Tareas e Hitos

En FlexiProject, los elementos del Cronograma pueden distinguirse como Tareas e Hitos. Las Tareas se marcan con un icono circular, y los Hitos con un icono cuadrado girado.

Las Tareas vienen con atributos como nombre, descripción, propietarios y Departamentos, y fecha de vencimiento. Entre las tareas, también distinguimos las tareas de resumen (que contienen subtareas), que además se resaltan con letra negrita y un icono que muestra un contador de sus subtareas directas.

Añadir elementos del Cronograma

Crear una tarea

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Haz clic en el botón «Nueva tarea» disponible en la lista y en la vista Gant, o en el botón «+» de la columna en la vista Kanban.
3. Introduce el nombre de la tarea y confírmalo pulsando fuera del campo del nombre o pulsando Intro.
4. El nombre de la tarea introducido aparece en la columna Nombre. Junto a él, aparece un icono circular.

Crear un hito

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Haz clic en el botón «Nuevo hito» disponible en las vistas Lista y Gantt.
3. Introduce el nombre y confírmalo haciendo clic fuera del campo del nombre o pulsando Intro.
4. El nombre introducido aparece en la columna Nombre. Junto a él, aparece un icono cuadrado girado.

Progreso de la tarea

El progreso de la tarea es el porcentaje de finalización de la tarea. El progreso de la tarea se puede cambiar en la lista de tareas haciendo clic en el campo Progreso junto a la tarea seleccionada o cambiando su estado en el icono de la tarea. El progreso también se puede editar en el panel de tareas. Una tarea se completa cuando su progreso es del 100%.

Establecer el progreso de la tarea en el plan de tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Ve a la vista Lista.
3. Haz clic en la barra de progreso de la tarea que quieras actualizar.
4. Introduce el valor porcentual del progreso de la tarea.
5. Haga clic fuera de la barra de progreso o pulse ENTER para guardarlo.

Configurar el Progreso de la Tarea en el Panel de Tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. En cualquier vista, haz clic en la tarea que quieras actualizar.
3. Se abrirá el panel de tareas en el lado derecho.
4. Haz clic en el campo de progreso del panel.
5. Introduce el porcentaje de progreso de la tarea.
6. Haz clic fuera del campo o pulsa ENTER para guardarlo.

Fecha de inicio y fin de la tarea

Las fechas de las tareas pueden editarse en la lista de tareas o en el panel de tareas haciendo clic en los campos Inicio, Fin y Duración. Si alguna de estas propiedades cambia, el sistema recalculará los parámetros de fecha restantes y la duración de la tarea. Las fechas de inicio y fin y la duración de la tarea dependen del número de días laborables del proyecto.

• Si la fecha de finalización se fija antes, la tarea será más corta. Si la fijas más tarde, la tarea se alargará. La fecha de inicio no cambia.
• Si acortas la tarea, su fecha de finalización se adelantará. Si amplías la tarea, la fecha de finalización se moverá más tarde. La fecha de inicio no cambia.

Para más información, consulta la sección días de trabajo en el proyecto.

Editar las Fechas de Inicio y Fin de la Tarea en la Lista de Tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Ve a la vista Lista.
3. Haz clic en el campo Inicio/Fin de la lista de tareas en la fila de la tarea seleccionada.
4. Se abrirá un calendario para seleccionar la fecha.
5. Selecciona la fecha haciendo clic en el día correspondiente del calendario.

Editar la Duración de la Tarea en la Lista de Tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Ve a la vista Lista.
3. Selecciona la fila de la tarea y haz clic en el campo «Duración» de la misma.
4. Introduce cuántos días laborables tardarás en completar la tarea.
5. Haz clic fuera del campo «Duración» o pulsa ENTER para guardarlo.

Editar las Fechas de Inicio y Fin de la Tarea en el Panel de Tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Haz clic en la tarea que quieras modificar.
3. Se abrirá el panel de tareas en el lado derecho.
4. Haz clic en el campo Inicio/Fin del panel.
5. Se abrirá un calendario para seleccionar la fecha.
6. Haz clic en el día que quieras establecer como fecha de inicio/fin de la tarea.

Editar la Duración de la Tarea en el Panel de Tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Haz clic en la tarea que quieras modificar.
3. Se abrirá el panel de tareas en el lado derecho.
4. Haz clic en el campo «Duración» del panel.
5. Introduce cuántos días laborables tardarás en completar la tarea.
6. Haz clic fuera del campo «Duración» o pulsa ENTER para guardarlo.

