Projectos

FlexiProject é uma ferramenta de gestão de projectos abrangente que te permite definir detalhes chave como nome, prazos e Orçamento. Permite-te adaptar a tua abordagem com caraterísticas adequadas tanto para Atividades simples como para iniciativas estratégicas.

Cada projeto inclui Atividades e Marcos, que descrevem os objetivos e as fases do projeto. O sistema permite-te estabelecer relações entre tarefas, atribuir Recursos, registar horas de trabalho e acompanhar o progresso. Também ajuda a gerir os Riscos do projeto e fornece ferramentas de comunicação para partilha de documentos e discussões. Além disso, o FlexiProject gera Relatórios sobre o progresso, Recursos e custos, úteis para gestores e partes interessadas.

Vista da lista de projectos

A lista principal de projectos permite-te organizar os dados por unidades de negócio utilizando Espaços de trabalho. Isto ajuda-te a manter uma estrutura clara em organizações complexas:

Coluna Espaços de trabalho: Identifica a que Espaços de trabalho pertence o projeto (visível apenas se existirem vários espaços de trabalho).
Filtragem e agrupamento: Podes filtrar ou agrupar a lista por Espaços de trabalho para separar visualmente os projectos atribuídos a diferentes áreas operacionais.

Adicionar um novo projeto em branco

A adição de um projeto novo e vazio permite-lhe criar um projeto que não contém dados. Com esta opção, é possível planear um projeto com um carácter individual. Para criar um novo projeto em branco, siga os passos abaixo:

Navega para o separador Projectos na barra de menus.
Localiza o botão Novo projeto e clica nele. Aparecerá uma lista de opções.
Na lista, seleciona a opção Em branco. Abre uma nova janela.
Na janela, introduz o nome do teu projeto e seleciona o Espaço de trabalho.

Nota: A seleção de um espaço de trabalho é obrigatória. Se estiveres atribuído a apenas um espaço de trabalho, este será selecionado por defeito.
Na página seguinte, seleccione as funcionalidades que pretende ativar para o seu projeto. Em seguida, clique no botão “Adicionar”.
As funcionalidades seleccionadas criarão um projeto novo e vazio. O projeto será aberto no separador Cronograma.

Para mais informações, consulte Funcionalidades do projeto.

Adicionar um novo projeto a partir de um modelo

Um modelo de design predefinido pode simplificar significativamente o seu trabalho se trabalhar frequentemente em projectos com tarefas semelhantes ou repetitivas. Os modelos de projeto vêm com tarefas, prazos e funcionalidades predefinidos, permitindo-lhe criar rapidamente novos projectos com base em estruturas estabelecidas.

Para criar um novo projeto a partir de um modelo, é necessário ter criado previamente pelo menos um modelo de projeto. Para mais informações, consulte Criar um modelo de projeto.

Para criar um novo projeto a partir do modelo, segue os passos abaixo:

Navega para o separador Projectos na barra de menus.
Localiza o botão Novo projeto e clica nele. Aparecerá uma lista de opções.
Na lista, seleciona a opção Do modelo. Abre uma nova janela.
Na janela, seleciona primeiro o Espaço de trabalho. Em seguida, introduz o nome do teu projeto e seleciona o modelo adequado.

Importante: Só verás os modelos que estão atribuídos ao Espaço de trabalho selecionado.

Considerar os dias úteis! Lembre-se que a data de fim/início do projeto será ajustada com base nos dias úteis que selecionar no passo seguinte.
Especifica os dias úteis selecionando os dias da semana adequados.
Se o dia estiver realçado a azul, indica que foi selecionado como dia útil.
A data de início e a data de fim do projeto serão ajustadas com base nos dias úteis escolhidos.
Na página seguinte, seleccione as funcionalidades que pretende ativar para o seu projeto. Em seguida, clica no botão Seguinte.

Para mais informações, consulte Funcionalidades do projeto.

Na página seguinte, verás uma pré-visualização do calendário do projeto apresentado num gráfico de Gantt.
Por fim, clique no botão “Adicionar”. O modelo, o nome, as datas e as funcionalidades seleccionados criarão um novo projeto. O projeto será aberto no separador Cronograma.

Importar projeto do Microsoft Project

Podes mover rapidamente o teu projeto do Microsoft Project para o FlexiProject. Poupa tempo e mantém os seus dados consistentes.

Para criar um novo projeto a partir de um ficheiro MPP:

Navega para o separador Projectos na barra de menus.
Clica no botão Novo projeto e seleciona a opção Do Microsoft Project.
Introduz o nome do projeto e seleciona o Espaço de trabalho de destino.
Anexa o ficheiro .mpp arrastando e largando ou selecionando um ficheiro do teu disco.
Clica em Seguinte para avançar para o passo Mapeamento de dados.
Mapeia as colunas: Assegura-te que as colunas do teu ficheiro MS Project (Nome, Início, Fim, Predecessores) estão corretamente mapeadas para os Atributos dos projetos FlexiProject.
Clica em Seguinte.
Seleciona as Funções que pretendes ativar para o teu projeto e clica em Adicionar.

