Activități și Jaloane

În FlexiProject, elementele programului pot fi distinse ca Activități și Jaloane. Activitățile sunt marcate cu o pictogramă în formă de cerc, iar Jaloanele cu o pictogramă pătrată rotită.

Activitățile au atribute precum nume, descriere, proprietari și departamente, precum și data scadenței. Dintre activități, distingem, de asemenea, activități rezumative (care conțin subactivități), care sunt evidențiate suplimentar cu caractere bold și o pictogramă care afișează un contor al subactivităților directe.

Adăugarea elementelor de programare

Crearea unei sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Faceți clic pe butonul „Sarcină nouă” disponibil în vizualizarea listă și Gant sau pe butonul „+” din coloana din vizualizarea Kanban.
3. Introduceți numele sarcinii și confirmați făcând clic în afara câmpului de nume sau apăsând Enter.
4. Numele sarcinii introduse apare în coloana Nume. Lângă acesta, este afișată o pictogramă în formă de cerc.

Crearea unei etape importante

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Faceți clic pe butonul „Jaloane noi” disponibil în vizualizările Listă și Gantt.
3. Introduceți numele și confirmați făcând clic în afara câmpului de nume sau apăsând Enter.
4. Numele introdus apare în coloana Nume. Alături de acesta, este afișată o pictogramă pătrată rotită.

Progresul sarcinii

Progresul sarcinii reprezintă procentul de finalizare a sarcinii. Progresul sarcinii poate fi modificat în lista de sarcini făcând clic pe câmpul Progres de lângă sarcina selectată sau modificând starea acesteia pe pictograma sarcinii. Progresul poate fi editat și în panoul de sarcini. O sarcină este finalizată atunci când progresul său este de 100%.

Setarea progresului sarcinii în lista de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Mergeți la vizualizarea Liste.
3. Faceți clic pe bara de progres a sarcinii pe care doriți să o actualizați.
4. Introduceți valoarea procentuală a progresului sarcinii.
5. Faceți clic în afara barei de progres sau apăsați ENTER pentru a o salva.

Setarea progresului sarcinii în panoul de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. În orice vizualizare, faceți clic pe sarcina pe care doriți să o actualizați.
3. Panoul de sarcini se va deschide în partea dreaptă.
4. Faceți clic pe câmpul de progres din panou.
5. Introduceți progresul procentual al sarcinii.
6. Faceți clic în afara câmpului sau apăsați ENTER pentru a-l salva.

Data de începere și de finalizare a sarcinii

Datele sarcinilor pot fi editate în lista de sarcini sau în panoul sarcinilor făcând clic pe câmpurile Start, End și Duration. Dacă oricare dintre aceste proprietăți se modifică, sistemul va recalcula parametrii de dată rămași și durata sarcinii. Datele de început și de sfârșit și durata sarcinii depind de numărul de zile lucrătoare din proiect.

• Dacă data de finalizare este setată mai devreme, sarcina va deveni mai scurtă. Dacă o stabiliți mai târziu, sarcina va fi prelungită. Data de început nu se modifică.
• Dacă sarcina este scurtată, data sa finală va fi devansată. Dacă prelungiți sarcina, data de finalizare va fi mutată mai târziu. Data de început nu se modifică.

Pentru mai multe informații, consultați secțiunea: zile lucrătoare pe proiect.

Editarea datelor de început și de sfârșit ale sarcinii în lista de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Mergeți la vizualizarea Liste.
3. Faceți clic pe câmpul Start/End din lista de sarcini în rândul sarcinii selectate.
4. Se va deschide un calendar pentru a selecta data.
5. Selectați data făcând clic pe ziua corespunzătoare din calendar.

Editarea duratei sarcinii în lista de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Mergeți la vizualizarea Liste.
3. Selectați rândul sarcinii și faceți clic pe câmpul „Durata” din acesta.
4. Introduceți câte zile lucrătoare vor fi necesare pentru a finaliza sarcina.
5. Faceți clic în afara câmpului „Durata” sau apăsați ENTER pentru a o salva.

