Projekty

FlexiProject to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala zdefiniować kluczowe szczegóły, takie jak nazwa, terminy i budżet. Pozwala dostosować podejście dzięki funkcjom odpowiednim zarówno dla prostych Zadań, jak i strategicznych inicjatyw.

Każdy projekt składa się z zadań i kamieni milowych, określających cele i etapy projektu. System umożliwia ustalanie relacji między zadaniami, przydzielanie Zasobów, rejestrowanie godzin pracy i śledzenie postępów. Pomaga również w zarządzaniu ryzykiem projektowym i zapewnia narzędzia komunikacyjne do udostępniania dokumentów i dyskusji. Dodatkowo FlexiProject generuje raporty dotyczące postępów, zasobów i kosztów, przydatne dla menedżerów i interesariuszy.

Widok listy projektów

Główna lista projektów umożliwia organizowanie danych według jednostek biznesowych przy użyciu Obszarów pracy. Pomaga to zachować przejrzystą strukturę w złożonych organizacjach:

Kolumna Obszary pracy: Określa, do którego Obszaru pracy należy projekt (widoczne tylko w przypadku istnienia wielu obszarów pracy).
Filtrowanie i grupowanie: Listę można filtrować lub grupować według Obszarów pracy, aby wizualnie oddzielić projekty przypisane do różnych obszarów operacyjnych.

Dodaj nowy pusty projekt

Dodanie nowego, pustego projektu umożliwia utworzenie projektu, który nie zawiera danych. Dzięki tej opcji można zaplanować projekt z indywidualnym charakterem. Aby utworzyć nowy pusty projekt, wykonaj poniższe czynności:

Przejdź do zakładki Projekty na pasku menu.
Znajdź przycisk Nowy projekt i kliknij go. Wyświetlona zostanie lista opcji.
Z listy wybierz opcję Puste. Otworzy się nowe okno.
W oknie wprowadź nazwę projektu i wybierz Obszar pracy.

Uwaga: Wybór obszaru pracy jest obowiązkowy. Jeśli jesteś przypisany tylko do jednego obszaru roboczego, zostanie on wybrany domyślnie.
Na następnej stronie wybierz funkcjonalności, które chcesz aktywować dla swojego projektu. Następnie kliknij przycisk „Dodaj”.
Wybrane funkcjonalności utworzą nowy, pusty projekt. Projekt zostanie otwarty w zakładce Harmonogram.

Więcej informacji można znaleźć w sekcji Funkcjonalności projektu.

Dodawanie nowego projektu z szablonu

Gotowy szablon projektu może znacznie usprawnić pracę, jeśli często pracujesz nad projektami o podobnych lub powtarzalnych zadaniach. Szablony projektów zawierają wstępnie zdefiniowane zadania, terminy i funkcjonalności, umożliwiając szybkie tworzenie nowych projektów na podstawie ustalonej struktury.

Aby utworzyć nowy projekt z szablonu, należy wcześniej utworzyć co najmniej jeden szablon projektu. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Tworzenie szablonu projektu.

Aby utworzyć nowy projekt na podstawie szablonu, wykonaj poniższe czynności:

Przejdź do zakładki Projekty na pasku menu.
Znajdź przycisk Nowy projekt i kliknij go. Wyświetlona zostanie lista opcji.
Z listy wybierz opcję Z szablonu. Otworzy się nowe okno.
W oknie wybierz najpierw Obszary pracy. Następnie wprowadź nazwę projektu i wybierz odpowiedni szablon.

Ważne: Wyświetlone zostaną tylko szablony przypisane do wybranego Obszaru pracy.

Weź pod uwagę dni robocze! Pamiętaj, że data zakończenia/rozpoczęcia projektu zostanie dostosowana na podstawie dni roboczych wybranych w następnym kroku.
Określ dni robocze, wybierając odpowiednie dni tygodnia.
Jeśli dzień jest podświetlony na niebiesko, oznacza to, że został wybrany jako dzień roboczy.
Data rozpoczęcia i data zakończenia projektu zostaną dostosowane na podstawie wybranych dni roboczych.
Na następnej stronie wybierz funkcjonalności, które chcesz aktywować dla swojego projektu. Następnie kliknij przycisk Dalej.

Więcej informacji można znaleźć w sekcji Funkcjonalności projektu.