Seleccione fácilmente fechas en el calendario de otros meses y años.

Gestionar propietarios de tareas

Se pueden asignar múltiples propietarios y departamentos a las tareas. Asignar una tarea a un usuario le permitirá editarla dentro del ámbito de que disponga. Todas las tareas asignadas a un usuario son visibles en su perfil, en la pestaña Tareas, bajo la vista Mis Tareas.

Nota sobre los Departamentos: Los campos «Propietario» y «Departamento» están lógicamente vinculados. Asignar un Propietario añade automáticamente su Departamento a la tarea. A la inversa, seleccionar primero un Departamento filtra la lista de Propietarios para mostrar a los miembros de ese equipo en la parte superior. También puedes asignar una tarea exclusivamente a un Departamento sin especificar un usuario.

Para más información, consulta la sección Mi Lista de Tareas.

Gestionar los Propietarios de Tareas en la Lista de Tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.

2. Localiza la tarea y haz clic en el campo Propietario o Departamento. (Activa la columna «Departamento» en la configuración de la vista si no está visible ).

3. Aparecerá una lista de usuarios o Departamentos.

4. Haz clic en el usuario o Departamento que quieras asignar.

5. Tras hacer clic, se asignarán a la tarea. Puedes añadir más propietarios/departamentos del mismo modo.

Gestionar los Propietarios de Tareas en el Panel de Tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Se abrirá el panel de tareas en el lado derecho.
3. Haz clic en el campo «Propietario» de este panel.
4. Aparecerá una lista de usuarios.
5. Seleccione el usuario que desea asignar.
6. Tras hacer clic, serán asignados a la tarea y aparecerán como propietarios. Puedes añadir más propietarios de esta forma.

Tareas de Clonación

Clonar tareas te permite acelerar la creación del calendario del proyecto. Al clonar una tarea se creará una segunda tarea con los mismos datos. De esta forma, si van a aparecer varias tareas similares en el calendario, sólo tienes que añadir una, clonarla y cambiar sólo los atributos seleccionados que diferencian las tareas clonadas de la original.

Al clonar una tarea, se clonan los siguientes atributos seleccionados:

• fechas de inicio/fin y duración
• progreso
• esfuerzo (trabajo)
• propietarios
• relaciones con otras tareas
• descripción
• archivos adjuntos

No se clonan los siguientes:

• vínculos con gastos e ingresos
• vínculos con los riesgos
• enlaces a productos
• tiempo de trabajo registrado
• comentarios
• historial de tareas

Clonar una Tarea en la Lista de Tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma del proyecto.
2. Pase el ratón sobre la tarea que desea clonar.
3. Pulsa los tres puntos junto al nombre de la tarea.
4. En el menú, selecciona la opción «Clonar tarea».
5. Aparecerá una nueva tarea llamada «Tarea original – copia» debajo de la tarea original.

Clonar una Tarea en el Panel de Tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Selecciona y haz clic en el nombre de la tarea que quieres clonar.
3. Se abrirá el panel de tareas en el lado derecho.
4. Haz clic en el símbolo de tres puntos situado en la esquina superior derecha de este panel.
5. Aparecerá un menú con la opción Clonar.
6. Haz clic en la opción Clonar.
7. Aparecerá una nueva tarea, con el mismo nombre que la original y el sufijo «- Copiar», debajo de la tarea original en la lista.

Dependencias de tareas

Abrir la ventana de edición de relaciones desde la lista de tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Pasa el ratón por encima de la tarea a la que quieras añadir una dependencia.
3. Aparecerá un símbolo de tres puntos después del nombre de la tarea.
4. Haz clic en el símbolo de tres puntos que aparece.
5. Aparecerá un menú con opciones.
6. En el menú, selecciona «Añadir dependencia».

Abrir la ventana de edición de relaciones desde el panel de tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Haz clic en el nombre de la tarea que quieres vincular.
3. En el panel de tareas abierto, haz clic en el símbolo de los tres puntos de la esquina superior derecha.
4. Aparecerá un menú con opciones.
5. En el menú, selecciona la opción «Añadir dependencia».

Añadir una dependencia a una tarea del mismo proyecto

1. Tras hacer clic en el botón Añadir dependencia, se abrirá una ventana para seleccionar el origen del elemento de programación con el que se va a crear la dependencia.
2. Selecciona la opción «Seleccionar elemento de este proyecto».
3. Pulsa el botón «Siguiente».
   
