Часті запитання

FlexiProject — це PPM-система: програмне забезпечення для управління проєктами та портфелями проєктів. Для кожного проєкту в ній ви ведете графік, бюджет, ресурси й ризики, а на рівні організації порівнюєте проєкти в портфелях, звітах і стратегічних цілях. Ви користуєтеся ним у браузері: у хмарі або встановленим на власному сервері. Дізнайтеся, як працює наше програмне забезпечення для управління проєктами.

Для організацій, які ведуть багато проєктів одночасно й хочуть бачити їх в одному місці: від завдань однієї людини до портфеля проєктів і стратегічних цілей. Ним користуються керівники проєктів, офіси управління проєктами (PMO), керівники компаній і люди, які виконують завдання. На нашому сайті ми описуємо, як його застосовують у понад 30 галузях, зокрема у виробництві, енергетиці, фінансах, охороні здоров’я, публічному управлінні та ІТ: перегляньте PPM-програмне забезпечення для вашої галузі.

FlexiProject не нав’язує єдиної методології. В одній організації ви можете вести каскадні проєкти з фазами та контрольними подіями, гнучкі проєкти на дошці Канбан у системі і гібридні проєкти, що поєднують обидва підходи. Елементи, відомі з PRINCE2 або Stage-Gate, як-от статут проєкту, шляхи затвердження, реєстр ризиків і продукти проєкту, можна налаштувати в шаблонах проєктів.

Інтерфейс FlexiProject доступний 28 мовами: англійською (британською й американською), болгарською, китайською, чеською, данською, нідерландською, естонською, фінською, французькою, німецькою, грецькою, угорською, індонезійською, італійською, японською, латиською, литовською, норвезькою, польською, португальською, румунською, російською, словацькою, словенською, іспанською, шведською, турецькою та українською. Кожен користувач обирає мову у своєму профілі, а сповіщення електронною поштою надходять мовою одержувача.

Так, для iOS і Android. У мобільному застосунку ви бачите призначені вам завдання в усіх проєктах, оновлюєте їхній прогрес, додаєте коментарі та вкладення й ведете облік часу роботи. Планування проєкту, бюджети та звіти доступні в браузері. Мобільний застосунок входить у вартість ліцензії.

FlexiProject поєднує в одній системі ведення окремого проєкту (графік, бюджет, ресурси, ризики), портфель проєктів, шляхи затвердження та стратегію організації. Люди, які лише виконують завдання, користуються ним безкоштовно, а система працює у хмарі або на вашому власному сервері. Щоб побачити, як вона співвідноситься з конкретними інструментами, перейдіть до порівнянь FlexiProject з іншими системами.

Усім проєктом: статутом проєкту, графіком з діаграмою Ганта, бюджетом, ресурсами, ризиками, продуктами та часом роботи. На рівні організації доступні портфелі й програми проєктів, скорінґ, шляхи затвердження, огляди, звіти та стратегія з цілями й показниками. Перегляньте, наприклад, модуль графіка проєкту.

Так. Портфель об’єднує проєкти, щоб ви могли оцінювати, порівнювати й відстежувати їх разом. Він має підсумок, список проєктів, спільний графік і симуляцію, а також бюджет і ризики після ввімкнення цих модулів. Один проєкт може входити до кількох портфелів. Дізнайтеся, як працює програмне забезпечення для управління портфелем проєктів.

Так. Звіти будуються на актуальних даних вашої організації, тож щоразу показують поточний стан. Ви бачите лише проєкти, до яких маєте доступ. Звіт за проєктом має також вигляд діаграми Ганта та підсумок, а результати можна експортувати в Excel. Модуль звітів доступний із Повною ліцензією.

Так, без жодного програмування. Адміністратор налаштовує шаблони статуту проєкту, власні атрибути проєктів і завдань, шляхи затвердження, ролі в проєкті, статуси та робочі області, наприклад окрему для кожної компанії чи філії. Ви можете зробити це самостійно або разом із нами під час впровадження: дізнайтеся, як налаштувати систему відповідно до ваших стандартів.

ШІ готує чернетку проєкту за описом, написаним вашими словами: назву, опис, дату початку та ієрархію завдань із тривалістю. Завдання потрапляють у графік, де ви виправляєте їх і додаєте ризики, бюджет і залежності. У хмарі ця функція ввімкнена за замовчуванням і безкоштовна, а на ваше прохання ми її вимикаємо. Якщо систему встановлено на власному сервері, ви можете підключити власний сервіс ШІ.

Три: Список у структурі WBS, діаграма Ганта та дошка Канбан. Усі вони показують ті самі завдання й контрольні події, тож зміна, зроблена в одному вигляді, одразу видна в інших. Графік складається із завдань, фаз (зведених завдань) і контрольних подій.

Чотири: Закінчення–Початок, Початок–Початок, Закінчення–Закінчення та Початок–Закінчення, кожна із запізненням у робочих днях. Опція «Фіксоване відставання» зберігає проміжок між завданнями, коли їх переміщують. Залежності можна також вводити скорочено в стовпцях Попередники й Наступники, наприклад 4SS+2.

Так. У вигляді діаграми Ганта кнопка «Діаграма» відкриває налаштування з перемикачем «Критичний шлях», який за замовчуванням вимкнений. Після ввімкнення діаграма виділяє завдання й залежності, що визначають дату завершення проєкту. Шлях ґрунтується на введених вами залежностях, тож спершу додайте їх в інструменті діаграми Ганта.

Так. Перетягування смуги переміщує завдання в часі, лівий край змінює дату початку, правий край змінює дату завершення, а стрілка під смугою задає прогрес. Залежність створюється перетягуванням точки з однієї смуги на іншу. Якщо після перерахунку залежностей дати відрізняються, повідомлення інформує, що дати оновлено.

Так. Прогрес фази або будь-якого завдання з підзавданнями обчислюється з прогресу його підзавдань. Фаза починається з найранішої дати початку підзавдань і закінчується в найпізнішу дату їх завершення. Позначення зведеного завдання як виконаного завершує всі його підзавдання. Прогрес — це відсоток виконання завдань.

Частково. У списку графіка дата завершення завдання, термін якого минув, а прогрес нижчий за 100%, стає червоною. Підсумок проєкту показує кількість прострочених завдань, а на Панель керування можна додати віджет із критерієм «Запізнілі». Прострочена контрольна подія отримує червоний ромб у стовпці Контрольні події. Смуги завдань на діаграмі Ганта ми не виділяємо.

Так. Модуль плану проєкту зберігає затверджені дати графіка та суми бюджету як базовий план. Стовпці «Запланований початок» і «Запланований кінець» та відхилення показують, чим поточні дати відрізняються, а на діаграмі Ганта ви вмикаєте смугу «Базовий план». Подальші зміни графіка не змінюють план, а лише відхилення від нього.

Через «Зміну плану» у вкладці План. Запит має назву, опис, обґрунтування, розглянуті альтернативи, а також запитувану дату завершення проєкту й бюджет із відхиленням від базового плану, після чого проходить обраний вами шлях затвердження. Так в одному місці фіксується, що змінилося, чому, скільки це коштує і хто погодив.

Не безпосередньо. Відхилення розраховуються відносно першого й останнього затвердженого плану. Кожне наступне затвердження зберігається як «Зміна плану», а попередні плани можна відкрити у вікні плану. Коли затверджено щонайменше два плани, кнопка «Показати діаграму» відображає, як змінилися дата завершення й витрати проєкту.

Так. Робочі дні та свята ви задаєте окремо для кожного проєкту в Налаштуваннях, Робочі дні: позначаєте дні тижня й додаєте вихідні з назвою та датою. Новий проєкт має робочі дні з понеділка до п’ятниці й не має свят. Після збереження дати всіх завдань і контрольних подій перераховуються, і цю зміну не можна скасувати кнопкою «Скасувати зміни».

Так. Ви можете додати залежність до завдання в іншому проєкті за умови, що маєте дозволи на цей проєкт. Дати перераховуються лише після затвердження в програмі, яка об’єднує проєкти та показує спільний графік, тож зміна набуває чинності не одразу.

Так. Команда працює над тим самим проєктом у браузері, без блокування проєкту й без копій файлів. Ви бачите, хто активний у графіку. Коли хтось вносить зміну, решта отримує повідомлення з іменем автора й завантажує нові дані кнопкою, адже зміни інших людей не оновлюються самі.

Так, це роблять атрибути графіка. Адміністратор визначає їх у Налаштуваннях системи, надаючи їм назву й тип, наприклад список із кольоровими варіантами або число, яке можна підсумовувати. У проєкті ви вмикаєте атрибут як стовпець списку й поле в панелі завдання, розфарбовуєте за ним смуги діаграми Ганта та додаєте його як стовпець у звіти за завданнями.

