Jóváhagyási útvonalak

A jóváhagyási útvonal egy előre meghatározott döntéshozatali folyamat, amelyet a kulcsfontosságú projektdokumentumok, például a Projektalapokmányok vagy a projektterv jóváhagyására használnak. Ez biztosítja, hogy a szervezeti standardoknak megfeleljenek, mielőtt a projekt a következő fázisba lépne.

Munkaterületek kontextus

Minden Jóváhagyási útvonal szigorúan egy adott munkaterülethez kapcsolódik. Ez biztosítja a folyamatok elkülönítését az üzleti egységek között.

• Új elérési útvonal létrehozásakor azt egy munkaterülethez kell rendelnie.
• Az elérési útvonal csak azokban a projektekben lesz kiválasztható, amelyek ugyanahhoz a Munkaterülethez tartoznak.

Megjegyzés: Csak azon munkaterületek elérési útvonalait kezelheti, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik.

Jóváhagyási útvonal létrehozása

1. A főmenüben bontsa ki a PMO csoportot, és lépjen a Jóváhagyási útvonalak modulra.
2. Kattintson a Hozzáadás gombra.
3. Az új ablakban adja meg az elérési útvonal nevét.
4. Válassza ki a munkaterületet.(Ez határozza meg, hogy hol használható ez az útvonal).
5. Határozza meg a jóváhagyási folyamatot a szintek és jóváhagyók hozzáadásával ( legalább egy „Döntés” szerepkörrel rendelkező jóváhagyó szükséges).
6. (Választható) Adjon hozzá egy leírást.
7. Kattintson a Hozzáadás gombra. Az új elérési útvonal mostantól elérhető a kiválasztott munkaterületen belüli projektek számára.

Jóváhagyás szintek és jóváhagyók szerepe

Szintek

A folyamatot egymásra épülő szintekre lehet strukturálni. A 2. szintű jóváhagyás csak az 1. szint teljes jóváhagyása után kezdődhet meg. Ha egy szinthez „Minden döntéshozó” szükséges, a folyamat továbblépése előtt mindenkinek jóvá kell hagynia.

Jóváhagyók típusai

• Határozati szerep: Kötelező. Ennek a személynek a szavazata szükséges a folyamat továbbviteléhez.
• Vélemény Szerep: Tanácsadó. Ez a személy hozzászólásokat hagyhat, de nem blokkolhatja a folyamatot.

Dinamikus vs. specifikus hozzárendelés

Hozzárendelhet egy adott személyt (pl. „John Doe”) vagy egy dinamikus szerepet (pl. ” Projektvezető”). Ha dinamikus szerepet választ, a rendszer automatikusan hozzárendeli a kérelmet ahhoz, aki az adott projektben az adott szerepet betölti.

A projektterv jóváhagyásának további részleteiért lásd a Projektalapokmányok jóváhagyása című fejezetet.

Jóváhagyási útvonal megkövetelése

A rendszergazda eldöntheti, hogy a szervezet engedélyezi-e az alaptervek és projektalapokmányok jóváhagyását jóváhagyási útvonal nélkül. A követelmény engedélyezése biztosítja, hogy a kulcsfontosságú projektdokumentumok minden jóváhagyása meghatározott döntéshozatali folyamaton megy keresztül.

Jóváhagyási útvonal követelményének konfigurálása

1. A főmenüben bontsa ki az Adminisztráció csoportot, és lépjen a Rendszerbeállítások modulra.
2. Menjen a Jóváhagyás fülre.
3. Jelölje be vagy vegye ki a jelölőnégyzetet a Jóváhagyási útvonal megkövetelése opcióból külön-külön az alaptervre és külön-külön a Projektalapokmányokra vonatkozóan.
4. A módosítások automatikusan mentésre kerülnek.

Viselkedés a követelmény engedélyezése után

Az opció engedélyezése után a „Nincs jóváhagyási útvonal” opció eltűnik a küldés-jóváhagyás ablakból – a felhasználóknak a meghatározott útvonalak közül kell választaniuk. Ez a szervezet összes projektjére vonatkozik, függetlenül a munkaterületektől.

További információ a jóváhagyási útvonalak létrehozásával kapcsolatban: Jóváhagyási útvonal létrehozása.

Továbbfejlesztett jóváhagyási hozzászólás ablak

A jóváhagyási ablakban használt hozzászólás mezőt teljes szöveges területté alakították át . Hozzászólásban mostantól a következőket teheti meg:

• Szöveg formázása – félkövér, dőlt betű, listák, címsorok.
• Külső dokumentumokra és erőforrásokra mutató hivatkozások beillesztése.
• Illesszen be képeket – például képernyőképeket, amelyek egyértelművé teszik a döntést.

A hozzáadott tartalom látható a jóváhagyási ablakban, és a jóváhagyott dokumentum PDF-exportálása is tartalmazza, így a felülvizsgálók később láthatják a döntés teljes kontextusát.