2023.11

A gestão de projectos é um dos desafios mais críticos que se colocam às organizações em todo o mundo. É com entusiasmo que apresentamos a mais recente atualização do nosso sistema FlexiProject, que introduz várias novas funcionalidades concebidas para tornar o trabalho diário com projectos mais fácil e eficiente 🚀 Na nova versão, pode encontrar, entre outras coisas, uma alteração das permissões do projeto, uma extensão da integração com o JIRA, a possibilidade de incluir feriados no calendário do projeto, a numeração dos elementos do calendário e muito, muito mais.
O nosso objetivo é fornecer-lhe uma ferramenta que lhe permita gerir os seus projectos de forma mais eficiente, por isso convidamo-lo a rever todas as alterações que a última versão do FlexiProject traz. Veja como o podemos ajudar a alcançar um sucesso ainda maior na gestão de projectos.

Autorizações de projectos

Dividimos a extensa mudança de permissões de projeto nas seguintes áreas:

• Proprietáriosde elementos
  Foi adicionada uma opção ao separador de permissões do projeto para definir quais os proprietários de elementos que podem editar. Um proprietário de elemento podia editar todos os parâmetros atribuídos a uma tarefa, risco ou produto em versões anteriores. No entanto, agora depende das definições do administrador do projeto. O administrador pode escolher as opções que estão disponíveis para edição pelos proprietários dos elementos, tais como nome, estado e progresso, proprietários, datas e outros.

• Sem acesso ao calendário, aos riscos e aos produtos
  Nas versões anteriores, a atribuição de um utilizador a uma tarefa permitia-lhe ver o calendário, os riscos e os produtos. O utilizador deixará de ter acesso por defeito a estes separadores na versão mais recente. O utilizador só verá os elementos que lhe foram atribuídos, ou seja, as suas tarefas, riscos e produtos. Ele não verá um determinado separador se não tiver elementos atribuídos a si próprio nos separadores individuais. Ao atribuir um utilizador a uma tarefa, risco ou produto, este ficará, por defeito, invisível na lista de pessoas com permissões de projeto, uma vez que pertencerá ao grupo “Proprietários de elementos”. É claro que, individualmente ou através de funções de projeto, será possível dar ao utilizador um acesso mais amplo ao projeto.

• Retirada da equipa de projeto
  Anteriormente, ao adicionar um utilizador como proprietário de uma tarefa, risco ou produto, este era atribuído ao grupo “Equipa de projeto”. As permissões deste grupo não puderam ser editadas e o utilizador obteve acesso para ver o calendário, os riscos e os produtos. Na versão mais recente, todos os proprietários deixarão de ser automaticamente atribuídos à equipa de projeto. Em vez disso, pode criar essa função de projeto nas definições do sistema, onde também poderá definir o âmbito das permissões do grupo no projeto.

• Administrador de projectos
  A permissão atual para o separador “Definições” no projeto foi convertida numa permissão de administrador do projeto. A pessoa que desempenha esta função terá as autorizações mais elevadas impostas antecipadamente para outros separadores do projeto. As pessoas atribuídas à função de gestor de projeto recebem automaticamente a permissão de administrador de projeto.

• Funções do projeto
  As alterações acima referidas também estarão disponíveis nas definições da função de projeto. Poderá definir que uma determinada função não tenha acesso ao calendário, aos riscos e aos resultados, ou definir a função como administrador do projeto.

Pré-visualização da carta de projeto para licença standard

Juntamente com a reconstrução das permissões, as opções para a licença padrão também foram alargadas. Na versão mais recente, a licença padrão ganhou a capacidade de visualizar a carta do projeto.

Pré-visualização das carteiras de projectos

Na nova versão, existe também uma extensão da autorização de projectos para carteiras de projectos. Poderá agora conceder a um utilizador a capacidade de visualizar o separador “Portfólios de projectos”.

Reconstrução da integração do JIRA

Até agora, ao criar uma integração do FlexiProject com o JIRA, as tarefas do JIRA nas tarefas do calendário só podiam adicionar ligações a tarefas do JIRA. A mais recente integração com o JIRA permitirá que as tarefas do JIRA sejam apresentadas juntamente com as tarefas do FlexiProject num único calendário. As tarefas do JIRA serão marcadas com um ícone especial visível por detrás do nome da tarefa. Informações como o nome, a descrição, o estado e os proprietários serão descarregadas automaticamente do JIRA e serão sincronizadas em caso de qualquer alteração no JIRA. Além disso, nos detalhes da tarefa e nas colunas da lista de agendas, estarão disponíveis informações como o tipo de tarefa JIRA e o seu ID com uma ligação que conduz à tarefa.

