Progetti

FlexiProject è uno strumento completo per la gestione dei progetti che ti permette di definire dettagli chiave come nome, scadenze e budget. Ti permette di personalizzare il tuo approccio con funzioni adatte sia a semplici attività che a iniziative strategiche.

Ogni progetto comprende attività e Pietre miliari, che delineano gli obiettivi e le fasi del progetto. Il sistema consente di stabilire relazioni tra le attività, assegnare le risorse, registrare le ore di lavoro e monitorare i progressi. Aiuta anche a gestire i rischi del progetto e fornisce strumenti di comunicazione per la condivisione di documenti e discussioni. Inoltre, FlexiProject genera Rapporti sui progressi, sulle risorse e sui costi, utili per i manager e gli stakeholder.

Vista dell’elenco dei progetti

L’elenco principale dei progetti ti permette di organizzare i dati per unità aziendali utilizzando gli Spazi di lavoro. Questo aiuta a mantenere una struttura chiara in organizzazioni complesse:

Colonna Spazi di lavoro: Identifica lo Spazi di lavoro a cui appartiene il progetto (visibile solo se esistono più spazi di lavoro).
Filtro e raggruppamento: Puoi filtrare o raggruppare l’elenco per Spazi di lavoro per separare visivamente i progetti assegnati a diverse aree operative.

Aggiungere un nuovo progetto vuoto

L’aggiunta di un nuovo progetto vuoto consente di creare un progetto che non contiene dati. Con questa opzione è possibile pianificare un progetto con un carattere individuale. Per creare un nuovo progetto vuoto, seguite la procedura seguente:

Vai alla scheda Progetti nella barra dei menu.
Individua il pulsante Nuovo progetto e cliccalo. Verrà visualizzato un elenco di opzioni.
Dall’elenco, seleziona l’opzione Vuoto. Si aprirà una nuova finestra.
Nella finestra, inserisci il nome del tuo progetto e seleziona lo Spazi di lavoro.

Nota: la selezione di un’area di lavoro è obbligatoria. Se sei assegnato a un solo spazio di lavoro, questo sarà selezionato per impostazione predefinita.
Nella pagina successiva, selezionare le funzionalità che si desidera attivare per il progetto. Quindi fare clic sul pulsante “Aggiungi”.
Le funzionalità selezionate creeranno un nuovo progetto vuoto. Il progetto si aprirà nella scheda Cronoprogramma.

Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Funzionalità del progetto.

Aggiungere un nuovo progetto da un modello

Un modello di design preconfezionato può semplificare notevolmente il vostro lavoro se lavorate spesso a progetti con compiti simili o ripetitivi. I modelli di progetto sono dotati di attività, scadenze e funzionalità predefinite, che consentono di creare rapidamente nuovi progetti sulla base di strutture stabilite.

Per creare un nuovo progetto da un modello, è necessario aver creato in precedenza almeno un modello di progetto. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Creare un modello di progetto.

Per creare un nuovo progetto datemplate, segui i passi seguenti:

Vai alla scheda Progetti nella barra dei menu.
Individua il pulsante Nuovo progetto e cliccalo. Verrà visualizzato un elenco di opzioni.
Dall’elenco, seleziona l’opzione Da modello. Si aprirà una nuova finestra.
Nella finestra, seleziona prima lo Spazi di lavoro. Poi inserisci il nome del tuo progetto e seleziona il modello appropriato.

Importante: vedrai solo i modelli assegnati allo Spazi di lavoro selezionato.

Considerate i giorni lavorativi! Ricordate che la data di fine/inizio del progetto sarà modificata in base ai giorni lavorativi selezionati nel passaggio successivo.
Specifica i giorni lavorativi selezionando i giorni della settimana appropriati.
Se il giorno è evidenziato in blu, significa che è stato selezionato come giorno lavorativo.
La data di inizio e la data di fine del progetto saranno modificate in base ai giorni lavorativi scelti.
Nella pagina successiva, selezionare le funzionalità che si desidera attivare per il progetto. Poi clicca sul pulsante Avanti.

Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Funzionalità del progetto.

Nella pagina successiva, vedrai un’anteprima del programma del progetto visualizzato su un diagramma di Gantt.
Infine, fare clic sul pulsante “Aggiungi”. Il modello, il nome, le date e le funzionalità selezionate creeranno un nuovo progetto. Il progetto si aprirà nella scheda Cronoprogramma.

Importa un progetto da Microsoft Project

Puoi spostare rapidamente il tuo progetto da Microsoft Project a FlexiProject. Si risparmia tempo e si mantiene la coerenza dei dati.

Per creare un nuovo progetto da un file MPP:

Vai alla scheda Progetti nella barra dei menu.
Clicca sul pulsante Nuovo progetto e seleziona l’opzione Da Microsoft Project.
Inserisci il nome del progetto e seleziona lo Spazi di lavoro di destinazione.
Allega il file .mpp trascinandolo o selezionandolo dal disco.
Clicca su Avanti per passare alla fase di Mappatura dei dati.
Mappare le colonne: Assicurati che le colonne del tuo file MS Project (Nome, Inizio, Fine, Predecessori) siano mappate correttamente negli Attributi dei progetti.
Clicca su Avanti.
Seleziona le Funzioni che vuoi attivare per il tuo progetto e clicca su Aggiungi.

Per ulteriori informazioni, consultare: Funzionalità del progetto.

Il sistema creerà un nuovo progetto basato sul Cronoprogramma importato. Nota che il sistema ottimizza le prestazioni importando le eccezioni di calendario solo per il periodo pertinente (2 anni prima dell’inizio e 2 anni dopo la fine del progetto).

Il sistema creerà un nuovo progetto in base alla pianificazione, al nome e alle funzionalità importate. Il progetto si aprirà nella scheda Cronoprogramma. Se ci sono differenze rispetto al file di origine, viene visualizzata una schermata separata che evidenzia le modifiche.

Importa un progetto da Microsoft Excel

Questa funzione consente di spostare rapidamente i progetti da altri sistemi esportando i dati in file Excel. Se hai i dati del progetto in un file Excel, puoi importarli in FlexiProject. In questo modo si evita l’inserimento manuale dei dati e si mantiene la coerenza delle informazioni.

Vai alla scheda Progetti nella barra dei menu.
Individua il pulsante Nuovo progetto e cliccalo. Verrà visualizzato un elenco di opzioni.
Dall’elenco, seleziona l’opzione Da Microsoft Excel. Si aprirà una nuova finestra.
Inserisci il nome del progetto e seleziona lo Spazi di lavoro di destinazione.

(riempito automaticamente se hai accesso a un solo spazio di lavoro).
Allegare un file contenente i dati del progetto. È possibile farlo trascinando e rilasciando o selezionando un file dal disco.
Clicca sul pulsante “Avanti”.
Verrà visualizzata una pagina con i dati del file importato.
Definire i dati di ciascuna colonna. Clicca sulla casella in cima a ogni colonna e seleziona dall’elenco a discesa il tipo di dati che contiene la colonna specificata.
Seleziona l’opzione “Salta” se la colonna non contiene dati necessari o se non vuoi importarla.

Se necessario, modificare il formato della data inserita. A tale scopo, fare clic sull’icona del calendario a destra dell’intestazione della colonna Inizio o Fine per aprire una finestra per la definizione del formato della data.

Nel campo Formato data, inserire il formato di data appropriato secondo le istruzioni.
Nella pagina successiva, selezionare le funzionalità che si desidera attivare per il progetto. Poi clicca sul pulsante Aggiungi.

Per maggiori informazioni consulta: Funzionalità del progetto.

Verrà creato un nuovo progetto in base ai dati importati, al nome e alle funzionalità. Il progetto si aprirà nella scheda Cronoprogramma.

Personalizzare gli attributi del progetto

Per modificare gli attributi del progetto, clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Informazioni”.