4. Haz clic en el campo «De».
5. En la nueva ventana, selecciona el elemento de programación para crear la dependencia.
   
6. Haga clic en «Confirmar».
   Nota: Sólo puede seleccionar un elemento de la programación a la vez. Para crear una relación con otros elementos, repita el proceso.
7. Haz clic en «Confirmar».
   Nota: Sólo se puede seleccionar un elemento de programación a la vez. Para crear una relación con otros elementos, repite este proceso.
8. En el campo «Tipo de relación», selecciona el tipo de relación.
9. Opcionalmente, marca la opción «Retraso fijo» y especifica el número de días.
10. Haz clic en «Guardar». La nueva relación aparece en la sección «Depende de» del panel de tareas. Si se trata de una relación dura, aparecerán dos anillos entrelazados junto a ella. En la pestaña de programación, las tareas con relaciones se marcan con un símbolo junto a la fecha de inicio o fin. En la tarea que afecta a esta tarea, se mostrará información análoga en la sección «Afecta».

Añadir una Dependencia a una Tarea en Proyectos Diferentes

1. Tras hacer clic en el botón Añadir dependencia, se abrirá una ventana para seleccionar el origen del elemento de programación con el que se va a crear la dependencia.

1. Selecciona la opción «Seleccionar elemento de otro proyecto».
2. Pulsa el botón «Siguiente».
3. Se abrirá la ventana Editar dependencia.
   
4. Selecciona el proyecto y el elemento de programación con los que quieres crear la relación.
   
5. Haz clic en «Confirmar».Nota: Sólo se puede seleccionar un elemento del Cronograma cada vez. Para crear una relación con otros elementos, repite este proceso.
6. En el campo «Tipo de relación», selecciona el tipo de relación.
7. Haz clic en «Guardar». La nueva relación aparece en la sección «Depende de» del panel de tareas. Si se trata de una relación dura, aparecerán dos anillos entrelazados junto a ella. En la pestaña de programación, las tareas con relaciones se marcan con un símbolo junto a la fecha de inicio o fin. En la tarea que afecta a esta tarea, se mostrará información análoga en la sección «Afecta».

Cambiar el tipo de elemento

Cambiar el tipo de elemento en la lista de tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Pasa el ratón por encima de la tarea/hito que quieras cambiar.
3. Aparecerá un símbolo de tres puntos junto al nombre.
4. Haz clic en el símbolo de los tres puntos.
5. Aparecerá una lista con opciones para elegir.
6. Selecciona «Transformar en tarea» o «Transformar en hito» en el menú.
7. El tipo y el icono del elemento de programación cambiarán.

Cambiar el tipo de elemento desde el panel de tareas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Haz clic en el nombre de la tarea/hito que quieras modificar.
3. Aparecerá el panel del elemento seleccionado.
4. En el panel abierto, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha.
5. Selecciona «Transformar en tarea» o «Transformar en hito» en el menú.
6. El tipo y el icono del elemento de programación cambiarán.

Tareas Adjuntas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Haz clic en el nombre de la tarea/hito al que quieres añadir un adjunto.
3. Aparecerá el panel del elemento seleccionado.
4. Pulsa el símbolo del clip en la esquina superior derecha del panel.
5. Aparecerá una lista de opciones.
6. Selecciona «Archivos» para adjuntar un archivo o «Enlace» para adjuntar un enlace.
   

Adjuntar como archivo:

1. Selecciona y confirma el archivo elegido.
2. El archivo aparecerá en el panel de tareas y podrás descargarlo o eliminarlo.

Adjuntar como enlace:

1. Introduce la URL y el nombre del enlace.
2. Haz clic en «Añadir».
3. El enlace aparecerá en el panel de tareas y podrás abrirlo o eliminarlo.

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Hitos

Un hito es un acontecimiento crítico del proyecto que ayuda a seguir el progreso y a evaluar la eficacia de las acciones. Se asocia a resultados específicos, como la finalización de una fase del proyecto o la entrega de un componente clave. En el sistema FlexiProject, un hito se simboliza con un icono cuadrado girado. Un hito alcanzado se marca como un cuadrado relleno. A diferencia de las tareas, los hitos sólo tienen una fecha de finalización, sólo pueden completarse o no completarse (0% o 100% de progreso), y no tienen la capacidad de asignar esfuerzo (trabajo).

Añadir un hito

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Ve a la vista Lista o Gantt .
3. Haz clic en la flecha situada junto a la opción «Nueva tarea».
4. Selecciona la opción «Nuevo hito».
   