Editarea datelor de început și de sfârșit ale sarcinii în panoul sarcinii

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Faceți clic pe sarcina pe care doriți să o modificați.
3. Panoul de sarcini se va deschide în partea dreaptă.
4. Faceți clic pe câmpul Start/End din panou.
5. Se va deschide un calendar pentru a selecta data.
6. Faceți clic pe ziua pe care doriți să o stabiliți ca dată de începere/finalizare a sarcinii.

Editarea duratei sarcinii în panoul sarcinii

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Faceți clic pe sarcina pe care doriți să o modificați.
3. Panoul de sarcini se va deschide în partea dreaptă.
4. Faceți clic pe câmpul „Durata” din panou.
5. Introduceți câte zile lucrătoare vor fi necesare pentru a finaliza sarcina.
6. Faceți clic în afara câmpului „Durata” sau apăsați ENTER pentru a o salva.

Selectați cu ușurință datele din calendar din alte luni și ani.

Gestionarea proprietarilor de sarcini

Mai mulți proprietari și departamente pot fi atribuiți sarcinilor. Atribuirea unei sarcini unui utilizator îi va permite acestuia să editeze sarcina în cadrul domeniului de aplicare pe care îl are la dispoziție. Toate sarcinile atribuite unui utilizator sunt vizibile în profilul acestuia, în fila Activități, sub vizualizarea Activitățile mele.

Notă privind departamentele: Câmpurile „Proprietar” și „Departament” sunt legate logic. Atribuirea unui proprietar adaugă automat departamentul acestuia la sarcină. În schimb, selectarea unui Departament filtrează mai întâi lista Proprietarului pentru a afișa membrii echipei respective în partea de sus. De asemenea, puteți atribui o sarcină exclusiv unui Departament fără să specificați un utilizator

Pentru mai multe informații, consultați secțiunea: Lista mea de Activități.

Gestionarea proprietarilor de sarcini în lista de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.

2. Localizați sarcina și faceți clic pe câmpul Proprietar sau Departament. (Activați coloana „Departament” în setările de vizualizare dacă nu este vizibilă ).

3. Va apărea o listă de utilizatori sau departamente.

4. Faceți clic pe utilizatorul sau departamentul pe care doriți să îl atribuiți.

5. După ce faceți clic, aceștia vor fi atribuiți sarcinii. Puteți adăuga mai mulți proprietari/departamente în același mod.

Gestionarea proprietarilor de sarcini în panoul de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Panoul de sarcini se va deschide în partea dreaptă.
3. Faceți clic pe câmpul „Proprietar” din acest panou.
4. Va fi afișată o listă de utilizatori.
5. Selectați utilizatorul pe care doriți să îl atribuiți.
6. După ce faceți clic, aceștia vor fi atribuiți sarcinii și vor apărea ca proprietari. Puteți adăuga mai mulți proprietari în acest mod.

Activități de clonare

Clonarea sarcinilor vă permite să accelerați crearea planificării proiectului. Clonarea unei sarcini va crea o a doua sarcină cu aceleași date. În acest fel, dacă mai multe sarcini similare trebuie să apară în program, trebuie să adăugați doar una, apoi să o clonați și să modificați doar atributele selectate care diferențiază sarcinile clonate de cele originale.

Atunci când clonați o sarcină, următoarele atribute selectate sunt clonate:

• date de începere/terminare și durată
• progresul
• efort (muncă)
• proprietari
• relațiile cu alte sarcini
• descriere
• atașamente

Următoarele nu sunt clonate:

• linkuri către cheltuieli și venituri
• legături cu riscurile
• linkuri către produse
• timp de lucru înregistrat
• comentarii
• istoricul sarcinilor

Clonarea unei sarcini din lista de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare proiect.
2. Treceți peste sarcina pe care doriți să o clonați.
3. Faceți clic pe cele trei puncte de lângă numele sarcinii.
4. Din meniu, selectați opțiunea „Clonare sarcină”.
5. Sub sarcina originală va apărea o sarcină nouă denumită „Sarcina originală – copie”.

