Проекти

FlexiProject – це комплексний інструмент для управління проектами, який дозволяє вам визначати ключові деталі, такі як назва, терміни та Бюджет. Він дозволяє вам адаптувати свій підхід за допомогою функцій, придатних як для простих завдань, так і для стратегічних ініціатив.

Кожен проект складається із завдань та контрольних подій, які окреслюють цілі та етапи проекту. Система дозволяє встановлювати взаємозв’язки між завданнями, розподіляти ресурси, реєструвати робочий час і відстежувати прогрес. Вона також допомагає в управлінні проектними ризиками та надає комунікаційні інструменти для обміну документами та обговорень. Крім того, FlexiProject генерує звіти про прогрес, ресурси та витрати, корисні для менеджерів та зацікавлених сторін.

Перегляд списку проектів

Основний список проектів дозволяє організувати дані за бізнес-підрозділами за допомогою Робочих областей. Це допомагає підтримувати чітку організаційну структуру в складних організаціях:

• Стовпчик робочої області: Визначає, до якої робочої області належить проект (відображається лише за наявності декількох робочих областей).
• Фільтрування та групування: Ви можете відфільтрувати або згрупувати список за робочою областю, щоб візуально відокремити проекти, призначені до різних робочих областей.

Додайте новий порожній проект

Додавання нового, порожнього проекту дозволяє створити проект, який не містить даних. За допомогою цієї опції ви можете спланувати проект з індивідуальним характером. Щоб створити новий порожній проект, виконайте наведені нижче дії:

1. Перейдіть до модуля “Проекти” у головному меню.
2. Знайдіть кнопку “Новий проект” і натисніть її. З’явиться список варіантів.
3. Зі списку виберіть опцію Порожній. Відкриється нове вікно.
   

4. У вікні введіть назву вашого проекту і виберіть Робочу область.

   Примітка: Вибір робочої області є обов’язковим. Якщо ви призначені лише до однієї робочої області, вона буде вибрана за замовчуванням.

   

5. На наступній сторінці виберіть функції, які ви хочете активувати для вашого проекту. Потім натисніть кнопку “Додати”.
   
6. Вибрані функції створять новий, порожній проект. Проект відкриється на вкладці Графік.
   

   Для отримання додаткової інформації зверніться до функціональних можливостей проекту.

Додавання нового проекту з шаблону

Готовий шаблон дизайну може значно спростити вашу роботу, якщо ви часто працюєте над проектами зі схожими або повторюваними завданнями. Шаблони проектів мають заздалегідь визначені завдання, дедлайни та функціональні можливості, що дозволяє швидко створювати нові проекти на основі вже існуючих структур.

Щоб створити новий проект на основі шаблону, ви повинні попередньо створити принаймні один шаблон проекту. Для отримання додаткової інформації зверніться до розділу Створення шаблону проекту.

Щоб створити новий проект з шаблону, виконайте наведені нижче дії:

1. Перейдіть до модуля “Проекти” у головному меню.
2. Знайдіть кнопку “Новий проект” і натисніть її. З’явиться список варіантів.
3. Зі списку виберіть опцію З шаблону. Відкриється нове вікно.
   

4. У вікні спочатку виберіть Робочу область. Потім введіть назву вашого проекту і виберіть відповідний шаблон.

   Важливо: Ви побачите лише ті шаблони, які призначені до вибраної Робочої області.

   

   Розглянемо робочі дні! Пам’ятайте, що дата закінчення/початку проекту буде скоригована на основі робочих днів, які ви оберете на наступному кроці.

5. Вкажіть Робочі дні, вибравши відповідні дні тижня.
   Якщо день виділено синім кольором, це означає, що він був обраний як робочий.
   Дата початку і дата закінчення проекту будуть скориговані на основі обраних робочих днів.
   
6. На наступній сторінці виберіть функції, які ви хочете активувати для вашого проекту. Потім натисніть кнопку “Далі”.
   

   Для отримання додаткової інформації зверніться до функціональних можливостей проекту.

