Powiadomienia

FlexiProject zapewnia zarówno powiadomienia w aplikacji, jak i powiadomienia e-mail.

Powiadomienia w aplikacji

Panel powiadomień

W prawej górnej części ekranu, obok przycisku pomocy, znajduje się ikona dzwoneczka odpowiedzialna za powiadomienia systemowe. Kliknięcie tej ikony otwiera panel boczny z listą powiadomień, z historią do 30 dni. W prawym górnym rogu panelu znajduje się przycisk 'x’ do zamknięcia panelu oraz trzykropek '…’, który wyświetla listę narzędzi:

• Oznacz wszystkie jako przeczytane: Zmienia status wszystkich powiadomień na „przeczytane”.
• Wyczyść powiadomienia: Usuwa wszystkie powiadomienia z listy, która jest następnie wypełniana aktualnymi powiadomieniami.

Panel zawiera trzy zakładki prezentujące powiadomienia w porządku chronologicznym, od najnowszych do najstarszych:

Moje: Powiadomienia dotyczące zalogowanego użytkownika:

• Przypisanie do elementu projektu: Powiadomienie o przypisaniu do elementu przez inną osobę.
• Przypisanie do zadania operacyjnego: Powiadomienie o przypisaniu do zadania operacyjnego przez inną osobę.
• Aktualizacja scoringu: Powiadomienie o wymaganej aktualizacji oceny użytkownika.
• Oczekująca akceptacja: Powiadomienie o rozpoczęciu procesu akceptacji, do którego użytkownik jest przypisany.
• Zakończona akceptacja: Powiadomienie o otrzymaniu decyzji dotyczącej elementu zgłoszonego do akceptacji przez użytkownika.
• Nowy przegląd projektu: Powiadomienie o przydzieleniu projektu użytkownika do nowego przeglądu.
• Zakończenie poprzedników: Powiadomienie o zakończeniu poprzedników dla zadania, do którego użytkownik jest przypisany.
• Przypisanie jako kierownik: Powiadomienie o przypisaniu użytkownika do roli kierownika w projekcie.

Obserwowane: Powiadomienia dotyczące zadań obserwowanych przez użytkownika.

Wspomnienia: Powiadomienia dotyczące wzmianki użytkownika (np. @Jan Kowalski).

Licznik powiadomień

Liczba nowych, nieodczytanych powiadomień wyświetlana jest przy ikonie dzwoneczka. Po otwarciu panelu przy zakładkach pojawia się licznik z liczbą nowych powiadomień.

Powiadomienia e-mail

Oprócz powiadomień w aplikacji, FlexiProject wysyła również powiadomienia e-mail. Dzięki temu użytkownicy są informowani o zmianach w systemie, nawet gdy nie są zalogowani. Każdy użytkownik może dostosować ustawienia powiadomień, wybierając, które wiadomości chce otrzymywać zgodnie ze swoimi preferencjami. To zapewnia pełną kontrolę nad przepływem informacji i ułatwia zarządzanie projektami.

Dostosowanie powiadomień e-mail

Aby dostosować powiadomienia e-mail, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij awatar użytkownika. Wyświetli się lista opcji.
2. Z dostępnych opcji wybierz Profil użytkownika. Otworzy się karta Informacje o użytkowniku.
   
3. Przejdź do karty Powiadomienia. Otworzy się karta Powiadomienia, pokazująca wszystkie dostępne ustawienia powiadomień.
4. Włącz lub wyłącz wybrane powiadomienia, klikając przełącznik obok ich nazwy i opisu. Powiadomienia z podświetlonym na niebiesko polem wyboru są włączone.

Powiadomienia o zmianach w zadaniach

System powiadomień FlexiProject został zaprojektowany tak, aby informować właścicieli zadań o istotnych zmianach, jednocześnie unikając zbędnych komunikatów.

Kluczową zasadą jest, że użytkownik, który sam dokonuje zmiany w zadaniu, nie otrzymuje powiadomienia o własnej akcji. Powiadomienie (w aplikacji i e-mailem) jest wysyłane tylko wtedy, gdy zmiana została dokonana przez inną osobę. Dzięki temu właściciele mogą szybko reagować na modyfikacje wprowadzone przez innych członków zespołu.

Wiadomość o rozpoczęciu realizacji zadania

Użytkownicy przypisani do zadań otrzymują powiadomienia o ich rozpoczęciu. Powiadomienia te są wysyłane w codziennie aktualizowanej wiadomości e-mail w dniu określonym w ustawieniach użytkownika, w dniu rozpoczęcia lub na określoną liczbę dni przed zaplanowanym rozpoczęciem zadania.

Wiadomość o zbliżającej się dacie zakończenia zadania

Użytkownicy przypisani do zadań otrzymują powiadomienia o zbliżającym się terminie ich ukończenia. Powiadomienia te są wysyłane w codziennie aktualizowanej wiadomości e-mail w dniu określonym w ustawieniach użytkownika, w dniu zakończenia lub na określoną liczbę dni przed zaplanowanym zakończeniem zadania.

Wiadomość o przeterminowanych zadaniach

Użytkownicy przypisani do elementów harmonogramu otrzymują powiadomienia o zaległych zadaniach, które nadal muszą zostać ukończone w oczekiwanym terminie. Powiadomienia te są wysyłane w codziennie aktualizowanej wiadomości e-mail.

Wiadomość o przypisaniu do elementu

Użytkownicy otrzymują powiadomienia o przypisaniu elementu natychmiast po tym, jak inny użytkownik przypisze ich do następujących elementów: zadanie, kamień milowy, ryzyko lub produkt.

Wiadomość o aktualizacji scoringu

Powiadomienia o wymaganej aktualizacji oceny w scoringu są wysyłane do użytkowników przypisanych jako oceniający w scoringu natychmiast po ustaleniu daty wymaganej aktualizacji.

Wiadomość o oczekującej akceptacji

Powiadomienia o wymaganej akceptacji/opinii przypisanej użytkownikowi są wysyłane do użytkowników przypisanych jako akceptujący (rola Decyzja lub Opinia) w ścieżce akceptacji aktywowanej natychmiast po wysłaniu akceptacji.

Wiadomość o zakończonej akceptacji

Powiadomienia o zakończeniu procesu zatwierdzania są wysyłane do użytkowników przypisanych jako akceptujący (rola decyzji) w zastosowanej ścieżce zatwierdzania natychmiast po zakończeniu procesu zatwierdzania.

Wiadomość o nowym przeglądzie projektu

Powiadomienia o przypisaniu projektu do nowego przeglądu są wysyłane do użytkowników przypisanych jako kierownicy projektów natychmiast po przypisaniu projektu do przeglądu.

Wiadomość o wspomnieniu w komentarzu

Powiadomienia o wzmiance w komentarzu są wysyłane do użytkowników natychmiast po wzmiankowaniu ich w komentarzu.

Wiadomość o obserwowanym zadaniu

Powiadomienia dotyczące zmian w obserwowanych przez użytkownika pozycjach harmonogramu są wysyłane natychmiast po wprowadzeniu zmian w obserwowanej pozycji harmonogramu.

Wiadomość o zakończeniu poprzedników

Powiadomienia o zakończeniu poprzedników są wysyłane do użytkowników przypisanych do elementów harmonogramu, zależnych od innych elementów harmonogramu. Powiadomienia są wysyłane natychmiast po oznaczeniu wszystkich poprzednich pozycji harmonogramu jako ukończone.