2023.07

Para qualquer organização, a gestão eficaz de projectos é um fator determinante para o sucesso. É por isso que temos o prazer de apresentar a última versão do FlexiProject, que introduz várias funcionalidades inovadoras concebidas para tornar o trabalho diário do projeto mais fácil e mais eficiente. Entre as novas funcionalidades contam-se as revisões de projectos editáveis, a capacidade de apresentar aplicações em novas línguas, diferentes tipos de relações, a criação de relações entre diferentes projectos e muito mais. Veja por si próprio.

Revisões de design editáveis

Começamos a nossa lista de alterações à aplicação com uma revisão da funcionalidade das revisões de design. Nas versões anteriores da aplicação, o sistema pré-determinava o formulário de revisão, que não podia ser alterado. Agora, cada organização pode criar o seu próprio formulário com o qual os gestores de projeto podem comunicar o progresso de um projeto. Para o efeito, deve aceder a PMO -> Reviews -> Templates. O sistema permitirá a construção de vários formulários e o método de construção será o mesmo que o das cartas de projeto. O modelo permite-lhe adicionar ao formulário elementos que serão automaticamente extraídos do projeto, tais como, mas não se limitando a, marcos concluídos nos últimos 30 dias, marcos a concluir nos próximos 30 dias, riscos activos, prestações a concluir e concluídas.

A forma como as novas avaliações são criadas mantém-se inalterada. A única coisa que permanece inalterada é que, ao criar uma revisão, é necessário indicar qual o formulário a utilizar. Existe também a opção de criar grupos, o que pode facilitar o trabalho no caso de haver muitas avaliações na lista e de criar uma nova avaliação com base numa avaliação já criada. Os detalhes da revisão de um único projeto foram alargados para incluir a função de adicionar comentários e a possibilidade de aceder a revisões históricas criadas para um determinado projeto.

Condição do projeto

A opção de definir valores personalizados para a condição de projeto apareceu nas definições do sistema. Isto permitir-lhe-á editar as opções predefinidas anteriormente: Bom, Médio, Mau, ou adicionar novas opções. A forma como as condições são adicionadas a um projeto também mudou.

A condição será visível na versão mais recente do sistema como um ícone de coração por trás do nome do projeto. Ao clicar no ícone, é possível alterar a condição de um projeto e acompanhar todo o histórico de alterações. Ao adicionar uma condição a um projeto, teremos também a opção de adicionar um comentário que descreve o estado do projeto com mais pormenor.

Traduzir a aplicação

A aplicação FlexiProject foi expandida para incluir mais idiomas como o búlgaro, checo, dinamarquês, alemão, grego, espanhol, estónio, finlandês, francês, húngaro, indonésio, italiano, japonês, lituano, letão, norueguês, holandês, português, romeno, russo, esloveno, eslovaco, sueco, turco e chinês. Cada utilizador pode alterar a língua individualmente no seu perfil de utilizador.

Prolongamento das relações no calendário

As relações entre tarefas no calendário foram alargadas com tipos adicionais, ou seja, início-início, fim-fim e início-fim. Ao adicionar uma relação através da janela de seleção de itens do calendário, temos de selecionar o tipo de relações que ligam duas tarefas. Além disso, a opção de criar uma relação foi alargada para permitir a criação de uma relação entre tarefas/fases colectivas. A relação deslocará as tarefas/fases colectivas juntamente com as subtarefas, mantendo as proporções adequadas entre os elementos.

Relações entre projectos

A nova versão da aplicação inclui também a possibilidade de criar relações entre tarefas de diferentes projectos. Ao criar uma relação, o utilizador pode decidir se a relação se aplica a este projeto ou a outro. Quando se selecciona uma relação de outro projeto, aparece uma janela onde se selecciona um projeto e um item de calendário desse projeto. O utilizador só pode criar relações entre tarefas de projectos aos quais tem acesso.

Uma relação é puramente informativa e não altera de forma alguma as datas de uma tarefa. As informações sobre a relação são visíveis nos detalhes da tarefa e podemos apresentar as relações entre projectos no portfólio de projectos.

Opção para desativar o orçamento

As organizações que não utilizem a funcionalidade de orçamento podem desactivá-la nas definições do sistema. A desativação da funcionalidade oculta o separador do orçamento no projeto e nos portefólios, oculta relatórios de orçamentos e itens financeiros em tarefas, cartas de projeto, revisões e planos de projeto.

