Caminhos da Aceitação

Uma Rota de Aprovação é um processo de tomada de decisão predefinido usado para aprovar documentos-chave do projeto, como o Project Charter ou o Plano do Projeto. Assegura que os padrões organizacionais são cumpridos antes de um projeto prosseguir para a próxima fase.

Contexto do espaço de trabalho

Cada Caminho de Aceitação está estritamente ligado a um Espaço de Trabalho específico. Isto garante o isolamento do processo entre as unidades de negócio.

• Ao criar um novo caminho, deves atribuí-lo a um Espaço de trabalho.
• O caminho só estará disponível para seleção em projectos que pertençam ao mesmo Espaços de trabalho.

Nota: Só podes gerir caminhos para os Espaços de trabalho a que tens acesso.

Criar um caminho de aceitação

1. No menu principal, expande o grupo PMO e vai para o módulo Caminhos de Aceitação.
2. Clica no botão Adicionar.
3. Na nova janela, introduz o Nome do caminho.
4. Seleciona o Espaço de trabalho. (Isto determina onde este caminho pode ser utilizado).
5. Define o fluxo de aprovação adicionando níveis e aprovadores (é necessário pelo menos um aprovador com a função “Decisão”).
6. (Opcional) Adiciona uma descrição.
7. Clica em Adicionar. O novo caminho está agora disponível para projectos dentro do Espaço de trabalho selecionado.

Níveis de Aceitação e Funções dos Aprovadores

Níveis

Podes estruturar o processo em níveis sequenciais. A aprovação no nível 2 só pode começar depois que o nível 1 estiver totalmente aprovado. Se um nível exigir “Todos os tomadores de decisão”, todos devem aprovar antes que o processo avance.

Tipos de aprovadores

• Função de decisão: vinculativa. O voto desta pessoa é necessário para fazer avançar o processo.
• Parecer Função: Aconselha. Esta pessoa pode deixar Comentários, mas não pode bloquear o processo.

Atribuição dinâmica vs. específica

Podes atribuir uma pessoa específica (por exemplo, “John Doe”) ou uma função dinâmica (por exemplo, “Gerente de projeto”). Se seleccionares uma função dinâmica, o sistema atribui automaticamente o pedido a quem tiver essa função no projeto específico.

Consulta a Aceitação da Carta de Projeto para mais detalhes sobre como aprovar o plano do projeto

Exigir uma via de aceitação

O administrador do sistema pode decidir se a organização permite que os planos da Linha de base e as Cartas de projeto sejam aprovados sem um caminho de aprovação. A ativação do requisito garante que cada aprovação dos principais documentos do projeto passe por um processo de tomada de decisão definido.

Configura o requisito do caminho de aceitação

1. No menu principal, expande o grupo Administração e vai para o módulo Definições do sistema.
2. Vai para o separador Aceitação.
3. Marca ou desmarca a opção Exigir caminho de aceitação separadamente para o plano da Linha de base e separadamente para a carta do projeto.
4. As alterações são guardadas automaticamente.

Comportamento depois de ativar o requisito

Quando a opção é activada, a opção “Sem caminho de aceitação” desaparece da janela de envio para aceitação – os utilizadores têm de escolher um dos caminhos definidos. Isto aplica-se a todos os projectos da organização, independentemente do espaço de trabalho.

Para mais informações sobre a criação de caminhos de aceitação: Criar um caminho de aceitação.

Janela de comentários de aprovação melhorada

O campo de comentário utilizado na janela de aprovação foi redesenhado para uma área de texto completo. No Comentário podes agora:

• Formata o texto – negrito, itálico, listas, títulos.
• Cola ligações a documentos e recursos externos.
• Cola imagens – por exemplo, capturas de ecrã que clarifiquem a decisão.

O conteúdo adicionado é visível na janela de aprovação e é incluído nas Exportações em PDF do documento aprovado, para que os revisores possam ver mais tarde o contexto completo da decisão.