Poderá mover tarefas do JIRA para outras partes do calendário, preservando a estrutura existente no JIRA (por exemplo, não será possível atribuir uma tarefa do JIRA a outro Épico). As novas tarefas provenientes do JIRA aparecerão na estrutura correspondente sob o pai proveniente do JIRA. Os itens sem tarefas-mãe no JIRA cairão no final do calendário ao seu nível mais elevado.

Nas definições do calendário, poderá criar uma ligação ao projeto JIRA. Isto será feito como antes, com base nas permissões do respetivo utilizador e na chave do projeto JIRA, mas poderá definir que tipos de elementos do JIRA pretende descarregar.

Se uma organização não partilhar os endereços de correio eletrónico dos utilizadores atribuídos às tarefas nas suas definições do JIRA, então, nas tarefas transferidas para o FlexiProject, os proprietários das tarefas não serão associados às contas de utilizador do FlexiProject. Para tal, existe uma opção nas definições do sistema do FlexiProject para carregar um ficheiro com os IDs de utilizador e endereços de e-mail do JIRA.

Sincronização de contas AD [on-premises clients]

Quando o FlexiProject é instalado nos servidores do cliente, a integração com o Acitve Directory é alargada para incluir o download automático dos estados dos utilizadores. Desta forma, se um utilizador deixar de estar ativo no Active Directory (por exemplo, sair da organização), esta pessoa perde automaticamente o acesso ao FlexiProject. Além disso, deixará de ser necessário definir o domínio do utilizador ao criar contas. Se o e-mail do utilizador pertencer ao domínio da organização, a sua conta será automaticamente sincronizada com o Acitve Directory.

Feriados no calendário

Apareceu uma opção para definir feriados no calendário do projeto. A opção de definir feriados estará disponível juntamente com a definição dos dias úteis no calendário. Os feriados não serão tidos em conta no cálculo do horário.

Numeração das linhas de calendário

Na lista e na linha de tempo do calendário, existe agora uma opção para ativar a numeração das linhas do calendário. Com calendários extensos, a numeração permitir-lhe-á certamente encontrar mais rapidamente o caminho entre as tarefas. Além disso, a numeração também será visível ao adicionar relações e ao ligar elementos de orçamento, risco e produto a elementos do calendário.

Alterar as localizações das definições do calendário

As definições relacionadas com o calendário, como os dias úteis, os campos do calendário e a integração JIRA, foram transferidas das definições do projeto para o separador do calendário. Todas as pessoas com permissões de administrador para o separador do horário terão acesso às definições do horário.

Mensagem sobre a ausência de tempo de trabalho na tarefa

Nas definições do sistema para o tempo de trabalho, surgiu a possibilidade de incluir uma mensagem de que não há tempo de trabalho registado numa tarefa.

Quando o utilizador marca uma tarefa como concluída e não há tempo de trabalho registado na mesma, aparece a seguinte mensagem:

Seleção e filtragem de riscos

No separador “riscos” do projeto, existe agora uma opção para ordenar e filtrar elementos. Pode filtrar os riscos por nome, estado, probabilidade e impacto. A filtragem dos riscos também tem um impacto no mapa de distribuição dos riscos.

Importar extensão do MS Project

Na última versão, a importação de projectos do MS Project também foi alargada para incluir projectos com mais de 25 MB, a transferência de dias de folga e a transferência de proprietários com base no endereço de correio eletrónico.

Exportação de revisões para PDF

Nas revisões de projectos, existe agora uma opção para exportar os dados introduzidos pelos gestores de projectos para um único documento de síntese. O PDF apresenta exatamente o mesmo esquema de síntese que o criado no sistema, com cada projeto a começar na página seguinte.

Filtrar projectos por funções de projeto

Nos relatórios de projectos, surge agora a opção de filtrar os projectos por funções de projeto definidas nas definições do sistema. Anteriormente, a opção de filtragem só estava disponível para a função de gestor de projeto. Para filtrar projectos, indique a função e a pessoa atribuída à função.

Nome dos projectos na mensagem de correio eletrónico relativa ao início e ao fim das tarefas

Nas mensagens de correio eletrónico diárias relativas ao início e ao fim das tarefas e às tarefas em atraso, o nome do projeto de onde provém a tarefa passa a ser visível por baixo do nome da tarefa.