Так. Кнопка «Експорт» у вигляді діаграми Ганта зберігає діаграму як документ PDF або зображення PNG із поточними фільтром, стовпцями, налаштуваннями вигляду й масштабом. PDF відкривається в попередньому перегляді браузера, де його можна зберегти або надрукувати. Сам графік можна також експортувати в Excel і MS Project XML.

Так, у певних межах. Ви можете експортувати графік у файл Microsoft Project (.xml), який відкривається в цій програмі. Файл .mpp імпортується через Налаштування, Імпорт, З Microsoft Project, з вибором «Перерахувати залежності» або «Зберегти дати». Нові елементи додаються після наявних завдань, а експорту у власний файл .mpp немає.

Так. Історія графіка фіксує, хто що змінив, а для зміни, яку можна скасувати, кнопка «Скасувати зміни» повертає попередній стан. Користувач із дозволом на редагування графіка може скасувати будь-яку зміну; інші користувачі можуть скасувати лише свої, якщо відтоді ніхто нічого не змінював у проєкті. Зміни робочих днів і глобальні зміни скасувати не можна.

Ми не встановлюємо обмеження на глибину ієрархії чи кількість завдань у проєкті. Зведене завдання може мати підзавдання на подальших рівнях, а номер WBS присвоює застосунок. Структуру ви впорядковуєте підвищенням і пониженням рівнів або перетягуванням рядків.

Так. Створюючи проєкт із шаблону, ви можете ввести дату завершення замість дати початку. Тоді графік будується назад від цієї дати на основі тривалості завдань у робочих днях і залежностей із шаблону. Дата завершення має припадати на робочий день проєкту.

Бюджет складається з бюджетних позицій: витрат і доходів, розташованих у дереві з групами. До кожної позиції ви додаєте прогнози з датою та сумою й фактичні значення, тобто суми, які справді витрачено або отримано. Модуль бюджету проєкту має вигляди Список, Вигляд за періодами та Виконання, а після затвердження плану показує також стовпці План, Відхилення та Прогрес.

Так. У вкладці Бюджет кнопка «Нова стаття витрат» додає витрату, а стрілка поруч дає змогу обрати «Новий дохід». Група позицій може містити витрати й доходи разом, а її значення — це сума підпозицій. Дохід із фіксованою сумою ви вводите як позицію з прогнозом і додаєте до неї фактичне значення, коли гроші надійдуть.

Порівняйте суму із затвердженим у проєкті планом. Стовпець Сума — це прогноз плюс фактичні значення, а після затвердження плану, що охоплює бюджет, список показує стовпці План і Відхилення в сумах і у відсотках. План — це знімок на момент затвердження, тож подальші зміни бюджету змінюють відхилення, а не план. Власний показник можна обчислити за допомогою атрибута проєкту типу Функція.

Перемкніть бюджет на «Вигляд за періодами» й оберіть масштаб: місяць, квартал або рік. Кнопка «Рядки» вибирає ряди: прогноз, фактичні значення, план і відхилення. Суми за періоди можна вводити просто в клітинки, а введення суми в порожню клітинку створює прогноз. Так фінансова команда бачить, коли гроші буде витрачено.

Так. Позицію пов’язують із завданням або контрольною подією командою «Пов’язати з графіком». Дата прогнозу, наприклад термін оплати рахунку, тоді обчислюється від початку чи кінця завдання плюс зсув у днях або місяцях. Коли дата завдання змінюється, дати прогнозів перераховуються разом із нею.

Ви вводите залишок витрат як прогноз із сумою та датою, що відповідає ETC. Стовпець Сума, тобто прогноз плюс фактичні значення, показує очікувану загальну вартість позиції та проєкту, що відповідає EAC. Після затвердження плану ви порівнюєте її зі стовпцем План і з відхиленням. Прогноз вводить керівник проєкту; застосунок не виводить його з формули.

Так, з файлу .xlsx або .csv у майстрі: ви зіставляєте стовпці з Датою, Дебетом (витрати), Кредитом (доходи) та атрибутами фактичних значень, як-от номер документа, і перед підтвердженням бачите попередній перегляд. Правила зіставлення призначають фактичні значення бюджетним позиціям і пропонують позицію під час наступних імпортів. Бюджетні позиції можна також завантажити з Excel у той самий бюджет.

Кількома способами: імпортом файлу .xlsx або .csv із правилами зіставлення чи через REST API, який створює фактичні значення та прогнози із сумою, датою й бюджетною позицією. Документи з облікової системи можуть також надходити в чергу всередині бюджету, де керівник проєкту призначає їх позиціям. Таку інтеграцію наша команда виконує на замовлення; стандартного конектора ERP немає.

Так. Адміністратор визначає атрибути позицій у Налаштуваннях системи, у вкладці Бюджет: текст, список, число, дату, посилання або поле-функцію, наприклад суму брутто як суму нетто, помножену на ПДВ. У проєкті атрибути з’являються в панелі позиції та як стовпці списку, і їх можна використовувати у фільтрах і звітах. До фактичних значень також можна додавати окремі атрибути, наприклад номер рахунку.

Різницю між доходами та витратами ви показуєте за допомогою атрибута проєкту типу Функція. Бюджет містить заплановані витрати й доходи, а в статут проєкту можна помістити поля «Заплановані витрати — останній план» і «Заплановані доходи — останній план». У портфелі та у звітах атрибут Функція з’являється як стовпець, лише для читання.

За допомогою атрибута проєкту типу Функція. Адміністратор створює числовий атрибут, наприклад «Середня погодинна ставка», керівник проєкту вводить його в проєкті, а атрибут «Вартість праці» множить час роботи проєкту на цю ставку. Ставка — одне число на проєкт, оскільки застосунок не розрізняє ставок за особами, а час роботи виражається лише в годинах і хвилинах. Результат доступний лише для читання й не потрапляє до бюджету.

Ні. Організація має одну валюту, яку ви встановлюєте в Налаштуваннях системи разом із кількістю десяткових знаків і способом відображення сум. Суми в іншій валюті конвертуються поза системою, оскільки застосунок не зберігає обмінних курсів.

Ні, застосунок не обчислює цих показників. Ви вводите їх вручну: у числовому атрибуті проєкту, як показник вигоди в Стратегії або як доходи й витрати в бюджеті. У моделі портфеля значення NPV також вводиться вручну, без обчислення.

Модуль Ресурси показує навантаження співробітників в усіх проєктах разом з їхньою доступністю на часовій шкалі, у годинах, відсотках або кількості завдань. Навантаження випливає із трудомісткості завдань, розподіленої між власниками завдань, а перевищення доступності позначається кольором. Розподіл люди змінюють самі. Дізнайтеся, як працює наше програмне забезпечення для планування ресурсів.

Так. У таблиці навантаження та у вкладці Ресурси проєкту перевищення доступності показується червоним, а вікно «Трудомісткість» завдання має червону піктограму годинника. Панель навантаження, яку ви вмикаєте під діаграмою Ганта, одразу показує, як переміщення завдання змінює навантаження людей. Застосунок нічого не блокує, а розподіл коригує керівник.

Так. Для кожного користувача ви задаєте типову доступність у годинах (або людино-днях) на кожен день тижня, а також періоди з іншою доступністю, наприклад неповний робочий день. Відпустку чи навчання ви додаєте як виняток, де нуль годин означає відсутність. Адміністратор задає вихідні дні для всієї організації, а навантаження обчислюється відносно цієї доступності.

Так, із Microsoft 365 відсутності на весь день із календаря Outlook підтягуються до доступності ресурсів. Адміністратор налаштовує це в інтеграції з Microsoft Entra ID. Враховуються лише відсутності на весь день.

Так. Трудомісткість завдання, призначеного відділу, розподіляється на робочі дні завдання й потрапляє в навантаження відділу, який ділить її порівну між своїми членами. Відділ випливає з керівника, указаного в профілі, тож дерево відділів відображає лінію підпорядкування. Це корисно, коли ви знаєте, який відділ виконуватиме роботу, але ще не знаєте, які саме люди.

Так, у таблиці навантаження. Кожен кандидат потребує графіка з трудомісткістю та з власниками чи відділами, а його статус має бути одним зі статусів, що враховуються в навантаженні (Налаштування системи, Ресурси). Вигляди «Відділ», «Відділ > Проєкт» і «Відділ > Користувач» тоді показують загальний обсяг роботи на найближчі місяці порівняно з доступністю. Ви самі вирішуєте, який проєкт розпочати.

За замовчуванням порівну: між відділами та між власниками поза цими відділами, а частка відділу ділиться далі між його членами. Частка кожної людини розподіляється на робочі дні завдання з урахуванням її доступності. У вкладці Ресурси можна вручну змінити загальну суму власника або значення в обраному діапазоні днів. Адміністратор може також задати пріоритет трудомісткості власників, щоб додавання людини не змінювало значень інших.