Para mais informações, consultar: Funcionalidades do projeto.

O sistema criará um novo projeto com base no Cronograma importado. Observa que o sistema otimiza o desempenho importando exceções de calendário apenas para o período relevante (2 anos antes do início e 2 anos após o término do projeto).

O sistema criará um novo projeto com base no calendário, nome e funcionalidades importados. O projeto será aberto no separador Cronograma. Se existirem diferenças em relação ao ficheiro de origem, aparecerá um ecrã separado que destacará essas alterações.

Importar projeto do Microsoft Excel

Esta funcionalidade permite-lhe transferir rapidamente projectos de outros sistemas, exportando dados para ficheiros Excel. Se tiveres dados de projeto num ficheiro Excel, podes importá-los para o FlexiProject. Isto evita a introdução manual de dados e mantém as suas informações consistentes.

Navega para o separador Projectos na barra de menus.
Localiza o botão Novo projeto e clica nele. Aparecerá uma lista de opções.
Na lista, seleciona a opção Do Microsoft Excel. Abre uma nova janela.
Introduz o nome do projeto e seleciona o Espaço de trabalho de destino.

(Preenchido automaticamente se só tiveres acesso a um espaço de trabalho).
Anexar um ficheiro com os dados do projeto. Pode fazê-lo arrastando e largando, ou seleccionando um ficheiro do disco.
Clica no botão “Next” (Seguinte).
É apresentada uma página com os dados do ficheiro importado.
Definir os dados em cada coluna. Clica na caixa na parte superior de cada coluna e seleciona na lista pendente o tipo de dados que a coluna especificada contém.
Seleciona a opção “Ignorar” se a coluna não contiver os dados necessários ou se não pretenderes importá-la.

Se necessário, alterar o formato da data introduzida. Para o fazer, clique no ícone do calendário à direita do cabeçalho da coluna Início ou Fim para abrir uma janela para definir o formato da data.

No campo Formato da data, introduza o formato de data adequado de acordo com as instruções.
Na página seguinte, seleccione as funcionalidades que pretende ativar para o seu projeto. Em seguida, clica no botão Adicionar.

Para mais informações, consulta: Funcionalidades do projeto.

Será criado um novo projeto com base nos dados importados, nome e funcionalidades. O projeto será aberto no separador Cronograma.

Personalizar atributos do projeto

Para editar os atributos do projeto, clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Informação”.

Editar o avatar do projeto

No painel lateral das definições do projeto, localiza o avatar do projeto
Clique no símbolo do lápis no canto do avatar do projeto para abrir a janela de seleção de ficheiros.
Procura e seleciona o ficheiro de imagem que queres definir como avatar do projeto e confirma a tua seleção.
O gráfico selecionado aparecerá na secção Avatar.
As tuas alterações serão automaticamente guardadas.
O avatar do projeto será exibido ao lado do nome do projeto no topo do separador Settings/Information e onde quer que o projeto esteja visível no FlexiProject, tal como na lista de projectos, portfólio e relatórios.

Editar o nome do projeto

No painel lateral das definições do projeto, clica no campo Nome e edita o nome do projeto.
Clica fora do campo do nome. As alterações serão guardadas automaticamente.

Editar a descrição do projeto

No painel lateral das definições do projeto, clica no campo Descrição e adiciona ou edita a descrição do projeto.
Podes personalizar o estilo, adicionar anexos e gráficos à descrição.
Clica fora do campo de descrição. As alterações são guardadas automaticamente.
Depois de guardar, aparece um ícone de informação junto ao nome do projeto. Ao passar o cursor sobre ele, é apresentada a descrição do projeto.

Editar Espaços de Trabalho do Projeto

No painel lateral das definições do projeto, localiza o Espaços de trabalho campo. Este campo mostra a atribuição atual. Podes mover o projeto para outro espaço de trabalho, selecionando-o na lista (desde que tenhas acesso ao espaço de trabalho de destino).

Funcionalidades do projeto

Todos os projectos incluem um calendário, o elemento fundamental do planeamento e execução do projeto. Para além do calendário, pode utilizar várias funcionalidades no âmbito do projeto.

Painel de controlo do projeto: Apresenta um resumo do estado do projeto, incluindo o progresso, o orçamento, os Riscos, as entregas, os Recursos e o tempo de trabalho.
Orçamento: Permite o planeamento e monitorização dos custos do projeto, tais como custos de recursos, custos externos e custos indirectos.
Riscos: Identifica e gere os potenciais Riscos do projeto, tais como atrasos, problemas de qualidade, alterações de âmbito ou conflitos.
Produtos: Permite a definição e o acompanhamento dos resultados do projeto, tais como documentos, software, hardware ou serviços.
Recursos: Facilita o planeamento e a atribuição de pessoas, equipamentos e materiais às Atividades do projeto e acompanha a sua disponibilidade e carga de trabalho.
Tempo de trabalho: Regista e controla o tempo que os utilizadores gastam nas tarefas do projeto.
Pontuação: Avalia e compara projectos com base em vários critérios, como a rentabilidade, o risco ou a conformidade.
Revisões: Planeia e conduz avaliações regulares do estado do projeto, tais como revisões preliminares, intermédias e finais.
Carta do projeto: Crie e partilhe a carta do seu projeto, incluindo informações essenciais como o objetivo, o âmbito, o calendário, o orçamento, os riscos e os resultados.
Conversa: Comunica com os participantes do projeto, troca mensagens, ficheiros e ligações e cria canais de tópicos.

