FlexiProject este o alternativă la Smartsheet pentru firme care conduc toate proiectele după reguli comune. Carta proiectului, baza de referință aprobată, bugetul, registrul de riscuri și revizuirile de portofoliu le ai într-un singur sistem.
Au încredere în noi
| Încercați gratuit | Smartsheet | |
|---|---|---|
| Diagrama Gantt și tablă Kanban | ||
| Patru tipuri de dependențe între sarcini | ||
| Calea critică | ||
| Baza de referință a programului cu abatere | ||
| Zile lucrătoare și sărbători în program | ||
| Cerere de modificare cu istoricul versiunilor | ||
| Cartă cu aprobarea sponsorului și versiuni arhivate | ||
| Versionarea cartelor de proiect aprobate | ||
| Matrice de risc configurabilă | ||
| Produse ca dimensiune separată a planului | ||
| Costuri, venituri și marjă într-un singur buget | ||
| Buget repartizat pe luni | ||
| Versionarea bugetului cu aprobarea modificărilor | ||
| Șablon cu registru de riscuri integrat și produse | ||
| Portofolii de proiecte | ||
| Gestionarea resurselor și a încărcării | ||
| Încărcarea resurselor pe diagrama Gantt | ||
| Versiune server (on-premises) |
În FlexiProject carta proiectului, baza de referință aprobată, bugetul și registrul de riscuri sunt legate de graficul fiecărui proiect. Programează o prezentare și verifică asta pe datele tale.
Carta proiectului, registrul de riscuri, bugetul cu venituri, produsele proiectului și căile de aprobare le primești în FlexiProject ca module gata pregătite. De aceea FlexiProject este o alternativă la Smartsheet pentru birourile de proiecte care au nevoie de aceste elemente în fiecare proiect.
Obiectivul, domeniul, părțile interesate, jaloanele și justificarea de business au un loc fix în carta proiectului. Modelul cartei îl setezi separat pentru fiecare categorie de proiecte, iar datorită șabloanelor fiecare proiect pornește la fel. Sponsorul aprobă carta înainte de începerea lucrărilor. Versiunile aprobate ajung în arhivă, așa că știi mereu ce s-a stabilit la start.
Riscul îl notezi cu probabilitate, impact, responsabil și plan de răspuns, mereu după aceeași matrice. Riscul îl legi de sarcina din grafic pe care o afectează. Riscurile tuturor proiectelor le vezi în fila de portofoliu, așa că revizuirea riscurilor întregului portofoliu o faci într-o singură vedere.
Costurile și veniturile planificate le compari cu cele reale și vezi rezultatul financiar al proiectului. Liniile bugetului le legi de sarcini, așa că mutarea unei sarcini mută și termenul cheltuielii. Lângă plan și costurile efectuate ai o prognoză până la finalul proiectului. Bugetele tuturor proiectelor le aduni în portofoliu.
Descrii produsele pe care proiectul trebuie să le livreze și le legi de sarcinile care duc la ele. Fiecare produs are criterii de recepție, un responsabil și un termen. Progresul lucrărilor îl evaluezi după rezultatele gata făcute.
Cartele, bazele de referință și bugetele trec prin căi de aprobare configurabile. Proiectele strategice pot avea o cale diferită de cea a proiectelor IT sau de cercetare-dezvoltare. Decidentul îl indici prin rolul din proiect. La fiecare decizie se înregistrează autorul, data și comentariul, așa că istoricul aprobărilor îl regăsești oricând.
Tragi o sarcină pe diagrama Gantt și vezi imediat cum se schimbă încărcarea echipei. Când asociezi o sarcină unei persoane fără capacitate liberă, primești un avertisment. Echilibrezi planul înainte ca cineva să fie suprasolicitat. La disponibilitatea fiecărei persoane vezi concediile și norma de muncă. De aceea FlexiProject este o alternativă la Smartsheet și pentru managerii care aranjează termenele și echipa într-o singură vedere.
Câmpurile, vederile, tablourile, căile de aprobare și șabloanele le setezi din interfață, fără programator. Configurația o adaptezi la felul în care firma ta conduce proiectele. Modulele le activezi separat pentru fiecare proiect, așa că un proiect mic are doar grafic, iar unul mare setul complet. De aceea FlexiProject este o alternativă la Smartsheet atât pentru un departament, cât și pentru un grup de firme.
Proiectele de inginerie au grafice strânse, bugete fixe și riscuri reale. În FlexiProject conduci planul, costurile și registrul de riscuri într-un singur sistem. Biroul de proiecte și echipa de execuție lucrează pe același plan.