Вкладка Організаційна структура в модулі Користувачі показує дерево відділів із керівником, кількістю співробітників і розподілом за ліцензіями. Відділ випливає з керівника, указаного в профілі, а не з ручного призначення, тож зміна керівника переміщує весь відділ разом із підвідділами. Структуру можна синхронізувати з Microsoft Entra ID, і тоді синхронізовані дані перезаписують ручні зміни керівника та відділу.

Ви вводите час вручну для завдання: опція «Зареєструвати час» у панелі завдання або в модулі Облік часу роботи відкриває вікно з часом у форматі години:хвилини, датою та коментарем. Модуль показує зареєстрований час як список або календар для вибраної особи й місяця, а вкладка Облік часу роботи проєкту показує його за особами. Перегляньте модуль обліку часу.

На завдання. Ви реєструєте час для конкретного завдання чи контрольної події з графіка або для оперативного завдання, у годинах і хвилинах, із датою та необов’язковим коментарем. Вкладка Облік часу роботи показує підсумки за проєктом, за людьми та за період.

Так, через оперативні завдання. Ви додаєте їх у вкладці «Мої завдання» кнопкою «Нове завдання», повторювані налаштовуєте через «Налаштувати повторення», а час реєструєте так само, як для будь-якого іншого завдання. У модулі Облік часу роботи такі записи позначаються «Поза проєктами». Оперативні завдання не відображаються в графіках проєктів.

Так. У графіку стовпці Трудомісткість (планова) і Час роботи (зареєстрований) розташовані поруч, а для проєкту є підсумкові стовпці, звіти та огляд. Ви бачите, де час перевищено, а де він вклався в план. Дані із завершених проєктів допомагають оцінювати подібні завдання в наступних, зокрема через копіювання проєкту з його трудомісткістю.

Так. З рівнем дозволу «Власні та підлеглі» для модуля ви бачите час своїх прямих і непрямих підлеглих на основі поля Керівник у профілі користувача. Особу ви обираєте над списком, а рівень Адміністратор показує час усіх користувачів. Керівник також бачить навантаження підлеглих у модулі Ресурси.

Частково. Адміністратор може ввімкнути в Налаштуваннях системи сповіщення про відсутній час у завданні: коли ви позначаєте завдання як виконане без зареєстрованого часу, застосунок питає, чи хочете його зареєструвати. Запит з’являється всередині застосунку з ліцензією Стандартна або Повна. Ми не надсилаємо регулярних нагадувань чи листів.

Реєстр ризиків міститься у вкладці Ризики проєкту. Кожен ризик має статус (Виявлений, Активний, Закритий), імовірність і вплив за шкалами, які задає адміністратор, власника, категорію, опис із планом дій та вплив на бюджет і графік, який ви вводите вручну. Матриця показує кількість ризиків у кожній комбінації імовірності та впливу. Перегляньте наш модуль управління ризиками.

Так. У Налаштуваннях системи адміністратор задає шкали імовірності та впливу, кожну з 2–10 значеннями, тож матриця може бути 3×3, 5×5 або іншого розміру. Категорії ризиків — це вільний список, який також веде адміністратор. Матриця ризиків у проєктах будується на основі цих шкал.

Так. Ризик може стосуватися одного завдання, контрольної події або зведеного завдання. Зв’язок задається в панелі ризику, або ж ризик додається прямо з панелі завдання. У списку графіка стовпець Ризики показує піктограму трикутника: сірий круг означає виявлені ризики, а червоний — активні. Панель завдання має розділ Ризики зі списком пов’язаних ризиків.

Так. Вкладка Ризики портфеля показує таблицю ризиків з усіх проєктів портфеля, а під нею — матрицю імовірності та впливу. Клацання клітинки матриці звужує таблицю до ризиків у цій клітинці, а кожен ризик відкривається у власному проєкті. Потрібен модуль Ризики.

Як ризики зі статусом Активний, а коригувальні дії — як завдання в графіку, що мають власника, термін і коментарі. Ризик має опис із планом дій і поля для його впливу на графік у днях і на бюджет у вигляді суми, а реєстр ви фільтруєте за власником, категорією, імовірністю та впливом.

У полі «Опис і план дій» ризику, яке є полем із форматованим текстом: там можна записати симптом, послідовні запитання «чому?», першопричину та план дій. До ризику або до файлів проєкту можна прикріпити власну діаграму. Застосунок не пропонує структури аналізу, а адміністратор може назвати категорії ризиків за вашими категоріями причин.

Продукт — це результат проєкту, який потрібно передати, наприклад документ або версія програмного забезпечення. Він має власника, строк, статус (Очікує, Виконується, Завершено), опис із критеріями прийняття та необов’язковий зв’язок із завданням або контрольною подією. До нього ви прикріплюєте три списки файлів: шаблони, найкращі практики та фінальний продукт. Перегляньте модуль продуктів проєкту.

Так, якщо пов’язати продукт із завданням, контрольною подією або зведеним завданням. Дата завершення продукту тоді бере дату завершення цього елемента й слідує за нею. Статус продукту ви задаєте вручну, оскільки він не випливає з прогресу завдань. У стовпці Продукти списку графіка видно кількість продуктів у статусах очікування, виконання та завершення.

Так. Статут проєкту створюється із шаблону, який визначає розділи й поля: дані проєкту, атрибути, таблиці та текстові поля. Статут має статус Чернетка, На затвердженні, Затверджений, На доопрацювання або Відхилений, а шаблони статуту створюються окремо для кожної робочої області. Дізнайтеся, як працює модуль статуту проєкту.

Так. Чернетку статуту ви надсилаєте на затвердження обраним шляхом затвердження, а після рішення він стає Затвердженим, Відхиленим або На доопрацювання й показує дані на момент надсилання. Кнопка Експорт відкриває вигляд для друку, який ви зберігаєте як PDF, за бажанням разом з історією затвердження: рівнями, особами, що затверджують, рішеннями з датами та коментарями.

У проєктному документі, створеному із шаблону. Поле Таблиця має власні стовпці типів текст, число, дата та список вибору, тож таблиця зацікавлених сторін може мати стовпці, як-от особа чи роль, вплив, залученість і стратегія комунікації. Команда бачить її разом з іншими даними проєкту й може затвердити її в статуті. Застосунок не класифікує зацікавлених сторін і не малює матриці впливу.

У документі після проєкту, створеному із шаблону проєктного документа: розділи, текстові поля для висновків і рекомендацій, поле Таблиця та поля з даними проєкту, як-от відхилення графіка й бюджету. Поля можуть зберігати значення в атрибутах проєкту, наприклад головну причину затримки, які потім порівнюються у звітах і фільтрах списку проєктів. Готового звіту з отриманими уроками немає.

У вкладці Файли. Вона збирає файли й посилання, додані безпосередньо, а також вкладення завдань, ризиків, бюджетних позицій, продуктів, планів і статутів проєкту, показуючи пов’язаний елемент. Файли ви впорядковуєте в папках, а документ, який уже є в проєкті, можна прикріпити до іншого елемента опцією «Додати наявний». Доступ до вкладки надається дозволом проєкту «Файли».

Так. Вкладку Чат проєкту ви вмикаєте в меню проєкту, у розділі Функції. Це спільна розмова команди: писати й читати може будь-хто з доступом до проєкту, а вкладка показує лічильник нових повідомлень. Повідомлення можна форматувати та додавати до нього файл, а введення @ сповіщає згадану особу. Власні повідомлення можна редагувати чи видаляти. Перегляньте модуль комунікації в проєкті.

Так. Коментарі ви додаєте в панелях завдань і контрольних подій, бюджетних позицій, ризиків, оглядів проєктів, а також цілей і показників стратегії. Після введення @ ви обираєте особу зі списку активних користувачів організації, і вона отримує сповіщення в застосунку та лист. Редагувати й видаляти можна лише власні коментарі. Безкоштовна ліцензія не дозволяє додавати коментарі.

Домовленості щодо завдання, ризику чи бюджетної позиції фіксуються в коментарях зі згадками, а рішення — в історії затвердження. Регулярний звіт за проєктом ви ведете в модулі Огляд, а швидкі питання команда вирішує в чаті проєкту.

Керівники можуть користуватися Портфелями проєктів, які мають вкладки Підсумок, Проєкти, Графік, Бюджет, Ризики та Симуляція, а також Оглядами й Звітами. Панель керування складається з віджетів (списків, лічильників, стовпчикових і кругових діаграм), але показує лише дані, призначені користувачеві, що ввійшов у систему, тому не замінює огляду портфеля. Що бачить кожна людина, залежить від ліцензії та дозволів.

Так. Той самий проєкт може входити, наприклад, до портфеля відділу й до портфеля, який розглядає правління. Портфель ви створюєте командою «Додати портфель», а у вкладці Проєкти додаєте проєкти, налаштування яких можете змінювати. Видалення портфеля прибирає лише зв’язки, а проєкти залишаються.

