Proyectos

FlexiProject es una completa herramienta de gestión de proyectos que te permite definir detalles clave como el nombre, los plazos y el Presupuesto. Te permite adaptar tu enfoque con funciones adecuadas tanto para tareas sencillas como para iniciativas estratégicas.

Cada proyecto consta de tareas e hitos, que describen sus objetivos y fases. El sistema te permite establecer relaciones entre tareas, asignar recursos, registrar horas de trabajo y hacer un seguimiento del progreso. También ayuda a gestionar los riesgos del proyecto y proporciona herramientas de comunicación para compartir documentos y debates. Además, FlexiProject genera Informes sobre el progreso, los Recursos y los Costes, útiles para los gestores y las partes interesadas.

Vista de la lista de proyectos

La lista principal de proyectos te permite organizar los datos por unidades de negocio mediante Espacios de trabajo. Esto ayuda a mantener una estructura clara en organizaciones complejas:

• Columna de Espacios de trabajo: Identifica a qué Espacio de trabajo pertenece el proyecto (sólo visible si existen varios espacios de trabajo).
• Filtrar y Agrupar: Puedes filtrar o agrupar la lista por Espacios de trabajo para separar visualmente los proyectos asignados a distintas áreas operativas.

Añadir un nuevo proyecto en blanco

Añadir un nuevo proyecto vacío le permite crear un proyecto que no contenga datos. Con esta opción, puede planificar un proyecto con carácter individual. Para crear un nuevo proyecto en blanco, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Navega al módulo Proyectos del menú principal.
2. Localiza el botón Nuevo Proyecto y haz clic en él. Aparecerá una lista de opciones.
3. En la lista, selecciona la opción En blanco. Se abrirá una nueva ventana.
   

4. En la ventana, introduce el nombre de tu proyecto y selecciona el Espacio de trabajo.

   Nota: Es obligatorio seleccionar un espacio de trabajo. Si sólo tienes asignado un espacio de trabajo, se seleccionará por defecto.

   

5. En la página siguiente, seleccione las funcionalidades que desea activar para su proyecto. A continuación, haga clic en el botón «Añadir».
   
6. Las funcionalidades seleccionadas crearán un nuevo proyecto vacío. El proyecto se abrirá en la pestaña Cronograma.
   

   Para más información, consulte Funcionalidades del proyecto.

Añadir un nuevo proyecto a partir de una plantilla

Una plantilla de diseño prefabricada puede agilizar considerablemente su trabajo si trabaja con frecuencia en proyectos con tareas similares o repetitivas. Las plantillas de proyectos vienen con tareas, plazos y funcionalidades predefinidos, lo que le permite crear nuevos proyectos rápidamente basándose en estructuras establecidas.

Para crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla, debe haber creado previamente al menos una plantilla de proyecto. Para más información, consulte Crear una plantilla de proyecto.

Para crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Navega al módulo Proyectos del menú principal.
2. Localiza el botón Nuevo Proyecto y haz clic en él. Aparecerá una lista de opciones.
3. En la lista, selecciona la opción Desde plantilla. Se abrirá una nueva ventana.
   

4. En la ventana, selecciona primero el Espacio de trabajo. A continuación, introduce el nombre de tu proyecto y selecciona la plantilla adecuada.

   Importante: Sólo verás las plantillas asignadas al Espacio de Trabajo seleccionado.

   

   Tenga en cuenta los días laborables Recuerde que la fecha de inicio/finalización del proyecto se ajustará en función de los días laborables que seleccione en el siguiente paso.

5. Especifica los días laborables seleccionando los días de la semana apropiados.
   Si el día aparece resaltado en azul, indica que ha sido seleccionado como día laborable.
   La fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto se ajustarán en función de los días laborables elegidos.
   
6. En la página siguiente, seleccione las funcionalidades que desea activar para su proyecto. A continuación, pulsa el botón Siguiente.
   

   Para más información, consulte Funcionalidades del proyecto.

   En la página siguiente, verás una vista previa del Cronograma del proyecto mostrado en un diagrama de Gantt.

