BENUTZERHANDBUCH

Ein neues leeres Projekt hinzufügen

Durch Hinzufügen eines neuen, leeren Projekts können Sie ein Projekt erstellen, das keine Daten enthält. Mit dieser Option können Sie ein Projekt mit einem individuellen Charakter planen. Um ein neues leeres Projekt zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Projekte in der Menüleiste.
2. Suchen Sie die Schaltfläche Neues Projekt und klicken Sie darauf. Es wird eine Liste mit Optionen angezeigt.
3. Wählen Sie in der Liste die Option Leer. Ein neues Fenster wird geöffnet.
   

4. Geben Sie in dem Fenster den Namen Ihres Projekts ein und wählen Sie den Arbeitsbereich.

   Hinweis: Die Auswahl eines Arbeitsbereichs ist obligatorisch. Wenn Sie nur einem Arbeitsbereich zugewiesen sind, wird dieser standardmäßig ausgewählt.

   

5. Wählen Sie auf der nächsten Seite die Funktionalitäten aus, die Sie für Ihr Projekt aktivieren möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
   
6. Die ausgewählten Funktionalitäten erstellen ein neues, leeres Projekt. Das Projekt wird auf der Registerkarte Zeitplan geöffnet.
   

   Weitere Informationen finden Sie unter Projektfunktionalitäten.

Ein neues Projekt aus einer Vorlage hinzufügen

Eine vorgefertigte Designvorlage kann Ihre Arbeit erheblich vereinfachen, wenn Sie häufig an Projekten mit ähnlichen oder sich wiederholenden Aufgaben arbeiten. Projektvorlagen werden mit vordefinierten Aufgaben, Terminen und Funktionen geliefert, so dass Sie neue Projekte schnell auf der Grundlage etablierter Strukturen erstellen können.

Um ein neues Projekt aus einer Vorlage zu erstellen, müssen Sie zuvor mindestens eine Projektvorlage erstellt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Projektvorlage.

Um ein neues Projekt vontemplate zu erstellen, folgen Sie den nachstehenden Schritten:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Projekte in der Menüleiste.
2. Suchen Sie die Schaltfläche Neues Projekt und klicken Sie darauf. Es wird eine Liste mit Optionen angezeigt.
3. Wählen Sie in der Liste die Option Aus Vorlage. Ein neues Fenster wird geöffnet.
   

4. Wählen Sie in dem Fenster zunächst den Arbeitsbereich aus. Geben Sie dann den Namen Ihres Projekts ein und wählen Sie die entsprechende Vorlage.

   Wichtig: Sie sehen nur Vorlagen, die dem ausgewählten Arbeitsbereich zugewiesen sind.

   

   Arbeitstage berücksichtigen! Denken Sie daran, dass das End-/Beginndatum des Projekts auf der Grundlage der Arbeitstage, die Sie im nächsten Schritt auswählen, angepasst wird.

5. Legen Sie die Arbeitstage fest, indem Sie die entsprechenden Wochentage auswählen.
   Wenn der Tag blau markiert ist, bedeutet dies, dass er als Arbeitstag ausgewählt wurde.
   Das Start- und Enddatum des Projekts wird anhand der ausgewählten Arbeitstage angepasst.
   
6. Wählen Sie auf der nächsten Seite die Funktionalitäten aus, die Sie für Ihr Projekt aktivieren möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter.
   

   Weitere Informationen finden Sie unter Projektfunktionalitäten.

   Auf der nächsten Seite sehen Sie eine Vorschau auf den Zeitplan des Projekts, der in einem Gantt-Diagramm angezeigt wird.

7. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Mit der ausgewählten Vorlage, dem Namen, den Daten und den Funktionalitäten wird ein neues Projekt erstellt. Das Projekt wird auf der Registerkarte Zeitplan geöffnet.

Projekt aus Microsoft Project importieren

Sie können Ihr Projekt schnell von Microsoft Project zu FlexiProject verschieben. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass Ihre Daten konsistent bleiben.

So erstellen Sie ein neues Projekt aus einer MPP-Datei:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Projekte in der Menüleiste.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt und wählen Sie die Option Aus Microsoft Project.
3. Geben Sie den Namen des Projekts ein und wählen Sie den Zielarbeitsbereich.
4. Hängen Sie die Datei .mpp an, indem Sie sie per Drag & Drop ziehen oder eine Datei von Ihrer Festplatte auswählen.
5. Klicken Sie auf Weiter, um mit dem Schritt Datenzuordnung fortzufahren.
6. Ordnen Sie die Spalten zu: Stellen Sie sicher, dass die Spalten aus Ihrer MS Project Datei (Name, Start, Ende, Vorgänger) den FlexiProject Attributen korrekt zugeordnet sind.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Wählen Sie die Funktionen, die Sie für Ihr Projekt aktivieren möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter: Projektfunktionalitäten.

