Integration mit Microsoft Entra ID

Einer der wichtigsten Aspekte dieser Integration ist die Möglichkeit, Benutzer zu synchronisieren. Das bedeutet, dass alle Änderungen am Status eines Benutzers in Microsoft Entra ID automatisch in der Anwendung wiedergegeben werden. Wenn zum Beispiel ein neuer Benutzer in Microsoft Entra ID registriert wird, wird er oder sie automatisch zur Benutzerliste von FlexiProject hinzugefügt. Der so hinzugefügte Benutzer kann sich mit seinem Microsoft-Konto bei FlexiProject anmelden.

Wenn das Unternehmen ein Microsoft 365-Paket einsetzt, ist es außerdem möglich, die ganztägigen Abwesenheiten der Benutzer aus dem Outlook-Kalender abzurufen.

In den folgenden Abschnitten werden wir die einzelnen Schritte erläutern, die erforderlich sind, um FlexiProject mit Microsoft Entra ID zu verbinden

HINWEIS!

Wenn Sie eine bestehende Verbindung zum lokalen Active Directory Ihres Unternehmens in Form einer individuellen Integration haben, werden die Benutzer nur auf der Grundlage dieser Integration synchronisiert.

Das Erstellen einer zusätzlichen Microsoft Entra ID-Verbindung mit FlexiProject ermöglicht nur die Integration mit Microsoft 365 und die damit verbundene Synchronisierung von Benutzerkalendern.

Azure Active Directory-Dienst konfigurieren

Der erste Schritt im Integrationsprozess ist die Registrierung eines FlexiProject Kontos in dem Microsoft Entra ID Dienst.

Die Registrierung ermöglicht es dem Microsoft Entra ID-Administrator, die notwendigen Verbindungsparameter zu generieren, um FlexiProject mit dem Dienst zu verbinden:

• Mandanten-ID
• Client-ID
• Clientschlüssel

1. Gehen Sie zu office.com, um sich mit Ihrem Office 365-Konto anzumelden.
2. Suchen Sie im Anwendungsmenü auf der linken Seite des Fensters das Tool Administrator und navigieren Sie zu diesem.
3. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich der Begrüßungsbildschirm des Verwaltungsbereichs.
4. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Alle anzeigen.
5. Klicken Sie im erweiterten Menü auf Microsoft Entra ID.
6. Wenn die Anwendung geladen wird, wird die Anfangsansicht angezeigt.
7. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite erneut auf Microsoft Entra ID.
8. Sobald Sie darauf klicken, öffnet sich ein erweitertes Menü, in dem Sie Anwendungsregistrierung wählen.
9. Ein neues Fenster wird geöffnet.
10. Wählen Sie in dem neuen Fenster +Neue Registrierung, um die Anwendung zu registrieren.
11. Es öffnet sich ein Fenster zur Anwendungsregistrierung mit den folgenden Elementen.
12. Geben Sie einen Namen für die Anwendung ein, z.B. „FlexiProject“.
13. Wählen Sie den Kontotyp „Einzelmieter“.
14. Weisen Sie der Anwendung Berechtigungen zu: zum Lesen von Kalendern, Gruppen und Benutzerinformationen.
15. Klicken Sie auf die Schaltfläche Registrieren in der unteren linken Ecke unter der Liste.

Verbinden Sie Ihre Umgebung mit dem Microsoft Entra ID-Mandanten

Nachdem Sie Ihren Antrag registriert haben, werden Sie zum Bereich Übersicht weitergeleitet, wo Sie Ihre Registrierungsdaten eingeben können:

Anwendungs-ID und Verzeichnis-ID , die benötigt werden, um FlexiProject mit dem Microsoft Entra ID-Dienst zu verbinden (Mieter- und Client-ID).

Um die Einrichtung von Microsoft Entra ID in FlexiProject abzuschließen, müssen Sie noch die Secret-Werte (Client-Schlüssel) angeben

1. Gehen Sie auf der Registrierungsseite des Microsoft Entra ID-Dienstes zum Modul Zertifikate und Geheimnisse, das Sie im Menü auf der linken Seite des Fensters finden.
2. Wenn sich das Modul öffnet, klicken Sie auf +Neuer geheimer Clientschlüssel.
3. Wählen Sie die Gültigkeitsdauer des Codes. Wir empfehlen zwei Jahre.
4. Im Feld Beschreibung können Sie eine Beschreibung zur einfachen Identifizierung eingeben.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um den Code zu erzeugen.
6. Sobald Sie darauf klicken, erscheint das generierteClient-Geheimnis (Client-Schlüssel) in der Liste Client-Geheimnisse.
7. Sie benötigen sie, um FlexiProject mit dem Microsoft Entra ID-Dienst zu verbinden. Sie können ihn notieren, indem Sie In die Zwischenablage kopieren wählen.

FlexiProject Konfiguration

Um eine Verbindung zu erstellen, müssen Sie die Parameter des Microsoft Entra ID-Administrationspanels generieren: Tenant ID, Client ID und Client Secret, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.