Vezi construcțiile
În portofoliul de cercetare-dezvoltare trebuie să alegi direcțiile potrivite și să le duci la rezultat. În FlexiProject evaluezi ideile prin scoring, planifici munca și urmărești produsele de la concept până la rezultatul documentat.
Vezi serviciile
Programul de producție implică furnizori, utilaje și termene strânse de lansare. În FlexiProject ai graficul, bugetul și registrul de riscuri ale unui astfel de program unul lângă altul. Managerul fabricii vede aceleași termene ca echipa de proiect.
Vezi producția
În energie, farma, construcții și servicii proiectele trec prin etape și aprobări diferite. În FlexiProject le setezi în șabloane și căi de aprobare. Parcurge lista sectoarelor acoperite.
Vezi toate sectoarele
Vezi cum se poziționează FlexiProject față de celelalte platforme de proiect și de muncă. Echipele le evaluează înainte de a alege un sistem PPM.
Da. FlexiProject este o alternativă bună la Smartsheet, atunci când firma conduce mai multe proiecte după reguli comune. Carta proiectului, baza de referință aprobată, registrul de riscuri și revizuirile periodice sunt module gata pregătite. Echipa de execuție lucrează pe o listă de sarcini, o tablă Kanban și o diagramă Gantt care arată același grafic. Ansamblul funcționează ca un singur software de management de proiect, de la idee până la închiderea proiectului.
Da. FlexiProject este o alternativă bună la Smartsheet în managementul portofoliului. Fiecare idee o evaluezi după criterii ponderate, înainte să intre în portofoliu. Finanțele portofoliului le vezi cu abateri de la plan, iar bugetul portofoliului are o rezervă și un NPV așteptat. În simulare dezactivezi un proiect ales și verifici efectul asupra indicatorilor. Toate aceste date le aduni în modulul de portofolii de proiecte.
Da. Echipele pot ține în continuare trackere simple în Smartsheet, iar proiectele cu cartă, buget și aprobări le conduci în FlexiProject. Începi cu un departament și proiectele lui, iar altele se alătură când sunt pregătite. Discuția despre un risc, o linie de buget sau un produs o notezi chiar la acel element, în modulul de comunicare de proiect. Chatul de proiect se arhivează împreună cu proiectul.
Da. Setezi toate cele patru tipuri de dependențe cu devans și întârziere, iar termenele sarcinilor dependente se recalculează singure. Vezi calea critică și abaterile de la baza de referință, iar termenele le calculezi în zile lucrătoare. Și în Smartsheet există dependențe și cale critică, dar foaia are o singură bază de referință. În FlexiProject vezi în plus, la sarcini, iconițe care avertizează despre riscuri, buget și produse. Descrierea completă este pe pagina graficului proiectului.
Pe diagrama Gantt din sistem vezi sarcini, dependențe, calea critică și încărcarea persoanelor asociate. În Smartsheet nu vezi încărcarea pe axa graficului. În FlexiProject tragi o sarcină și verifici schimbarea încărcării înainte să confirmi noile date. Când asociezi o persoană fără capacitate liberă, primești un avertisment. Diagrama finală o exporți în PDF sau PNG și o atașezi la raport.
Da. Sarcinile le conduci pe listă, pe diagrama Gantt sau pe tabla Kanban din sistem. Toate cele trei vederi arată același grafic, așa că o schimbare făcută într-una o vezi imediat și în celelalte. Și Smartsheet are o vedere de tip carduri. În FlexiProject tabla este una dintre vederile proiectului, alături de buget, riscuri și produse, așa că treci între ele fără să părăsești proiectul.
Da. Baza de referință a graficului și a bugetului trece printr-o cale de aprobare. Modificarea planului aprobat o trimiți ca cerere cu justificare și vezi data de final și bugetul, planificate și solicitate. Fiecare versiune aprobată se salvează cu informația cine și când a aprobat-o. În Smartsheet foaia are o singură bază de referință, fără versiuni și fără cerere de modificare. Toate versiunile le compari mai târziu în modulul planului de proiect.
Datele le iei direct din graficul, bugetul și registrul de riscuri ale fiecărui proiect. În generatorul de rapoarte compui un rezumat fără programare și îl exporți în Excel cu filtrele păstrate. Rapoartele includ și riscurile, produsele și modificările de plan. În Smartsheet compui un rezumat similar pe tablouri, din datele mai multor foi. Machetele gata pentru departamente și roluri le salvezi în modulul de rapoarte de proiect.