7. Por último, haga clic en el botón «Añadir». La plantilla, el nombre, las fechas y las funcionalidades seleccionadas crearán un nuevo proyecto. El proyecto se abrirá en la pestaña Cronograma.

Importar proyecto desde Microsoft Project

Puedes trasladar rápidamente tu proyecto de Microsoft Project a FlexiProject. Ahorra tiempo y mantiene la coherencia de los datos.

Para crear un nuevo proyecto a partir de un archivo MPP:

1. Navega al módulo Proyectos del menú principal.
2. Haz clic en el botón Nuevo Proyecto y selecciona la opción Desde Microsoft Project.
3. Introduce el nombre del proyecto y selecciona el Espacio de Trabajo de destino.
4. Adjunta el archivo .mpp arrastrando y soltando o seleccionando un archivo de tu disco.
5. Haz clic en Siguiente para pasar al paso Asignación de datos.
6. Mapea las columnas: Asegúrate de que las columnas de tu archivo MS Project (Nombre, Inicio, Fin, Predecesores) están correctamente asignadas a los atributos de FlexiProject.
7. Haz clic en Siguiente.
8. Selecciona las funcionalidades que quieras activar para tu proyecto y haz clic en Añadir.

Para más información consulte: Funcionalidades del proyecto.

El sistema creará un nuevo proyecto basado en el calendario importado. Ten en cuenta que el sistema optimiza el rendimiento importando las excepciones del calendario sólo para el periodo correspondiente (2 años antes del inicio y 2 años después del final del proyecto).

El sistema creará un nuevo proyecto basado en el calendario, el nombre y las funcionalidades importados. El proyecto se abrirá en la pestaña Cronograma. Si existen diferencias con respecto al archivo fuente, aparecerá una pantalla aparte en la que se resaltarán estos cambios.

Importar proyecto desde Microsoft Excel

Esta función le permite trasladar rápidamente proyectos de otros sistemas exportando los datos a archivos Excel. Si tienes datos del proyecto en un archivo Excel, puedes importarlos a FlexiProject. Esto evita la introducción manual de datos y mantiene la coherencia de la información.

1. Navega al módulo Proyectos del menú principal.
2. Localiza el botón Nuevo Proyecto y haz clic en él. Aparecerá una lista de opciones.
   
3. En la lista, selecciona la opción Desde Microsoft Excel. Se abrirá una nueva ventana.
   

4. Introduce el nombre del proyecto y selecciona el Espacio de Trabajo de destino.

   (Se rellena automáticamente si sólo tienes acceso a un espacio de trabajo).

5. Adjunte un archivo con los datos del proyecto. Puede hacerlo arrastrando y soltando, o seleccionando un archivo del disco.
6. Pulsa el botón «Siguiente».
   Aparecerá una página con los datos del archivo importado.
7. Defina los datos de cada columna. Haz clic en la casilla situada en la parte superior de cada columna y selecciona en la lista desplegable el tipo de datos que contiene la columna especificada.
   Selecciona la opción «Omitir» si la columna no contiene datos necesarios o no quieres importarla.
   
   Si es necesario, cambie el formato de la fecha introducida. Para ello, haga clic en el icono de calendario situado a la derecha de la cabecera de la columna Inicio o Fin para abrir una ventana en la que podrá definir el formato de la fecha.
   
   En el campo Formato de fecha, introduzca el formato de fecha adecuado según las instrucciones.
   
8. En la página siguiente, seleccione las funcionalidades que desea activar para su proyecto. Luego haz clic en el botón Añadir.
   

   Para más información consulta: Funcionalidades del proyecto.

   Se creará un nuevo proyecto basado en los datos importados, el nombre y las funcionalidades. El proyecto se abrirá en la pestaña Cronograma.

Personalizar los atributos del proyecto

Para editar los atributos del proyecto, haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del proyecto y selecciona «Información».

