FlexiProject come alternativa a Trello: il confronto

Sì. In FlexiProject il diagramma di Gantt è una delle viste del cronoprogramma, accanto all’elenco attività e alla bacheca Kanban. Ci vedi dipendenze, percorso critico e scostamenti dalla baseline. Dopo aver spostato un’attività, le scadenze delle attività collegate si ricalcolano in automatico. Trello nel piano Premium ha una vista Timeline che ordina le card sulla linea del tempo, senza dipendenze né percorso critico. Ne leggi di più sulla pagina del diagramma di Gantt.

Imposti tutti e quattro i tipi di dipendenza, con anticipo e ritardo. Con una dipendenza colleghi anche attività di progetti diversi, così lo spostamento di un’attività in un progetto sposta le attività collegate in un altro. Atlassian scrive nella documentazione che Trello non ha una gestione integrata delle dipendenze, e consiglia di riprodurle con checklist e link tra le card. In FlexiProject imposti le dipendenze sul diagramma di Gantt, nel modulo del cronoprogramma del progetto.

La baseline è la versione approvata del cronoprogramma, con cui confronti lo stato attuale del progetto. Gli scostamenti da lei li vedi direttamente sul diagramma di Gantt. Le versioni approvate successive restano salvate nel piano di progetto. Dopo un anno verifichi così come è cambiato il cronoprogramma e chi ha accettato le modifiche. Trello conserva sulla card le date attuali e la cronologia delle attività, senza una versione approvata del piano. In FlexiProject una modifica alla baseline la proponi con una richiesta motivata, da passare all’approvazione.

Sì. Il cronoprogramma lo pianifichi sul calendario dei giorni lavorativi e delle festività, così la scadenza di un’attività non cade di sabato o domenica. Assegnando una persona vedi la sua disponibilità giornaliera con ferie e orario, e in caso di sovraccarico ricevi un avviso. Le ferie le importi da Outlook. La vista Calendar di Trello mostra le scadenze delle card senza giorni lavorativi né festività. Il carico delle persone in tutti i progetti lo verifichi nelle risorse di progetto.

Sì. Nel budget di progetto gestisci costi e ricavi, così vedi il margine del progetto in un solo posto. Le voci di budget le colleghi alle attività del cronoprogramma, e uno spostamento di data sposta anche la spesa nel cash flow. Accanto al piano e ai costi sostenuti hai la previsione del costo finale. In Trello il budget si gestisce con campi personalizzati o con un Power-Up. In FlexiProject approvi le modifiche di budget come nuove versioni, così sai chi e quando ha cambiato gli importi.

Il registro dei rischi fa parte di ogni progetto. Ogni rischio ha una valutazione su una matrice configurabile di probabilità e impatto, un piano di risposta e un responsabile. Il rischio lo colleghi all’attività su cui incide, e lo vedi sul diagramma di Gantt. In Trello una bacheca dei rischi la costruisci con liste ed etichette, senza matrice di valutazione né piani di risposta. In FlexiProject rivedi i rischi di tutti i progetti nel portafoglio, e i dettagli sono descritti sulla pagina registro dei rischi.

Nel modulo dei percorsi di approvazione approvi baseline, versioni di budget e carte di progetto. Il percorso può avere più fasi, anche in parallelo, e il decisore lo indichi come ruolo nel progetto. Così il percorso funziona anche dopo un cambio di persona nel team. In Trello l’approvazione è sostituita da un accordo nel team, per esempio una lista “Approvato” o un’etichetta. In FlexiProject a ogni decisione restano registrati autore, data e commento.

Nel modulo dei prodotti di progetto ogni prodotto ha un responsabile, una scadenza e criteri di accettazione. Il prodotto lo colleghi alle attività che lo realizzano, così sai da quale lavoro nasce ogni risultato. In Trello il prodotto di progetto è una descrizione convenzionale su una card o in una checklist. In FlexiProject un modello di progetto può contenere un set già pronto di prodotti per quel tipo di progetto.

