Atividades e Marcos

No FlexiProject, os elementos do Cronograma podem ser distinguidos como Atividades e Marcos. Atividades são marcadas com um ícone de círculo, e Marcos com um ícone de quadrado girado.

As Atividades têm atributos como nome, descrição, proprietários, departamentos e data de vencimento. Entre as tarefas, distinguimos também as tarefas de resumo (que contêm subtarefas), que são destacadas adicionalmente com uma fonte a negrito e um ícone que apresenta um contador das suas subtarefas diretas.

Adicionando elementos do Cronograma

Criar uma tarefa

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Clica no botão “Nova tarefa” disponível na lista e na vista Gant, ou no botão “+” na coluna da vista Kanban.
3. Introduz o nome da tarefa e confirma clicando fora do campo do nome ou premindo Enter.
4. O nome da tarefa introduzido aparece na coluna Nome. Ao lado, é apresentado um ícone de círculo.

Criar um marco

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Clica no botão “Novo marco” disponível na vista de lista e de Gantt.
3. Introduz o nome e confirma clicando fora do campo do nome ou premindo Enter.
4. O nome introduzido aparece na coluna Nome. Ao lado, é apresentado um ícone de quadrado rodado.

Progresso da tarefa

O progresso da tarefa é a percentagem de conclusão da tarefa. O progresso da tarefa pode ser alterado na lista de tarefas, clicando no campo Progresso junto à tarefa selecionada ou alterando o seu estado no ícone da tarefa. O progresso também pode ser editado no painel de tarefas. Uma tarefa está concluída quando o seu progresso é de 100%.

Definir o progresso da tarefa na lista de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Vai para a vista de lista.
3. Clica na barra de progresso da tarefa que pretendes atualizar.
4. Introduz o valor percentual do progresso da tarefa.
5. Clique fora da barra de progresso ou prima ENTER para a guardar.

Definir o progresso da tarefa no painel de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Em qualquer vista, clica na tarefa que pretende atualizar.
3. Abre o painel de tarefas no lado direito.
4. Clica no campo de progresso no painel.
5. Introduz a percentagem de progresso da tarefa.
6. Clica fora do campo ou carrega em ENTER para o guardar.

Data de início e de fim da tarefa

As datas das tarefas podem ser editadas na lista de tarefas ou no painel de tarefas, clicando nos campos Início, Fim e Duração. Se alguma destas propriedades for alterada, o sistema recalculará os restantes parâmetros de data e a duração da tarefa. As datas de início e fim e a duração da tarefa dependem do número de dias úteis no projeto.

• Se a data de fim for definida mais cedo, a tarefa será mais curta. Se a definires mais tarde, a tarefa será prolongada. A data de início não se altera.
• Se a tarefa for encurtada, a sua data de fim será antecipada. Se prolongares a tarefa, a data de fim será deslocada para mais tarde. A data de início não é alterada.

Para mais informações, consulta a secção: dias de trabalho no projeto.

Processa as datas de início e fim da tarefa na lista de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Vai para a vista de lista.
3. Clica no campo Início/Fim na lista de tarefas na linha da tarefa selecionada.
4. Abre-se um calendário para selecionar a data.
5. Seleciona a data clicando no dia correspondente no calendário.

Processamento da duração da tarefa na lista de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Vai para a vista de lista.
3. Seleciona a linha da tarefa e clica no campo “Duração”.
4. Introduz o número de dias úteis que serão necessários para concluir a tarefa.
5. Clica fora do campo “Duração” ou carrega em ENTER para o guardar.

Editar as datas de início e fim da tarefa no painel de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Clica na tarefa que pretendes alterar.
3. Abre o painel de tarefas no lado direito.
4. Clica no campo Início/Fim no painel.
5. Abre-se um calendário para selecionar a data.
6. Clica no dia que pretendes definir como data de início/fim da tarefa.

Editar a duração da tarefa no painel de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Clica na tarefa que pretendes alterar.
3. Abre o painel de tarefas no lado direito.
4. Clica no campo “Duração” do painel.
5. Introduz o número de dias úteis que serão necessários para concluir a tarefa.
6. Clica fora do campo “Duração” ou carrega em ENTER para o guardar.

Seleccione facilmente datas no calendário a partir de outros meses e anos.

