Úkoly a milníky

Ve FlexiProjectu lze prvky harmonogramu rozlišit na úkoly a milníky. Úkoly jsou označeny ikonou kruhu a milníky ikonou otočeného čtverce.

Úkoly mají atributy, jako je název, popis, vlastníci a oddělení, a datum splatnosti. Mezi úkoly rozlišujeme také souhrnné úkoly (obsahující dílčí úkoly), které jsou navíc zvýrazněny tučným písmem a ikonou zobrazující počítadlo jejich přímých dílčích úkolů.

Přidání prvků harmonogramu

Vytvoření úlohy

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Klikněte na tlačítko „Nový úkol“ dostupné v zobrazení seznamu a Gant nebo na tlačítko „+“ ve sloupci v zobrazení Kanban.
3. Zadejte název úlohy a potvrďte jej kliknutím mimo pole s názvem nebo stisknutím klávesy Enter.
4. Zadaný název úlohy se zobrazí ve sloupci Název. Vedle něj se zobrazí ikona kruhu.

Vytvoření milníku

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Klikněte na tlačítko „Nový milník“, které je k dispozici v zobrazení Seznam a Gantt.
3. Zadejte název a potvrďte jej kliknutím mimo pole s názvem nebo stisknutím klávesy Enter.
4. Zadaný název se zobrazí ve sloupci Název. Vedle něj se zobrazí otočená čtvercová ikona.

Průběh úkolu

Průběh úkolu je procento dokončení úkolu. Průběh úkolu lze změnit v seznamu úkolů kliknutím na pole Průběh vedle vybraného úkolu nebo změnou jeho stavu na ikoně úkolu. Průběh lze také upravovat na panelu úkolů. Úkol je dokončen, když je jeho pokrok 100 %.

Nastavení průběhu úkolu v seznamu úkolů

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Přejděte do zobrazení Seznam.
3. Klikněte na ukazatel průběhu úlohy, kterou chcete aktualizovat.
4. Zadejte procentuální hodnotu průběhu úkolu.
5. Klikněte mimo ukazatel průběhu nebo stiskněte klávesu ENTER pro uložení.

Nastavení průběhu úlohy na panelu úloh

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. V libovolném zobrazení klikněte na úlohu, kterou chcete aktualizovat.
3. Na pravé straně se otevře panel úloh.
4. Klikněte na pole průběhu na panelu.
5. Zadejte procentuální průběh úkolu.
6. Kliknutím mimo pole nebo stisknutím klávesy ENTER jej uložte.

Datum zahájení a ukončení úkolu

Data úkolů lze upravovat v seznamu úkolů nebo na panelu úkolů kliknutím na pole Začátek, Konec a Doba trvání. Pokud se některá z těchto vlastností změní, systém přepočítá zbývající parametry data a dobu trvání úlohy. Datum zahájení a ukončení a doba trvání úkolu závisí na počtu pracovních dnů v projektu.

• Pokud je datum ukončení nastaveno dříve, úkol se zkrátí. Pokud jej nastavíte později, úkol se prodlouží. Datum zahájení se nemění.
• Pokud je úkol zkrácen, posune se jeho datum ukončení dříve. Pokud úkol prodloužíte, datum ukončení se posune později. Datum zahájení se nezmění.

Další informace naleznete v části: Pracovní dny na projektu.

Úprava dat zahájení a ukončení úkolu v seznamu úkolů

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Přejděte do zobrazení Seznam.
3. Klikněte na pole Začátek/konec v seznamu úloh v řádku vybrané úlohy.
4. Otevře se kalendář pro výběr data.
5. Datum vyberete kliknutím na příslušný den v kalendáři.

Úprava doby trvání úkolu v seznamu úkolů

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Přejděte do zobrazení Seznam.
3. Vyberte řádek úlohy a klikněte v něm na pole „Doba trvání“.
4. Zadejte, kolik pracovních dnů bude trvat dokončení úkolu.
5. Klikněte mimo pole „Doba trvání“ nebo stiskněte klávesu ENTER pro uložení.

Úprava dat zahájení a ukončení úkolu na panelu Úkoly

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Klikněte na úlohu, kterou chcete změnit.
3. Na pravé straně se otevře panel úloh.
4. Klikněte na pole Start/Konec na panelu.
5. Otevře se kalendář pro výběr data.
6. Klikněte na den, který chcete nastavit jako datum zahájení/ukončení úkolu.

Úprava doby trvání úlohy na panelu úloh

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Klikněte na úlohu, kterou chcete změnit.
3. Na pravé straně se otevře panel úloh.
4. Klikněte na pole „Duration“ na panelu.
5. Zadejte, kolik pracovních dnů bude trvat dokončení úkolu.
6. Klikněte mimo pole „Doba trvání“ nebo stiskněte klávesu ENTER pro uložení.