Modifica l’avatar del progetto

Nel pannello laterale delle impostazioni del progetto, individua l’avatar del progetto.
Fare clic sul simbolo della matita nell’angolo dell’avatar del progetto per aprire la finestra di selezione dei file.
Cerca e seleziona il file immagine che vuoi impostare come avatar del progetto, quindi conferma la selezione.
La grafica selezionata apparirà nella sezione Avatar.
Le modifiche verranno salvate automaticamente.
L’avatar del progetto verrà visualizzato accanto al nome del progetto nella parte superiore della scheda Impostazioni/Informazioni e ovunque il progetto sia visibile in FlexiProject, ad esempio nell’elenco dei progetti, nel portfolio e nei report.

Modifica del nome del progetto

Nel pannello laterale delle impostazioni del progetto clicca sul campo Nome e modifica il nome del progetto.
Clicca fuori dal campo del nome. Le modifiche verranno salvate automaticamente.

Modifica della descrizione del progetto

Nel pannello laterale delle impostazioni del progetto clicca sul campo Descrizione e aggiungi o modifica la descrizione del progetto.
Puoi personalizzare lo stile, aggiungere allegati e grafici alla descrizione.
Clicca fuori dal campo della descrizione. Le modifiche verranno salvate automaticamente.
Dopo il salvataggio, accanto al nome del progetto apparirà un’icona informativa. Se ci si passa sopra, viene visualizzata la descrizione del progetto.

Modifica lo Spazi di lavoro del progetto

Nel pannello laterale delle impostazioni del progetto, individua la voce Spazi di lavoro campo. Questo campo mostra l’assegnazione corrente. Puoi spostare il progetto in un altro spazio di lavoro selezionandolo dall’elenco (a condizione che tu abbia accesso allo spazio di lavoro di destinazione).

Funzionalità del progetto

Ogni progetto prevede una scaletta, elemento fondamentale della pianificazione e dell’esecuzione del progetto. Oltre alla pianificazione, è possibile utilizzare diverse funzionalità all’interno del progetto.

Dashboard del progetto: Visualizza un riepilogo dello stato del progetto, compresi i progressi, il budget, i rischi, le consegne, le risorse e il tempo di lavoro.
Budget: Consente di pianificare e monitorare i costi del progetto, come i costi delle risorse, i costi esterni e i costi indiretti.
Rischi: Identificare e gestire i potenziali rischi del progetto, come ritardi, problemi di qualità, modifiche dell’ambito o conflitti.
Prodotti: Consentono di definire e tracciare i prodotti del progetto, come documenti, software, hardware o servizi.
Risorse: Facilita la pianificazione e l’assegnazione di persone, attrezzature e materiali alle attività del progetto, monitorandone la disponibilità e il carico di lavoro.
Tempo di lavoro: Registra e controlla il tempo che gli utenti dedicano alle attività del progetto.
Punteggio: Valuta e confronta i progetti in base a vari criteri, come la redditività, il rischio o la conformità.
Revisioni: Pianifica e conduce valutazioni periodiche dello stato del progetto, come le revisioni preliminari, intermedie e finali.
Carta del progetto: create e condividete la carta del vostro progetto, includendo informazioni critiche come lo scopo, l’ambito, il calendario, il budget, i rischi e i risultati.
Chat: Comunica con i partecipanti al progetto, scambia messaggi, file e link e crea canali tematici.

È possibile personalizzare la disponibilità di queste funzionalità in base ai requisiti e alle esigenze del progetto, sia durante la creazione del progetto che in qualsiasi momento successivo. Ricordate che la disattivazione di una funzione non elimina le informazioni associate dal sistema. È possibile riattivarli in qualsiasi momento. Per regolare la disponibilità delle funzionalità del progetto, procedere come segue:

Dal menu della barra delle schede, seleziona Impostazioni / Funzioni. Si aprirà una finestra con l’elenco delle funzionalità disponibili.
Selezionare o deselezionare le caselle appropriate per attivare o disattivare le funzionalità desiderate.
Clicca sul pulsante “Salva”.
La tua selezione modificherà l’elenco delle schede (funzionalità) disponibili nel progetto.