Gerir os proprietários de tarefas

Podem ser atribuídos vários proprietários e Departamentos às Atividades. Atribuir uma tarefa a um utilizador permitir-lhe-á editar a tarefa dentro do âmbito disponível. Todas as tarefas atribuídas a um utilizador são visíveis no seu perfil, no separador Atividades, na vista As minhas atividades.

Nota sobre os Departamentos: Os campos “Proprietário” e “Departamento” estão logicamente ligados. Atribuir um Proprietário adiciona automaticamente o seu Departamento à tarefa. Por outro lado, selecionar um Departamento primeiro filtra a lista de Proprietários para mostrar os membros dessa equipa no topo. Também podes atribuir uma tarefa exclusivamente a um Departamento sem especificar um utilizador

Para mais informações, consulta a secção: A minha lista de actividades.

Gerenciamento de proprietários de tarefas na lista de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.

2. Localiza a tarefa e clica no campo Proprietário ou Departamento. (Ativa a coluna “Departamento” nas definições de visualização se não estiver visível ).

3. Aparece uma lista de utilizadores ou departamentos.

4. Clica no utilizador ou no Departamento que pretendes atribuir.

5. Depois de clicares, eles serão atribuídos à tarefa. Podes adicionar mais proprietários/departamentos da mesma forma.

Gerir os proprietários de tarefas no painel de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Abre o painel de tarefas no lado direito.
3. Clica no campo “Proprietário” neste painel.
4. É apresentada uma lista de utilizadores.
5. Seleccione o utilizador que pretende atribuir.
6. Depois de clicares, serás atribuído à tarefa e aparecerás como proprietário. Podes adicionar mais proprietários desta forma.

Atividades de clonagem

A clonagem de tarefas permite-te acelerar a criação do calendário do projeto. Ao clonar uma tarefa, cria uma segunda tarefa com os mesmos dados. Desta forma, se várias tarefas semelhantes tiverem de aparecer no calendário, só precisas de adicionar uma, depois cloná-la e alterar apenas os atributos selecionados que diferenciam as tarefas clonadas das originais.

Ao clonar uma tarefa, os seguintes atributos selecionados são clonados:

• datas de início/fim e duração
• progresso
• esforço (trabalho)
• proprietários
• relações com outras tarefas
• descrição
• anexos

Os seguintes não são clonados:

• ligações às despesas e receitas
• ligações aos riscos
• ligações para produtos
• tempo de trabalho registado
• comentários
• histórico de tarefas

Clonagem de uma tarefa na lista de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma do projeto.
2. Passe o rato sobre a tarefa que pretende clonar.
3. Clica nos três pontos junto ao nome da tarefa.
4. No menu, seleciona a opção “Clonar tarefa”.
5. Uma nova tarefa com o nome “Tarefa original – cópia” aparecerá por baixo da tarefa original.

Clonagem de uma tarefa no painel de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Seleciona e clica no nome da tarefa que pretendes clonar.
3. Abre o painel de tarefas no lado direito.
4. Clica no símbolo de três pontos no canto superior direito deste painel.
5. Aparecerá um menu com a opção Clonar.
6. Clica na opção Clonar.
7. Uma nova tarefa, com o nome da original e o sufixo “- Copiar”, aparecerá por baixo da tarefa original na lista.

Dependências de tarefas

Abrindo a janela Edição de dependência a partir da lista de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Passa o cursor sobre a tarefa à qual pretendes adicionar uma dependência.
3. Aparecerá um símbolo de três pontos a seguir ao nome da tarefa.
4. Clica no símbolo de três pontos apresentado.
5. Aparece um menu com opções.
6. No menu, seleciona “Adicionar dependência”.

Abrindo a janela Edição de dependência a partir do painel de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Clica no nome da tarefa que queres associar.
3. No painel de tarefas aberto, clica no símbolo de três pontos no canto superior direito.
4. Aparece um menu com opções.
5. No menu, seleciona a opção “Adicionar dependência”.

Adicionando uma dependência a uma tarefa no mesmo projeto

1. Depois de clicar no botão Adicionar dependência, abre-se uma janela para selecionar a origem do elemento do calendário com o qual a dependência deve ser criada.
2. Seleciona a opção “Selecionar elemento deste projeto”.
3. Clica no botão “Seguinte”.
   
