Benachrichtigungen

FlexiProject bietet sowohl In-App- als auch E-Mail-Benachrichtigungen. Das In-App-Benachrichtigungssystem ermöglicht es den Benutzern, Projektänderungen in Echtzeit zu überwachen und Aktualisierungen zu erhalten, die für sie und die Aufgaben, die sie beobachten, relevant sind, ohne dass sie ihren E-Mail-Posteingang überprüfen müssen. Darüber hinaus können die Benutzer ihre E-Mail-Benachrichtigungen individuell anpassen, um festzulegen, welche Aktualisierungen sie erhalten möchten.

In-App-Benachrichtigungen

Benachrichtigungsfeld

In der oberen rechten Ecke des Bildschirms, neben der Schaltfläche Hilfe, befindet sich ein Glockensymbol für Systembenachrichtigungen. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, öffnet sich ein Seitenfenster mit einer Liste von Benachrichtigungen, die bis zu 30 Tage zurückreicht. In der oberen rechten Ecke des Fensters befindet sich eine ‚x‘-Schaltfläche, mit der Sie das Fenster schließen können, und eine Ellipse ‚…‘, die eine Liste von Tools anzeigt:

Alle als gelesen markieren: Ändert den Status aller Benachrichtigungen auf „gelesen“.
Benachrichtigungen löschen: Entfernt alle Benachrichtigungen aus der Liste, die daraufhin mit den aktuellen Benachrichtigungen neu bestückt wird.

Das Panel enthält drei Registerkarten, die die Benachrichtigungen in chronologischer Reihenfolge anzeigen, von der neuesten bis zur ältesten:

Mein

Benachrichtigungen, die sich auf den angemeldeten Benutzer beziehen:

Zuweisung zu einem Projektelement: Benachrichtigung über die Zuweisung zu einem Element durch eine andere Person.
Zuweisung zu einer operativen Aufgabe: Benachrichtigung über die Zuweisung zu einer operativen Aufgabe durch eine andere Person.
Aktualisierung des Punktestands: Benachrichtigung über die erforderliche Aktualisierung des Punktestands des Benutzers.
Ausstehende Genehmigung: Benachrichtigung, wenn ein Genehmigungsprozess beginnt, dem der Benutzer zugewiesen ist.
Abgeschlossene Genehmigung: Benachrichtigung, wenn eine Entscheidung über ein vom Benutzer zur Genehmigung vorgelegtes Element getroffen wurde.
Neue Projektprüfung: Benachrichtigung darüber, dass das Projekt des Benutzers einer neuen Überprüfung zugewiesen wurde.
Erledigung von Vorgängern: Benachrichtigung über die Fertigstellung von Vorgängern für eine Aufgabe, der der Benutzer zugewiesen ist.
Zuweisung als Manager: Benachrichtigung über die Zuweisung der Rolle des Managers in einem Projekt.

Beobachtet: Benachrichtigungen zu Aufgaben, die der Benutzer beobachtet.
Erwähnungen: Benachrichtigungen, die sich auf Erwähnungen des Benutzers beziehen (z.B. @Jan Kowalski).

Beobachtet

Benachrichtigungen über Änderungen an Aufgaben, die der angemeldete Benutzer beobachtet.

In einem Kommentar erwähnen

Benachrichtigung über die Erwähnung des Benutzers in Kommentaren.

Benachrichtigungszähler

Die Anzahl der neuen, ungelesenen Benachrichtigungen wird neben dem Glockensymbol angezeigt. Wenn das Panel geöffnet wird, erscheint neben den Registerkarten ein Zähler, der die Anzahl der neuen Benachrichtigungen anzeigt.

E-Mail-Benachrichtigungen

Zusätzlich zu den In-App-Benachrichtigungen versendet FlexiProject auch E-Mail-Benachrichtigungen. So werden die Benutzer über Systemaktualisierungen informiert, auch wenn sie nicht angemeldet sind. Jeder Benutzer kann seine Benachrichtigungseinstellungen anpassen und auswählen, welche Nachrichten er je nach seinen Vorlieben erhalten möchte. So haben Sie die volle Kontrolle über den Informationsfluss und können Ihre Projekte bequemer verwalten.

E-Mail-Benachrichtigungen anpassen

Gehen Sie wie folgt vor, um festzulegen, welche E-Mail-Benachrichtigungen Sie erhalten möchten:

Klicken Sie auf Ihren Benutzer-Avatar. Eine Liste mit Optionen wird angezeigt.
Wählen Sie Benutzerprofil aus den verfügbaren Optionen.
Die Registerkarte Benutzerinformationen wird geöffnet.
Navigieren Sie zur Registerkarte Benachrichtigungen.
Die Registerkarte Benachrichtigungen wird geöffnet und zeigt alle verfügbaren Benachrichtigungseinstellungen an.
Schalten Sie ausgewählte Benachrichtigungen ein oder aus, indem Sie auf den Kippschalter neben dem Namen und der Beschreibung klicken.
Benachrichtigungen mit einem blau hervorgehobenen Kontrollkästchen sind aktiviert.