Das System erstellt ein neues Projekt auf der Grundlage des importierten Zeitplans. Beachten Sie, dass das System die Leistung optimiert, indem es Kalenderausnahmen nur für den relevanten Zeitraum importiert (2 Jahre vor Beginn und 2 Jahre nach Projektende).

Das System erstellt ein neues Projekt auf der Grundlage des importierten Zeitplans, Namens und der Funktionalitäten. Das Projekt wird auf der Registerkarte Zeitplan geöffnet. Wenn es Unterschiede zur Ausgangsdatei gibt, wird ein separater Bildschirm angezeigt, in dem diese Änderungen hervorgehoben werden.

Projekt aus Microsoft Excel importieren

Mit dieser Funktion können Sie Projekte aus anderen Systemen schnell übertragen, indem Sie Daten in Excel-Dateien exportieren. Wenn Sie Projektdaten in einer Excel-Datei haben, können Sie diese in FlexiProject importieren. Dadurch wird die manuelle Dateneingabe vermieden und Ihre Informationen bleiben konsistent.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Projekte in der Menüleiste.
2. Suchen Sie die Schaltfläche Neues Projekt und klicken Sie darauf. Es wird eine Liste mit Optionen angezeigt.
   
3. Wählen Sie in der Liste die Option Aus Microsoft Excel. Ein neues Fenster wird geöffnet.
   

4. Geben Sie den Namen des Projekts ein und wählen Sie den Zielarbeitsbereich.

   (Wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie Zugang zu nur einem Arbeitsbereich haben).

5. Hängen Sie eine Datei mit Projektdaten an. Sie können dies durch Ziehen und Ablegen oder durch Auswahl einer Datei auf der Festplatte tun.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
   Es wird eine Seite mit den Daten aus der importierten Datei angezeigt.
7. Definieren Sie die Daten in jeder Spalte. Klicken Sie auf das Kästchen am oberen Rand jeder Spalte und wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Datentyp aus, den die angegebene Spalte enthält.
   Wählen Sie die Option „Überspringen“, wenn die Spalte keine benötigten Daten enthält oder Sie sie nicht importieren möchten.
   
   Ändern Sie ggf. das Format des eingegebenen Datums. Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol rechts neben der Spaltenüberschrift Start oder Ende, um ein Fenster zur Festlegung des Datumsformats zu öffnen.
   
   Geben Sie im Feld Datumsformat das entsprechende Datumsformat gemäß der Anleitung ein.
   
8. Wählen Sie auf der nächsten Seite die Funktionalitäten aus, die Sie für Ihr Projekt aktivieren möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
   

   Weitere Informationen finden Sie unter: Projektfunktionalitäten.

   Ein neues Projekt wird anhand der importierten Daten, des Namens und der Funktionalitäten erstellt. Das Projekt wird auf der Registerkarte Zeitplan geöffnet.

Anpassen von Projektattributen

Um Projektattribute zu bearbeiten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Informationen“.

Projekt-Avatar bearbeiten

1. Suchen Sie in den Projekteinstellungen den Avatar des Projekts
2. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol in der Ecke des Projektavatars, um das Dateiauswahlfenster zu öffnen.
3. Suchen und wählen Sie die Bilddatei, die Sie als Projektavatar festlegen möchten, und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
   Die ausgewählte Grafik erscheint im Bereich Avatar.
4. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
   Der Avatar des Projekts wird neben dem Projektnamen oben auf der Registerkarte Einstellungen/Informationen und überall dort angezeigt, wo das Projekt in FlexiProject sichtbar ist, z. B. in der Projektliste, im Portfolio und in den Berichten.

Projektname bearbeiten

1. Klicken Sie im Seitenbereich der Projekteinstellungen auf das Feld Name und bearbeiten Sie den Projektnamen.
2. Klicken Sie außerhalb des Namensfeldes. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Projektbeschreibung bearbeiten

1. Klicken Sie im Seitenbereich der Projekteinstellungen auf das Feld Beschreibung und fügen Sie die Projektbeschreibung hinzu oder bearbeiten Sie sie.
2. Sie können den Stil anpassen und der Beschreibung Anhänge und Grafiken hinzufügen.
3. Klicken Sie außerhalb des Beschreibungsfeldes. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
   Nach dem Speichern wird ein Informationssymbol neben dem Projektnamen angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird die Projektbeschreibung angezeigt.