Na następnej stronie zobaczysz podgląd Harmonogramu projektu wyświetlony na wykresie Gantta.
Na koniec kliknij przycisk „Dodaj”. Wybrany szablon, nazwa, daty i funkcjonalności utworzą nowy projekt. Projekt zostanie otwarty w zakładce Harmonogram.

Import projektu z programu Microsoft Project

Możesz szybko przenieść swój projekt z Microsoft Project do FlexiProject. Pozwala to zaoszczędzić czas i zachować spójność danych.

Aby utworzyć nowy projekt z pliku MPP:

Przejdź do zakładki Projekty na pasku menu.
Kliknij przycisk Nowy projekt i wybierz opcję Z Microsoft Project.
Wprowadź nazwę projektu i wybierz docelowy Obszar pracy.
Dołącz plik .mpp, przeciągając go i upuszczając lub wybierając plik z dysku.
Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do etapu mapowania danych.
Mapowanie kolumn: Upewnij się, że kolumny z pliku MS Project (Nazwa, Początek, Koniec, Poprzednicy) są poprawnie zmapowane do Atrybutów projektu FlexiProject.
Kliknij przycisk Dalej.
Wybierz Funkcje, które chcesz aktywować dla swojego projektu i kliknij Dodaj.

Więcej informacji można znaleźć w sekcji: Funkcjonalności projektu.

System utworzy nowy projekt na podstawie zaimportowanego Harmonogramu. Należy pamiętać, że system optymalizuje wydajność, importując wyjątki kalendarza tylko dla odpowiedniego okresu (2 lata przed rozpoczęciem i 2 lata po zakończeniu projektu).

System utworzy nowy projekt na podstawie zaimportowanego harmonogramu, nazwy i funkcjonalności. Projekt zostanie otwarty w zakładce Harmonogram. Jeśli wystąpią jakiekolwiek różnice w stosunku do pliku źródłowego, pojawi się osobny ekran z podświetlonymi zmianami.

Import projektu z programu Microsoft Excel

Funkcja ta umożliwia szybkie przenoszenie projektów z innych systemów poprzez eksport danych do plików Excel. Jeśli posiadasz dane projektu w pliku Excel, możesz zaimportować je do FlexiProject. Pozwala to uniknąć ręcznego wprowadzania danych i zachować spójność informacji.

Przejdź do zakładki Projekty na pasku menu.
Znajdź przycisk Nowy projekt i kliknij go. Wyświetlona zostanie lista opcji.
Z listy wybierz opcję Z programu Microsoft Excel. Otworzy się nowe okno.
Wprowadź nazwę projektu i wybierz docelowy Obszar pracy.

(Wypełniane automatycznie, jeśli masz dostęp tylko do jednego Obszaru pracy).
Dołącz plik zawierający dane projektu. Można to zrobić, przeciągając i upuszczając lub wybierając plik z dysku.
Kliknij przycisk „Next” (Dalej).
Wyświetlona zostanie strona zawierająca dane z zaimportowanego pliku.
Zdefiniuj dane w każdej kolumnie. Kliknij pole u góry każdej kolumny i wybierz z listy rozwijanej typ danych, które zawiera określona kolumna.
Wybierz opcję „Pomiń”, jeśli kolumna nie zawiera potrzebnych danych lub nie chcesz jej importować.

W razie potrzeby zmień format wprowadzonej daty. Aby to zrobić, kliknij ikonę kalendarza po prawej stronie nagłówka kolumny Początek lub Koniec, aby otworzyć okno definiowania formatu daty.

W polu Format daty wprowadź odpowiedni format daty zgodnie z instrukcją.
Na następnej stronie wybierz funkcjonalności, które chcesz aktywować dla swojego projektu. Następnie kliknij przycisk Dodaj.

Więcej informacji można znaleźć na stronie: Funkcje projektu.

Nowy projekt zostanie utworzony na podstawie zaimportowanych danych, nazwy i funkcji. Projekt zostanie otwarty w zakładce Harmonogram.

Dostosowywanie atrybutów projektu

Aby edytować atrybuty projektu, kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Informacje”.