Benachrichtigung über Aufgabenänderungen

Das Benachrichtigungssystem FlexiProject ist so konzipiert, dass es die Besitzer von Aufgaben über wichtige Änderungen informiert und gleichzeitig unnötige Nachrichten vermeidet.

Das wichtigste Prinzip ist, dass der Benutzer, der eine Aktion für eine Aufgabe durchführt, keine Benachrichtigung für seine eigene Änderung erhält. Eine Benachrichtigung (sowohl in der App als auch per E-Mail) wird nur dann gesendet, wenn die Änderung von jemand anderem vorgenommen wird. So können die Eigentümer schnell auf Änderungen anderer Teammitglieder reagieren.

Benachrichtigungen über den Beginn der Aufgabenausführung

Benutzer, die Aufgaben zugewiesen sind, erhalten Benachrichtigungen über den Start von Aufgaben. Diese Benachrichtigungen werden in einer täglichen Aktualisierungs-E-Mail an einem von den Einstellungen des Benutzers bestimmten Datum gesendet, entweder am Startdatum oder eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem geplanten Start der Aufgabe.

Benachrichtigungen über das nahende Enddatum

Benutzer, die Aufgaben zugewiesen sind, erhalten Benachrichtigungen über ein bevorstehendes Erledigungsdatum. Diese Benachrichtigungen werden in einer täglichen Aktualisierungs-E-Mail an einem von den Einstellungen des Benutzers festgelegten Datum gesendet, entweder am Enddatum oder eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem geplanten Abschluss der Aufgabe.

Benachrichtigungen über überfällige Aufgaben

Benutzer, die einem Zeitplan zugewiesen sind, erhalten Benachrichtigungen über überfällige Aufgaben, die noch bis zum erwarteten Datum erledigt werden müssen. Diese Benachrichtigungen werden in einer täglichen Aktualisierungs-E-Mail gesendet.

Zuweisung zu einem Element Benachrichtigungen

Benutzer erhalten Benachrichtigungen über die Zuweisung von Objekten, unmittelbar nachdem ein anderer Benutzer sie den folgenden Objekten zugewiesen hat: Aufgabe, Meilenstein, Risiko oder Produkt.

Benachrichtigungen über die Aktualisierung des Spielstands

Benachrichtigungen über die erforderliche Aktualisierung der eigenen Bewertung im Scoring werden an Benutzer gesendet, die als Bewerter im Scoring zugewiesen sind, unmittelbar nachdem das Datum der erforderlichen Aktualisierung festgelegt wurde.

Warten auf Annahmebestätigungen

Benachrichtigungen über die geforderte Annahme/Stellungnahme, die dem Benutzer zugewiesen wurde, werden an Benutzer gesendet, die als Annehmende (Rolle Entscheidung oder Stellungnahme) in dem sofort nach dem Senden der Annahme aktivierten Annahmepfad zugewiesen wurden.

Abgeschlossene Annahmebestätigungen

Benachrichtigungen über den Abschluss des Genehmigungsprozesses werden sofort nach Abschluss des Genehmigungsprozesses an die Benutzer gesendet, die als Genehmiger (Rolle Entscheidung) im angewandten Genehmigungspfad zugewiesen sind.

Neue Benachrichtigungen zur Projektübersicht

Benachrichtigungen über die Zuweisung eines Projekts für eine neue Überprüfung werden an Benutzer gesendet, die als Projektmanager zugewiesen sind, unmittelbar nachdem das Projekt zur Überprüfung zugewiesen wurde.

Erinnerungen in den Kommentaren Benachrichtigungen

Benachrichtigungen über die Erwähnung in einem Kommentar werden sofort nach der Erwähnung in einem Kommentar an die Benutzer gesendet.

Benachrichtigungen über beobachtete Aufgaben

Die Benachrichtigung über Änderungen an Zeitplanpositionen, die der Benutzer beobachtet, wird sofort nach den Änderungen an der beobachteten Zeitplanposition gesendet.

Vervollständigung der Vorgängermitteilungen

Benachrichtigungen über die Fertigstellung von Vorgängern werden an Benutzer gesendet, die Zeitplanelementen zugewiesen sind, die von anderen Zeitplanelementen abhängig sind. Die Benachrichtigungen werden sofort versandt, nachdem alle Vorgängerzeitplanelemente als abgeschlossen markiert wurden.