Opção para desativar os riscos

Para além do orçamento, existe uma opção para desativar a funcionalidade de riscos no sistema. As organizações que não usam riscos podem desativá-los e, em seguida, as guias de risco no projeto ficam ocultas, os relatórios de riscos ficam ocultos e a capacidade de exibir riscos em tarefas, folhas de projeto e revisões de projeto fica oculta.

Extensão de relatórios

Mais uma vez, os relatórios no FlexiProject foram alargados com novas capacidades. Nesta versão, existem opções para criar filtros dinâmicos para muitos tipos de relatórios, por exemplo, data final menos “Hoje”. Além disso, existe também a opção de procurar rubricas com desvios em relação ao plano de base, por exemplo, data de fim inferior à data de fim planeada ou despesas superiores às despesas planeadas. Os filtros de utilizador da nova versão também apresentarão os avatares dos utilizadores. Nos relatórios de tarefas e marcos, também poderemos apresentar novas colunas, como a última alteração, a data de encerramento e o desvio final.

Agrupar e alterar a largura das colunas na lista de projectos

No separador Projectos, é agora possível agrupar projectos por fases, gestores e outras propriedades apresentadas na lista de projectos. O agrupamento em vários níveis é possível e é determinado pela ordem em que as propriedades são seleccionadas. O agrupamento é uma definição individual para cada utilizador. Além disso, passou a ser possível alterar a largura de colunas individuais na lista de projectos.

Filtragem por campos de projeto na lista de projectos e portfólios

Os filtros na lista de projectos e no ecrã de portfólios de projectos foram alargados para permitir a filtragem por atributos personalizados criados para projectos. Para utilizar estes filtros no ecrã de filtragem, selecionar a opção “Mais” no final da janela e atribuir as condições de filtragem adequadas.

Capacidade de comentar outras tarefas para a licença padrão

Os titulares de uma licença padrão passaram a poder comentar as tarefas a que têm acesso, mas que não lhes pertencem. Anteriormente, esta funcionalidade estava bloqueada.

Tarefas de projectos arquivados

Com a nova versão, o separador de tarefas não mostrará tarefas de projectos arquivados atribuídos a um utilizador. Para ver tarefas de projectos arquivados, clique no botão “Filtrar” e seleccione Arquivamento: mostrar projectos arquivados. As tarefas de projectos arquivados serão visíveis na lista de tarefas com um ícone de arquivo junto ao nome do projeto.

Notificações de tarefas em atraso

As notificações de início e fim das tarefas diárias foram melhoradas com uma secção de tarefas em atraso. Se pretender que a mensagem de correio eletrónico diária liste todas as tarefas que ainda não foram concluídas e cuja data de conclusão já passou, deve ter a notificação “Tarefas em atraso” activada no seu perfil de utilizador, no separador notificações.

Importar do MS Project com relações

Devido à expansão da relação entre tarefas, a importação do MS Project também foi expandida. Agora, os ficheiros importados do MS Project irão incluir todas as relações. Devido a pequenas diferenças na lógica entre o MS Project e o FlexiProject, as relações extraídas podem fazer com que as datas sejam alteradas para alguns itens. Se isto acontecer, será apresentada uma lista de tarefas cujas datas foram alteradas antes de importar o calendário revisto.

Extensão das moedas

As opções de moeda disponíveis também foram alargadas, juntamente com a extensão das línguas na aplicação. Na nova versão, todas as moedas do mundo estarão disponíveis. Para alterar a moeda de um orçamento para toda a organização, vá para as configurações do sistema e o separador orçamento.

Gestor em funções de projeto

O sistema FlexiProject tem apenas uma função de projeto predefinida, ‘Project Manager’. Cada organização pode introduzir as restantes funções do projeto. A falta de informação sobre a função de gestor predefinida levou muitas vezes os utilizadores a criar uma função adicional de “Gestor de Projeto”. Com a nova versão, a função de gestor de projeto predefinida do sistema será apresentada nas definições da função de projeto para evitar esta complicação.

Inverter a história nas tarefas

Para facilitar o acompanhamento das alterações no calendário, decidimos alterar a ordenação nos detalhes do item. Agora, quando acede ao separador “Histórico” das tarefas, as alterações mais recentes são apresentadas na parte superior do separador.