Projekty

FlexiProject je komplexní nástroj pro správu projektů, který umožňuje definovat klíčové údaje, jako je název, termíny a Rozpočet. Umožňuje vám přizpůsobit přístup díky funkcím vhodným pro jednoduché úkoly i strategické iniciativy.

Každý projekt obsahuje úkoly a milníky, které popisují cíle a fáze projektu. Systém umožňuje vytvářet vztahy mezi úkoly, přidělovat zdroje, zaznamenávat pracovní hodiny a sledovat pokrok. Pomáhá také při řízení rizik projektu a poskytuje komunikační nástroje pro sdílení dokumentů a diskuse. FlexiProject navíc generuje zprávy o postupu, zdrojích a nákladech, které jsou užitečné pro manažery a zúčastněné strany.

Zobrazení seznamu projektů

Hlavní seznam projektů umožňuje uspořádat data podle obchodních jednotek pomocí Pracovních prostorů. To pomáhá udržovat přehlednou organizační strukturu ve složitých organizacích:

• Sloupec pracovního prostoru: (viditelné pouze v případě, že existuje více Pracovních prostorů).
• Filtrování a seskupování: Můžete filtrovat nebo seskupovat seznam podle Pracovních prostorů a vizuálně tak oddělit projekty přiřazené k různým provozním oblastem.

Přidání nového prázdného projektu

Přidání nového prázdného projektu umožňuje vytvořit projekt, který neobsahuje data. Pomocí této možnosti můžete naplánovat projekt s individuálním charakterem. Chcete-li vytvořit nový prázdný projekt, postupujte podle následujících kroků:

1. Přejděte do modulu Projekty v hlavním menu.
2. Najděte tlačítko Nový projekt a klikněte na něj. Zobrazí se seznam možností.
3. V seznamu vyberte možnost Prázdný. Otevře se nové okno.
   

4. V okně zadejte název projektu a vyberte Pracovní prostory.

   Poznámka: Výběr pracovního prostoru je povinný. Pokud jste přiřazeni pouze k jednomu Pracovnímu prostoru, bude vybrán jako výchozí.

   

5. Na další stránce vyberte funkce, které chcete pro svůj projekt aktivovat. Poté klikněte na tlačítko „Přidat“.
   
6. Vybrané funkce vytvoří nový prázdný projekt. Projekt se otevře na kartě Harmonogram.
   

   Další informace naleznete v části Funkce projektu.

Přidání nového projektu ze šablony

Předpřipravená šablona návrhu může výrazně zefektivnit vaši práci, pokud často pracujete na projektech s podobnými nebo opakujícími se úkoly. Šablony projektů obsahují předdefinované úkoly, termíny a funkce, takže můžete rychle vytvářet nové projekty na základě zavedených struktur.

Chcete-li vytvořit nový projekt ze šablony, musíte předtím vytvořit alespoň jednu šablonu projektu. Další informace naleznete v části Vytvoření šablony projektu.

Chcete-li vytvořit nový projekt zešablony, postupujte podle následujících kroků:

1. Přejděte do modulu Projekty v hlavním menu.
2. Najděte tlačítko Nový projekt a klikněte na něj. Zobrazí se seznam možností.
3. V seznamu vyberte možnost Ze šablony. Otevře se nové okno.
   

4. V okně nejprve vyberte Pracovní prostory. Poté zadejte název projektu a vyberte správnou šablonu.

   Důležité: Zobrazí se pouze šablony přiřazené k vybranému Pracovnímu prostoru.

   

   Zvažte pracovní dny! Nezapomeňte, že datum ukončení/zahájení projektu bude upraveno na základě pracovních dnů, které vyberete v dalším kroku.

5. Zadejte pracovní dny výběrem vhodných dnů v týdnu.
   Pokud je den zvýrazněn modře, znamená to, že byl vybrán jako pracovní den.
   Datum zahájení a ukončení projektu bude upraveno na základě vybraných pracovních dnů.
   
