține date individuale, cum ar fi planul proiectului, bugetul, riscurile, produsele, resursele, timpul de lucru, punctajul, revizuirile, carta proiectului sau chat-ul. Puteți clona un proiect în orice moment al execuției sale, dacă aveți nevoie să creați un proiect similar sau analog.

Deschideți proiectul pe care doriți să îl clonați
Faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Clonare”.
În fereastra care apare, introduceți un nume pentru proiectul clonat și faceți clic pe Clonare

Sistemul va crea un nou proiect bazat pe proiectul sursă și va deschide fila Programare a proiectului nou creat.

Proiecte preferate

Adăugarea la favorite vă permite să creați o listă personalizată a proiectelor la care participați în prezent sau care sunt esențiale pentru dumneavoastră din alte motive. Această listă permite accesul direct la un proiect, ocolind necesitatea de a naviga la fila Proiecte.
Puteți adăuga și elimina proiecte din favorite din lista de proiecte sau din cadrul unui proiect.

Adăugarea și eliminarea unui proiect din favorite

Pentru a adăuga un proiect la favorite, aveți două opțiuni:

Navigați la fila Proiecte. Atunci când treceți deasupra unei linii de proiect, va apărea un asterisc. Faceți clic pe el pentru a adăuga proiectul la favorite.
Deschideți proiectul selectat. Atunci când deschideți un proiect, în dreptul numelui acestuia va apărea un asterisc. Faceți clic pe asterisc pentru a adăuga proiectul la favorite.

Pentru a elimina un proiect din favorite, faceți din nou clic pe steluța de lângă proiect. O steluță goală indică faptul că proiectul nu este adăugat la favorite, în timp ce o steluță galbenă indică faptul că proiectul se află în favorite.

După adăugarea primului proiect la favorite, în meniul filei Favorite va apărea fila Favorites (Favorite). Puteți extinde și restrânge această filă cu ajutorul săgeții. Fila Favorite va rămâne ascunsă dacă nu aveți niciun proiect favorit.

Arhivarea și restaurarea proiectului

Atunci când arhivați proiecte care au fost finalizate sau care nu sunt active în prezent, acestea devin ascunse în mod implicit în lista de proiecte, iar utilizatorii nu mai primesc notificări cu privire la acestea. Puteți vizualiza proiectele arhivate prin aplicarea filtrului „Show archived” (Afișare arhivate). Dacă este necesar, puteți, de asemenea, să restaurați un proiect arhivat.

Arhivarea proiectului

Deschideți proiectul pe care doriți să îl arhivați
Faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Arhiva”.
Opțiunea Arhiva se va schimba în opțiunea Restaurare. Sistemul va ascunde apoi proiectul în lista de proiecte și nu va mai trimite notificări utilizatorilor cu privire la acesta.
Proiectul arhivat este marcat cu o pictogramă lângă numele proiectului

Restaurarea unui proiect arhivat

Deschideți proiectul arhivat pe care doriți să îl restaurați
Faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Restaurare”.

Opțiunea Arhiva se va schimba în opțiunea Restaurare. Sistemul va afișa apoi proiectul în lista de proiecte. Notificările de proiect vor fi trimise utilizatorilor

Ștergeți proiectul

Funcția de ștergere vă permite să eliminați definitiv un proiect din sistem. Această acțiune este ireversibilă și va elimina toate elementele legate de proiect care sunt vizibile în altă parte în sistem, cum ar fi elementele de buget, cartelele de proiect, riscurile și produsele livrabile. Ar trebui să ștergeți un proiect doar atunci când sunteți sigur că nu mai este necesar.

Deschideți proiectul pe care doriți să îl ștergeți
Faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Ștergere”. Se va deschide fereastra de confirmare
Introduceți numele proiectului și faceți clic pe butonul Ștergere.
Sistemul va elimina definitiv proiectul și toate elementele aferente.