2023.07

Dla każdej organizacji, skuteczne zarządzanie projektami jest kluczowym czynnikiem determinującym sukces. Dlatego z radością prezentujemy najnowsze wydanie systemu FlexiProject, które wprowadza szereg innowacyjnych funkcjonalności, mających na celu ułatwienie i usprawnienie codziennej pracy z projektami. Wśród nowych funkcjonalności są między innymi edytowalne przeglądy projektowe, możliwość wyświetlenia aplikacji w nowych językach, różne rodzaje relacji, możliwość tworzenia relacji między różnymi projektami i wiele, wiele innych. Sami sprawdźcie.

Edytowalne przeglądy projektowe

Listę zmian w aplikacji zaczynamy od przebudowy funkcjonalności przeglądów projektowych. W poprzednich wersjach aplikacji formularz przeglądów był z góry narzucony przez system i nie można było go zmienić. Obecnie każda z organizacji będzie mogła zbudować własny formularz za pomocą którego kierownicy projektów będą mogli raportować postępy na projekcie. Będzie można to zrobić przechodząc do zakładki PMO -> Przeglądy -> Szablony. System będzie umożliwiał zbudowanie kilku formularzy, a sposób budowania będzie taki sam jak w karcie projektów. Szablon będzie umożliwiał dodanie do formularza elementów, które zaciągną się automatycznie z projektu między innymi takich jak: kamienie milowe wykonane w ciągu ostatnich 30 dni; kamienie milowe do wykonania w ciągu najbliższych 30 dni; aktywne ryzyka; produkty do wykonania i wykonane.

Sposób tworzenia nowych przeglądów pozostał bez zmian. Jedynie w momencie tworzenia trzeba dodatkowo podać informację z jakiego formularza chcemy skorzystać. Pojawiła się też opcja tworzenia grup, która może ułatwić pracę w przypadku dużej liczby przeglądów na liście oraz tworzenia nowego przeglądu na podstawie już utworzonego. Szczegóły przeglądu pojedynczego projektu zostały rozszerzone o funkcjonalność dodawania komentarzy oraz możliwość przejścia do historycznych przeglądów utworzonych dla danego projektu.

Kondycja projektów

W ustawieniach systemu pojawiła się opcja definiowania własnych wartości dla kondycji projektu. Pozwoli to edytować domyślne do tej pory opcje: Dobra, Średnia, Zła czy też dodać nowe. Zmienia się również sposób dodawania kondycji dla projektu.

W najnowszej wersji systemu kondycja będzie widoczna jako ikonka serca za nazwą projektu. Kliknięcie w ikonkę pozwoli nam zmienić kondycję dla projektu oraz prześledzić całą historię zmian. Dodając kondycję do projektu będziemy również mieli możliwość dodania komentarza opisującego dokładniej stan projektu.

Tłumaczenie aplikacji

Aplikacja FlexiProject została rozbudowana o kolejne języki takie jak: Bułgarski, Czeski, Duński, Niemiecki, Grecki, Hiszpański, Estoński, Fiński, Francuski, Węgierski, Indonezyjski, Włoski, Japoński, Litewski, Łotewski, Norweski, Holenderski, Portugalski, Rumuński, Rosyjski, Słoweński, Słowacki, Szwedzki, Turecki, Chiński. Każdy z użytkowników będzie mógł zmienić język indywidualnie w profilu użytkownika

Rozbudowa relacji na harmonogramie

Relacje pomiędzy zadaniami na harmonogramie zostały rozbudowane o dodatkowe rodzaje, czyli start-start; koniec-koniec; start-koniec. W przypadku dodawania relacji poprzez okno wyboru elementu harmonogramu, będziemy musieli wybrać rodzaj relacji łączący dwa zadania. Dodatkowo opcja tworzenia relacji została poszerzona o możliwość tworzenia relacji między zadaniami zbiorczymi / fazami. Relacja będzie przesuwała zadania zbiorcze / fazę wraz z podzadaniami trzymając odpowiednie proporcie między elementami.

Relacje między projektami

W nowej wersji aplikacji pojawiła się również możliwość tworzenia relacji między zadaniami z różnych projektów. Tworząc relację, użytkownik może zdecydować czy relacja dotyczy tego projektu czy też innego. Po wyborze relacji z innego projektu pojawia się okno, w którym należy wybrać projekt oraz element harmonogramu z danego projektu. Użytkownik może stworzyć relacje tylko między zadaniami z projektów, do których ma on dostęp.

Relacja ma charakter czysto informacyjny i nie zmienia w żaden sposób dat danego zadania. Informacja o relacji jest widoczna w szczegółach zadania, a powiązania między projektami możemy wyświetlić w portfelu projektowym.

Możliwość wyłączenia budżetu

Dla organizacji niekorzystających z funkcjonalności budżetu pojawiła się możliwość jej wyłączenia w ustawieniach systemu. Wyłączenie funkcjonalności powoduje schowanie zakładki budżet na projekcie oraz w portfelach, schowanie raportów dla budżetów oraz rzeczy finansowych w zadaniach, kartach projektów, przeglądach oraz planach projektów.

