Lista de sarcini a utilizatorului

Modulul Activități reunește activitățile dvs. de proiect și activitățile operaționale, adică cele care nu aparțin niciunui proiect. Este primul ecran pe care îl vedeți după autentificare.

Modulul are trei file:

• Activitățile mele — activitățile pe care trebuie să le finalizați,
• Susținută — activități operaționale pe care le-ați predat altor persoane (fila este vizibilă pentru utilizatorii cu licență Completă),
• Observate — activități pentru care primiți notificări despre modificări.

Lista activităților mele

Fila Activitățile mele afișează:

• activitățile și jaloanele de proiect pentru care sunteți proprietar,
• activitățile operaționale create de dvs. și nedelegate nimănui,
• activitățile operaționale pentru care sunteți proprietar.

Coloana Sursa arată proiectul din care provine activitatea; faceți clic pe numele proiectului pentru a deschide programarea acestuia cu activitatea selectată. Pentru o activitate operațională, coloana arată cine a creat-o. Datele de sfârșit ale activităților întârziate sunt afișate cu roșu.

Deasupra listei se află trei butoane:

• Filtru deschide o bară cu câmpul Filtrează după nume și cu filtrele Data de încheiere și Arhivare. Selectați Afișați proiectele arhivate pentru a include activitățile din proiectele arhivate.
• Coloane afișează sau ascunde coloanele Start, Sfârșit, Durata și Sursa. Pentru a le reordona, trageți o coloană de mânerul care apare când treceți cursorul peste ea. Coloana Nume este întotdeauna vizibilă.
• Finalizat stabilește ce activități finalizate rămân în listă: Ascunde, Astăzi, Ieri, Ultimele 7 zile, Ultimele 30 de zile sau Toate.

Faceți clic pe antetul coloanei Nume, Start, Sfârșit sau Durata pentru a sorta lista. Browserul reține filtrul, aranjarea coloanelor și setarea Finalizat pentru următoarea vizită.

Lucrul cu activitățile

Finalizarea unei activități operaționale

Pentru a marca o activitate ca finalizată, faceți clic pe pictograma de stare (cerc) de lângă numele ei. Progresul devine 100%. Un nou clic pe pictogramă readuce progresul la 0%.

Finalizarea unei activități de proiect

O activitate de proiect se închide în același mod, iar un jalon — prin clic pe romb. Poate apărea apoi fereastra Finalizarea activității, în care confirmați cu Da, închideți această activitate:

• dacă activitatea are subactivități — fereastra arată că, odată cu activitatea, se finalizează și toate subactivitățile ei,
• dacă activitățile asociate nu sunt încă finalizate — fereastra le listează și arată că progresul lor nu se va modifica.

Dacă organizația dvs. are activat memento-ul de înregistrare a timpului de lucru, la închiderea unei activități se deschide o fereastră pentru înregistrarea timpului de lucru. Fereastra apare atunci când licența dvs. permite înregistrarea timpului, activitatea nu are subactivități și nu are încă timp înregistrat.

Panoul activității de proiect

Faceți clic pe numele unei activități de proiect pentru a deschide același panou ca în programarea proiectului. Meniul panoului (pictograma cu trei puncte) oferă opțiunile Marcați ca finalizat, Mergeți la proiect (deschide lista programării cu activitatea selectată) și Înregistrează timpul de lucru.

Activități operaționale

O activitate operațională este o activitate din afara oricărui proiect, de exemplu un raport recurent sau o chestiune administrativă. Nu apare în nicio programare. Este vizibilă pentru autorul ei și pentru persoanele adăugate ca proprietari.

Adăugarea unei activități

1. În fila Activitățile mele, faceți clic pe Activitate nouă.
2. Introduceți numele în rândul care apare în partea de sus a listei.
3. Apăsați Enter sau faceți clic în afara câmpului.

Activitatea se salvează, iar panoul ei se deschide în dreapta.

Panoul activității

În panou puteți seta:

• numele,
• datele de început și de sfârșit și durata în zile,
• progresul — faceți clic pe câmpul de progres și introduceți un procent; 100% înseamnă că activitatea este finalizată,
• proprietarii — câmpul Adaugă proprietar (vezi Delegarea activităților operaționale),
• descrierea — câmpul Adaugă mai multe detalii,
• atașamentele — pictograma agrafă, apoi Fișiere sau Link,
• observarea — pictograma clopoțel din colțul din dreapta sus al panoului (vezi Observarea activităților).

În partea de jos a panoului se află filele Comentarii și Istoric. Istoricul arată cine a modificat activitatea și când.

