Căile de aprobare

Calea de aprobare este un proces decizional predefinit utilizat pentru aprobarea documentelor cheie ale proiectului, cum ar fi Carta proiectului sau Planul proiectului. Se asigură că standardele organizaționale sunt îndeplinite înainte ca un proiect să treacă în faza următoare.

Contextul Spațiilor de lucru

Fiecare cale de aprobare este strict legată de un anumit Spațiu de lucru. Acest lucru asigură izolarea proceselor între unitățile de afaceri.

• Atunci când creați o cale nouă, trebuie să o atribuiți unui Spații de lucru.
• Calea va fi disponibilă pentru selecție numai în proiectele care aparțin aceluiași Spațiu de lucru.

Notă: Puteți gestiona numai căile pentru spațiile de lucru la care aveți acces.

Crearea unei căi de aprobare

1. În meniul principal, extindeți grupul PMO și accesați modulul Căile de aprobare.
2. Faceți clic pe butonul Adăugare.
3. În noua fereastră, introduceți numele căii.
4. Selectați Spațiile de lucru. (Acest lucru determină unde poate fi utilizată această cale).
5. Definiți fluxul de aprobare prin adăugarea de niveluri și aprobatori (este necesar cel puțin un aprobator cu rolul „decizie”).
6. (Opțional) Adăugați o descriere.
7. Faceți clic pe Adăugare. Noua cale este acum disponibilă pentru proiectele din Spațiul de lucru selectat.

Nivelurile de aprobare și rolurile aprobatorilor

Niveluri

Puteți structura procesul în niveluri secvențiale. Aprobarea la nivelul 2 poate începe numai după aprobarea completă a nivelului 1. Dacă un nivel necesită „Toți factorii de decizie”, toată lumea trebuie să aprobe înainte ca procesul să avanseze.

Tipuri de aprobatori

• Rolul deciziei: obligatoriu. Votul acestei persoane este necesar pentru continuarea procesului.
• Rolul avizului: Consultativ. Această persoană poate lăsa comentarii, dar nu poate bloca procesul.

Atribuire dinamică vs. specifică

Puteți atribui o anumită persoană (de exemplu, „John Doe”) sau un rol dinamic (de exemplu, „Manager de proiect”). Dacă alegeți un rol dinamic, sistemul atribuie automat solicitarea persoanei care deține rolul respectiv în cadrul proiectului specific.

Consultați secțiunea Aprobarea cartei proiectului pentru mai multe detalii privind modul de aprobare a planului de proiect

Necesitatea unei căi de aprobare

Administratorul sistemului poate decide dacă organizația permite ca planurile de Baza și cartelele proiectului să fie aprobate fără o cale de aprobare. Activarea cerinței asigură faptul că fiecare aprobare a documentelor cheie ale proiectului trece printr-un proces decizional definit.

Configurarea cerinței privind calea de acceptare

1. În meniul principal, extindeți grupul Administrare și mergeți la modulul Setări sistem.
2. Mergeți la fila Aprobare.
3. Bifați sau debifați opțiunea Require acceptance path separat pentru planul de bază și separat pentru carta proiectului.
4. Modificările sunt salvate automat.

Comportamentul după activarea cerinței

Odată ce opțiunea este activată, opțiunea „Fără cale de aprobare” dispare din fereastra de trimitere spre aprobare – utilizatorii trebuie să aleagă una dintre căile definite. Această opțiune se aplică tuturor proiectelor din organizație, indiferent de spațiul de lucru.

Pentru mai multe informații despre crearea căilor de acceptare: Crearea căii de acceptare.

Fereastră îmbunătățită de comentarii privind aprobarea

Câmpul de comentarii utilizat în fereastra de aprobare a fost reproiectat într-o zonă de text complet. În comentariu puteți acum:

• Formatați textul – bold, italic, liste, titluri.
• Lipiți linkuri către documente și Resurse externe.
• Lipiți imagini – de exemplu capturi de ecran care clarifică decizia.

Conținutul adăugat este vizibil în fereastra de aprobare și este inclus în exporturile PDF ale documentului aprobat, astfel încât Revizuirii să poată vedea ulterior contextul complet al deciziei.