Clonarea unei sarcini în panoul de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Selectați și faceți clic pe numele sarcinii pe care doriți să o clonați.
3. Panoul de sarcini se va deschide în partea dreaptă.
4. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte din colțul din dreapta sus al acestui panou.
5. Va apărea un meniu cu opțiunea Clonare.
6. Faceți clic pe opțiunea Clonare.
7. O nouă sarcină, denumită după cea originală cu sufixul „- Copy”, va apărea sub sarcina originală în listă.

Dependențe de sarcini

Deschiderea ferestrei de editare a dependenței din lista de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Plasați cursorul deasupra sarcinii la care doriți să adăugați o dependență.
3. După numele sarcinii va apărea un simbol cu trei puncte.
4. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte afișat.
5. Va fi afișat un meniu cu opțiuni.
6. Din meniu, selectați „Adaugă dependență”.

Deschiderea ferestrei de editare a dependenței din panoul de activități

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Faceți clic pe numele sarcinii pe care doriți să o legați.
3. În panoul de sarcini deschis, faceți clic pe simbolul cu trei puncte din colțul din dreapta sus.
4. Va fi afișat un meniu cu opțiuni.
5. Din meniu, selectați opțiunea „Adaugă dependență”.

Adăugarea unei dependențe la o sarcină din același proiect

1. După ce faceți clic pe butonul Adăugare dependență, se va deschide o fereastră pentru a selecta sursa elementului de planificare cu care trebuie creată dependența.
2. Selectați opțiunea „Selectați elementul din acest proiect”.
3. Faceți clic pe butonul „Următorul”.
   
4. Faceți clic pe câmpul „De la”.
5. În noua fereastră, selectați elementul de planificare pentru a crea dependența.
   
6. Faceți clic pe „Confirm”.
   Notă: Puteți selecta doar un singur element de program la un moment dat. Pentru a crea o relație cu alte elemente, repetați procesul.
7. Faceți clic pe „Confirmare”.
   Notă: Se poate selecta un singur element de planificare la un moment dat. Pentru a crea o relație cu alte elemente, repetați acest proces.
8. În câmpul „Relationship type”, selectați tipul de relație.
9. Opțional, bifați opțiunea „Întârziere fixă” și specificați numărul de zile.
10. Faceți clic pe „Save” (Salvare). Noua relație apare în secțiunea „Depinde de” din panoul de sarcini. Dacă este o relație strânsă, lângă aceasta vor apărea două inele împletite. În fila de planificare, sarcinile cu relații sunt marcate cu un simbol lângă data de început sau de sfârșit. În sarcina care afectează această sarcină, informații analoge vor fi afișate în secțiunea „Afectează”.

Adăugarea unei dependențe la o activitate în proiecte diferite

1. După ce faceți clic pe butonul Adăugare dependență, se va deschide o fereastră pentru a selecta sursa elementului de planificare cu care trebuie creată dependența.

1. Selectați opțiunea „Select element from another project”.
2. Faceți clic pe butonul „Următorul”.
3. Se va deschide fereastra Editare dependență.
   
4. Selectați proiectul și elementul de planificare cu care doriți să creați relația.
   
5. Faceți clic pe „Confirmare”.Notă: Se poate selecta un singur element de program la un moment dat. Pentru a crea o relație cu alte elemente, repetați acest proces.
6. În câmpul „Relationship type”, selectați tipul de relație.
7. Faceți clic pe „Save” (Salvare). Noua relație apare în secțiunea „Depinde de” din panoul de sarcini. Dacă este o relație strânsă, lângă aceasta vor apărea două inele împletite. În fila de planificare, sarcinile cu relații sunt marcate cu un simbol lângă data de început sau de sfârșit. În sarcina care afectează această sarcină, informații analoge vor fi afișate în secțiunea „Afectează”.