Meniul activității

Deschideți meniul cu pictograma cu trei puncte din colțul din dreapta sus al panoului:

• Setează repetarea — vezi Repetarea activităților operaționale,
• Înregistrează timpul de lucru — dacă organizația dvs. folosește modulul Timp de lucru,
• Clonează — creează o copie a activității, cu „Copie” adăugat la sfârșitul numelui. Copia nu are comentarii și nici timp de lucru înregistrat,
• Ștergeți.

Ștergerea unei activități

1. Din meniul panoului, selectați Ștergeți.
2. Confirmați în fereastra Ștergerea activității.

Notă: o activitate ștearsă nu poate fi restaurată. Doar autorul activității are opțiunile Clonează și Ștergeți.

Repetarea activităților operaționale

O activitate operațională se poate repeta. Când progresul ei ajunge la 100%, aplicația creează următoarea activitate cu un nou termen.

Configurarea repetării

1. Din meniul panoului activității (pictograma cu trei puncte), selectați Setează repetarea.
2. În fereastra Repetarea activității, la Repetați sfârșitul activității, alegeți:
   • În fiecare săptămână și bifați zilele săptămânii la În zilele următoare,
   • În fiecare lună și alegeți la În ziua următoare o zi de la 1 la 28 sau Ultima,
   • În fiecare an — următoarea activitate se încheie în aceeași zi, un an mai târziu.
3. Faceți clic pe Salvare.

În listă, o activitate cu repetare are lângă nume o pictogramă cu săgeată circulară. Panoul arată regula, de exemplu Repetiție în fiecare lună 5 zi. Faceți clic pe regulă pentru a deschide fereastra Repetarea activității.

Activitatea următoare

Activitatea următoare păstrează numele, autorul, proprietarii, descrierea, atașamentele și durata. Data de sfârșit rezultă din regulă, iar data de început — din durată. Activitatea începe cu progres 0%, fără comentarii și fără timp de lucru înregistrat.

Regula de repetare trece la noua activitate. Activitatea finalizată rămâne în listă, fără regulă.

Eliminarea repetării

Deschideți fereastra Repetarea activității și faceți clic pe Ștergeți. Activitatea rămâne; se elimină doar regula.

Delegarea activităților operaționale

Pentru a delega o activitate operațională, adăugați alte persoane ca proprietari ai ei. Proprietarii pot fi adăugați și eliminați de utilizatorii cu licență Completă.

1. Deschideți panoul activității operaționale.
2. Faceți clic pe Adaugă proprietar.
3. Selectați persoanele din listă. Folosiți câmpul de căutare de deasupra listei pentru a găsi un utilizator după nume.

Fiecare proprietar nou primește o notificare în aplicație și un e-mail, iar activitatea apare în fila lui Activitățile mele. Proprietarii pot modifica activitatea și o pot marca drept finalizată. Doar autorul o poate clona sau șterge.

După ce delegați o activitate altor persoane, aceasta dispare din fila dvs. Activitățile mele și trece în fila Susținută. Pentru a o păstra în Activitățile mele, adăugați-vă și pe dvs. ca proprietar.

Fila Susținută

Fila listează activitățile operaționale create de dvs. care au cel puțin un proprietar. Implicit afișează coloanele Sfârșit, Proprietar și Ultima modificare; activați coloana Start cu butonul Coloane. Filtrul restrânge lista după nume, proprietar și data de sfârșit. Butonul Finalizat funcționează la fel ca în fila Activitățile mele.

Eliminarea unui proprietar

În panoul activității, faceți clic pe câmpul proprietarilor și debifați persoana. Aceasta primește o notificare în aplicație, iar activitatea dispare din lista ei. Dacă eliminați toți proprietarii, activitatea revine în fila dvs. Activitățile mele.

Observarea activităților

Când observați o activitate, primiți notificări despre modificările ei, chiar dacă nu sunteți proprietarul ei. Puteți observa activități și jaloane de proiect, precum și activități operaționale.

1. Deschideți panoul activității.
2. Faceți clic pe pictograma clopoțel din colțul din dreapta sus al panoului.

Activitatea este adăugată în fila Observate. Faceți din nou clic pe clopoțel pentru a opri observarea. Aplicația nu activează niciodată observarea în numele altcuiva — nici pentru autor, nici pentru proprietari.

Primiți o notificare atunci când altcineva modifică o activitate observată. Modificările dvs. nu declanșează notificări.

Fila Observate

În partea de sus se află activitățile modificate cel mai recent. Implicit fila afișează coloanele Proprietar, Sfârșit, Sursa și Ultima modificare; activați coloanele Start și Durata cu butonul Coloane. Filtrul restrânge lista după nume, stare și data de sfârșit. Încărcați mai multe activități cu butonul Arată mai multe.

Panoul unei activități operaționale deschis din această filă este doar pentru citire.