Percorsi di Accettazione

Un Percorso di approvazione è un processo decisionale predefinito utilizzato per approvare i documenti chiave del progetto, come il Project Charter o il Piano di progetto. Assicura che gli standard organizzativi siano rispettati prima che un progetto passi alla fase successiva.

Spazi di lavoro

Ogni Percorso di Accettazione è strettamente legato a uno specifico Spazi di Lavoro. Questo garantisce l’isolamento dei processi tra le unità aziendali.

• Quando crei un nuovo percorso, devi assegnarlo a uno Spazi di lavoro.
• Il percorso sarà disponibile per la selezione solo nei progetti che appartengono allo stesso Spazi di lavoro.

Nota: puoi gestire i percorsi solo per gli Spazi di lavoro a cui hai accesso.

Creare un percorso di Accettazione

1. Nel menu principale, espandi il gruppo PMO e vai al modulo Percorsi di Accettazione.
2. Clicca sul pulsante Aggiungi.
3. Nella nuova finestra, inserisci il nome del percorso.
4. Seleziona lo Spazi di lavoro. (Questo determina dove questo percorso può essere utilizzato).
5. Definisci il flusso di approvazione aggiungendo i livelli e gli approvatori (è necessario almeno un approvatore con il ruolo “Decisione”).
6. (Opzionale) Aggiungi una descrizione.
7. Clicca su Aggiungi. Il nuovo percorso è ora disponibile per i progetti all’interno dello Spazi di lavoro selezionato.

Livelli di Accettazione e ruoli degli approvatori

Livelli

Puoi strutturare il processo in livelli sequenziali. L’approvazione del livello 2 può iniziare solo dopo che il livello 1 è stato completamente approvato. Se un livello richiede “Tutti i decisori”, tutti devono approvare prima che il processo avanzi.

Tipi di approvatori

• Ruolo decisionale: vincolante. Il voto di questa persona è necessario per portare avanti il processo.
• Ruolo di opinione: Consultivo. Questa persona può lasciare commenti ma non può bloccare il processo.

Assegnazione dinamica o specifica

Puoi assegnare una persona specifica (ad esempio, “John Doe”) o un ruolo dinamico (ad esempio, “Project Manager”). Se scegli un ruolo dinamico, il sistema assegna automaticamente la richiesta a chi ricopre quel ruolo nel progetto specifico.

Per maggiori dettagli su come approvare il piano di progetto, consulta la sezione Accettazione del Project Charter.

Richiede un percorso di Accettazione

L’amministratore del sistema può decidere se l’organizzazione consente l’approvazione dei piani di base e delle carte di progetto senza un percorso di Accettazione. L’abilitazione di questo requisito garantisce che ogni approvazione di documenti di progetto chiave passi attraverso un processo decisionale definito.

Configurazione dei requisiti del percorso di Accettazione

1. Nel menu principale, espandi il gruppo Amministrazione e vai al modulo Impostazioni di sistema.
2. Vai alla scheda Accettazione.
3. Spunta o deseleziona l’opzione Richiedi percorso di accettazione separatamente per il piano di base e per la carta del progetto.
4. Le modifiche vengono salvate automaticamente.

Comportamento dopo aver abilitato il requisito

Una volta attivata l’opzione, l’opzione “Nessun percorso di accettazione” scompare dalla finestra di invio all’accettazione: gli utenti devono scegliere uno dei percorsi definiti. Questo vale per tutti i progetti dell’organizzazione, indipendentemente dagli Spazi di lavoro.

Per maggiori informazioni sulla creazione di percorsi di accettazione: Creare un percorso di Accettazione.

Miglioramento della finestra dei commenti di approvazione

Il campo dei commenti utilizzato nella finestra di approvazione è stato ridisegnato in un’area di testo completo. Nel commento è ora possibile:

• Formatta il testo: grassetto, corsivo, elenchi, titoli.
• Incolla link a documenti e risorse esterne.
• Incolla immagini, ad esempio screenshot che chiariscano la decisione.

Il contenuto aggiunto è visibile nella finestra di approvazione ed è incluso nelle esportazioni in PDF del documento approvato, in modo che i revisori possano vedere in seguito il contesto completo della decisione.