Так. Вкладка Графік показує проєкти портфеля як смуги від початку до завершення. Можна ввімкнути контрольні події, залежності між завданнями з різних проєктів, дати, керівників проєктів і смуги першого й останнього базового плану, а смуги розфарбувати за прогресом, статусом або атрибутом проєкту. Діаграму можна експортувати в PDF або PNG.

FlexiProject розраховує прогрес проєкту з графіка як середнє, зважене за тривалістю: зведене завдання бере прогрес зі своїх підзавдань, а проєкт — зі своїх елементів верхнього рівня, не враховуючи неактивних. Портфель не має єдиного показника прогресу: список показує стовпець Прогрес для кожного проєкту, а рядок підсумків його не сумує. Діаграма у вкладці Підсумок групує проєкти за відставанням від останнього плану.

Так. Обидва проєкти з’являються в портфелі як звичайні рядки з однаковими статусом, керівником, прогресом і датою завершення. У проєкті із завданнями з Jira прогрес випливає зі статусів завдань (до виконання 0%, виконується 50%, завершено 100%), а контрольні події та залежності ви додаєте в його графік у FlexiProject. Контрольні події та базові плани обох проєктів відображаються в тих самих стовпцях і на діаграмі Ганта портфеля.

Так, у простому вигляді. У вкладці Симуляція ви позначаєте проєкти й підсумовуєте їхні значення: заплановані витрати, які порівнюються з витратами портфеля (з модулем Бюджет), і результат скорінґу на діаграмі Вигоди та Складність. Ваш вибір не зберігається, а застосунок не оптимізує портфель і не підказує, які проєкти обрати.

У списку проєктів ви фільтруєте за назвою, статусом, керівником, робочою областю та атрибутами типу список, а кнопка «Групувати за» впорядковує проєкти в розділи до трьох рівнів углиб. Розташування стовпців, сортування й фільтри запам’ятовуються окремо для кожного користувача. Проєкти, до яких ви часто повертаєтеся, отримують зірочку й відображаються в групі Обране в бічному меню.

Програма об’єднує кілька пов’язаних проєктів, щоб ви могли переглядати й перераховувати їх як єдине ціле. Вона показує спільний графік усіх проєктів програми й дає змогу перерахувати залежності між завданнями з різних проєктів. Програми не залежать від робочих областей. Перегляньте модуль програм проєктів.

Програма — це група пов’язаних проєктів, які разом служать одній меті, наприклад виведенню продукту на новий ринок. Вона має власні дозволи та спільний графік із залежностями між проєктами, але не має власного керівника, бюджету чи показників успіху. Портфель — це вільніша група подібних проєктів, а його вкладки об’єднують графіки, бюджети та ризики.

Не як окрема роль. На практиці керівник програми — це людина з дозволом на модуль Програми: з рівнем Творець вона створює власні програми, а з рівнем Адміністратор бачить і змінює їх усі. У програмі вона отримує спільний графік проєктів і перераховує залежності між проєктами, а іншим людям надає доступ у дозволах програми.

Залежності між завданнями з різних проєктів не перераховуються в момент зміни дат. Людина з правом редагування запускає перерахунок у програмі командою «Перерахувати залежності» й отримує попередній перегляд старих і нових дат. Потім «Зберегти» змінює дати в усіх зачеплених проєктах і додає запис в історію графіка кожного з них.

Модуль Скорінґ оцінює проєкт за запитаннями, на які відповідають призначені вами оцінювачі. Відповіді перетворюються на бали за двома вимірами, Вигоди та Складність, а результат відображається в таблиці та на діаграмі. Шаблон скорінґу визначає запитання, ваги й оцінювачів, і його можна призначити багатьом проєктам. Перегляньте модуль скорінґу проєктів.

Так, але без окремого об’єкта заявки. Пропозицію ви створюєте як проєкт із власним статусом зі списку статусів вашої організації, наприклад Подано, На розгляді, Затверджено чи Відхилено, адже назви задає організація. Скорінґ оцінює її, а затвердження плану фіксує рішення про запуск. Портфель і список проєктів дають змогу фільтрувати за статусом.

Так. У модулі Стратегія цілі утворюють дерево: група цілей, ціль, підціль і показник, еквівалент KPI. Показник має записи з датою, плановим і фактичним значенням, а прогрес цілі — це середнє, зважене за прогресом її показників і підцілей. До неї ви прив’язуєте проєкти, які її підтримують. Модуль вмикає адміністратор, а бачать його користувачі з Повною ліцензією. Перегляньте модуль стратегії.

Огляд — це періодична оцінка групи проєктів в обраний день. Кожен проєкт має картку огляду, створену із шаблону, а огляд загалом має таблицю проєктів і зведену діаграму. Огляд ви створюєте вручну або клонуєте з попереднього, а керівник проєкту отримує лист, коли його проєкт додають. Нагадувань про терміни немає, але ритм оглядів можна зафіксувати в атрибутах проєкту й побачити в портфелі. Перегляньте модуль оглядів проєктів.

Шлях затвердження — це послідовність етапів, на яких рішення ухвалюють названі вами люди: керівник проєкту, обраний користувач, учасник проєктної ролі або керівник особи, що подала запит. Рішення — це затвердження, відхилення або повернення на доопрацювання з коментарем, а висновок радника не закриває рівня. Відхилення або «Потребує доопрацювання» негайно завершує затвердження. Вкладка Затвердження збирає всі рішення. Перегляньте модуль затвердження проєктів.

Шлях проходить план проєкту, тобто зміна плану. У плані ви обираєте, що він охоплює: графік, бюджет і картку проєкту, тож нову дату, бюджет чи картку ви затверджуєте, подаючи план. Ризики, продукти, скорінґ і огляди власного шляху затвердження не мають. Адміністратор може ввімкнути в Налаштуваннях системи «Вимагати шлях затвердження», і тоді план не можна подати без шляху.

Так. Особа, названа на етапі затвердження, отримує доступ лише для читання до вкладок проєкту на час цього етапу, а доступ спливає з його завершенням. Тим, хто затверджує, може бути керівник проєкту, обраний користувач, учасник проєктної ролі або керівник особи, що подала запит. Особа, яка затверджує, потребує Повної ліцензії.

Так. Для кожного етапу система фіксує особу, результат (затверджено, відхилено, потребує доопрацювання), дату рішення та коментар. Попередні спроби затвердити той самий запит залишаються в історії, а шлях затвердження можна додати до друку картки проєкту. Зафіксоване рішення змінити не можна.

Так. Коли починається рівень шляху цієї особи, вона отримує сповіщення в застосунку, а також лист, якщо в її профілі ввімкнено «Очікує затвердження». Особа, що подала запит, отримує результат після завершення шляху. Повторних нагадувань чи термінів для рішень немає, але особа, що затверджує, бачить червоний лічильник біля Затвердження та позначку «Потрібне рішення» у списку.

Ні. Шлях затвердження охоплює частину RACI: той, хто ухвалює рішення, відповідає за затвердження (A), а той, хто дає висновок, є консультантом (C). Немає ролі для поінформованої особи (I) і немає призначення відповідального виконавця (R) до рішення, тому повної матриці побудувати не можна. Людей, які виконують роботу, ви називаєте власниками завдань, а обов’язки описуєте власними проєктними ролями.

Так. Шаблон проєкту — це зразок, з якого ви створюєте наступні проєкти: графік, бюджет, ризики, продукти та файли. Замість дат шаблон зберігає номери днів, тож підходить для проєкту, що починається в будь-який момент. Шаблон можна створити й з наявного проєкту. Перегляньте модуль шаблонів проєктів.

Так. Під час копіювання ви обираєте обсяг: опис, атрибути, графік, бюджет, ризики, продукти, файли, проєктні ролі та дозволи. За замовчуванням статуси завдань і фактичні значення бюджету не копіюються. Проєкт також можна перетворити на шаблон командою «Створити шаблон проєкту» в меню проєкту.

Проєкт отримує завдання та контрольні події з їхньою структурою, залежностями, описами й атрибутами, власників і відділи, бюджетні позиції з прогнозами, ризики, продукти, а також файли й посилання. Графік будується від указаної вами дати початку або завершення, оскільки шаблон зберігає номери днів замість дат. Шаблон не містить команди проєкту чи дозволів, шляху затвердження, значень атрибутів, фактичних значень бюджету та прогресу.

Зміна шаблону впливає лише на проєкти й картки, створені після неї. Картка копіює поля шаблону під час створення, тому додавання чи зміна поля в шаблоні не змінює карток, які вже існують. Проєкт, створений із шаблону, не синхронізується з ним, а видалення шаблону картки не видаляє карток, створених із нього.

Ні. Застосунок не має вбудованих шаблонів проєктів для галузей. Ваша організація створює власні шаблони проєктів, картки проєктів і шляхи затвердження, а галузеві зразки налаштовуються під час впровадження.

