Benutzer

Das Modul Benutzer ist die zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung der Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Es ermöglicht Ihnen, Zugriff zu gewähren, Lizenzen zu verwalten und die Berichtshierarchie zu definieren.

Das Modul befindet sich unter Verwaltung > Benutzer und besteht aus drei Registerkarten:

• Benutzer: Verwalten Sie Konten und Lizenzen.
• Gruppen: Verwalten Sie Benutzergruppen.
• Organisatorische Struktur: Verwalten Sie den Abteilungsbaum.

In der Liste werden wichtige Informationen wie Name, E-Mail und Abteilung angezeigt. Sie können den Filter in der Seitenleiste verwenden, um Benutzer anzuzeigen, die zu bestimmten Organisationseinheiten gehören.

Einen neuen Benutzer einladen

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Benutzer.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Hinzufügen.

3. Geben Sie die E-Mail Adresse ein und klicken Sie auf Einladung senden.

Der Benutzer wird in der Liste mit dem Status „Eingeladen“ angezeigt.

Zuweisung von Arbeitsbereichen

In den Einstellungen des Benutzerprofils bestimmt das Feld Arbeitsbereiche den Zugriffsbereich des Benutzers.

• Zuweisung: Sie können einen Benutzer einem oder mehreren Arbeitsbereichen zuweisen.
• Zugriffslogik: Ein Benutzer kann nur Projekte sehen und Vorlagen verwenden, die zu den ihm zugewiesenen Arbeitsbereichen gehören.
• Umfang der Rolle: Systemrollen gelten effektiv nur innerhalb der zugewiesenen Arbeitsbereiche.

Benutzerlizenzen

FlexiProject bietet mehrere Arten von Lizenzen an. Innerhalb einer Organisation können verschiedene Arten von Lizenzen gleichzeitig verfügbar sein. Auf diese Weise können Sie Benutzern eine Berechtigungsstufe zuweisen, die auf ihre Position oder Rolle im Unternehmen zugeschnitten ist.

Kostenlose Lizenz Ein Benutzer mit einer kostenlosen Lizenz kann die ihm zugewiesenen Aufgaben einsehen und als erledigt markieren.

Standard-Lizenz Ein Benutzer mit einer Standard-Lizenz kann alle Aufgaben, Risiken, Projektkarten und Produkte der Projekte, an denen er beteiligt ist, einsehen. Sie können ihre Aufgaben bearbeiten, die Arbeitszeit erfassen und an einem Projekt-Chat teilnehmen.

Volle Lizenz Ein Benutzer mit einer vollen Lizenz hat die vom FlexiProject-Administrator festgelegten Berechtigungen, einzeln oder über Gruppenzuweisungen.

Zuweisung von Arbeitsbereichen

In den Einstellungen des Benutzerprofils bestimmt das Feld Arbeitsbereiche den Zugriffsbereich des Benutzers:

• Mehrfache Zuweisung: Sie können einen Benutzer einem oder mehreren Arbeitsbereichen zuweisen.
• Zugriffslogik: Ein Benutzer kann nur Projekte sehen und Vorlagen verwenden, die zu den ihm zugewiesenen Arbeitsbereichen gehören.
• Rollenumfang: Systemrollen (z.B. Projektleiter) gelten effektiv nur innerhalb der zugewiesenen Arbeitsbereiche.

Hinweis: Systemadministratoren haben automatisch vollen Zugriff auf alle Arbeitsbereiche, unabhängig von spezifischen Zuweisungen in ihrem Profil.

Vorgesetzter & Abteilung

In FlexiProject wird die Abteilungszugehörigkeit direkt aus der Hierarchie abgeleitet. Sie weisen einen Benutzer nicht manuell einer Abteilung zu – derBenutzer erbt die Abteilung von seinem Vorgesetzten.

Zuweisen oder Ändern eines Supervisors

1. Klicken Sie auf die Zeile eines Benutzers in der Liste, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.
2. Klicken Sie auf das Feld Vorgesetzter (das Feld Abteilung ist schreibgeschützt).
3. Wählen Sie eine Person aus der Liste aus:
   • Wenn Sie einen aktuellen Abteilungsleiter (z.B. Vertrieb) auswählen, wird der Benutzer automatisch der Abteilung Vertrieb zugewiesen.
   • Wenn Sie eine Person auswählen, die noch keine Führungskraft ist, fragt das System: „Möchten Sie eine neue Abteilung für sie anlegen?“.
4. Klicken Sie auf Abteilung erstellen.
5. Geben Sie den Namen ein (das Feld Manager ist bereits ausgefüllt).
6. Änderungen speichern. Die ausgewählte Person wird zum Leiter der neuen Einheit und der Benutzer wird ihr Mitarbeiter.