É possível personalizar a disponibilidade destas funcionalidades de acordo com os requisitos e necessidades do projeto, quer durante a criação do projeto, quer posteriormente. Lembre-se de que a desativação de uma funcionalidade não remove as informações associadas do sistema. Pode reactivá-los em qualquer altura. Para ajustar a disponibilidade das funcionalidades do projeto, siga estes passos:

No menu da barra de separadores, seleciona Definições / Funções. Abre-se uma janela que apresenta uma lista das funcionalidades disponíveis.
Marque ou desmarque as caixas adequadas para ativar e desativar as funcionalidades pretendidas.
Clica no botão “Guardar”.
A tua seleção ajusta a lista de separadores (funcionalidades) disponíveis no projeto.

Tem em atenção que ativar e desativar funcionalidades não elimina as informações associadas às mesmas. Por exemplo, se quiseres remover um orçamento do teu projeto, tens primeiro de remover manualmente todos os itens de orçamento e depois desativar a funcionalidade no projeto.

Clonar o projeto

A clonagem permite-lhe criar um novo projeto com base num projeto existente. O novo projeto herdará as mesmas definições, funcionalidades e tarefas que o projeto de origem. Ainda assim, não conterá dados individuais, como o plano do projeto, o orçamento, os riscos, os produtos, os recursos, o tempo de trabalho, a pontuação, as revisões, a carta do projeto ou o chat. Pode clonar um projeto em qualquer momento da sua execução se precisar de criar um projeto semelhante ou análogo.

Abre o projeto que pretendes clonar
Clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Clonar”.
Na janela que aparece, introduz um nome para o projeto clonado e clica em Clonar

O sistema criará um novo projeto baseado no projeto de origem e abrirá o separador Cronograma do projeto recém-criado.

Projectos favoritos

A adição aos favoritos permite-lhe criar uma lista personalizada de projectos em que está a participar atualmente ou que são essenciais para si por outras razões. Esta lista permite o acesso direto a um projeto, evitando a necessidade de navegar para o separador Projectos.
Podes adicionar e remover projectos dos favoritos a partir da lista de projectos ou dentro de um projeto.

Adicionar e remover um projeto dos favoritos

Para adicionar um projeto aos seus favoritos, tem duas opções:

Navega para o separador Projectos. Quando passa o cursor sobre uma linha de projeto, aparece um asterisco. Clique nele para adicionar o projeto aos seus favoritos.
Abrir o projeto selecionado. Quando se abre um projeto, aparece um asterisco junto ao seu nome. Clique no asterisco para adicionar o projeto aos seus favoritos.

Para remover um projeto dos seus favoritos, clique novamente na estrela junto ao projeto. Uma estrela vazia indica que o projeto não foi adicionado aos favoritos, enquanto uma estrela amarela significa que o projeto está nos favoritos.

Depois de adicionar o primeiro projeto aos favoritos, o separador Favoritos aparecerá no menu do separador. Pode expandir e recolher este separador utilizando a seta. O separador Favoritos permanecerá oculto se não tiver nenhum projeto favorito.

Arquivar e restaurar o projeto

Quando arquiva projectos que foram concluídos ou que não estão atualmente activos, estes ficam ocultos na lista de projectos por predefinição e os utilizadores deixam de receber notificações sobre os mesmos. Pode ver os projectos arquivados aplicando o filtro “Mostrar arquivados”. Se necessário, também é possível restaurar um projeto arquivado.

Arquivar o projeto

Abre o projeto que queres arquivar
Clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Arquivar”.
A opção Arquivar será alterada para a opção Restaurar. O sistema irá então ocultar o projeto na lista de projectos e deixar de enviar notificações sobre o mesmo aos utilizadores.
O projeto arquivado é assinalado com um ícone junto ao nome do projeto

Restaurar um projeto arquivado

Abre o projeto arquivado que queres restaurar
Clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Restaurar”.

A opção Arquivar será alterada para a opção Restaurar. O sistema mostrará então o projeto na lista de projectos. As notificações de projectos serão enviadas aos utilizadores

Eliminar o projeto

A função Eliminar permite-lhe remover permanentemente um projeto do sistema. Esta ação é irreversível e eliminará todos os itens relacionados com o projeto visíveis noutras partes do sistema, tais como itens orçamentais, cartas de projeto, riscos e resultados. Só deve eliminar um projeto quando tiver a certeza de que já não é necessário.

Abre o projeto que queres eliminar
Clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Eliminar”. Abre uma janela de confirmação
Introduz o nome do projeto e clica no botão Eliminar.
O sistema elimina definitivamente o projeto e todos os elementos relacionados.