Schimbarea tipului de element

Modificarea tipului de element în lista de sarcini

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Treceți cursorul peste sarcina/etapa intermediară pe care doriți să o modificați.
3. Un simbol cu trei puncte va apărea lângă nume.
4. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte.
5. Va apărea o listă cu opțiuni din care să alegeți.
6. Selectați „Transformare în sarcină” sau „Transformare în etapă” din meniu.
7. Tipul și pictograma elementului de planificare se vor schimba.

Schimbarea tipului de element din panoul de activități

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Faceți clic pe numele sarcinii/etapei pe care doriți să o modificați.
3. Va apărea panoul pentru elementul selectat.
4. În panoul deschis, faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus.
5. Selectați „Transformare în sarcină” sau „Transformare în etapă” din meniu.
6. Tipul și pictograma elementului de planificare se vor schimba.

Sarcini atașate

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Faceți clic pe numele sarcinii/etapei la care doriți să adăugați un atașament.
3. Va apărea panoul pentru elementul selectat.
4. Faceți clic pe simbolul clește de hârtie din colțul din dreapta sus al panoului.
5. Va apărea o listă de opțiuni.
6. Selectați „Fișiere” pentru a atașa un fișier sau „Link” pentru a atașa un link.
   

Atașare ca fișier:

1. Selectați și confirmați alegerea fișierului.
2. Fișierul va apărea în panoul de activități și poate fi descărcat sau șters.

Atașament ca link:

1. Introduceți URL-ul și numele linkului.
2. Faceți clic pe „Adaugă”.
3. Legătura va apărea în panoul de activități și poate fi deschisă sau ștearsă.

.

Jaloane

O etapă este un eveniment critic în cadrul proiectului care ajută la urmărirea progresului și la evaluarea eficienței acțiunilor. Acesta este asociat cu rezultate specifice, cum ar fi finalizarea unei faze a proiectului sau livrarea unei componente cheie. În sistemul FlexiProject, o etapă este simbolizată de o pictogramă pătrată rotită. O etapă intermediară realizată este marcată printr-un pătrat umplut. Spre deosebire de sarcini, jaloanele au doar o dată de finalizare, pot fi doar finalizate sau nefinalizate (0% sau 100% progres) și nu au capacitatea de a atribui efort (muncă).

Adăugarea unei etape importante

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Treceți la vizualizarea Lista sau Gantt .
3. Faceți clic pe săgeata de lângă opțiunea „Sarcină nouă”.
4. Selectați opțiunea „New milestone”.
   
5. În lista de sarcini va apărea un câmp pentru introducerea numelui.
6. Introduceți numele jalonului, apăsați „Enter” sau faceți clic în afara câmpului.
7. Noua etapă va apărea în coloana „Nume”.

Jaloane de editare

Modificarea datei de finalizare a unei etape, atribuirea acesteia utilizatorilor, clonarea și atașarea fișierelor se realizează în același mod ca în cazul sarcinilor. O descriere detaliată a acestor operațiuni poate fi găsită în secțiunile:

• Data de începere și de finalizare a sarcinii
• Gestionarea proprietarilor de sarcini
• Activități de clonare
• Sarcini atașate
• Dependențe de sarcini
• Schimbarea tipului de element

Aflați cum să editați data: Setați datele sarcinilor
Aflați cum să atribuiți proprietari: Atribuirea de sarcini utilizatorilor
Aflați cum să clonați elemente de planificare: Clonarea sarcinilor
Aflați cum să atașați atașamente la sarcini: Atașarea de atașamente la sarcini
Vedeți și: Definirea dependențelor de un element de planificare
A se vedea, de asemenea: Schimbarea tipului de element de program

Activități sumare și proprietarii acestora

O sarcină care are sarcini secundare este tratată în sistem ca o sarcină sumară. Îi puteți atribui un proprietar în același mod ca unei sarcini standard, direct în coloana „Proprietar” din program.