PMO підтримує стандарт опосередковано. Він призначає шаблони й шляхи робочим областям, надає вибраним людям право керувати ними та позначає вибрані атрибути графіка як завжди видимі («Обов’язкове поле»). Єдине, що можна нав’язати, — це шлях затвердження під час подання плану, перемикачем «Вимагати шлях затвердження». Система не змушує користуватися шаблоном чи заповнювати картку.

Так, частково. Фази шаблону містять контрольні події, а затвердження плану проходить шляхом, який обирає особа, що подає запит. Рішення Go або No-Go можна зафіксувати атрибутом графіка типу список, а його дату — атрибутом типу дата. Правил, які спрямовують проєкт до наступної фази, немає.

Робоча область — це частина організації, як-от компанія, філія чи бізнес-підрозділ, зі своїми проєктами, шаблонами й налаштуваннями. Співробітник бачить лише проєкти тих робочих областей, у яких має дозволи. Кожна організація має щонайменше одну робочу область, а адміністратор створює їх у Налаштуваннях системи. Перегляньте модуль робочих областей.

Є два способи. Кожна компанія може мати окрему організацію з власними даними, користувачами, налаштуваннями та ліцензіями, а людина з обліковим записом у кількох організаціях перемикається між ними в меню профілю. Або ж скористайтеся однією організацією з робочими областями, які розмежовують доступ до проєктів, шаблонів і налаштувань. Звіту, що поєднує дані кількох організацій, немає.

Так, якщо її завдання — розмежовувати доступ і конфігурацію. Робоча область має лише назву й колір, тож може позначати компанію, підрозділ, тип проєкту або процес, як-от розроблення продукту. Один проєкт може належати до кількох робочих областей одночасно. Робоча область — це група проєктів, шаблонів і дозволів, і вона не несе правил робочого процесу.

Робочі області проєкту ви змінюєте в панелі Інформація, у полі Робочі області: додавання й видалення робочої області — окремі зміни, і кожна потребує дозволів у цій робочій області. Усі проєкти робочої області можна перемістити одночасно, видаливши її та обравши робочу область-заміну, яка також перебирає її шаблони й шляхи затвердження. Масової зміни для вибраних проєктів зі списку немає.

Так. Атрибути проєкту — це власні поля типів Короткий текст, Довгий текст, Список з одним і кількома виборами, Число, Дата, Функція та Посилання. Вони відображаються в панелі Інформація, у списку проєктів, у звітах, на картці проєкту й в оглядах. Графік, бюджет і фактичні значення також мають власні атрибути, а ризики й продукти — ні.

Так. Атрибут типу Функція (у проєкті та в бюджетній позиції) обчислює формулу з операціями +, -, *, / і дужками над значеннями, як-от Бюджет, Витрати, Дохід, відхилення від плану, Прогрес, Трудомісткість і Час роботи. Формула не має умов чи порівнянь, а результат доступний лише для читання.

Так. Статус проєкту — це список, який задає ваша організація, наприклад Очікує, Виконується, Призупинено чи Скасовано. Новий проєкт отримує перший статус зі списку. Причину призупинення проєкту можна зафіксувати в коментарі або в атрибуті проєкту, адже зміна статусу не запитує причини.

Так. Адміністратор визначає проєктні ролі в Налаштуваннях системи, а в проєкті призначає їм людей. Ролі відображаються в шляхах затвердження та в дозволах проєкту. Дозволи проєкту можуть також надходити з робочої області: користувач із повним дозволом на проєкти робочої області, з Повною ліцензією, має права адміністратора в усіх її проєктах.

Так. У Налаштуваннях системи адміністратор вмикає й вимикає модулі Бюджет, Ризики, Час роботи, Ресурси, Огляд, Скорінґ, Картки проєктів, Продукти та Стратегія. Вимкнення модуля не видаляє даних, а лише приховує вкладку. У проєкті ви також обираєте, які модулі видимі. Графік вимкнути не можна.

Пункт меню Завдання збирає в одному місці всі завдання, призначені користувачеві, що ввійшов у систему, як проєктні, так і оперативні, і є виглядом за замовчуванням після входу. Він має вкладки Мої завдання, Делеговані (Повна ліцензія) і Відстежувані. Завдання чи контрольну подію можна відстежувати, клацнувши піктограму дзвоника в її панелі, і тоді ви отримуватимете сповіщення про зміни.

Так. Оперативні завдання — це завдання поза проєктами. Ви бачите їх у пункті меню Завдання разом із проєктними, а Повна ліцензія додає вкладку Делеговані із завданнями, які ви передали іншим людям. Перегляньте модуль оперативних завдань.

Так. Опція Налаштувати повторення в меню панелі дає змогу обрати Щотижня (з днями тижня), Щомісяця (день від 1 до 28 або останній день) чи Щороку. Коли прогрес завдання досягає 100%, застосунок створює наступне з новим терміном: воно перебирає назву, власників, опис, вкладення й тривалість, але починається з прогресу 0%, без коментарів і часу роботи. Повторюватися можуть лише оперативні завдання.

Ні. Електронна пошта працює лише на відправлення: FlexiProject не приймає завдань з електронної пошти, Slack чи Teams. Завдання ви створюєте в застосунку, імпортуєте з Jira, Excel і MS Project або генеруєте за описом за допомогою ШІ.

Так. Канбан — це вигляд графіка: картки завдань і контрольних подій розташовані в колонках, а зміна на дошці переноситься в графік, список і діаграму Ганта. Картки групуються за статусом, власником, датою завершення або атрибутом графіка типу список. Дошка не показує зведених завдань.

Перетягування картки в іншу колонку змінює поле, за яким згрупована дошка: за статусом завдання отримує прогрес 0%, 50% або 100%, за датою завершення — термін колонки, а за атрибутом — значення цього атрибута. Під час групування за власником особа в цільовій колонці стає єдиним власником, а наявних власників видаляють. Кожна зміна потрапляє в історію графіка.

Гнучка команда працює на дошці Канбан і в списку завдань. Застосунок не має поняття спринтів чи story points, але пріоритет і story points з Jira можна вводити вручну як атрибути графіка. Колонки дошки ви задаєте кнопкою «Групувати за», наприклад за статусом або за власником.

Ні. Обмежень WIP немає. Колонки випливають із групування, наприклад за статусом: Очікує, Виконується та Завершено відповідають прогресу завдання, а групування ви змінюєте кнопкою «Групувати за».

Сповіщення надходять на панель у застосунку (піктограма дзвоника) і електронною поштою. Ви отримуєте їх, зокрема, про призначення вам елемента, початок завдання, наближення дати завершення, прострочені елементи, завершення попередників, згадки в коментарях, затвердження, що очікують, новий огляд і оновлення скорінґу. Початки, терміни й прострочені елементи надходять у щоденному підсумку. Про власні зміни ви сповіщень не отримуєте.

У своєму профілі, у вкладці Сповіщення електронною поштою, ви окремо вмикаєте або вимикаєте кожен із 16 типів повідомлень, і зміна зберігається одразу. Для початку завдання та наближення дати завершення ви задаєте випередження: у цей самий день або за 1–5 днів раніше. Щодо ризиків сповіщення запускають лише призначення власником і згадка в коментарі. Екрана для правил сповіщень адміністратор не має.

Так. Коли всі активні завдання-попередники досягають прогресу 100%, власники наступного завдання чи контрольної події отримують сповіщення в застосунку та листом, навіть якщо попередники в інших проєктах. Лист залежить від налаштування «Завершення попередників» у профілі. Сповіщення не надсилається, якщо наступне завдання вже завершено.

У хмарі так: кожна організація має добовий ліміт листів, нижчий для демонстраційних організацій, ніж для платних, а після його вичерпання листи не надсилаються до наступного дня. На власному сервері клієнта ліміту немає.

Так. Панель керування, перший пункт меню, ви будуєте з віджетів: списків, лічильників, стовпчикових і кругових діаграм та списку Останні переглянуті. Віджети показують призначені вам завдання, контрольні події, продукти, ризики, оцінки скорінґу й затвердження, а проєкти — лише в списку Останні переглянуті. Відхилення від плану ви бачите в Портфелях, Оглядах і Звітах.

Так. «Додати панель керування» створює ще одну, «Клонувати панель керування» копіює наявну, а «Редагувати назву» її перейменовує. Віджети додаються командою «Додати віджет» і розташовуються на сітці. Панель керування належить своєму користувачеві й не надається іншим, тож спільний вигляд для керівників варто шукати в підсумках портфелів, оглядів і звітів.

Звіти — це запити до актуальних даних організації, показані у вигляді таблиці: той самий звіт, відкритий через тиждень, показує інший стан. Ви будуєте їх з умов і стовпців, зокрема атрибутів проєктів. Звіт Проєкти має також вигляди Гант і Підсумок. Збережений звіт видно лише його власникові, доки той не надасть до нього доступу. Вкладка Звіти потребує Повної ліцензії.