Editar el avatar del proyecto

1. En el panel lateral de configuración del proyecto, localiza el avatar del proyecto
2. Haga clic en el símbolo del lápiz situado en la esquina del avatar del proyecto para abrir la ventana de selección de archivos.
3. Busca y selecciona el archivo de imagen que quieras establecer como avatar del proyecto y, a continuación, confirma tu selección.
   El gráfico seleccionado aparecerá en la sección Avatar.
4. Tus cambios se guardarán automáticamente.
   El avatar del proyecto se mostrará junto al nombre del proyecto en la parte superior de la pestaña Configuración/Información y dondequiera que el proyecto sea visible en FlexiProject, como en la lista de proyectos, la cartera y los informes.

Editar el nombre del proyecto

1. En el panel lateral de configuración del proyecto, haz clic en el campo Nombre y edita el nombre del proyecto.
2. Haz clic fuera del campo del nombre. Los cambios se guardarán automáticamente.

Editar la descripción del proyecto

1. En el panel lateral de configuración del proyecto, haz clic en el campo Descripción y añade o edita la descripción del proyecto.
2. Puedes personalizar el estilo, añadir adjuntos y gráficos a la descripción.
3. Haz clic fuera del campo de descripción. Los cambios se guardarán automáticamente.
   Tras guardar, aparecerá un icono de información junto al nombre del proyecto. Al pasar el ratón por encima, aparecerá la descripción del proyecto.

Editar espacio de trabajo del proyecto

En el panel lateral de configuración del proyecto, localiza el Espacios de trabajo campo. Este campo muestra la asignación actual. Puedes mover el proyecto a otro espacio de trabajo seleccionándolo de la lista (siempre que tengas acceso al espacio de trabajo de destino).

Funcionalidades del proyecto

Todo proyecto incluye un calendario, elemento fundamental de la planificación y ejecución del proyecto. Además del calendario, puede utilizar varias funcionalidades dentro del proyecto.

• Cuadro de mando del proyecto: Muestra un resumen del estado del proyecto, incluidos el progreso, el presupuesto, los riesgos, los entregables, los recursos y el tiempo de trabajo.
• Presupuesto: Permite planificar y controlar los costes del proyecto, como los costes de los recursos, los costes externos y los costes indirectos.
• Riesgos: Identificar y gestionar los riesgos potenciales del proyecto, como retrasos, problemas de calidad, cambios de alcance o conflictos.
• Productos: Permiten la definición y el seguimiento de los entregables del proyecto, como documentos, software, hardware o servicios.
• Recursos: Facilita la planificación y asignación de personas, equipos y materiales a las tareas del proyecto y el seguimiento de su disponibilidad y carga de trabajo.
• Tiempo de trabajo: Registra y controla el tiempo que los usuarios dedican a las tareas del proyecto.
• Puntuación: Evalúa y compara los proyectos en función de varios criterios, como la rentabilidad, el riesgo o el cumplimiento.
• Revisiones: Planifica y realiza evaluaciones periódicas del estado de los proyectos, como revisiones preliminares, intermedias y finales.
• Carta del proyecto: elabore y comparta una carta del proyecto que incluya información esencial como el objetivo, el alcance, el calendario, el presupuesto, los riesgos y los resultados.
• Chat: Comunícate con los participantes del proyecto, intercambia mensajes, archivos y enlaces, y crea canales temáticos.

Puede personalizar la disponibilidad de estas funcionalidades según los requisitos y necesidades del proyecto, ya sea durante la creación del proyecto o en cualquier momento posterior. Recuerde que la desactivación de una función no elimina la información asociada del sistema. Puede reactivarlas en cualquier momento. Para ajustar la disponibilidad de las funcionalidades del proyecto, siga estos pasos:

1. En el menú de la barra de pestañas, selecciona Configuración / Funciones. Se abrirá una ventana con una lista de las funciones disponibles.
2. Marque o desmarque las casillas correspondientes para activar o desactivar las funcionalidades que desee.
   
3. Haz clic en el botón «Guardar».
   Tu selección ajustará la lista de pestañas (funcionalidades) disponibles en el proyecto.

Ten en cuenta que activar y desactivar funciones no elimina la información asociada a ellas. Por ejemplo, si quieres eliminar un presupuesto de tu proyecto, primero debes eliminar manualmente todas las partidas presupuestarias y luego desactivar la función en el proyecto.