Snadný výběr dat v kalendáři z jiných měsíců a let.

Správa vlastníků úloh

K úkolům lze přiřadit více vlastníků a oddělení. Přiřazení úkolu uživateli mu umožní upravovat úkol v rozsahu, který má k dispozici. Všechny úkoly přiřazené uživateli jsou viditelné v jeho profilu na kartě Úkoly v zobrazení Moje úkoly.

Poznámka k oddělením: Pole „Vlastník“ a „Oddělení“ jsou logicky propojena.. Přiřazením vlastníka se k úkolu automaticky přidá jeho Oddělení.. A naopak, výběrem Oddělení nejprve filtrujete seznam vlastníků tak, aby se členové tohoto týmu zobrazili nahoře.. Úkol můžete také přiřadit výhradně Oddělení, aniž byste zadali uživatele

Další informace naleznete v části: Můj seznam úkolů.

Správa vlastníků úkolů v seznamu úkolů

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.

2. Vyhledejte úlohu a klikněte na pole Vlastník nebo Oddělení. (Pokud není sloupec „Oddělení“ viditelný, povolte jej v nastavení zobrazení. ).

3. Zobrazí se seznam uživatelů nebo oddělení.

4. Klikněte na uživatele nebo oddělení, které chcete přiřadit.

5. Po kliknutí budou přiřazeny k úkolu. Stejným způsobem můžete přidat další vlastníky/oddělení.

Správa vlastníků úloh na panelu úloh

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Na pravé straně se otevře panel úloh.
3. Na tomto panelu klikněte na pole „Owner“.
4. Zobrazí se seznam uživatelů.
5. Vyberte uživatele, kterého chcete přiřadit.
6. Po kliknutí budou přiřazeni k úkolu a objeví se jako vlastník. Tímto způsobem můžete přidat další vlastníky.

Úkoly klonování

Klonování úloh umožňuje urychlit tvorbu plánu projektu. Klonování úlohy vytvoří druhou úlohu se stejnými údaji. Pokud se tedy má v harmonogramu objevit několik podobných úloh, stačí přidat pouze jednu, pak ji naklonovat a změnit pouze vybrané atributy, které klonované úlohy odlišují od původních.

Při klonování úlohy se klonují následující vybrané atributy:

• datum zahájení/ukončení a doba trvání
• pokrok
• úsilí (práce)
• majitelé
• vztahy s ostatními úkoly
• popis
• přílohy

Následující položky nejsou klonovány:

• vazby na výdaje a příjmy
• vazby na rizika
• odkazy na produkty
• registrovaná pracovní doba
• komentáře
• historie úkolů

Klonování úlohy v seznamu úloh

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram projektu.
2. Najeďte na úlohu, kterou chcete klonovat.
3. Klikněte na tři tečky vedle názvu úlohy.
4. V nabídce vyberte možnost „Klonovat úlohu“.
5. Pod původním úkolem se objeví nový úkol s názvem „Původní úkol – kopie“.

Klonování úlohy na panelu úloh

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Vyberte a klikněte na název úlohy, kterou chcete klonovat.
3. Na pravé straně se otevře panel úloh.
4. Klikněte na symbol tří teček v pravém horním rohu tohoto panelu.
5. Zobrazí se nabídka s možností Klonovat.
6. Klikněte na možnost Klonovat.
7. Pod původní úlohou se v seznamu objeví nová úloha pojmenovaná podle původní úlohy s příponou „- Kopie“.

Závislosti úloh

Otevření okna pro úpravu závislostí ze seznamu úloh

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Najeďte kurzorem myši na úlohu, do které chcete přidat závislost.
3. Za názvem úlohy se zobrazí symbol tří teček.
4. Klikněte na zobrazený symbol tří teček.
5. Zobrazí se nabídka s možnostmi.
6. V nabídce vyberte možnost „Přidat závislost“.

Otevření okna úprav závislostí z panelu úloh

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Klikněte na název úlohy, kterou chcete propojit.
3. Na otevřeném panelu úloh klikněte na symbol tří teček v pravém horním rohu.
4. Zobrazí se nabídka s možnostmi.
5. V nabídce vyberte možnost „Přidat závislost“.

Přidání závislosti k úloze ve stejném projektu

1. Po kliknutí na tlačítko Přidat závislost se otevře okno pro výběr zdroje prvku plánu, s nímž má být závislost vytvořena.
2. Vyberte možnost „Vybrat prvek z tohoto projektu“.
3. Klikněte na tlačítko „Další“.
   