Так. Звіт показує лише проєкти й елементи, до яких користувач має доступ, і лише з тих робочих областей, у яких має дозволи. Результат завжди формується з актуальних даних.

Так, із користувачами, які мають Повну ліцензію. Власник і кожен, хто має дозвіл Редагування, ділиться збереженим звітом через пункт Поділитися в меню звіту. Рівень Перегляд дозволяє бачити й експортувати результат, а Редагування додатково дає змогу змінювати фільтри та стовпці й ділитися далі. Люди, яких ви додаєте, отримують сповіщення.

Так. Кнопка Експорт у вигляді списку зберігає звіт як файл Excel (.xlsx) з видимими стовпцями, а назва файлу складається з назви звіту та дати. Експорт доступний і з дозволом Перегляд. Вигляд діаграми Ганта звіту ви зберігаєте його власною кнопкою Експорт як PDF або зображення PNG.

Учасник команди оновлює завдання та вводить час роботи зі свого телефону. Він переглядає завдання з усіх проєктів (з фільтром), відкриває подробиці й підзавдання, змінює прогрес, завершує завдання разом з його підзавданнями, додає завдання, зокрема оперативні, і перейменовує їх. Також може коментувати форматованим текстом, додавати фотографії та файли й обирати мову застосунку.

Ви відкриваєте свій список завдань з усіх проєктів і вводите час роботи вручну: години й хвилини, а також назву й опис запису. Запис можна пізніше відредагувати. Введений вами час зберігається у FlexiProject, і керівник проєкту та команда можуть його бачити.

Так. Зміни зберігаються у FlexiProject, і керівник проєкту та команда можуть їх бачити, наприклад змінений прогрес завдання та введений час роботи.

За допомогою облікового запису FlexiProject, Google або Microsoft. Якщо для організації чи користувача ввімкнено двофакторну автентифікацію, ви додатково вводите код, надісланий на вашу електронну адресу, оскільки застосунку-автентифікатора немає. Обліковий запис має існувати в організації, адже облікові записи користувачів створює адміністратор.

Ні. Планування, бюджет, ризики та звіти доступні лише в браузері, так само як і графік з діаграмою Ганта. Мобільний застосунок призначений для завдань і часу роботи.

Застосунок є в App Store, де потребує iOS 16.0 або новішої версії, і в Google Play. Планування, бюджет і звіти розміщені в браузері, в застосунку для управління проєктами, а мобільний застосунок призначений для щоденної роботи із завданнями.

Так. Застосунок є в Teams Store як персональна вкладка. Ви входите зі своїм обліковим записом Teams без окремого пароля за умови, що у FlexiProject маєте обліковий запис із такою самою електронною адресою.

Ви встановлюєте застосунок FlexiProject із Teams Store й відкриваєте його як персональну вкладку. Ви входите зі своїм обліковим записом Microsoft без окремого пароля, якщо у вашій організації у FlexiProject існує обліковий запис із такою самою електронною адресою. Тому адміністраторові слід простежити, щоб електронні адреси збігалися в обох місцях.

В організації у FlexiProject має існувати обліковий запис із такою самою електронною адресою. Якщо його немає, застосунок показує повідомлення, що облікового запису Microsoft не існує у FlexiProject. Платежі та відомості про пробний період у Teams не відображаються.

Так. Завдання з Jira (Cloud і Data Center) з’являються в графіку проєкту у FlexiProject поряд з іншими завданнями. Проєкт може підтягувати завдання з одного чи кількох проєктів Jira, а список можна звузити за типом задачі або фільтром JQL. Інтеграція працює в один бік, тож ці завдання ви редагуєте в Jira. Подробиці дивіться на сторінці інтеграції з Jira.

Так. REST API дозволяє іншим системам читати й змінювати дані вашої організації, наприклад щоб наповнювати звіти в BI-інструменті. Виклики використовують особистий токен, який користувач із Повною ліцензією створює у своєму профілі, а API повертає ті самі дані, що ця особа бачить у застосунку. Вебхуки можуть сповіщати інші системи про створення чи видалення проєкту й про початок або завершення затвердження. Кінцеві точки описано в документації API.

Так. Користувачі можуть входити з обліковим записом Microsoft, зокрема Microsoft Entra ID, або з обліковим записом Google. З Microsoft Entra ID можна також синхронізувати користувачів і їхні відсутності з календаря Outlook, а застосунок FlexiProject доступний у Microsoft Teams. Якщо систему встановлено на власному сервері, користувачів можна синхронізувати з локальним Active Directory. Повний перелік дивіться на сторінці інтеграцій FlexiProject.

Так. Графік можна завантажити з файлу Excel або CSV у майстрі із зіставленням стовпців чи з файлу MS Project (.mpp). Бюджет і фактичні значення можна імпортувати з Excel. Під час впровадження ми безкоштовно допомагаємо перенести ваші наявні проєкти, а обсяг цієї допомоги погоджуємо в договорі.

Заголовок, статус, батьківське завдання, мітки, виконавець, тип задачі та опис. Дати й оцінки з Jira не надходять, а пріоритет не переноситься, але його можна ввести вручну в атрибуті графіка типу список. Завдання з Jira підтягуються циклічною синхронізацією.

У Jira. У графіку FlexiProject назва, опис, прогрес, власник і ієрархія такого завдання заблоковані, так само як його видалення й клонування. Робочий час ви реєструєте у FlexiProject, а зміни, внесені у FlexiProject, до Jira не повертаються.

Так, за умови, що користувача Jira пов’язано з користувачем FlexiProject (зв’язки можна завантажити й з файлу CSV). Тоді завдання має власника, але в навантаженні враховується лише трудомісткість, яку ви вводите вручну у FlexiProject, оскільки Jira не надсилає ні дат, ні оцінок. Завдання з Jira можна також пов’язати залежністю із завданням або контрольною подією у FlexiProject.

Так, із Microsoft Entra ID, а якщо систему встановлено на власному сервері, то й з локальним Active Directory через LDAP. Синхронізація додає нові облікові записи й оновлює імена, електронні адреси та організаційну структуру, тож вашому ІТ-відділу не потрібно вести список користувачів у двох місцях.

Обліковий запис у FlexiProject позначається як видалений: користувач втрачає ліцензію (вона змінюється на Безкоштовну) і дозволи адміністратора, а його історія залишається. Якщо обліковий запис розблоковано в каталозі, він повертається до активних.

API потребує особистого токена доступу, який створює користувач із Повною ліцензією або адміністратор. Токен діє до 365 днів, одночасно може бути активними не більше 10 токенів, а будь-який можна відкликати в будь-який час. Він працює з дозволами свого власника, тож через API ви бачите лише ті дані, які власник бачить у застосунку.

Так. Публічний API дозволяє створювати, змінювати, видаляти й читати фактичні значення бюджету проєкту (суму, дату, бюджетну позицію та атрибути фактичних значень) і прогнози позицій. Інтеграцію з вашою обліковою системою наша команда виконує на замовлення.

Так. Адміністратор із дозволом на рівні організації завантажує записи за один день командою GET api/logs із параметром date (за замовчуванням сьогодні за UTC). Журнал фіксує створення, зміну та видалення таких елементів, як проєкти, портфелі, користувачі, проєктні ролі, шаблони, атрибути, вебхуки, робочі області, огляди, ризики та продукти. Кожен запис має тип елемента, назву, операцію, опис, користувача й дату.

Чотири: проєкт створено, проєкт видалено, затвердження розпочато та затвердження завершено. Вебхук надсилає зовнішній системі запит POST з даними JSON, і один вебхук прив’язує одну подію до однієї адреси. Налаштовує його адміністратор у Налаштуваннях системи.

Так. Кожен запит підписується алгоритмом HMAC-SHA256 за допомогою секрету, який ви бачите лише один раз, під час збереження вебхука, тож одержувач може перевірити відправника. Кнопка Перевірити у вікні вебхука надсилає тестовий запит.

Ні, готових конекторів для цих інструментів немає. Дані в Power BI можна підтягнути власним запитом до REST API, а результати звітів — експортувати в Excel. Щоб підключити інструмент автоматизації, як-от Zapier, Power Automate чи Make, використовуйте REST API та вебхуки. Сповіщення надходять електронною поштою та на панель у застосунку, а FlexiProject доступний також як застосунок у Microsoft Teams.

З файлу .mpp імпорт переносить завдання й контрольні події з їхньою ієрархією, залежності із запізненнями, прогрес, дати, вихідні дні календаря та базові плани, які потрапляють у вкладку Базовий план як затверджені плани. Ресурси стають власниками завдань, якщо їхня електронна адреса збігається з адресою користувача у вашій організації. Власні поля та вигляди не переносяться: еквівалентом полів є атрибути графіка, а стовпці й фільтри ви налаштовуєте в застосунку заново.