5. En la lista de tareas aparecerá un campo para introducir el nombre.
6. Introduce el nombre del hito, pulsa «Intro» o haz clic fuera del campo.
7. El nuevo hito aparecerá en la columna «Nombre».

Edición de Hitos

Cambiar la fecha de finalización de un hito, asignarlo a usuarios, clonarlo y adjuntar archivos se hace de la misma forma que para las tareas. Puedes encontrar una descripción detallada de estas operaciones en las secciones:

• Fecha de inicio y fin de la tarea
• Gestionar propietarios de tareas
• Tareas de Clonación
• Tareas Adjuntas
• Dependencia de tareas
• Cambiar el tipo de elemento

Averigua cómo editar la fecha: Establecer fechas de tareas
Averigua cómo asignar propietarios: Asignar tareas a los usuarios
Averigua cómo clonar elementos de planificación: Clonar tareas
Descubre cómo adjuntar archivos a las tareas: Adjuntar anexos a las tareas
Ver también Definir dependencias de un elemento de programación
Ver también Cambiar el tipo de elemento del programa

Resumen Tareas y sus Propietarios

Una tarea que tiene subtareas se trata en el sistema como una Tarea Resumen. Puedes asignarle un propietario del mismo modo que a una tarea estándar, directamente en la columna «Propietario» de la planificación.

Permisos del propietario de la tarea resumen: El propietario de una tarea de resumen recibe automáticamente permisos para editar todas sus subtareas, lo que simplifica significativamente la gestión de todo el bloque de trabajo. Estos permisos son definibles en el nivel de roles y permisos del sistema.

Panel Resumen de Tareas: El panel de resumen de tareas incluye una sección de «Subtareas», que contiene una lista de todas las subtareas directas. Desde este nivel, puedes

• Examina la lista de subtareas.
• Ve a editar las subtareas individuales haciendo clic en sus nombres.
• Los administradores del proyecto pueden añadir nuevas subtareas utilizando el botón + Añadir subtarea.

Características importantes de las tareas de resumen:

• Esfuerzo: Una tarea de resumen tiene un esfuerzo independiente. Su esfuerzo se muestra en el panel de tareas. Sin embargo, la lista de planificación muestra la suma de su esfuerzo y el de sus subtareas, con el esfuerzo propio de la tarea resumen entre paréntesis.
• Completar tarea: Al completar una tarea resumen se completan automáticamente todas sus subtareas. Antes de confirmar la operación, el sistema mostrará un mensaje de confirmación con una lista de subtareas que también se cerrarán.
• Las Tareas Resumidas y sus propietarios son visibles y se incluyen en todos los módulos del sistema, como Informes, Recursos, Lista de Tareas del Usuario, o durante la importación/exportación de datos.

Fechas en una tarea de resumen

• Las fechas y la duración de la tarea principal vienen determinadas por sus subtareas.
• La fecha de inicio de la tarea padre es la fecha de inicio más temprana entre sus subtareas.
• La fecha de finalización de la tarea padre es la fecha de finalización más tardía entre sus subtareas.
• La duración de la tarea padre es el número de días laborables entre su fecha de inicio y fin.
• Sólo se puede editar la fecha de inicio de la tarea principal. Si la cambias, todas las subtareas se desplazarán el mismo número de días laborables.

Progreso y estado en una tarea de resumen

• El porcentaje de progreso de la tarea padre procede de los valores de progreso de sus subtareas. Es una media ponderada del progreso de sus subtareas, ponderada por su duración total.
• El valor de progreso de la tarea padre puede establecerse como completada o no completada.
• Si el estado de la tarea principal cambia a completada, el estado de todas sus subtareas cambiará a completada, y su progreso será del 100%.
• Si el estado de la tarea padre se cambia a no completada, el estado de todas las subtareas se cambiará a no completada, y su progreso será del 0%.
• La tarea principal se establecerá automáticamente como completada cuando todas sus subtareas estén marcadas como completadas (su progreso es del 100%).

Clonación de una tarea de resumen

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Busca la tarea resumen que quieras clonar y pasa el ratón por encima de su fila.
3. Aparecerá un símbolo de tres puntos junto al nombre.
4. Haz clic en el símbolo de los tres puntos.
5. Se desplegará un menú con opciones.
6. Señala la opción «Clonar tarea».
7. Aparecerán opciones adicionales.
8. Selecciona «Clonar tarea con subtareas».
9. Aparecerá una nueva tarea resumen, con el nombre de la tarea original y el sufijo «- Copiar», debajo de la tarea original en la lista de tareas.