6. Na další stránce vyberte funkce, které chcete pro svůj projekt aktivovat. Poté klikněte na tlačítko Další.
   

   Další informace naleznete v části Funkce projektu.

   Na další stránce uvidíte náhled harmonogramu projektu zobrazený v Ganttově diagramu.

7. Nakonec klikněte na tlačítko „Přidat“. Vybraná šablona, název, data a funkce vytvoří nový projekt. Projekt se otevře na kartě Harmonogram.

Import projektu z aplikace Microsoft Project

Projekt můžete rychle přesunout z aplikace Microsoft Project do FlexiProject. Šetří čas a udržuje konzistentní data.

Vytvoření nového projektu ze souboru MPP:

1. Přejděte do modulu Projekty v hlavním menu.
2. Klikněte na tlačítko Nový projekt a vyberte možnost Z projektu Microsoft.
3. Zadejte název projektu a vyberte cílový Pracovní prostor.
4. Soubor .mpp připojíte přetažením nebo výběrem souboru z disku.
5. Kliknutím na tlačítko Další př ejděte ke kroku Mapování dat.
6. Zmapujte sloupce: Zkontrolujte, zda jsou sloupce ze souboru MS Project (Název, Začátek, Konec, Předchůdci) správně namapovány na Atributy projektů FlexiProject.
7. Klikněte na tlačítko Další.
8. Vyberte funkce, které chcete pro svůj projekt aktivovat, a klikněte na tlačítko Přidat.

Další informace naleznete na: Funkce projektu.

Systém vytvoří nový projekt na základě importovaného harmonogramu. Všimněte si, že systém optimalizuje výkon tím, že importuje kalendářní výjimky pouze pro příslušné období (2 roky před zahájením a 2 roky po ukončení projektu).

Systém vytvoří nový projekt na základě importovaného plánu, názvu a funkcí. Projekt se otevře na kartě Harmonogram. Pokud existují nějaké rozdíly oproti zdrojovému souboru, zobrazí se samostatná obrazovka a tyto změny se zvýrazní.

Import projektu z aplikace Microsoft Excel

Tato funkce umožňuje rychlý přesun projektů z jiných systémů pomocí exportu dat do souborů aplikace Excel. Pokud máte data projektu v souboru Excel, můžete je importovat do aplikace FlexiProject. Tím se vyhnete ručnímu zadávání údajů a zachováte konzistentní informace.

1. Přejděte do modulu Projekty v hlavním menu.
2. Najděte tlačítko Nový projekt a klikněte na něj. Zobrazí se seznam možností.
   
3. V seznamu vyberte možnost Z aplikace Microsoft Excel. Otevře se nové okno.
   

4. Zadejte název projektu a vyberte cílový Pracovní prostor.

   (Automaticky vyplněno, pokud máte přístup pouze k jednomu Pracovnímu prostoru).

5. Připojte soubor s daty projektu. To můžete provést přetažením nebo výběrem souboru z disku.
6. Klikněte na tlačítko „Další“.
   Zobrazí se stránka s daty z importovaného souboru.
7. Definujte údaje v jednotlivých sloupcích. Klikněte na políčko v horní části každého sloupce a vyberte z rozevíracího seznamu typ dat, který zadaný sloupec obsahuje.
   Pokud sloupec neobsahuje potřebná data nebo je nechcete importovat, vyberte možnost „Přeskočit“.
   
   V případě potřeby změňte formát zadaného data. Kliknutím na ikonu kalendáře vpravo od záhlaví sloupce Začátek nebo Konec otevřete okno pro zadání formátu data.
   
   Do pole Formát data zadejte příslušný formát data podle pokynů.
   
8. Na další stránce vyberte funkce, které chcete pro svůj projekt aktivovat. Poté klikněte na tlačítko Přidat.
   

   Další informace naleznete na:

   
   Na základě importovaných dat, názvu a funkcí se vytvoří nový projekt. Projekt se otevře na kartě Harmonogram.

Přizpůsobení atributů projektu

Chcete-li upravit atributy projektu, klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Informace“.