   На наступній сторінці ви побачите попередній перегляд розкладу проекту, відображений на діаграмі Ганта.

7. Нарешті, натисніть кнопку “Додати”. Вибраний шаблон, назва, дати і функції створять новий проект. Проект відкриється на вкладці Графік.

Імпорт проекту з Microsoft Project

Ви можете швидко перенести проект з Microsoft Project до FlexiProject. Це економить час і забезпечує узгодженість ваших даних.

Створення нового проекту з MPP-файлу:

1. Перейдіть до модуля “Проекти ” у головному меню.
2. Натисніть кнопку “Новий проект ” і виберіть опцію “З Microsoft Project “.
3. Введіть назву проекту і виберіть цільову Робочу область.
4. Приєднайте файл .mpp перетягуванням або вибором файлу з вашого диска.
5. Натисніть Далі, щоб перейти до кроку Мапування даних.
6. Зіставте стовпці: Переконайтеся, що стовпці з вашого файлу MS Project (Назва, Початок, Кінець, Попередники) правильно відображені в атрибути проєктів FlexiProject.
7. Натисни ” Далі”.
8. Виберіть функції, які ви хочете активувати для вашого проекту, і натисніть Додати.

Для отримання додаткової інформації зверніться до: Функціональні можливості проекту.

Система створить новий проект на основі імпортованого графіку. Зверніть увагу, що система оптимізує продуктивність, імпортуючи календарні винятки тільки для відповідного періоду (2 роки до початку і 2 роки після завершення проекту).

Система створить новий проект на основі імпортованого розкладу, назви та функціональних можливостей. Проект відкриється на вкладці Графік. Якщо є якісь відмінності від вихідного файлу, з’явиться окремий екран, на якому буде виділено ці зміни.

Імпорт проекту з Microsoft Excel

Ця функція дозволяє швидко переносити проекти з інших систем, експортуючи дані до файлів Excel. Якщо у вас є дані проекту у файлі Excel, ви можете імпортувати їх у FlexiProject. Це дозволяє уникнути ручного введення даних і зберігає вашу інформацію послідовною.

1. Перейдіть до модуля “Проекти” у головному меню.
2. Знайдіть кнопку “Новий проект” і натисніть її. З’явиться список варіантів.
   
3. Зі списку виберіть опцію “З Microsoft Excel”. Відкриється нове вікно.
   

4. Введіть назву проекту і виберіть цільову Робочу область.

   (Автоматично заповнюється, якщо ви маєте доступ лише до однієї робочої області).

5. Прикріпіть файл з даними проекту. Це можна зробити перетягуванням або вибором файлу з диска.
6. Натисніть кнопку “Далі”.
   Відкриється сторінка з даними з імпортованого файлу.
7. Визначте дані в кожному стовпчику. Натисніть на поле у верхній частині кожного стовпчика і виберіть у випадаючому списку тип даних, які містить вказаний стовпчик.
   Виберіть опцію “Пропустити”, якщо стовпчик не містить потрібних даних або ви не бажаєте їх імпортувати.
   
   Якщо потрібно, змініть формат введеної дати. Для цього натисніть на іконку календаря праворуч від заголовка стовпчика “Початок” або “Кінець”, щоб відкрити вікно для визначення формату дати.
   
   У полі Формат дати введіть відповідний формат дати згідно з інструкцією.
   
8. На наступній сторінці виберіть функції, які ви хочете активувати для вашого проекту. Потім натисніть кнопку Додати.
   

   Для отримання додаткової інформації зверніться до: Функціональні можливості проекту.

   Новий проект буде створено на основі імпортованих даних, назви та функціональних можливостей. Проект відкриється на вкладці Графік.

Налаштування атрибутів проекту

Для редагування атрибутів проекту натисніть на значок шестерні поруч з назвою проекту і виберіть “Інформація”.