Absetzen eines Supervisors

Wenn Sie den Vorgesetzten entfernen, wird der Benutzer seiner Abteilung nicht mehr zugewiesen und ist somit ein „nicht zugewiesener“ Mitarbeiter.

Microsoft Entra ID Integration

Wenn Ihr Unternehmen mit Entra ID (Azure AD) synchronisiert, können die Felder Vorgesetzter und Abteilung extern verwaltet werden.

• Für synchronisierte Benutzer sind diese Felder schreibgeschützt und mit einem Synchronisierungssymbol gekennzeichnet.
• Die Änderungen müssen im Quellsystem (Entra ID) vorgenommen werden.

Gruppenbasierter Import (Version 2026.05)

Administratoren können jetzt steuern, welche Entra ID-Benutzer mit FlexiProject synchronisiert werden, indem sie angeben:

• Der Tenant-Name des Entra ID-Verzeichnisses.
• Eine Liste von Gruppen-IDs (durch Kommas getrennt). Es werden nur Benutzer importiert, die zu mindestens einer der aufgeführten Gruppen gehören. Lassen Sie das Feld leer, um alle Benutzer zu synchronisieren.

Die Konfiguration befindet sich unter Systemeinstellungen → Benutzer → Entra ID-Synchronisierung. Nach dem Speichern wendet der nächste Synchronisierungslauf den neuen Filter an.

Umzüge bestehender Benutzer

1. Erweitern Sie die Gruppe Administration im Hauptmenü und gehen Sie dann zum Modul Benutzer.
   Die Registerkarte Benutzer wird geöffnet.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzers, den Sie aus der Organisation entfernen möchten.
   Am Ende der Zeile erscheint ein Symbol aus drei Punkten. a
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.
   Es öffnet sich ein Menü mit den verfügbaren Optionen, darunter Aus der Organisation löschen.
4. Klicken Sie auf die Option Aus der Organisation entfernen.
   Das Bestätigungsfenster zum Entfernen eines Benutzers aus der Organisation wird geöffnet.
5. Klicken Sie im Bestätigungsfenster zum Entfernen eines Benutzers aus der Organisation auf die Schaltfläche Löschen.
   Der Benutzer wird aus der Organisation entfernt.
   

Informationskarte für Benutzer

Benutzerinformationen sind für die Verwaltung von Ressourcen und die Kommunikation in einer Organisation von entscheidender Bedeutung. Sie hilft bei der Personalisierung von Interaktionen, der Anpassung von Berechtigungen und der Verfolgung von Benutzeraktivitäten. Auf der Visitenkarte eines Nutzers können wichtige Details wie:

• Avatarname: Hilft bei der schnellen Identifizierung des Benutzers.
• E-Mail Adresse: Bietet eine direkte Kontaktmöglichkeit.
• Befähigung: Zeigt die Rolle und die Verantwortlichkeiten des Benutzers an.
• Organisatorische Struktur: Gibt die Abteilung des Benutzers an.
• Vorgesetzter: Zeigt den direkten Vorgesetzten des Benutzers an.

Wenn Sie den Mauszeiger über den Avatar eines Benutzers bewegen, wird dessen Visitenkarte angezeigt, die standardmäßig den Avatar, den Namen und die E-Mail-Adresse enthält.

Um weitere Informationen wie Kompetenzen, Organisationsstruktur und Manager zu sehen, müssen Sie FlexiProject mit Microsoft Azure Active Directory integrieren. Dies ermöglicht die automatische Registrierung von Domänenbenutzern in FlexiProject und den Zugriff auf zusätzliche Benutzerinformationen.

Anweisungen zur Integration finden Sie in der entsprechenden Dokumentation von FlexiProject und Azure Active Directory.

Exportieren der Benutzerliste

Sie können die aktuelle Liste der Benutzer zu Berichts- oder Analysezwecken in eine Microsoft Excel-Datei exportieren.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Benutzer.
2. (Optional) Verwenden Sie die Schaltfläche Filter oder die Seitenleiste, um die Liste einzugrenzen (z.B. nach Abteilung). Der Export berücksichtigt Ihre aktiven Filter und enthält nur die aktuell sichtbaren Datensätze.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren in der oberen Symbolleiste.

Das System generiert und lädt eine .xlsx Datei herunter, die die folgenden Spalten enthält:

• Benutzer (Name)
• E-Mail
• Lizenz-Typ
• Abteilung
• Datum des letzten Besuchs
• Status