Tieni presente che l’attivazione e la disattivazione delle funzioni non comporta la cancellazione delle informazioni ad esse associate. Ad esempio, se vuoi rimuovere un budget dal tuo progetto, devi prima rimuovere manualmente tutte le voci di budget e poi disabilitare la funzione nel progetto.

Clonare il progetto

La clonazione consente di creare un nuovo progetto basato su uno esistente. Il nuovo progetto erediterà le stesse impostazioni, funzionalità e attività del progetto di partenza. Tuttavia, non conterrà dati individuali come il piano di progetto, il budget, i rischi, i prodotti, le risorse, il tempo di lavoro, il punteggio, le revisioni, la carta del progetto o la chat. È possibile clonare un progetto in qualsiasi momento della sua esecuzione, se è necessario creare un progetto simile o analogo.

Apri il progetto che vuoi clonare
Clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Clona”.
Nella finestra che appare, inserisci un nome per il progetto clonato e clicca su Clona

Il sistema creerà un nuovo progetto basato sul progetto sorgente e aprirà la scheda Cronoprogramma del nuovo progetto creato.

Progetti preferiti

L’aggiunta ai preferiti vi permette di creare un elenco personalizzato di progetti a cui state partecipando o che sono essenziali per voi per altri motivi. Questo elenco permette di accedere direttamente a un progetto, evitando di navigare nella scheda Progetti.
Puoi aggiungere e rimuovere progetti dai preferiti dall’elenco dei progetti o all’interno di un progetto.

Aggiungere e rimuovere un progetto dai preferiti

Per aggiungere un progetto ai preferiti, avete due opzioni:

Vai alla scheda Progetti. Quando si passa il mouse su una linea di progetto, appare un asterisco. Fare clic su di esso per aggiungere il progetto ai preferiti.
Aprire il progetto selezionato. Quando si apre un progetto, accanto al suo nome compare un asterisco. Fare clic sull’asterisco per aggiungere il progetto ai preferiti.

Per rimuovere un progetto dai preferiti, fare nuovamente clic sulla stella accanto al progetto. Una stella vuota indica che il progetto non è stato aggiunto ai preferiti, mentre una stella gialla indica che il progetto è nei preferiti.

Dopo aver aggiunto il primo progetto ai preferiti, nel menu delle schede appare la scheda Preferiti. È possibile espandere e chiudere questa scheda utilizzando la freccia. La scheda Preferiti rimane nascosta se non si hanno progetti preferiti.

Archiviare e ripristinare il progetto

Quando si archiviano i progetti completati o non più attivi, questi vengono nascosti nell’elenco dei progetti per impostazione predefinita e gli utenti non ricevono più le relative notifiche. È possibile visualizzare i progetti archiviati applicando il filtro “Mostra archiviati”. Se necessario, è anche possibile ripristinare un progetto archiviato.

Archiviazione del progetto

Apri il progetto che vuoi archiviare
Clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Archivia”.
L’opzione Archivia cambierà in un’opzione Ripristina. Il sistema nasconde il progetto nell’elenco dei progetti e smette di inviare notifiche agli utenti.
Il progetto archiviato è contrassegnato da un’icona accanto al nome del progetto.

Ripristino di un progetto archiviato

Apri il progetto archiviato che vuoi ripristinare
Clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Ripristina”.

L’opzione Archivia cambierà in un’opzione Ripristina. Il sistema mostrerà quindi il progetto nell’elenco dei progetti. Le notifiche del progetto saranno inviate agli utenti

Eliminare il progetto

La funzione Elimina consente di rimuovere definitivamente un progetto dal sistema. Questa azione è irreversibile ed eliminerà tutte le voci relative al progetto visibili altrove nel sistema, come le voci di budget, le carte di progetto, i rischi e i deliverable. Si dovrebbe eliminare un progetto solo quando si è certi che non è più necessario.

Apri il progetto che vuoi eliminare
Clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Elimina”. Si aprirà una finestra di conferma
Inserisci il nome del progetto e clicca sul pulsante Elimina.
Il sistema rimuoverà definitivamente il progetto e tutti gli elementi correlati.