Редагувати аватар проекту

1. У бічній панелі налаштувань проекту знайдіть аватар проекту
2. Натисніть на символ олівця в кутку аватарки проекту, щоб відкрити вікно вибору файлу.
3. Знайдіть і виберіть файл зображення, який ви хочете встановити як аватар проекту, а потім підтвердіть свій вибір.
   Обрана графіка з’явиться в розділі “Аватар”.
4. Ваші зміни будуть автоматично збережені.
   Аватар проекту відображатиметься поруч з назвою проекту у верхній частині вкладки Налаштування/Інформація, а також скрізь, де проект видно у FlexiProject, наприклад, у списку проектів, портфоліо та звітах.

Редагувати назву проекту

1. На бічній панелі налаштувань проекту клацніть поле Назва та відредагуйте назву проекту.
2. Клацніть поза полем імені. Зміни будуть автоматично збережені.

Редагувати опис проекту

1. На бічній панелі налаштувань проекту натисніть поле Опис і додайте або відредагуйте опис проекту.
2. Ви можете налаштовувати стиль, додавати вкладення та графіку до опису.
3. Клацніть за межами поля опису. Зміни будуть автоматично збережені.
   Після збереження поруч з назвою проекту з’явиться інформаційна піктограма. При наведенні на нього ви побачите опис проекту.

Редагування робочої області проекту

На бічній панелі налаштувань проєкту знайдіть пункт Робочі області поле. Це поле показує поточне призначення. Ви можете перемістити проект в іншу робочу область, вибравши її зі списку (за умови, що у вас є доступ до цільової робочої області).

Функціональні можливості проекту

Кожен проект включає в себе графік, який є основним елементом планування та виконання проекту. Окрім розкладу, ви можете використовувати різні функціональні можливості в рамках проекту.

• Панель керування проєкту: Відображає зведену інформацію про стан проекту, включаючи прогрес, бюджет, ризики, результати, ресурси та робочий час.
• Бюджет: Забезпечити планування та моніторинг витрат проекту, таких як витрати на ресурси, зовнішні витрати та непрямі витрати.
• Ризики: Визначайте та керуйте потенційними ризиками проекту, такими як затримки, проблеми з якістю, зміни в обсязі або конфлікти.
• Продукти: Дозволяють визначати та відстежувати результати проекту, такі як документи, програмне забезпечення, обладнання або послуги.
• Ресурси: Сприяти плануванню та розподілу людей, обладнання та матеріалів для виконання завдань проекту, а також відстеженню їхньої доступності та завантаженості.
• Робочий час: Реєструйте та контролюйте час, який користувачі витрачають на виконання завдань проекту.
• Скорінґ: Оцінка та порівняння проектів на основі різних критеріїв, таких як прибутковість, ризики або відповідність вимогам.
• Огляди: Планування та проведення регулярних оцінок стану проєкту, таких як попередні, проміжні та фінальні огляди.
• Статут проекту: створіть і опублікуйте статут вашого проекту, включаючи таку важливу інформацію, як мета, обсяг, графік, бюджет, ризики та результати.
• Чат: Спілкуйтеся з учасниками проекту, обмінюйтеся повідомленнями, файлами та посиланнями, створюйте тематичні канали.

Ви можете налаштувати доступність цих функцій відповідно до вимог і потреб проекту або під час створення проекту, або пізніше. Пам’ятайте, що вимкнення функції не видаляє пов’язану з нею інформацію з системи. Ви можете активувати їх у будь-який час. Щоб налаштувати доступність функціональних можливостей проекту, виконайте наступні кроки:

1. У меню панелі вкладок виберіть Налаштування / Функції. Відкриється вікно з переліком доступних функцій.
2. Встановіть або зніміть відповідні прапорці, щоб увімкнути або вимкнути потрібні вам функції.
   
3. Натисніть кнопку “Зберегти”.
   Ваш вибір змінить список доступних вкладок (функціональних можливостей) у проекті.

Зверніть увагу, що ввімкнення та вимкнення функцій не видаляє пов’язану з ними інформацію. Наприклад, якщо ви хочете видалити бюджет з вашого проекту, ви повинні спочатку вручну видалити всі статті бюджету, а потім вимкнути цю функцію в проекті.

