Wege der Akzeptanz

Ein Akzeptanz-Pfad ist ein vordefinierter Entscheidungsprozess zur Genehmigung wichtiger Projektdokumente, wie z.B. der Projektcharta oder des Projektplans. Er stellt sicher, dass die organisatorischen Standards erfüllt werden, bevor ein Projekt in die nächste Phase übergeht.

Arbeitsbereiche Kontext

Jeder Akzeptanzpfad ist streng an einen bestimmten Arbeitsbereich gebunden. Dies gewährleistet eine Prozessisolierung zwischen den Geschäftsbereichen.

• Wenn Sie einen neuen Pfad erstellen, müssen Sie ihn einem Arbeitsbereich zuordnen.
• Der Pfad steht nur in Projekten zur Auswahl, die zu demselben Arbeitsbereich gehören.

Hinweis: Sie können nur Pfade für die Arbeitsbereiche verwalten, auf die Sie Zugriff haben.

Akzeptanz schaffen

1. Erweitern Sie im Hauptmenü die Gruppe PMO und gehen Sie zum Modul Akzeptanzpfade.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
3. Geben Sie in dem neuen Fenster den Namen des Pfads ein.
4. Wählen Sie den Arbeitsbereich. (Dies bestimmt, wo dieser Pfad verwendet werden kann).
5. Definieren Sie den Genehmigungsfluss, indem Sie Ebenen und Genehmigende hinzufügen (mindestens ein Genehmigender mit der Rolle „Entscheidung“ ist erforderlich).
6. (fakultativ) Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
7. Klicken Sie auf Hinzufügen. Der neue Pfad ist jetzt für Projekte innerhalb des ausgewählten Arbeitsbereichs verfügbar.

Akzeptanzstufen und Rollen der Genehmigenden

Levels

Sie können den Prozess in aufeinanderfolgende Stufen gliedern. Die Genehmigung auf Stufe 2 kann erst erfolgen, wenn Stufe 1 vollständig genehmigt wurde. Wenn eine Stufe „Alle Entscheidungsträger“ erfordert, müssen alle zustimmen, bevor der Prozess fortschreitet.

Arten von Genehmigern

• Rolle der Entscheidung: Verbindlich. Die Stimme dieser Person ist erforderlich, um den Prozess voranzutreiben.
• Stellungnahme Rolle: Beratend. Diese Person kann Kommentare hinterlassen, aber den Prozess nicht blockieren.

Dynamische vs. spezifische Zuweisung

Sie können eine bestimmte Person (z.B. „John Doe“) oder eine dynamische Rolle (z.B. „Projektleiter“) zuweisen. Wenn Sie eine dynamische Rolle wählen, weist das System die Anfrage automatisch demjenigen zu, der diese Rolle in dem jeweiligen Projekt innehat.

Unter Akzeptanz der Projektcharta finden Sie weitere Einzelheiten zur Genehmigung des Projektplans.

Einen Akzeptanzpfad verlangen

Der Systemadministrator kann entscheiden, ob die Organisation die Genehmigung von Basisplänen und Projektchartas ohne einen Akzeptanz-Pfad zulässt. Durch die Aktivierung dieser Anforderung wird sichergestellt, dass jede Genehmigung wichtiger Projektdokumente einen definierten Entscheidungsprozess durchläuft.

Konfigurieren der Anforderungen für den Akzeptanzpfad

1. Erweitern Sie im Hauptmenü die Gruppe Administration und gehen Sie zum Modul Systemeinstellungen.
2. Gehen Sie auf die Registerkarte Akzeptanz.
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Akzeptanzpfad erforderlich separat für den Basisplan und separat für die Projektcharta.
4. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Verhalten nach Aktivierung der Anforderung

Sobald die Option aktiviert ist, verschwindet die Option „Kein Akzeptanzpfad“ aus dem Fenster Senden an Akzeptanz – Benutzer müssen einen der definierten Pfade wählen. Dies gilt für alle Projekte in der Organisation, unabhängig vom Arbeitsbereich.

Für weitere Informationen zur Erstellung von Akzeptanzpfaden: Akzeptanzpfad erstellen.

Verbessertes Fenster für Kommentare zur Genehmigung

Das Kommentarfeld im Genehmigungsfenster wurde zu einem Volltextbereich umgestaltet. In dem Kommentar können Sie jetzt:

• Text formatieren – fett, kursiv, Listen, Überschriften.
• Fügen Sie Links zu externen Dokumenten und Ressourcen ein.
• Fügen Sie Bilder ein – zum Beispiel Screenshots, die die Entscheidung verdeutlichen.

Der hinzugefügte Inhalt ist im Genehmigungsfenster sichtbar und wird in den PDF-Export des genehmigten Dokuments aufgenommen, so dass die Prüfer später den vollen Kontext der Entscheidung sehen können.