Sobald Sie Zugang zu den Verbindungsparametern haben, können Sie unter FlexiProject:

1. Erweitern Sie die Gruppe Verwaltung und wählen Sie Systemeinstellungen.
2. Navigieren Sie zur Registerkarte Microsoft Entra ID Integration.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte auf die Schaltfläche Verbindung hinzufügen.
4. Das Fenster Microsoft Entra ID-Verbindungsformular wird geöffnet.
5. Geben Sie nacheinander Folgendes ein:
   • Tenant Id – die ID des Mieters
   • Client-ID – die ID der Anwendung
   • Clientschlüssel – fügen Sie den kopierten Wert in das Feld Geheimwert in der Verwaltungskonsole ein.
6. Optional: Sie können die Liste der importierten Benutzer auf ausgewählte Gruppen beschränken. Geben Sie im Textfeld die Gruppen-IDs (Objekt-ID der Gruppe in Microsoft Entra ID) durch Kommas getrennt ein. Geben Sie keine Gruppennamen ein — es werden ausschließlich Gruppen-IDs akzeptiert.
7. Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen in das Formular eingegeben haben, speichern Sie die Einstellungen über die Schaltfläche Speichern in der unteren rechten Ecke.
   • Wenn die Verbindung hergestellt ist, wird das Fenster mit den Daten für die Verbindung ausgeblendet, und in der unteren rechten Ecke erscheint eine Meldung über die erfolgreiche Verbindung.
   • In der Anwendung wird eine Liste mit den Parametern der erstellten Verbindung und deren Status angezeigt.
   • Wenn die Verbindung nicht zustande kommt, wird in der unteren rechten Ecke eine Meldung über die fehlende Verbindung angezeigt, während das Fenster mit den Verbindungsdaten aktiv bleibt.

Benutzer-Synchronisierung

Der erfolgreiche Aufbau einer Verbindung zu Microsoft Entra ID ermöglicht die automatische Synchronisierung von Benutzern. Konten, die eine bestimmte E-Mail-Adresse (smtp) haben, werden aus Microsoft Entra ID abgerufen.

• Für einen neuen Benutzer, der in Microsoft Entra ID hinzugefügt wird, wird automatisch ein Konto in FlexiProject erstellt.
• Ein gelöschter Benutzer in Microsoft Entra ID wird in FlexiProject automatisch als gelöscht markiert.

Aktiver Benutzer

• Jeder neue Benutzer, der sich nur auf der Microsoft Entra ID-Liste befindet, wird in der Domäne FlexiProject registriert. In der Liste der Benutzer erscheint er mit dem Status „Aktiv“, der zusätzlich mit Pfeilen gekennzeichnet ist, die die Verbindung mit einem Konto in Microsoft Entra ID symbolisieren.
• Aktuelle Benutzer, die in der Domain FlexiProject registriert sind, werden automatisch über ihre E-Mail-Adresse mit Microsoft Entra ID verknüpft. Der Status eines solchen Benutzers wird außerdem mit Pfeilen markiert, die die Verbindung mit einem Konto in Microsoft Entra ID symbolisieren.
• Ein hinzugefügter Benutzer, der nicht in Microsoft Entra ID erscheint, hat einen aktiven Status.

Gelöschter Benutzer

• Einem Benutzer in Microsoft Entra ID wird der Status Gelöscht zugewiesen. Dies wird durch Pfeile angezeigt, die die Verbindung mit einem Konto in Microsoft Entra ID symbolisieren.
• Ein über FlexiProject gelöschter Benutzer ist mit einem Status ohne Pfeile gekennzeichnet.

Kalender der Benutzer synchronisieren

Wenn Sie eine Verbindung zu Microsoft Entra ID herstellen, können Sie außerdem ganztägige Abwesenheiten, die von Benutzern geplant wurden, in den Kalendern der Microsoft 365-Plattform (Outlook-Kalender) eintragen. Die eingetragenen Abwesenheiten werden automatisch zum Kalender des FlexiProject Benutzers in Ressourcen hinzugefügt.

Aktivieren Sie die Kalenderverbindung

1. Erweitern Sie die Gruppe Administration im Hauptmenü und navigieren Sie dann zum Modul Systemeinstellungen.
2. Es öffnet sich eine Liste mit möglichen Systemeinstellungen.
3. Wählen Sie die Registerkarte Ressourcen.
4. Das Modul Ressourcen wird mit der Standard-Kalenderansicht geöffnet. Wenn die Verbindung zu Microsoft Entra ID aktiv ist, ist die Option „Mit Outlook-Kalender verbinden“ unter dem Kalender verfügbar.
5. Aktivieren Sie die Option „Mit Outlook-Kalender verbinden“,
6. Ganztägige Termine mit dem Status „Frei“ aus dem Outlook-Kalender, die von synchronisierten Benutzern eingegeben werden, werden in ihrer Verfügbarkeit in FlexiProject gespeichert.
7. Im Kalender unter Ressourcen werden sie mit einem Symbol mit zwei Pfeilen gekennzeichnet.
8. Solche Ausnahmen können nicht bearbeitet werden. Sie werden automatisch gelöscht, wenn der Termin im Outlook-Kalender gelöscht wird oder wenn die Verbindung zum Outlook-Kalender deaktiviert wird.