Upravit avatar projektu

1. V postranním panelu nastavení projektu vyhledejte avatar projektu.
2. Kliknutím na symbol tužky v rohu avatara projektu otevřete okno pro výběr souborů.
3. Vyhledejte a vyberte soubor s obrázkem, který chcete nastavit jako avatar projektu, a potvrďte výběr.
   Vybraná grafika se zobrazí v části Avatar.
4. Vaše změny se automaticky uloží.
   Avatar projektu se zobrazí vedle názvu projektu v horní části karty Nastavení/Informace a všude tam, kde je projekt ve FlexiProject viditelný, například v seznamu projektů, portfoliu a přehledech.

Upravit název projektu

1. V postranním panelu nastavení projektu klikněte na pole Název a upravte název projektu.
2. Klikněte mimo pole s názvem. Změny se automaticky uloží.

Upravit popis projektu

1. V postranním panelu nastavení projektu klikněte na pole Popis a přidejte nebo upravte popis projektu.
2. Můžete si přizpůsobit styl, přidat přílohy a grafiku do popisu.
3. Klikněte mimo pole popisu. Změny se automaticky uloží.
   Po uložení se vedle názvu projektu zobrazí informační ikona. Po najetí na něj se zobrazí popis projektu.

Upravit pracovní prostor projektu

V postranním panelu nastavení projektu vyhledejte položku Pracovní prostory pole. Toto pole zobrazuje aktuální přiřazení. Projekt můžete přesunout do jiného pracovního prostoru výběrem ze seznamu (za předpokladu, že máte přístup k cílovému pracovnímu prostoru).

Funkce projektu

Každý projekt obsahuje harmonogram, který je základním prvkem plánování a realizace projektu. Kromě harmonogramu můžete v rámci projektu využívat různé funkce.

• Řídicí panel projektu: Zobrazení přehledu o stavu projektu, včetně postupu, rozpočtu, rizik, výsledků, zdrojů a pracovní doby.
• Rozpočet: Umožňuje plánovat a sledovat náklady na projekt, jako jsou náklady na zdroje, externí náklady a nepřímé náklady.
• Rizika: Identifikace a řízení potenciálních rizik projektu, jako jsou zpoždění, problémy s kvalitou, změny rozsahu nebo konflikty.
• Produkty: Umožňují definovat a sledovat výstupy projektu, jako jsou dokumenty, software, hardware nebo služby.
• Zdroje: Usnadňuje plánování a přidělování lidí, vybavení a materiálů k projektovým úkolům a sledování jejich dostupnosti a pracovního zatížení.
• Pracovní doba: Záznam a kontrola času, který uživatelé stráví na projektových úkolech.
• Bodování: Hodnotí a porovnává projekty na základě různých kritérií, jako je ziskovost, rizika nebo soulad s předpisy.
• Přehledy: Plánuje a provádí pravidelné hodnocení stavu projektu, například předběžné, průběžné a závěrečné přehledy.
• Charta projektu: Vytvořte a sdílejte chartu projektu, včetně důležitých informací, jako je účel, rozsah, harmonogram, rozpočet, rizika a výsledky.
• Chat: Komunikujte s účastníky projektu, vyměňujte si zprávy, soubory a odkazy a vytvářejte tematické kanály.

Dostupnost těchto funkcí můžete přizpůsobit požadavkům a potřebám projektu, a to buď při jeho vytváření, nebo kdykoli později. Nezapomeňte, že vypnutím funkce neodstraníte související informace ze systému. Můžete je kdykoli znovu aktivovat. Chcete-li upravit dostupnost funkcí projektu, postupujte podle následujících kroků:

1. V nabídce na pásu karet vyberte možnost Nastavení / Funkce. Otevře se okno se seznamem dostupných funkcí.
2. Zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí příslušných políček zapnete nebo vypnete požadované funkce.
   
3. Klikněte na tlačítko „Uložit“.
   Váš výběr upraví seznam dostupných karet (funkcí) v projektu.

Vezměte prosím na vědomí, že povolením nebo zakázáním funkcí nedojde k odstranění informací, které jsou s nimi spojeny. Pokud [PŘÍKLAD] chcete z projektu odebrat rozpočet, musíte nejprve ručně odebrat všechny položky rozpočtu a poté tuto funkci v projektu zakázat.

