Integrazione con Microsoft Entra ID

Uno degli aspetti chiave di questa integrazione è la possibilità di sincronizzare gli utenti. Ciò significa che qualsiasi modifica dello stato di un utente in Microsoft Entra ID si riflette automaticamente nell’applicazione. Ad esempio, quando un nuovo utente viene registrato in Microsoft Entra ID, viene automaticamente aggiunto all’elenco degli utenti di FlexiProject. L’utente così aggiunto può accedere a FlexiProject utilizzando il proprio account Microsoft.

Inoltre, se l’organizzazione ha implementato un pacchetto Microsoft 365, è possibile recuperare le assenze degli utenti per l’intera giornata dal calendario di Outlook.

Nelle sezioni seguenti verranno illustrati i passaggi necessari per collegare FlexiProject a Microsoft Entra ID.

NOTA!

Se hai una connessione esistente con l’Active Directory locale della tua organizzazione sotto forma di integrazione individuale, gli utenti vengono sincronizzati solo in base a tale integrazione.

La creazione di una connessione Microsoft Entra ID aggiuntiva con FlexiProject consentirà solo l’integrazione con Microsoft 365 e la relativa sincronizzazione dei calendari degli utenti.

Configurazione del servizio Azure Active Directory

Il primo passo del processo di integrazione è la registrazione di un account FlexiProject nel servizio Microsoft Entra ID.

La registrazione consentirà all’amministratore di Microsoft Entra ID di generare i parametri di connessione necessari per collegare FlexiProject al servizio:

• ID inquilino
• Id del cliente
• Chiave del cliente

1. Vai su office.com per effettuare il login con il tuo account Office 365.
2. Nel menu delle applicazioni sul lato sinistro della finestra, trova e naviga fino allo strumento Amministratore.
3. Una volta cliccato, si aprirà la schermata di benvenuto del pannello di amministrazione.
4. Nel menu a sinistra, seleziona Visualizza tutto.
5. Nel menu avanzato, clicca su Microsoft Entra ID.
6. Quando l’applicazione viene caricata, viene visualizzata la vista iniziale.
7. Nel menu a sinistra, clicca nuovamente su Microsoft Entra ID.
8. Una volta cliccato, si aprirà un menu avanzato e selezionerai la voce Registrazione della domanda.
9. Si aprirà una nuova finestra.
10. Nella nuova finestra, seleziona +Nuova registrazione per registrare l’applicazione.
11. Si aprirà una finestra di registrazione dell’applicazione con i seguenti elementi.
12. Inserisci un nome per l’applicazione, ad esempio “FlexiProject”.
13. Seleziona il tipo di account “Singolo inquilino”.
14. Assegna i permessi all’applicazione: per leggere i calendari, i gruppi e le informazioni degli utenti.
15. Clicca sul pulsante Registra nell’angolo in basso a sinistra sotto l’elenco.

Collegare il tuo ambiente con il tenant di Microsoft Entra ID

Dopo aver registrato la tua domanda, verrai reindirizzato alla sezione Panoramica, dove verranno forniti i dati di registrazione:

Application ID e Directory ID , che saranno necessari per connettere FlexiProject a Microsoft Entra ID (Tenant ID e Client ID).

Per completare l’installazione di Microsoft Entra ID in FlexiProject, devi ancora specificare i valori segreti (chiave del cliente)

1. Nella pagina di registrazione del servizio Microsoft Entra ID, vai al modulo Certificati e segreti, situato nel menu a sinistra della finestra.
2. Quando si apre il modulo, clicca su +Nuovo segreto cliente.
3. Seleziona il tempo di scadenza del codice. Noi consigliamo due anni.
4. Nel campo Descrizione puoi inserire una descrizione per facilitare l’identificazione.
5. Clicca sul pulsante Aggiungi per generare il codice.
6. Una volta cliccato, ilsegreto del cliente generato(chiave del cliente) apparirà nell’elenco Segreti del cliente.
7. Ti servirà per collegare FlexiProject al servizio Microsoft Entra ID. Puoi annotarlo selezionando Copia negli appunti.

FlexiProject configurazione

Per creare una connessione, è necessario generare i parametri del pannello di amministrazione di Microsoft Entra ID: ID inquilino (Tenant ID), ID cliente (Client ID) e segreto client (Client Secret), descritti nella sezione precedente.