Możliwość wyłączania ryzyk

Podobnie jak budżet pojawiła się możliwość wyłączenia w systemie funkcjonalności ryzyk. Organizacje, które nie korzystają z ryzyk mogą je wyłączyć i wtedy chowają się zakładki ryzyka na projekcie, chowane są raporty dla ryzyk oraz możliwość wyświetlania ryzyk w zadaniach, kartach projektów i przeglądach projektowych.

Rozbudowa raportów

Po raz kolejny raporty w systemie FlexiProject zostały rozbudowane o nowe możliwości. W tym wydaniu w pojawiły się opcje tworzenie filtrów dynamicznych dla wielu typów raportów, np. data końca mniejsza „Dziś”. Dodatkowo pojawiły się też możliwość szukania elementów z odchyleniami od planu bazowego np. data końca mniejsza od planowej daty końca, czy też wydatki większe od planowych wydatków. Filtry dotyczące użytkowników od nowego wydania będą również wyświetlały awatary użytkowników. W raportach dla zadań oraz kamieni milowych będziemy mogli również wyświetlić nowe kolumny takie jak: ostatnia zmiana, data zamknięcia, odchylenie koniec.

Grupowanie i zmiana szerokości kolumn na liście projektów

W zakładce Projekty pojawiła się możliwość grupowania projektów po etapach, kierownikach oraz innych właściwościach wyświetlanych na liście projektów. Możliwe jest grupowanie na kilku poziomach i decyduje o tym kolejność zaznaczania właściwości. Grupowanie jest ustawieniem indywidualnym dla każdego użytkownika. Dodatkowo na liście projektów pojawiła się możliwość zmiany szerokości poszczególnych kolumn.

Filtrowanie po polach projektowych na liście projektów i portfelach

Filtry na ekranie listy projektów oraz portfeli projektowych zostały poszerzone o możliwość filtrowania po własnych atrybutach utworzonych dla projektów. Aby skorzystać z tych filtrów w ekranie filtrowania należy na końcu okna wybrać opcję „Więcej” oraz nadać odpowiednie warunki filtrowania.

Możliwość komentowania innych zadań dla licencji standardowej

Osoby z licencją standardową zyskały możliwość komentowania zadań, do których mają dostęp ale nie są ich właścicielami. Wcześniej ta funkcjonalność była zablokowana.

Zadania z projektów zarchiwizowanych

Wraz z nowym wydaniem zakładka zadania nie będzie pokazywała zadań z projektów zarchiwizowanych przypisanych do użytkownika. Aby zobaczyć zadania z projektów zarchiwizowanych należy kliknąć w przycisk „Filtr” i wybrać opcję Archiwizacja: Pokaż projekty zarchiwizowane. Zadania z projektów zarchiwizowanych będą widoczne na liście zadań wraz z ikonką archiwizacji obok nazwy projektu.

Powiadomienia o zadaniach przeterminowanych

Dzienne powiadomienia o starcie i końcu zadań zostały wzbogacone o sekcje zadań przeterminowanych. Jeśli będziecie chcieli aby w codziennym mailu były wypisane również wszystkie zadania, które jeszcze nie zostały wykonane a ich data końca minęła to należy w profilu użytkownika, w zakładce powiadomienia mieć włączone powiadomienie „Zadania przeterminowane”

Import z MS Project wraz z relacjami

Z racji na rozbudowę relacji miedzy zadaniami został też rozszerzony import z MS Project. Obecnie importowane pliki z MS Project będą zaciągały wszystkie relacje. Z racji na drobne różnice w logice pomiędzy MS Project a FlexiProject zaciągnięte relacje mogą spowodować zmianę dat dla niektórych elementów. Jeśli wystąpi taki przypadek, przed zaimportowaniem poprawionego harmonogramu zostanie wyświetlona lista zadań, dla których zostały zmienione daty.

Rozszerzenie walut

Wraz z rozszerzeniem języków w aplikacji został też rozszerzone dostępne opcje walut.  W nowym wydaniu będą dostępne wszystkie waluty świata. Aby zmienić walutę dla budżetu w całej organizacji należy przejść do ustawień systemowych a następnie do zakładki budżet.

Kierownik w rolach projektowych

System FlexiProject posiada tylko jedną domyślną, systemową rolę projektową jaką jest „Kierownik projektu”.  Resztę ról projektowych każda z organizacji może wprowadzić sama. Brak informacji o domyślnej roli kierownika powodował bardzo często że użytkownicy tworzyli dodatkową rolę „Kierownik projektu”. Wraz z nowym wydaniem domyślna systemowa rola Kierownika projektu będzie wyświetlana w ustawieniach ról projektowych aby uniknąć tego typu komplikacji.

Odwrócenie historii w zadaniach

Aby ułatwić Wam pracę w śledzeniu zmian na harmonogramie, zdecydowaliśmy się zmienić sortowanie w szczegółach elementów. Teraz po przejściu do zakładki „Historia” na zadaniach najnowsze zmiany będą wyświetlane na samej górze zakładki.