4. Klikněte na pole „Od“.
5. V novém okně vyberte prvek plánu pro vytvoření závislosti.
   
6. Klikněte na tlačítko „Potvrdit“.
   Poznámka: V jednom okamžiku lze vybrat pouze jednu položku plánu. Chcete-li vytvořit vztah s dalšími položkami, postup opakujte.
7. Klikněte na tlačítko „Potvrdit“.
   Poznámka: V jednu chvíli lze vybrat pouze jednu položku plánu. Chcete-li vytvořit vztah s dalšími prvky, opakujte tento postup.
8. V poli „Typ vztahu“ vyberte typ vztahu.
9. Volitelně můžete zaškrtnout možnost „Pevné zpoždění“ a zadat počet dní.
10. Klikněte na tlačítko „Uložit“. Nový vztah se zobrazí v části „Závisí na“ na panelu úloh. Pokud se jedná o pevný vztah, objeví se vedle něj dva propletené kroužky. Na kartě plánu jsou úkoly se vztahy označeny symbolem vedle data zahájení nebo ukončení. U úkolu, který tento úkol ovlivňuje, se analogické informace zobrazí v části „Ovlivňuje“.

Přidání závislosti k úkolu v různých projektech

1. Po kliknutí na tlačítko Přidat závislost se otevře okno pro výběr zdroje prvku plánu, s nímž má být závislost vytvořena.

1. Vyberte možnost „Vybrat prvek z jiného projektu“.
2. Klikněte na tlačítko „Další“.
3. Otevře se okno Upravit závislost.
   
4. Vyberte projekt a prvek plánu, se kterým chcete vytvořit vztah.
   
5. Klikněte na tlačítko „Potvrdit“.Poznámka: V jednu chvíli lze vybrat pouzejednu položkuharmonogramu. Chcete-li vytvořit vztah s dalšími prvky, opakujte tento postup.
6. V poli „Typ vztahu“ vyberte typ vztahu.
7. Klikněte na tlačítko „Uložit“. Nový vztah se zobrazí v části „Závisí na“ na panelu úloh. Pokud se jedná o pevný vztah, objeví se vedle něj dva propletené kroužky. Na kartě plánu jsou úkoly se vztahy označeny symbolem vedle data zahájení nebo ukončení. U úkolu, který tento úkol ovlivňuje, se analogické informace zobrazí v části „Ovlivňuje“.

Změna typu prvku

Změna typu prvku v seznamu úloh

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Najeďte kurzorem myši na úkol/cíl, který chcete změnit.
3. Vedle jména se zobrazí symbol tří teček.
4. Klikněte na symbol tří teček.
5. Zobrazí se seznam možností, ze kterých můžete vybírat.
6. V nabídce vyberte možnost „Transformovat na úkol“ nebo „Transformovat na milník“.
7. Typ a ikona prvku plánu se změní.

Změna typu prvku z panelu úloh

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Klikněte na název úkolu/cíle, který chcete změnit.
3. Zobrazí se panel vybraného prvku.
4. V otevřeném panelu klikněte na tři tečky v pravém horním rohu.
5. V nabídce vyberte možnost „Transformovat na úkol“ nebo „Transformovat na milník“.
6. Typ a ikona prvku plánu se změní.

Přílohy k úkolům

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Klikněte na název úkolu/cíle, ke kterému chcete přidat přílohu.
3. Zobrazí se panel vybraného prvku.
4. Klikněte na symbol sponky v pravém horním rohu panelu.
5. Zobrazí se seznam možností.
6. Chcete-li připojit soubor, vyberte možnost „Soubory“, chcete-li připojit odkaz, vyberte možnost „Odkaz“.
   

Příloha jako soubor:

1. Vyberte a potvrďte výběr souboru.
2. Soubor se zobrazí na panelu úloh a lze jej stáhnout nebo odstranit.

Příloha jako odkaz:

1. Zadejte adresu URL a název odkazu.
2. Klikněte na tlačítko „Přidat“.
3. Odkaz se zobrazí na panelu úloh a lze jej otevřít nebo odstranit.

.

Milníky

Milník je kritická událost v projektu, která pomáhá sledovat pokrok a vyhodnocovat účinnost činností. Je spojen s konkrétními výsledky, jako je dokončení fáze projektu nebo dodání klíčové součásti. V systému FlexiProject je milník symbolizován ikonou otočeného čtverce. Dosažený milník je označen jako vyplněný čtverec. Na rozdíl od úkolů mají milníky pouze datum ukončení, mohou být pouze dokončeny nebo nedokončeny (0 % nebo 100 % pokroku) a nemají možnost přiřazovat úsilí (práci).

Přidání milníku

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Přejděte do zobrazení Seznam nebo Gantt .
3. Klikněte na šipku vedle možnosti „Nová úloha“.
4. Vyberte možnost „Nový milník“.
   
5. V seznamu úloh se objeví pole pro zadání názvu.
6. Zadejte název milníku, stiskněte klávesu „Enter“ nebo klikněte mimo pole.
7. Nový milník se zobrazí ve sloupci „Název“.