Una volta ottenuto l’accesso ai parametri di connessione, in FlexiProject:

1. Espandi il gruppo Amministrazione e seleziona Impostazioni di sistema.
2. Vai alla scheda Integrazione di Microsoft Entra ID.
3. Nella scheda, clicca sul pulsante Aggiungi connessione.
4. Si aprirà la finestra del modulo di connessione ad Microsoft Entra ID.
5. Inserisci i seguenti dati in sequenza:
   • Id dell’inquilino: l’ID dell’inquilino.
   • ID cliente – l’ID dell’applicazione
   • Chiave cliente – incolla il valore copiato nel campo Valore segreto, nel pannello di amministrazione.
6. Opzionale: puoi limitare l’elenco degli utenti importati ai gruppi selezionati. Nel campo di testo inserisci gli ID dei gruppi (Object ID del gruppo in Microsoft Entra ID), separati da virgole. Non inserire i nomi dei gruppi — sono accettati solo gli ID dei gruppi.
7. Dopo aver inserito tutte le informazioni necessarie nel modulo, salva le impostazioni utilizzando il pulsante Salva nell’angolo in basso a destra.
   • Una volta stabilita la connessione, la finestra con i dati della connessione scomparirà e nell’angolo in basso a destra apparirà un messaggio di avvenuta connessione.
   • Nell’applicazione apparirà un elenco che mostra i parametri della connessione creata e il suo stato.
   • Se la connessione non viene stabilita, nell’angolo in basso a destra apparirà un messaggio di mancata connessione. La finestra con i dati per la connessione rimarrà attiva.

Sincronizzazione degli utenti

Se la connessione ad Microsoft Entra ID viene stabilita con successo, la sincronizzazione degli utenti avviene automaticamente. Gli account che hanno un indirizzo e-mail specificato (smtp) vengono recuperati da Microsoft Entra ID.

• Un nuovo utente aggiunto in Microsoft Entra ID ha un account creato automaticamente in FlexiProject.
• Un utente eliminato in Microsoft Entra ID viene automaticamente contrassegnato come eliminato in FlexiProject.

Utente attivo

• Qualsiasi nuovo utente presente nell’elenco di Microsoft Entra ID viene registrato nel dominio FlexiProject. Nell’elenco degli utenti, appare con lo stato “Attivo” e in più è contrassegnato da frecce, che simboleggiano l’associazione con un account in Microsoft Entra ID.
• Gli attuali utenti registrati nel dominio FlexiProject saranno automaticamente collegati ad Microsoft Entra ID tramite l’indirizzo e-mail. Lo stato di tale utente sarà ulteriormente contrassegnato da frecce che simboleggiano l’associazione con un account in Microsoft Entra ID.
• Un utente aggiunto che non compare in Microsoft Entra ID ha uno stato attivo.

Utente cancellato

• A un utente di Microsoft Entra ID viene assegnato uno stato di Eliminato, indicato da frecce che simboleggiano l’associazione con un account in Microsoft Entra ID.
• Un utente cancellato tramite FlexiProject è contrassegnato da uno stato senza frecce.

Sincronizza i calendari degli utenti

La creazione di una connessione ad Microsoft Entra ID ti permette inoltre di registrare le assenze di un’intera giornata programmate dagli utenti nei calendari della piattaforma Microsoft 365 (calendario di Outlook). Le assenze registrate vengono automaticamente aggiunte al calendario dell’utente di FlexiProject nelle risorse.

Attiva la connessione al calendario

1. Espandi il gruppo Amministrazione nel menu principale e vai al modulo Impostazioni di sistema.
2. Si aprirà un elenco di possibili impostazioni di sistema.
3. Seleziona la scheda Risorse.
4. Il modulo Risorse si aprirà con la vista calendario predefinita. Quando la connessione ad Microsoft Entra ID è attiva, l’opzione “Connetti al calendario di Outlook” è disponibile sotto il calendario.
5. Attiva l’opzione “Connetti al calendario di Outlook”,
6. Gli eventi di tutto il giorno con stato “Libero” dal calendario di Outlook inseriti dagli utenti sincronizzati saranno salvati nella loro disponibilità in FlexiProject.
7. Nel calendario di Risorse, saranno contrassegnati da un’icona con due frecce.
8. Tali eccezioni non possono essere modificate. Verranno eliminate automaticamente quando l’evento verrà cancellato dal calendario di Outlook o quando la connessione al calendario di Outlook verrà disattivata.