Так, у файл XML MS Project (.xml). Тобто експорт працює через файл XML, а імпорт — через файл .mpp.

Графік — в Excel (.xlsx) і MS Project XML, діаграму Ганта — в PDF і PNG, а результати звітів, бюджет, ресурси й облік часу — в Excel.

Файл графіка чи бюджету може мати до 10 МБ, а більший потрібно розділити. Майстер імпорту графіка показує попередній перегляд і зіставляє стовпці Назва, Початок, Кінець, Тривалість, Опис, Прогрес, WBS і «Власник — електронна адреса». Інші дані, ніж графік і бюджет, як-от реєстр ризиків, ви вводите в застосунку.

Ви платите за Стандартні та Повні ліцензії, за користувача, щомісяця або щороку, а річна оплата дешевша на 20%. Безкоштовні ліцензії, призначені для людей, які виконують завдання, не потребують оплати, а їх кількість необмежена. Ціни також не обмежують кількості проєктів чи завдань. Актуальні ціни й порівняння ліцензій наведено на сторінці цін FlexiProject.

Безкоштовна ліцензія не потребує оплати: люди, які лише виконують завдання, бачать свої завдання й змінюють їхній статус безкоштовно, а таких ліцензій можна мати скільки завгодно. Стандартна й Повна ліцензії платні; вони призначені для людей, які переглядають проєкти, ведуть облік часу або керують проєктами. Ви також можете безкоштовно випробувати всю систему протягом 30-денного пробного періоду.

Безкоштовна ліцензія призначена для людей, які виконують завдання, Стандартна додає перегляд проєкту й облік часу, а Повна — для керівників проєктів, PMO та адміністраторів: вона дозволяє керувати проєктами й портфелями, затверджувати проєкти та користуватися звітами, стратегією й API. У межах однієї організації можна поєднувати всі три типи, а таблиця на сторінці цін показує повний перелік функцій.

Так. Безкоштовний пробний період триває 30 днів і охоплює всі функції системи, без зобов’язань і без платіжної картки. Обліковий запис ви налаштовуєте самостійно: запустіть тестове середовище, у якому є зразкові проєкти, і запросіть стільки колег, скільки забажаєте. Якщо вам потрібно більше часу на оцінювання, зв’яжіться з нами, і ми продовжимо ваш пробний період.

Так, демонстрація безкоштовна. Позначте у контактній формі, що хочете її отримати, і ми надішлемо вам посилання на календар, де ви оберете зручний час. Якщо ви надішлете нам зразкові дані зі своїх проєктів, ми покажемо систему на цих даних.

Ліцензії рахуються за ролями. Люди, які лише виконують власні завдання й змінюють їхній статус, отримують Безкоштовну ліцензію без оплати, а люди, які переглядають графік, бюджет і ризики проєкту або реєструють робочий час, потребують Стандартної ліцензії. Повна ліцензія призначена для тих, хто керує проєктами, затверджує, користується Звітами та Стратегією або адмініструє систему. Наприклад, у команді з 85 осіб, де 5 керують проєктами й розраховуються за них, а 80 виконують завдання, платні ліцензії потрібні лише цим 5, а решта можуть залишатися на Безкоштовній ліцензії, доки не реєструють часу.

Мінімальної кількості ліцензій для купівлі немає. Кожне середовище, тестове чи робоче, потребує щонайменше однієї активної Повної ліцензії.

Так, на запит. Для більших команд і для встановлення на власному сервері ми готуємо пропозицію, а порогу кількості ліцензій, після якого пропозиція стає індивідуальною, немає. Зв’яжіться з нами, і ми підготуємо її для вашої організації.

Він бачить призначені йому завдання й контрольні події, зібрані з усіх проєктів у розділі Завдання меню, і змінює їхній статус. Перегляду самого проєкту він не має, тож Безкоштовна ліцензія призначена для людей, які виконують завдання.

Вона дає перегляд вкладок проєкту: Графік, Бюджет, Ризики, Продукти, Ресурси, Облік часу, Скорінґ, Базовий план, Огляди, Документи та Файли. Користувач керує призначеними йому елементами й реєструє робочий час для завдань. У проєкті можна надати йому Перегляд як найвищий рівень.

Вона дозволяє надавати в проєкті будь-який рівень дозволів, зокрема адміністратора проєкту. Лише Повна ліцензія містить, серед іншого, Звіти, Затвердження та Стратегію, вкладку Делеговані в розділі Завдання, зміну доступності ресурсів і особисті токени API.

Безкоштовної ліцензії достатньо, якщо підрядникові потрібно лише бачити й оновлювати власні завдання. Стандартна ліцензія додає перегляд проєкту й облік часу. Підрядник працює зі своїм обліковим записом у вашій організації, адже анонімного доступу без входу немає.

Адміністратор змінює її в картці користувача. Після пониження ліцензії користувач втрачає попередні дозволи й доступ, а застосунок перед зміною показує попередження.

Ні. Тип ліцензії адміністратора системи змінити не можна, оскільки його дозволи випливають із ролі адміністратора й охоплюють усі елементи та зону адміністрування.

Застосунок показує повідомлення «Кількість ліцензій перевищено». У хмарі адміністратор збільшує кількість ліцензій у модулі Платежі та натискає «Прийняти й оплатити»: збільшення нараховується пропорційно за решту періоду й набуває чинності, щойно проходить оплата. На власному сервері замість модуля Платежі відкривається контактна форма.

Так. Зменшення набуває чинності з наступного розрахункового періоду й не може бути меншим за кількість користувачів, які мають цю ліцензію. Кількість ліцензій змінює адміністратор у модулі Платежі.

Модуль Платежі керує підпискою вашої організації: кількістю ліцензій, циклом виставлення рахунків, способом оплати, реквізитами для рахунків і самими рахунками. Він доступний лише в хмарі й лише адміністраторам організації. Якщо систему встановлено на власному сервері, застосунок відповідає повідомленням «У вас немає доступу до платежів».

Так. Адміністратор організації скасовує підписку в модулі Платежі, доступ до сервісу залишається активним до кінця оплаченого періоду, а подальших списань не буде. Скасування можна відмінити.

Ні. Після скасування доступ до системи триває до кінця оплаченого періоду, але ми не повертаємо кошти за його невикористану частину.

У хмарі так. Після завершення терміну застосунок блокує доступ і показує повідомлення «Доступ до FlexiProject заблоковано» із проханням зв’язатися з нами.

Ми проводимо впровадження разом із вами, дистанційно або у вашому офісі. Безкоштовно налаштовуємо систему під процеси вашої компанії (структури проєктів, поля, дозволи та шаблони), навчаємо вашу команду й допомагаємо перенести наявні проєкти. У хмарі ви можете починати працювати відразу після створення вашого середовища, а перенесення даних із ваших поточних систем зазвичай триває до місяця, залежно від обсягу. Встановлення на власному сервері зазвичай триває близько місяця. Обсяг впровадження ми погоджуємо в договорі.

Так, для всіх клієнтів, зокрема й під час пробного періоду. Ми допомагаємо англійською та польською в робочі дні з 9:00 до 17:00 CET і зазвичай відповідаємо протягом кількох годин. Запит можна надіслати електронною поштою, через форму на сторінці технічної підтримки або безпосередньо із застосунку.

Посібник користувача з відео безкоштовний і відкритий для всіх. У застосунку кнопка довідки відкриває список посібників для екрана, на якому ви працюєте. Ми також можемо організувати індивідуальне навчання для вашої команди, дистанційно або у вашому офісі, англійською та польською. Його обсяг ми погоджуємо в договорі.

Мінімум — адміністратор системи, який налаштовує організацію: Налаштування системи, користувачів, ліцензії та робочі області. Стандарти, тобто шаблони, атрибути, статути проєктів і шляхи затвердження, підтримують люди з дозволами на конфігурацію в робочій області, зазвичай з PMO. Керівники проєктів ведуть проєкти, а всі інші отримують ліцензію, що відповідає їхній ролі.

Ні. Після підтвердження електронної адреси ви можете одразу створити перший проєкт і запросити колег. Статуси, ролі, шаблони та шляхи затвердження адміністратор налаштовує пізніше в Налаштуваннях системи, коли вони потрібні організації.

Ми допомагаємо з цим під час впровадження, безкоштовно, а обсяг погоджуємо в договорі. Ви також можете зробити це самі: завантажити графік з Excel, CSV або файлу MS Project, підтягнути завдання з Jira й імпортувати бюджет і фактичні значення з Excel. Інші дані, ніж графік і бюджет, як-от реєстр ризиків, ви вводите в застосунку.

Посібник користувача й навчальні відео безкоштовні. Індивідуальні зустрічі й навчання ми організовуємо на запит, а в договорах із більшими клієнтами пакет навчальних годин входить у вартість. Обсяг навчання ми погоджуємо в договорі.