Permisiunile proprietarului sarcinii sumare: Proprietarul unei sarcini sumare primește automat permisiuni de editare a tuturor subtărilor sale, ceea ce simplifică semnificativ gestionarea întregului bloc de lucru. Aceste permisiuni pot fi definite la nivelul rolurilor și permisiunilor sistemului.

Panou de rezumat al sarcinilor: Panoul de sarcini sumare include o secțiune „Sub-task-uri”, care conține o listă a tuturor sub-task-urilor directe. De la acest nivel, puteți:

• Răsfoiți lista de sarcini secundare.
• Pentru a edita sarcinile secundare individuale, faceți clic pe numele acestora.
• Administratorii de proiect pot adăuga noi sarcini secundare utilizând butonul + Adaugă sarcină secundară.

Caracteristici importante ale sarcinilor sumare:

• Efort: O sarcină de rezumat are un efort independent. Efortul său este afișat în panoul de sarcini. Cu toate acestea, lista de planificare afișează suma efortului său și a efortului subprogramelor sale, cu efortul propriu al sarcinii sumare în paranteze.
• Finalizarea sarcinilor: Finalizarea unei sarcini sumare finalizează automat toate subprogramele acesteia. Înainte de a confirma operațiunea, sistemul va afișa un mesaj de confirmare cu o listă a sarcinilor secundare care vor fi, de asemenea, închise.
• Activitățile rezumate și proprietarii acestora sunt vizibile și incluse în toate modulele sistemului, cum ar fi Rapoarte, Resurse, Lista de activități a utilizatorului sau în timpul importului/exportului de date.

Date într-o sarcină de rezumat

• Datele și durata sarcinii părinte sunt determinate de subtările sale.
• Data de începere a sarcinii părinte este cea mai timpurie dată de începere dintre subprogramele sale.
• Data de finalizare a sarcinii părinte este cea mai recentă dată de finalizare dintre subprogramele sale.
• Durata sarcinii părinte este numărul de zile lucrătoare dintre data de început și cea de sfârșit.
• Numai data de începere a sarcinii părinte poate fi modificată. Dacă o modificați, toate sarcinile secundare vor fi decalate cu același număr de zile lucrătoare.

Progresul și starea într-o sarcină de rezumat

• Procentul de progres al sarcinii-mamă provine din valorile de progres ale subprogramelor sale. Este o medie ponderată a progresului subprogramelor sale, ponderată în funcție de durata lor totală.
• Valoarea de progres a sarcinii părinte poate fi setată la finalizată sau nefinalizată.
• Dacă starea sarcinii părinte este modificată în finalizată, starea tuturor sarcinilor secundare ale acesteia va fi modificată în finalizată, iar progresul acestora va fi de 100%.
• Dacă starea sarcinii părinte este modificată la nefinalizată, starea tuturor sarcinilor secundare va fi modificată la nefinalizată, iar progresul acestora va fi 0%.
• Sarcina principală va fi setată automat ca fiind finalizată atunci când toate sub-sarcinile sale sunt marcate ca fiind finalizate (progresul lor este de 100%).

Clonarea unei sarcini de rezumat

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Găsiți sarcina de rezumat pe care doriți să o clonați și treceți cursorul peste rândul acesteia.
3. Un simbol cu trei puncte va apărea lângă nume.
4. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte.
5. Un meniu cu opțiuni se va extinde.
6. Indicați opțiunea „Clonare sarcină”.
7. Vor apărea opțiuni suplimentare.
8. Selectați „Clone task with sub-tasks”.
9. O nouă sarcină sumară, denumită după sarcina originală cu sufixul „- Copy”, va apărea sub sarcina originală în lista de sarcini.