Nei portafogli di progetti vedi milestone, stato, finanze e rischi di tutti i progetti del portafoglio. Un progetto può appartenere a più portafogli insieme, senza duplicare i dati. In una simulazione escludi i progetti scelti e verifichi come cambiano gli indicatori del portafoglio. In Trello la vista Dashboard mostra grafici per una sola bacheca. In FlexiProject i dati dei progetti si sommano automaticamente a livello di portafoglio.

Le idee le valuti nel punteggio dei progetti secondo criteri e pesi tuoi. Il questionario di punteggio lo invii a più valutatori e vedi il quadro delle loro valutazioni. Tipi di progetto diversi possono avere modelli di valutazione separati. I criteri li colleghi agli obiettivi strategici dell’azienda, così vedi quali idee li servono. La valutazione la ripeti anche durante l’esecuzione, per decidere se proseguire il progetto.

Nel modulo dei report di progetto componi i rapporti in un builder, senza programmare. Ogni reparto e ruolo può avere il proprio set di rapporti. Il rapporto lo esporti in Excel mantenendo i filtri, e sulle dashboard imposti widget propri. La dashboard di Trello Premium mostra grafici semplici, come il numero di card per lista o per persona. In FlexiProject nei rapporti hai anche rischi, versioni di budget e modifiche al piano, perché questi dati li gestisci nei progetti.

Parti da un solo progetto con budget e scadenza, preferibilmente uno oggi difficile da gestire sulla bacheca. Le attività della bacheca le organizzi in un cronoprogramma, poi aggiungi budget e registro dei rischi. Il progetto finito lo salvi come modello. Gli altri progetti di quel tipo li avvii dai modelli di progetto, insieme a cronoprogramma, budget, rischi e prodotti. Così porti in FlexiProject i progetti successivi, uno dopo l’altro.

Chi esegue lavora sulla bacheca Kanban e sull’elenco attività, cioè in un layout vicino a Trello. Più formazione richiede il lavoro dei project manager e dell’ufficio progetti con carte, budget e percorsi di approvazione. L’applicazione include un pannello di aiuto che apre la pagina corrispondente della guida dalla schermata su cui lavori. Le istruzioni e le procedure aziendali le registri nella base di conoscenza, accanto ai dati dei progetti.

Sì. Gli sviluppatori continuano a pianificare sprint e story point in Jira. Grazie all’integrazione con Jira le attività e l’avanzamento entrano in automatico nel piano di progetto di FlexiProject, con la mappatura dei responsabili. Le attività da importare le scegli con una query JQL. La direzione vede il lavoro degli sviluppatori insieme al budget e ai rischi del progetto.

Commenti e menzioni li aggiungi su attività, rischio, voce di budget e prodotto, così la discussione resta accanto all’oggetto a cui si riferisce. La persona menzionata riceve subito una notifica. Le conversazioni di tutto il team le gestisci in chat nella comunicazione di progetto. Trello conserva i commenti sulle card e non ha una chat di progetto. In FlexiProject la chat finisce in archivio insieme al progetto, così il prossimo project manager conosce il contesto delle decisioni.

Sì. Per le aziende che tengono i dati presso di sé, FlexiProject è una alternativa a Trello su server proprio, senza limitazioni funzionali. La versione server la scegli quando norme o politiche aziendali richiedono di tenere i dati nella propria infrastruttura. Nella versione cloud di FlexiProject i dati restano nello Spazio economico europeo. Le altre differenze le descriviamo sulla pagina dei punti di forza della piattaforma FlexiProject.

In FlexiProject il numero di utenti gratuiti è illimitato. Sull’account gratuito la persona esegue e modifica le attività assegnate. Le licenze a pagamento coprono il lavoro a livello di progetto e portafoglio. Il workspace gratuito di Trello ha un limite di dieci collaboratori e dieci bacheche, e superato il limite le bacheche passano in sola lettura. I prezzi attuali delle licenze li trovi nei prezzi di FlexiProject di FlexiProject.

Sì. Ogni reparto ha in FlexiProject un proprio spazio di lavoro con modelli di carta, template, percorsi di approvazione e rapporti propri. Un progetto può essere visibile in più spazi, così un’iniziativa comune tra reparti non va duplicata. In FlexiProject i ruoli di progetto e i permessi li imposta l’amministratore nell’applicazione.