11 мовами: англійською, польською, чеською, німецькою, іспанською, французькою, угорською, італійською, португальською, румунською та українською. Кнопка довідки в застосунку відкриває посібник мовою користувача, а якщо посібника цією мовою немає, показує англійську версію. Сам інтерфейс застосунку доступний 28 мовами.

Так, навчальні відео безкоштовні й створені англійською та польською. У застосунку панель довідки веде з поточного екрана до онлайн-посібника, а пункти з піктограмою відтворення відкривають посібник із відео на YouTube. Відео не можна відтворити всередині панелі, бо натомість відкривається сторінка посібника.

Тестовий обліковий запис не перетворюється на платний сам. Ви переходите на платний тариф, додавши картку у вкладці Платежі або на підставі окремого договору, а дані з тесту переносяться до робочого середовища.

Ні, платна версія призначена для організацій, тобто компаній та установ. Фізичні особи без підприємницької діяльності можуть користуватися лише тестовим обліковим записом.

Після того як ви надішлете контактну форму на сторінці продажів, ми зв’яжемося з вами протягом 24 годин. Запити до технічної підтримки обробляються окремо: через форму на сайті та із застосунку або електронною поштою, англійською та польською.

Доступні обидва варіанти. У хмарі FlexiProject працює на Microsoft Azure, а оновлення й резервні копії забезпечуємо ми. Систему можна також встановити на власному сервері: модулі й типи ліцензій однакові, і в обох випадках користувачі працюють у браузері. Відмінностей небагато; наприклад, модуль Платежі працює лише в хмарі, а синхронізація з локальним Active Directory — лише за встановлення на вашому сервері. Вартість встановлення на власному сервері погоджується індивідуально.

Так, модулі й типи ліцензій однакові. Є чотири відмінності: модуль Платежі працює лише в хмарі, синхронізація з локальним Active Directory через LDAP працює лише на вашому сервері, а добовий ліміт сповіщень організації електронною поштою та обов’язковий код входу для адміністраторів діють лише в хмарі. Отже, встановлення на власному сервері — це не версія з меншою кількістю функцій.

Зазвичай близько місяця, залежно від вашого середовища та інфраструктури. Технічні вимоги ми повідомляємо під час замовлення, разом із моделлю придбання та способом, у який ми встановлюємо й оновлюємо систему. Типи ліцензій такі самі, як у хмарі, а вартість ми погоджуємо індивідуально.

Сервіс ШІ, який ми використовуємо в хмарі, там недоступний, але систему можна налаштувати на використання власного сервісу ШІ вашої компанії. Постачальника ви обираєте в конфігурації встановлення, а опція «З ШІ», що готує чернетку проєкту за описом, з’являється під час створення проєкту лише після налаштування сервісу.

Ні. FlexiProject працює в браузері, і на комп’ютер нічого встановлювати не потрібно ні в хмарі, ні на власному сервері. Для роботи на телефоні є також мобільні застосунки, а в Microsoft Teams FlexiProject можна відкрити як застосунок.

На комп’ютері: Chrome і Edge від версії 108, Firefox від 101, Safari від 15.6.1 (macOS) та Opera від версії 87. Якщо браузер старіший, застосунок показує повідомлення зі списком підтримуваних браузерів. Internet Explorer у списку підтримуваних браузерів відсутній.

Так. На iOS працюють Safari, Chrome, Firefox, Brave і DuckDuckGo, а на Android — Chrome, Firefox, Opera, Edge, Samsung Internet, Brave і DuckDuckGo. На вузькому екрані деякі вигляди спрощено, наприклад Канбан перемикається на список. Є також мобільний застосунок для щоденної роботи із завданнями.

У хмарі ми зберігаємо дані в Microsoft Azure в регіоні Європейського Союзу. Дані шифруються як під час передавання, так і в місці зберігання. Ми щодня робимо резервні копії, регулярно перевіряємо їх і зберігаємо в центрах обробки даних Azure в ЄС. Докладніше про обробку даних сказано в нашій політиці конфіденційності.

Користувачі входять за допомогою логіна й пароля або облікового запису Microsoft чи Google. Адміністратор може дозволити вхід лише з обліковими записами Microsoft або Google і ввімкнути двофакторну автентифікацію для всієї організації: після введення пароля користувач вводить одноразовий код, надісланий електронною поштою. Що людина бачить у системі, залежить від її ліцензії та дозволів на робочі області й проєкти.

Так. Доки ми не підпишемо окремої угоди, її роль виконують умови надання послуг FlexiProject відповідно до статті 28 GDPR. Перелік субпідрядників з обробки даних опубліковано в додатку до умов, а про порушення захисту персональних даних ми повідомляємо протягом 36 годин після його виявлення.

Коли ваша підписка чи договір завершаться, ми блокуємо доступ до середовища й зберігаємо ваші дані ще 90 днів. Протягом цього часу ви можете попросити нас їх експортувати. Через 90 днів ми видаляємо дані, резервні копії втрачають чинність протягом наступних 30 днів, а на запит ми підтверджуємо видалення.

Як правило, так. Якщо дані коли-небудь передаються за межі ЄЕП, ми застосовуємо стандартні договірні положення та технічні заходи. Політика конфіденційності згадує сервіси Microsoft, Google і LinkedIn як можливі передавання, і вони стосуються сайту та входу через SSO.

Перелік суб’єктів, які обробляють дані від нашого імені, є публічним і становить Додаток 1 до умов. Він охоплює такі категорії: електронна пошта, заявки на обслуговування, CRM, хмара Microsoft, ліцензії Microsoft, управління інфраструктурою та виставлення рахунків. Якщо додається новий суб’єкт, ви можете заперечити проти нього.

Так, у кількох місцях. Історія змін графіка та елементів показує в застосунку, хто що змінив і коли, а зміну можна скасувати. Історія затвердження фіксує особу, результат, дату й коментар кожного рішення. Журнал подій фіксує створення, зміну та видалення багатьох об’єктів, а адміністратор читає його через API.

Так. У Налаштуваннях системи, у вкладці Організація, адміністратор обирає Способи входу: «Пароль + SSO» або «Лише SSO». З «Лише SSO» співробітники входять виключно через обліковий запис Microsoft або Google, а перед зміною застосунок попереджає, що люди без такого облікового запису втратять доступ. З SSO другий фактор автентифікації налаштовується у постачальника ідентифікації.

Після введення правильного пароля користувач отримує електронною поштою 6-значний код, чинний 5 хвилин, і вводить його у вікні входу. Новий код можна надіслати через хвилину, а кількість спроб введення коду обмежена. Адміністратор вмикає двофакторну автентифікацію для всієї організації, а користувач може ввімкнути її для себе у своєму профілі.

У хмарі так: адміністратор входить за допомогою коду з електронної пошти, навіть якщо організація не ввімкнула двофакторної автентифікації. На власному сервері адміністратори не зобов’язані користуватися кодом. За входу через SSO код з електронної пошти не застосовується.

Ні, другим фактором є код, надісланий електронною поштою. Якщо ви входите через SSO (обліковий запис Microsoft або Google), другий фактор, зокрема застосунок-автентифікатор, ви налаштовуєте у свого постачальника ідентифікації.

Пароль має містити щонайменше 8 символів, зокрема малу літеру, велику літеру, цифру та спеціальний символ. Користувачі змінюють пароль у своєму профілі, а скидання пароля працює через посилання, надіслане електронною поштою.

Так. Застосунок підраховує невдалі спроби входу з паролем і блокує обліковий запис, коли перевищено кількість, указану в конфігурації встановлення. Адміністратор організації не може змінити цього порогу, бо у застосунку немає такого налаштування.

Доступ залежить від ліцензії, від дозволів на робочі області й модулі та від дозволів у проєкті. У проєкті дозволи надаються окремо для кожної вкладки на рівні Перегляд або Адміністратор, зокрема через проєктні ролі та групи користувачів. Безкоштовна ліцензія не дає доступу до проєкту, а Стандартна дає щонайбільше Перегляд.

Так. Модуль Користувачі має вкладку Групи, де група має учасників, глобальні дозволи та дозволи на робочі області. У проєкті дозволи можна надавати також групам користувачів і проєктним ролям.

Так. Бюджет — окрема вкладка проєкту з власним дозволом проєкту (Перегляд або Адміністратор), тож люди без цього дозволу його не бачать. Модуль Бюджет можна також вимкнути для всієї організації або для окремого проєкту.

Обліковий запис позначається як видалений: користувач втрачає доступ, ліцензію та особисті токени API, але його історія й коментарі залишаються. Видалений користувач закреслений у списках осіб, що затверджують, і не може бути власником завдань. Повного видалення його даних запитує адміністратор вашої організації, а ми виконуємо його в базі даних.