Klonování projektu

Klonování umožňuje vytvořit nový projekt na základě stávajícího. Nový projekt zdědí stejná nastavení, funkce a úkoly jako zdrojový projekt. Přesto nebude obsahovat jednotlivé údaje, jako je plán projektu, rozpočet, rizika, produkty, zdroje, pracovní doba, bodové hodnocení, recenze, projektová charta nebo chat. Pokud potřebujete vytvořit podobný nebo analogický projekt, můžete jej kdykoli během jeho provádění naklonovat.

1. Otevřete projekt, který chcete klonovat
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Klonovat“.
   
3. V zobrazeném okně zadejte název klonovaného projektu a klikněte na tlačítko Klonovat
   
   . Systém vytvoří nový projekt na základě zdrojového projektu a otevře kartu Harmonogram nově vytvořeného projektu.

Oblíbené projekty

Přidání do oblíbených položek vám umožní vytvořit si osobní seznam projektů, kterých se právě účastníte nebo které jsou pro vás zásadní z jiných důvodů. Tento seznam umožňuje přímý přístup k projektu, čímž se obejde nutnost přejít na kartu Projekty.
Projekty můžete přidávat a odebírat z oblíbených položek ze seznamu projektů nebo v rámci projektu.

Přidání a odebrání projektu z oblíbených položek

Chcete-li přidat projekt do oblíbených, máte dvě možnosti:

• Přejděte na kartu Projekty. Po najetí na řádek projektu se zobrazí hvězdička. Kliknutím na něj přidáte projekt mezi oblíbené.
• Otevřete vybraný projekt. Po otevření projektu se vedle jeho názvu zobrazí hvězdička. Kliknutím na hvězdičku přidáte projekt mezi oblíbené.

Chcete-li projekt z oblíbených odstranit, klikněte znovu na hvězdičku vedle projektu. Prázdná hvězdička znamená, že projekt není přidán do oblíbených, zatímco žlutá hvězdička znamená, že projekt je v oblíbených.

Po přidání prvního projektu do oblíbených se v nabídce karet objeví karta Oblíbené. Tuto kartu můžete rozbalit a sbalit pomocí šipky. Pokud nemáte žádné oblíbené projekty, karta Oblíbené zůstane skrytá.

Archivace a obnovení projektu

Pokud archivujete projekty, které byly dokončeny nebo nejsou v současné době aktivní, ve výchozím nastavení se v seznamu projektů skryjí a uživatelé o nich přestanou dostávat oznámení. Archivované projekty můžete zobrazit pomocí filtru „Zobrazit archivované“. V případě potřeby můžete také obnovit archivovaný projekt.

Archivace projektu

1. Otevřete projekt, který chcete archivovat
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Archivovat“.
   Možnost Archivovat se změní na možnost Obnovit. Systém poté projekt skryje v seznamu projektů a přestane o něm uživatelům zasílat oznámení.
   Archivovaný projekt je označen ikonou vedle názvu projektu.
   

Obnovení archivovaného projektu

1. Otevřete archivovaný projekt, který chcete obnovit
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Obnovit“.
   
   Možnost Archivovat se změní na možnost Obnovit. Systém poté zobrazí projekt v seznamu projektů. Uživatelům budou zasílána oznámení o projektu

Odstranění projektu

Funkce Odstranit umožňuje trvale odstranit projekt ze systému. Tato akce je nevratná a odstraní všechny položky související s projektem, které jsou viditelné jinde v systému, jako jsou položky rozpočtu, karty projektů, rizika a výstupy. Projekt byste měli odstranit pouze tehdy, když jste si jisti, že již není potřeba.

1. Otevřete projekt, který chcete odstranit
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Odstranit“. Otevře se potvrzovací okno
3. Zadejte název projektu a klikněte na tlačítko Odstranit.
   Systém trvale odstraní projekt a všechny související prvky.