Clonar el proyecto

La clonación permite crear un nuevo proyecto a partir de uno existente. El nuevo proyecto heredará los mismos ajustes, funcionalidades y tareas que el proyecto de origen. Aun así, no contendrá datos individuales como el plan del proyecto, el presupuesto, los riesgos, los productos, los recursos, el tiempo de trabajo, la puntuación, las revisiones, la carta del proyecto o el chat. Puede clonar un proyecto en cualquier momento de su ejecución si necesita crear un proyecto similar o análogo.

1. Abre el proyecto que quieres clonar
2. Haz clic en el icono del engranaje junto al nombre del proyecto y selecciona «Clonar».
   
3. En la ventana que aparece, introduce un nombre para el proyecto clonado y haz clic en Clonar
   
   El sistema creará un nuevo proyecto basado en el proyecto fuente y abrirá la pestaña Cronograma del proyecto recién creado.

Proyectos favoritos

Añadir a favoritos le permite crear una lista personalizada de proyectos en los que participa actualmente o que son esenciales para usted por otras razones. Esta lista permite acceder directamente a un proyecto, sin necesidad de navegar hasta la pestaña Proyectos.
Puedes añadir y eliminar proyectos de favoritos desde la lista de proyectos o dentro de un proyecto.

Añadir y eliminar un proyecto de favoritos

Para añadir un proyecto a tus favoritos, tienes dos opciones:

• Navega hasta la pestaña Proyectos. Cuando pase el ratón por encima de una línea de proyecto, aparecerá un asterisco. Haz clic en él para añadir el proyecto a tus favoritos.
• Abra el proyecto seleccionado. Al abrir un proyecto, aparecerá un asterisco junto a su nombre. Haga clic en el asterisco para añadir el proyecto a sus favoritos.

Para eliminar un proyecto de sus favoritos, vuelva a hacer clic en la estrella situada junto al proyecto. Una estrella vacía indica que el proyecto no está añadido a favoritos, mientras que una estrella amarilla significa que el proyecto está en favoritos.

Tras añadir el primer proyecto a favoritos, aparecerá la pestaña Favoritos en el menú de pestañas. Puede desplegar y contraer esta pestaña con la flecha. La pestaña Favoritos permanecerá oculta si no tiene ningún proyecto favorito.

Archivar y restaurar el proyecto

Cuando se archivan proyectos que han finalizado o no están activos en ese momento, se ocultan por defecto en la lista de proyectos y los usuarios dejan de recibir notificaciones sobre ellos. Puede ver los proyectos archivados aplicando el filtro «Mostrar archivados». En caso necesario, también puede restaurar un proyecto archivado.

Archivar el proyecto

1. Abre el proyecto que quieras archivar
2. Haz clic en el icono del engranaje junto al nombre del proyecto y selecciona «Archivar».
   La opción Archivar cambiará a la opción Restaurar. El sistema ocultará entonces el proyecto en la lista de proyectos y dejará de enviar notificaciones sobre él a los usuarios.
   El proyecto archivado se marca con un icono junto al nombre del proyecto.
   

Restaurar un proyecto archivado

1. Abre el proyecto archivado que quieres restaurar
2. Haz clic en el icono del engranaje junto al nombre del proyecto y selecciona «Restaurar».
   
   La opción Archivar cambiará a la opción Restaurar. El sistema mostrará entonces el proyecto en la lista de proyectos. Se enviarán notificaciones del proyecto a los usuarios

Eliminar el proyecto

La función Borrar permite eliminar un proyecto del sistema de forma permanente. Esta acción es irreversible y eliminará todos los elementos relacionados con el proyecto visibles en otras partes del sistema, como las partidas presupuestarias, los estatutos del proyecto, los riesgos y los entregables. Sólo debes eliminar un proyecto cuando estés seguro de que ya no es necesario.

1. Abre el proyecto que quieres eliminar
2. Haz clic en el icono de engranaje situado junto al nombre del proyecto y selecciona «Eliminar». Se abrirá una ventana de confirmación
3. Introduce el nombre del proyecto y haz clic en el botón Eliminar.
   El sistema eliminará permanentemente el proyecto y todos los elementos relacionados.