Edytuj awatar projektu

W panelu bocznym ustawień projektu znajdź awatar projektu
Kliknij symbol ołówka w rogu awatara projektu, aby otworzyć okno wyboru pliku.
Wyszukaj i wybierz plik graficzny, który chcesz ustawić jako awatar projektu, a następnie potwierdź wybór.
Wybrana grafika pojawi się w sekcji Awatar.
Zmiany zostaną automatycznie zapisane.
Awatar projektu będzie wyświetlany obok nazwy projektu w górnej części zakładki Ustawienia/Informacje i wszędzie tam, gdzie projekt jest widoczny w FlexiProject, np. na liście projektów, w Portfelu projektów i Raportach.

Edytuj nazwę projektu

W panelu bocznym ustawień projektu kliknij pole Nazwa i edytuj nazwę projektu.
Kliknij poza polem nazwy. Zmiany zostaną automatycznie zapisane.

Edytuj opis projektu

W panelu bocznym ustawień projektu kliknij pole Opis i dodaj lub edytuj opis projektu.
Możesz dostosować styl, dodać załączniki i grafiki do opisu.
Kliknij poza polem opisu. Zmiany zostaną automatycznie zapisane.
Po zapisaniu obok nazwy projektu pojawi się ikona informacyjna. Po najechaniu na nią wyświetlony zostanie opis projektu.

Edycja obszaru roboczego projektu

W panelu bocznym ustawień projektu znajdź pozycję Obszary pracy Pole. W tym polu wyświetlane jest bieżące przypisanie. Możesz przenieść projekt do innego obszaru roboczego, wybierając go z listy (pod warunkiem, że masz dostęp do docelowego obszaru roboczego).

Funkcjonalności projektu

Każdy projekt zawiera Harmonogram – podstawowy element planowania i realizacji projektu. Oprócz harmonogramu, w ramach projektu można korzystać z różnych funkcji.

Pulpit projektu: Wyświetla podsumowanie statusu projektu, w tym postęp, budżet, ryzyko, rezultaty, Zasoby i czas pracy.
Budżet: Umożliwia planowanie i monitorowanie kosztów projektu, takich jak koszty Zasobów, koszty zewnętrzne i koszty pośrednie.
Ryzyka: Identyfikacja i zarządzanie potencjalnymi ryzykami projektu, takimi jak opóźnienia, kwestie jakości, zmiany zakresu lub konflikty.
Produkty: Umożliwiają definiowanie i śledzenie rezultatów projektu, takich jak dokumenty, oprogramowanie, sprzęt lub usługi.
Zasoby: Ułatwienie planowania i przydzielania ludzi, sprzętu i materiałów do Zadań projektowych oraz śledzenia ich dostępności i obciążenia pracą.
Czas pracy: Rejestruje i kontroluje czas spędzony przez użytkowników na zadaniach projektowych.
Scoring: Oceniaj i porównuj projekty w oparciu o różne kryteria, takie jak rentowność, ryzyko lub zgodność z przepisami.
Przeglądy: Planuje i przeprowadza regularne oceny statusu projektów, takie jak przeglądy wstępne, śródokresowe i końcowe.
Karta projektu: Utwórz i udostępnij kartę projektu, w tym kluczowe informacje, takie jak cel, zakres, harmonogram, budżet, ryzyko i rezultaty.
Czat: Komunikacja z uczestnikami projektu, wymiana wiadomości, plików i linków oraz tworzenie kanałów tematycznych.

Dostępność tych funkcjonalności można dostosować do wymagań i potrzeb projektu, zarówno podczas jego tworzenia, jak i w dowolnym późniejszym czasie. Pamiętaj, że wyłączenie funkcji nie powoduje usunięcia powiązanych z nią informacji z systemu. Można je ponownie aktywować w dowolnym momencie. Aby dostosować dostępność funkcjonalności projektu, wykonaj następujące kroki:

Z menu paska kart wybierz Ustawienia / Funkcje. Otworzy się okno z listą dostępnych funkcjonalności.
Zaznacz lub odznacz odpowiednie pola, aby włączyć lub wyłączyć wybrane funkcjonalności.
Kliknij przycisk „Zapisz”.
Twój wybór dostosuje listę dostępnych zakładek (funkcji) w projekcie.

Należy pamiętać, że włączanie i wyłączanie funkcji nie powoduje usunięcia powiązanych z nimi informacji. Na przykład, jeśli chcesz usunąć budżet z projektu, musisz najpierw ręcznie usunąć wszystkie pozycje budżetu, a następnie wyłączyć funkcję w projekcie.