Projekt Arbeitsbereich bearbeiten

Suchen Sie in der Seitenleiste der Projekteinstellungen die Option Arbeitsbereich Feld. In diesem Feld wird die aktuelle Zuordnung angezeigt. Sie können das Projekt in einen anderen Arbeitsbereich verschieben, indem Sie es in der Liste auswählen (vorausgesetzt, Sie haben Zugriff auf den Zielarbeitsbereich).

Projektfunktionalitäten

Zu jedem Projekt gehört ein Zeitplan – das grundlegende Element der Projektplanung und -ausführung. Neben dem Zeitplan können Sie verschiedene Funktionalitäten innerhalb des Projekts nutzen.

• Projekt-Dashboard: Zeigen Sie eine Zusammenfassung des Projektstatus an, einschließlich Fortschritt, Budget, Risiken, Ergebnisse, Ressourcen und Arbeitszeit.
• Budget: Ermöglicht die Planung und Überwachung von Projektkosten, wie Ressourcenkosten, externe Kosten und indirekte Kosten.
• Risiken: Identifizieren und managen Sie potenzielle Projektrisiken, wie z.B. Verzögerungen, Qualitätsprobleme, Umfangsänderungen oder Konflikte.
• Produkte: Ermöglichen die Definition und Verfolgung von Projektleistungen wie Dokumenten, Software, Hardware oder Dienstleistungen.
• Ressourcen: Erleichtern Sie die Planung und Zuweisung von Mitarbeitern, Ausrüstung und Materialien für Projektaufgaben und verfolgen Sie deren Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung.
• Arbeitszeiten: Erfassen und kontrollieren Sie die Zeit, die Benutzer für Projektaufgaben aufwenden.
• Scoring: Bewerten und vergleichen Sie Projekte anhand verschiedener Kriterien, wie Rentabilität, Risiko oder Einhaltung von Vorschriften.
• Überprüfungen: Planen und führen Sie regelmäßige Überprüfungen des Projektstatus durch, z.B. vorläufige, mittelfristige und abschließende Überprüfungen.
• Projektcharta: Erstellen Sie die Charta Ihres Projekts und teilen Sie sie mit anderen, einschließlich wichtiger Informationen wie Zweck, Umfang, Zeitplan, Budget, Risiken und Ergebnisse.
• Chat: Kommunizieren Sie mit Projektteilnehmern, tauschen Sie Nachrichten, Dateien und Links aus und erstellen Sie Themenkanäle.

Sie können die Verfügbarkeit dieser Funktionen an die Anforderungen und Bedürfnisse des Projekts anpassen, entweder während der Projekterstellung oder zu jedem späteren Zeitpunkt. Denken Sie daran, dass durch das Ausschalten einer Funktion die zugehörigen Informationen nicht aus dem System entfernt werden. Sie können sie jederzeit wieder aktivieren. Gehen Sie wie folgt vor, um die Verfügbarkeit der Funktionen des Projekts anzupassen:

1. Wählen Sie im Menü der Registerkarte Einstellungen / Funktionen. Es öffnet sich ein Fenster, das eine Liste der verfügbaren Funktionen anzeigt.
2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Kästchen, um die gewünschten Funktionen ein- oder auszuschalten.
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
   Durch Ihre Auswahl wird die Liste der verfügbaren Registerkarten (Funktionalitäten) im Projekt angepasst.

Bitte beachten Sie, dass das Aktivieren und Deaktivieren von Funktionen die damit verbundenen Informationen nicht löscht. Wenn Sie z.B. ein Budget aus Ihrem Projekt entfernen möchten, müssen Sie zunächst alle Budgetposten manuell entfernen und dann die Funktion im Projekt deaktivieren.

Klonen Sie das Projekt

Mit dem Klonen können Sie ein neues Projekt auf der Grundlage eines bestehenden Projekts erstellen. Das neue Projekt übernimmt die gleichen Einstellungen, Funktionen und Aufgaben wie das Ausgangsprojekt. Sie enthält jedoch keine individuellen Daten wie den Projektplan, das Budget, die Risiken, die Produkte, die Ressourcen, die Arbeitszeit, die Bewertung, die Überprüfungen, die Projektcharta oder den Chat. Sie können ein Projekt zu jedem Zeitpunkt seiner Ausführung klonen, wenn Sie ein ähnliches oder analoges Projekt erstellen müssen.