4. Clica no campo “De”.
5. Na nova janela, seleciona o elemento do calendário para criar a dependência.
   
6. Clique em “Confirmar”.
   Nota: Só é possível selecionar um item do calendário de cada vez. Para criar uma relação com outros itens, repita o processo.
7. Clica em “Confirmar”.
   Nota: Só pode ser selecionado um item de calendário de cada vez. Para criar uma relação com outros elementos, repete este processo.
8. No campo “Tipo de relação”, seleciona o tipo de relação.
9. Opcionalmente, marca a opção “Atraso fixo” e especifica o número de dias.
10. Clica em “Guardar”. A nova relação aparece na secção “Depende de” no painel de tarefas. Se for uma relação rígida, aparecem dois anéis entrelaçados junto à mesma. No separador Calendário, as tarefas com relações são marcadas com um símbolo junto à data de início ou de fim. Na tarefa que afecta esta tarefa, será apresentada informação análoga na secção “Afecta”.

Adicionando uma dependência a uma tarefa em diferentes projetos

1. Depois de clicar no botão Adicionar dependência, abre-se uma janela para selecionar a origem do elemento do calendário com o qual a dependência deve ser criada.

1. Seleciona a opção “Selecionar elemento de outro projeto”.
2. Clica no botão “Seguinte”.
3. A janela Editar dependência será aberta.
   
4. Selecionar o projeto e o elemento do programa com o qual se deseja criar a relação.
   
5. Clica em “Confirmar”.Nota: Só pode ser selecionado um elemento do Cronograma de cada vez. Para criar uma relação com outros elementos, repete este processo.
6. No campo “Tipo de relação”, seleciona o tipo de relação.
7. Clica em “Guardar”. A nova relação aparece na secção “Depende de” no painel de tarefas. Se for uma relação rígida, aparecem dois anéis entrelaçados junto à mesma. No separador Calendário, as tarefas com relações são marcadas com um símbolo junto à data de início ou de fim. Na tarefa que afecta esta tarefa, será apresentada informação análoga na secção “Afecta”.

Modificar o tipo de elemento

Modificação do tipo de elemento na lista de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Passa o cursor sobre a tarefa/marco que pretendes alterar.
3. Ao lado do nome aparece um símbolo de três pontos.
4. Clique no símbolo de três pontos.
5. Aparece uma lista com opções de escolha.
6. Seleciona “Transformar em tarefa” ou “Transformar em marco” no menu.
7. O tipo e o ícone do elemento do calendário serão alterados.

Modificação do tipo de elemento a partir do painel de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Clica no nome da tarefa/marco que pretendes alterar.
3. Aparece o painel do elemento selecionado.
4. No painel aberto, clica nos três pontos no canto superior direito.
5. Seleciona “Transformar em tarefa” ou “Transformar em marco” no menu.
6. O tipo e o ícone do elemento do calendário serão alterados.

Anexos de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Clica no nome da tarefa/marco a que queres adicionar um anexo.
3. Aparece o painel do elemento selecionado.
4. Clica no símbolo do clipe de papel no canto superior direito do painel.
5. Aparece uma lista de opções.
6. Seleciona “Ficheiros” para anexar um ficheiro ou “Ligação” para anexar uma ligação.
   

Anexa como um ficheiro:

1. Seleciona e confirma a escolha do ficheiro.
2. O ficheiro aparece no painel de tarefas e pode ser transferido ou eliminado.

Anexa como uma ligação:

1. Introduz o URL e o nome da ligação.
2. Clica em “Adicionar”.
3. A ligação aparecerá no painel de tarefas e pode ser aberta ou eliminada.

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Marcos

Um marco é um evento crítico no projeto que ajuda a acompanhar o progresso e a avaliar a eficácia das acções. Está associado a resultados específicos, como a conclusão de uma fase do projeto ou a entrega de um componente chave. No sistema FlexiProject, um marco é simbolizado por um ícone de um quadrado rodado. Um marco alcançado é marcado como um quadrado preenchido. Ao contrário das tarefas, os marcos só têm uma data final, só podem ser concluídos ou não concluídos (0% ou 100% de progresso), e não têm a capacidade de atribuir esforço (trabalho).

Adicionar um marco

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Vai para a vista de Lista ou de Gantt .
3. Clica na seta junto à opção “Nova tarefa”.
4. Seleciona a opção “Novo marco”.
   
5. Na lista de tarefas, aparece um campo para introduzir o nome.
6. Introduz o nome da etapa, carrega em “Enter” ou clica fora do campo.
7. O novo marco aparecerá na coluna “Nome”.