Клонувати проект

Клонування дозволяє створити новий проект на основі вже існуючого. Новий проект успадкує ті самі налаштування, функції та завдання, що й вихідний проект. Проте він не міститиме індивідуальних даних, таких як план проекту, бюджет, ризики, продукти, ресурси, робочий час, оцінка, відгуки, статут проекту або чат. Ви можете клонувати проект на будь-якому етапі його виконання, якщо вам потрібно створити подібний або аналогічний проект.

1. Відкрийте проект, який потрібно клонувати
2. Натисніть значок шестерні поруч з назвою проекту і виберіть “Клонувати”.
   
3. У вікні, що з’явиться, введіть назву клонованого проекту і натисніть Клонувати
   
   Система створить новий проект на основі вихідного проекту і відкриє вкладку Графік новоствореного проекту.

Улюблені проекти

Додавання до обраного дозволяє створити персоналізований список проектів, в яких ви зараз берете участь, або які є важливими для вас з інших причин. Цей список дозволяє отримати прямий доступ до проекту, минаючи необхідність переходу на вкладку Проекти.
Ви можете додавати і видаляти проекти з обраного зі списку проектів або всередині проекту.

Додавання та видалення проекту з обраного

Щоб додати проект до обраного, у вас є дві можливості:

• Перейдіть на вкладку Проекти. Коли ви наведете курсор на рядок проекту, з’явиться зірочка. Натисніть на нього, щоб додати проект до вибраного.
• Відкрийте обраний проект. Коли ви відкриваєте проект, поруч з його назвою з’являється зірочка. Натисніть на зірочку, щоб додати проект до вибраного.

Щоб видалити проект з обраного, натисніть на зірочку поруч з проектом ще раз. Порожня зірочка означає, що проект не додано до вибраного, тоді як жовта зірочка означає, що проект є у вибраному.

Після додавання першого проекту до вибраного в меню вкладок з’явиться вкладка Вибране. Ви можете розгортати та згортати цю вкладку за допомогою стрілки. Вкладка Вибране залишиться прихованою, якщо у вас немає улюблених проектів.

Архівування та відновлення проекту

Коли ви архівуєте завершені або неактивні проекти, вони за замовчуванням стають прихованими у списку проектів, а користувачі перестають отримувати сповіщення про них. Ви можете переглянути заархівовані проекти, застосувавши фільтр “Показати заархівовані”. За потреби ви також можете відновити заархівований проект.

Архівування проекту

1. Відкрийте проект, який хочете заархівувати
2. Натисніть на іконку з шестернею поруч з назвою проекту і виберіть “Архівувати”.
   Опція Архівувати зміниться на опцію Відновити. Після цього система приховає проект у списку проектів і перестане надсилати сповіщення про нього користувачам.
   Заархівований проект позначається іконкою поруч з назвою проекту
   

Відновлення заархівованого проекту

1. Відкрийте заархівований проект, який ви хочете відновити
2. Натисніть на значок шестерні поруч з назвою проекту і виберіть “Відновити”.
   
   Опція Архівувати зміниться на опцію Відновити. Після цього система покаже проект у списку проектів. Сповіщення про проєкт будуть надсилатися користувачам

Видалити проект

Функція Видалити дозволяє назавжди видалити проект із системи. Ця дія є незворотною і усуне всі пов’язані з проектом елементи, видимі в інших частинах системи, такі як статті бюджету, статути проектів, ризики та результати. Видаляти проект слід лише тоді, коли ви впевнені, що він більше не потрібен.

1. Відкрийте проект, який ви хочете видалити
2. Натисніть на іконку із зображенням шестерні поруч із назвою проекту і виберіть “Видалити”. Відкриється вікно підтвердження
3. Введіть назву проекту і натисніть кнопку Видалити.
   Система назавжди видалить проект і всі пов’язані з ним елементи.