Orele le înregistrezi la sarcini, din browser sau din aplicația mobilă. Pentru fiecare sarcină compari timpul planificat cu cel real, așa că vezi rapid unde munca durează mai mult. Costurile și veniturile le conduci în bugetul proiectului, alături de prognoza până la final. În Smartsheet, pontajul timpului trece prin Resource Management, un supliment plătit al licenței. Înregistrările întregii echipe le aduni în modulul de pontaj.
În modulul de programe de proiecte legi graficele mai multor proiecte într-un plan comun. Dependențele leagă sarcini din proiecte diferite, așa că mutarea unui termen o mută și pe următoarele. Efectul unei astfel de schimbări îl verifici în modul ce ar fi dacă, înainte să o aprobi. Un proiect poate face parte din mai multe programe. În Smartsheet dependențele dintre proiecte funcționează limitat. La o inițiativă împărțită în mai multe proiecte, FlexiProject este o alternativă la Smartsheet cu graficul comun al programului.
Stabilești criterii și ponderi, iar chestionarul de punctare îl trimiți mai multor evaluatori. Vezi media ponderată și răspunsurile fiecărui evaluator. Pentru investiții și proiecte IT setezi modele de evaluare separate, iar un proiect în derulare îl evaluezi din nou. Pe matricea de atractivitate compari beneficiul de business cu complexitatea fiecărei idei. În Smartsheet construiești evaluarea singur, din coloane și formule. Criteriile și chestionarele gata pregătite le ai în modulul de scoring al proiectelor.
Obiectivele strategice le notezi cu valoare de start, valoare țintă și valoare curentă. Obiectivele formează un arbore cu subobiective, iar proiectele le legi de un obiectiv cu un nivel de impact. Obiectivele, indicatorii și proiectele legate le vede conducerea pe un singur ecran în modulul obiectivelor strategice.
Începe cu un tip de proiect. Graficul îl imporți din Excel cu mapare de coloane sau dintr-un fișier Microsoft Project. Rezultatul îl salvezi ca șablon în modulul de șabloane de proiect. Șablonul include graficul, bugetul, riscurile și produsele, așa că fiecare proiect următor de acest tip pornește complet. Următoarele tipuri de proiecte le muți pe rând, pe măsură ce echipa este pregătită.
Da. O divizie de producție sau o firmă separată primește propriul spațiu de lucru. Are cartele, șabloanele și căile de aprobare proprii. Setările le conduci în modulul de spații de lucru, iar un proiect poate fi vizibil în mai multe spații. Smartsheet are spații de lucru, dar fără căi de aprobare și modele de cartă separate. În FlexiProject, datorită documentelor și rolurilor comune, toată firma lucrează după un singur standard.
Da. Revizuirea are un termen fix. Graficul, jaloanele și registrul de riscuri intră automat în raport, în șablonul companiei, așa că managerul adaugă doar un comentariu. Revizuirile anterioare rămân în arhivă împreună cu deciziile conducerii. În Smartsheet un ciclu asemănător îl construiești din automatizări și formulare de actualizare. Machetele de raport le setezi în modulul de revizuiri de proiect.
În sistemul de management al resurselor vezi încărcarea persoanelor și a departamentelor la nivelul întregii organizații. Disponibilitatea fiecărei persoane include norma și concediile, chiar și importate din Outlook. Încărcarea o verifici și direct pe diagrama Gantt, când construiești planul. În Smartsheet planificarea resurselor trece prin suplimentul plătit Resource Management. În FlexiProject un proiect preliminar îl excluzi din calculul încărcării, ca să nu rezerve oameni în plus.
Da. Sarcinile curente ale echipei le conduci în modulul de muncă operațională, în același sistem ca proiectele. În vederea sarcinile mele, fiecare vede sarcinile din toate proiectele într-un singur loc. Managerul are în față toată munca echipei și nu mută sarcini între aplicații. O sarcină recurentă reapare după executare, așa că activitățile constante nu dispar de pe listă.
Da. Pentru firmele care cer instalare proprie, FlexiProject este o alternativă la Smartsheet pe servere proprii, fără limitări funcționale. Versiunea din cloud păstrează datele în Spațiul Economic European. Smartsheet rulează exclusiv în cloudul furnizorului, iar alegerea regiunii privește doar locul de stocare a datelor. În FlexiProject te autentifici prin Microsoft Entra ID. Ambele versiuni au același set de funcții, pe care îl descriem pe pagina sistemului de management strategic al proiectelor.
Programează o prezentare și îți arătăm FlexiProject pe exemplul proiectelor tale. Discutăm cartele de proiect, graficele cu încărcarea echipei, bugetele și revizuirile de portofoliu. Invită la ea managerii de proiect și reprezentanții conducerii. După întâlnire vei evalua singur dacă FlexiProject este o alternativă bună la Smartsheet pentru firma ta.