Milníky v úpravách

Změna data ukončení milníku, jeho přiřazení uživatelům, klonování a připojování souborů se provádí stejným způsobem jako u úkolů. Podrobný popis těchto operací najdete v kapitolách:

• Datum zahájení a ukončení úkolu
• Správa vlastníků úloh
• Úkoly klonování
• Přílohy k úkolům
• Závislosti úloh
• Změna typu prvku

Zjistěte, jak upravit datum: Nastavení termínů úkolů
Zjistěte, jak přiřadit vlastníky: Přiřazování úkolů uživatelům
Zjistěte, jak klonovat položky plánu: Úlohy klonování
Zjistěte, jak připojovat přílohy k úlohám: Připojování příloh k úlohám
Viz také: Definování závislostí na prvku plánu
Viz také: Změna typu položky plánu

Souhrnné úkoly a jejich vlastníci

Úloha, která má dílčí úlohy, je v systému považována za souhrnnou úlohu. Můžete mu přiřadit vlastníka stejným způsobem jako standardnímu úkolu, přímo ve sloupci „Vlastník“ v plánu.

Souhrnná oprávnění vlastníka úlohy: Vlastník souhrnného úkolu automaticky získává oprávnění k úpravám všech jeho dílčích úkolů, což výrazně zjednodušuje správu celého bloku práce. Tato oprávnění lze definovat na úrovni systémových rolí a oprávnění.

Souhrnný úkolový panel: Panel souhrnných úkolů obsahuje část „Dílčí úkoly“, která obsahuje seznam všech přímých dílčích úkolů. Na této úrovni můžete:

• Procházet seznam dílčích úkolů.
• Jednotlivé dílčí úkoly můžete upravit kliknutím na jejich název.
• Správci projektu mohou přidávat nové dílčí úkoly pomocí tlačítka + Přidat dílčí úkol.

Důležité vlastnosti souhrnných úloh:

• Úsilí: Souhrnná úloha má nezávislé úsilí. Její náročnost se zobrazuje na panelu úlohy. V seznamu plánu se však zobrazuje součet jeho úsilí a úsilí jeho dílčích úkolů, přičemž vlastní úsilí souhrnného úkolu je uvedeno v závorkách.
• Splnění úkolu: Dokončením souhrnné úlohy se automaticky dokončí všechny její dílčí úlohy. Před potvrzením operace systém zobrazí potvrzovací zprávu se seznamem dílčích úloh, které budou rovněž uzavřeny.
• Souhrnné úkoly a jejich vlastníci jsou viditelní a zahrnuti do všech modulů systému, například do zpráv, zdrojů, seznamu uživatelských úkolů nebo při importu/exportu dat.

Data v souhrnné úloze

• Termíny a doba trvání nadřazeného úkolu jsou určeny jeho dílčími úkoly.
• Datum zahájení nadřazeného úkolu je nejstarší datum zahájení mezi jeho dílčími úkoly.
• Datum ukončení nadřazeného úkolu je nejpozdějším datem ukončení mezi jeho dílčími úkoly.
• Doba trvání nadřazeného úkolu je počet pracovních dnů mezi datem jeho zahájení a ukončení.
• Upravit lze pouze datum zahájení nadřazeného úkolu. Pokud jej změníte, všechny dílčí úkoly se posunou o stejný počet pracovních dnů.

Průběh a stav v souhrnné úloze

• Procento postupu nadřazeného úkolu vychází z hodnot postupu jeho dílčích úkolů. Jedná se o vážený průměr pokroku dílčích úkolů vážený jejich celkovou dobou trvání.
• Hodnotu průběhu nadřazeného úkolu lze nastavit na dokončeno nebo nedokončeno.
• Pokud se stav nadřazeného úkolu změní na dokončený, změní se stav všech jeho podúkolů na dokončené a jejich průběh bude 100%.
• Pokud se stav nadřazeného úkolu změní na nedokončený, změní se stav všech dílčích úkolů na nedokončený a jejich průběh bude 0 %.
• Nadřazený úkol se automaticky nastaví na dokončený, jakmile jsou všechny jeho dílčí úkoly označeny jako dokončené (jejich průběh je 100 %).

Klonování souhrnné úlohy

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Najděte souhrnnou úlohu, kterou chcete klonovat, a najeďte na její řádek.
3. Vedle jména se zobrazí symbol tří teček.
4. Klikněte na symbol tří teček.
5. Rozbalí se nabídka s možnostmi.
6. Přejděte na možnost „Klonovat úlohu“.
7. Zobrazí se další možnosti.
8. Vyberte možnost „Klonovat úlohu s dílčími úlohami“.
9. V seznamu úloh se pod původní úlohou objeví nová souhrnná úloha pojmenovaná podle původní úlohy s příponou „- Kopie“.