Klonowanie projektu

Klonowanie umożliwia utworzenie nowego projektu na podstawie już istniejącego. Nowy projekt odziedziczy te same ustawienia, funkcjonalności i zadania, co projekt źródłowy. Nie będzie on jednak zawierał indywidualnych danych, takich jak plan projektu, budżet, ryzyko, produkty, zasoby, czas pracy, scoring, przeglądy, karta projektu czy czat. Projekt można sklonować w dowolnym momencie jego wykonywania, jeśli zajdzie potrzeba utworzenia podobnego lub analogicznego projektu.

Otwórz projekt, który chcesz sklonować
Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Klonuj”.
W wyświetlonym oknie wprowadź nazwę sklonowanego projektu i kliknij przycisk Clone

. System utworzy nowy projekt na podstawie projektu źródłowego i otworzy zakładkę Harmonogram nowo utworzonego projektu.

Ulubione projekty

Dodanie do ulubionych umożliwia utworzenie spersonalizowanej listy projektów, w których aktualnie uczestniczysz lub które są dla Ciebie istotne z innych powodów. Lista ta umożliwia bezpośredni dostęp do projektu, z pominięciem konieczności przechodzenia do zakładki Projekty.
Projekty można dodawać i usuwać z listy ulubionych z poziomu listy projektów lub w obrębie projektu.

Dodawanie i usuwanie projektu z ulubionych

Aby dodać projekt do ulubionych, dostępne są dwie opcje:

Przejdź do zakładki Projekty. Po najechaniu kursorem na linię projektu pojawi się gwiazdka. Kliknij go, aby dodać projekt do ulubionych.
Otwórz wybrany projekt. Po otwarciu projektu obok jego nazwy pojawi się gwiazdka. Kliknij gwiazdkę, aby dodać projekt do ulubionych.

Aby usunąć projekt z ulubionych, kliknij ponownie gwiazdkę obok projektu. Pusta gwiazdka oznacza, że projekt nie został dodany do ulubionych, natomiast żółta gwiazdka oznacza, że projekt znajduje się w ulubionych.

Po dodaniu pierwszego projektu do ulubionych, w menu zakładek pojawi się zakładka Ulubione. Zakładkę tę można rozwijać i zwijać za pomocą strzałki. Zakładka Ulubione pozostanie ukryta, jeśli nie masz żadnych ulubionych projektów.

Archiwizowanie i przywracanie projektu

Po zarchiwizowaniu projektów, które zostały ukończone lub nie są obecnie aktywne, zostają one domyślnie ukryte na liście projektów, a użytkownicy przestają otrzymywać o nich powiadomienia. Zarchiwizowane projekty można wyświetlić, stosując filtr „Pokaż zarchiwizowane”. W razie potrzeby można również przywrócić zarchiwizowany projekt.

Archiwizacja projektu

Otwórz projekt, który chcesz zarchiwizować
Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Archiwizuj”.
Opcja Archiwizuj zmieni się na opcję Przywróć. System ukryje wówczas projekt na liście projektów i zaprzestanie wysyłania powiadomień o nim do użytkowników.
Zarchiwizowany projekt jest oznaczony ikoną obok nazwy projektu.

Przywracanie zarchiwizowanego projektu

Otwórz zarchiwizowany projekt, który chcesz przywrócić
Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Przywróć”.

Opcja Archiwum zmieni się na opcję Przywróć. System wyświetli wówczas projekt na liście projektów. Powiadomienia o projektach będą wysyłane do użytkowników

Usuń projekt

Funkcja Usuń umożliwia trwałe usunięcie projektu z systemu. Działanie to jest nieodwracalne i wyeliminuje wszystkie elementy związane z projektem widoczne w innych miejscach systemu, takie jak pozycje budżetowe, karty projektów, ryzyka i rezultaty. Projekt należy usuwać tylko wtedy, gdy ma się pewność, że nie jest już potrzebny.

Otwórz projekt, który chcesz usunąć
Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Usuń”. Otworzy się okno potwierdzenia
Wprowadź nazwę projektu i kliknij przycisk Usuń.
System trwale usunie projekt i wszystkie powiązane z nim elementy.