Edição de Marcos

A alteração da data de fim de um marco, a sua atribuição a utilizadores, a clonagem e a anexação de ficheiros são feitas da mesma forma que para as tarefas. Uma descrição detalhada destas operações pode ser encontrada nas secções:

• Data de início e de fim da tarefa
• Gerir os proprietários de tarefas
• Atividades de clonagem
• Anexos de tarefas
• Dependências de tarefas
• Modificar o tipo de elemento

Descobre como editar a data: Define as datas das tarefas
Descobre como atribuir proprietários: Atribuir tarefas a utilizadores
Descobre como clonar itens da agenda: Clonar tarefas
Descobre como anexar anexos a tarefas: Anexar anexos a tarefas
Vê também: Definição de dependências em um elemento do programa
Vê também: Modificar o tipo de item de calendário

Resumo das Atividades e seus Proprietários

Uma tarefa que tenha subtarefas é tratada no sistema como uma Tarefa sumária. Podes atribuir-lhe um proprietário da mesma forma que a uma tarefa standard, diretamente na coluna “Proprietário” do calendário.

Permissões do proprietário da tarefa de resumo: O proprietário de uma tarefa de resumo recebe automaticamente permissões para editar todas as suas subtarefas, o que simplifica significativamente a gestão de todo o bloco de trabalho. Estas permissões podem ser definidas ao nível das funções e permissões do sistema.

Painel de resumo de tarefas: O painel de resumo de tarefas inclui uma secção “Subtarefas”, que contém uma lista de todas as subtarefas diretas. A partir deste nível, podes:

• Percorre a lista de subtarefas.
• Vai para a edição das subtarefas individuais clicando nos seus nomes.
• Os administradores de projectos podem adicionar novas subtarefas utilizando o botão + Adicionar subtarefa.

Caraterísticas importantes das tarefas sumárias:

• Esforço: Uma tarefa de resumo tem um esforço independente. O seu esforço é apresentado no painel de tarefas. No entanto, a lista do calendário apresenta a soma do seu esforço e do esforço das suas subtarefas, com o esforço da própria tarefa de resumo entre parênteses.
• Conclusão da tarefa: Ao concluir uma tarefa sumária , conclui automaticamente todas as suas subtarefas. Antes de confirmar a operação, o sistema exibe uma mensagem de confirmação com uma lista de subtarefas que também serão encerradas.
• As tarefas de resumo e os seus proprietários são visíveis e incluídos em todos os módulos do sistema, como Relatórios, Recursos, Lista de tarefas do utilizador ou durante a importação/exportação de dados.

Datas em uma tarefa de resumo

• As datas e a duração da tarefa principal são determinadas pelas suas subtarefas.
• A data de início da tarefa principal é a data de início mais antiga entre as suas subtarefas.
• A data de fim da tarefa principal é a última data de fim entre as suas subtarefas.
• A duração da tarefa principal é o número de dias úteis entre a sua data de início e de fim.
• Apenas a data de início da tarefa principal pode ser editada. Se a alterares, todas as subtarefas serão deslocadas pelo mesmo número de dias úteis.

Progresso e status em uma tarefa de resumo

• A percentagem de progresso da tarefa principal provém dos valores de progresso das suas subtarefas. É uma média ponderada do progresso das suas subtarefas, ponderada pela sua duração total.
• O valor de progresso da tarefa principal pode ser definido como concluído ou não concluído.
• Se o estado da tarefa principal for alterado para concluído, o estado de todas as suas subtarefas será alterado para concluído e o seu progresso será de 100%.
• Se o estado da tarefa principal for alterado para não concluído, o estado de todas as subtarefas será alterado para não concluído e o seu progresso será de 0%.
• A tarefa principal será automaticamente definida como concluída quando todas as suas subtarefas estiverem marcadas como concluídas (o seu progresso é de 100%).

Clonagem de uma tarefa de resumo

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Localiza a tarefa de resumo que pretendes clonar e passa o cursor sobre a respectiva linha.
3. Ao lado do nome aparece um símbolo de três pontos.
4. Clique no símbolo de três pontos.
5. Abre um menu com opções.
6. Aponta para a opção “Clonar tarefa”.
7. Aparecerão opções adicionais.
8. Seleciona “Clonar tarefa com subtarefas”.
9. Uma nova tarefa de resumo, com o nome da tarefa original e o sufixo “- Copiar”, aparecerá por baixo da tarefa original na lista de tarefas.