1. Öffnen Sie das Projekt, das Sie klonen möchten
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Klonen“.
   
3. Geben Sie in dem daraufhin angezeigten Fenster einen Namen für das geklonte Projekt ein und klicken Sie auf Klonen
   
   . Das System erstellt ein neues Projekt auf der Grundlage des Quellprojekts und öffnet die Registerkarte Zeitplan des neu erstellten Projekts.

Bevorzugte Projekte

Durch das Hinzufügen zu den Favoriten können Sie eine personalisierte Liste von Projekten erstellen, an denen Sie gerade teilnehmen oder die für Sie aus anderen Gründen wichtig sind. Diese Liste ermöglicht den direkten Zugriff auf ein Projekt, ohne dass Sie zur Registerkarte Projekte navigieren müssen.
Sie können Projekte aus der Projektliste oder innerhalb eines Projekts zu den Favoriten hinzufügen und entfernen.

Hinzufügen und Entfernen eines Projekts aus den Favoriten

Um ein Projekt zu Ihren Favoriten hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Navigieren Sie zur Registerkarte Projekte. Wenn Sie den Mauszeiger über eine Projektzeile bewegen, wird ein Sternchen angezeigt. Klicken Sie darauf, um das Projekt zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.
• Öffnen Sie das ausgewählte Projekt. Wenn Sie ein Projekt öffnen, wird neben dem Namen ein Sternchen angezeigt. Klicken Sie auf das Sternchen, um das Projekt zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Um ein Projekt aus Ihren Favoriten zu entfernen, klicken Sie erneut auf den Stern neben dem Projekt. Ein leerer Stern zeigt an, dass das Projekt nicht zu den Favoriten hinzugefügt wurde, während ein gelber Stern bedeutet, dass das Projekt in den Favoriten ist.

Nachdem Sie das erste Projekt zu den Favoriten hinzugefügt haben, erscheint die Registerkarte Favoriten im Registerkartenmenü. Sie können diese Registerkarte mit Hilfe des Pfeils ein- und ausblenden. Die Registerkarte „Favoriten“ bleibt ausgeblendet, wenn Sie keine Lieblingsprojekte haben.

Archivieren und Wiederherstellen des Projekts

Wenn Sie abgeschlossene oder nicht aktive Projekte archivieren, werden sie in der Projektliste standardmäßig ausgeblendet, und die Benutzer erhalten keine Benachrichtigungen mehr über sie. Sie können archivierte Projekte anzeigen, indem Sie den Filter „Archivierte anzeigen“ anwenden. Bei Bedarf können Sie auch ein archiviertes Projekt wiederherstellen.

Archivierung des Projekts

1. Öffnen Sie das Projekt, das Sie archivieren möchten
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Archivieren“.
   Die Option Archivieren ändert sich in eine Option Wiederherstellen. Das System blendet das Projekt dann in der Projektliste aus und sendet keine Benachrichtigungen mehr darüber an die Benutzer.
   Das archivierte Projekt wird mit einem Symbol neben dem Projektnamen gekennzeichnet
   

Wiederherstellung eines archivierten Projekts

1. Öffnen Sie das archivierte Projekt, das Sie wiederherstellen möchten
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Wiederherstellen“.
   
   Die Option Archivieren ändert sich in eine Option Wiederherstellen. Das System zeigt das Projekt dann in der Projektliste an. Projektbenachrichtigungen werden an Benutzer gesendet

Löschen Sie das Projekt

Mit der Funktion Löschen können Sie ein Projekt endgültig aus dem System entfernen. Diese Aktion ist nicht rückgängig zu machen und beseitigt alle projektbezogenen Elemente, die an anderer Stelle im System sichtbar sind, z. B. Budgetelemente, Projektchartas, Risiken und Leistungen. Sie sollten ein Projekt nur dann löschen, wenn Sie sicher sind, dass es nicht mehr benötigt wird.

1. Öffnen Sie das Projekt, das Sie löschen möchten
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Löschen“. Ein Bestätigungsfenster wird geöffnet
3. Geben Sie den Namen des Projekts ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
   Das System entfernt das Projekt und alle damit verbundenen Elemente endgültig.