2023.07

Per qualsiasi organizzazione, una gestione efficace dei progetti è un fattore determinante per il successo. Per questo motivo siamo lieti di presentare l’ultima versione di FlexiProject, che introduce diverse funzionalità innovative pensate per rendere più semplice ed efficiente il lavoro quotidiano sui progetti. Tra le nuove funzionalità vi sono le revisioni dei progetti modificabili, la possibilità di visualizzare le applicazioni in nuove lingue, diversi tipi di relazioni, la creazione di relazioni tra diversi progetti e molto altro ancora. Verificate voi stessi.

Revisioni del design modificabili

Iniziamo il nostro elenco di modifiche all’app con una revisione della funzionalità di revisione del design. Nelle versioni precedenti dell’applicazione, il sistema predeterminava il modulo di revisione, che non poteva essere modificato. Ora, ogni organizzazione può costruire il proprio modulo con cui i project manager possono riferire i progressi di un progetto. Per farlo, occorre accedere a PMO -> Reviews -> Templates. Il sistema consentirà di costruire diversi moduli e il metodo di costruzione sarà lo stesso delle carte di progetto. Il modello vi consentirà di aggiungere al modulo elementi che verranno estratti automaticamente dal progetto, come ad esempio, ma non solo, le milestone completate negli ultimi 30 giorni, le milestone da completare nei prossimi 30 giorni, i rischi attivi, le consegne da completare e quelle completate.

Le modalità di creazione delle nuove recensioni rimangono invariate. L’unica cosa che rimane invariata è che quando si crea una recensione è necessario indicare quale modulo utilizzare. Esiste anche l’opzione di creare gruppi, che può facilitare il lavoro nel caso di molte recensioni nell’elenco e di creare una nuova recensione basata su una recensione già creata. I dettagli della revisione per un singolo progetto sono stati estesi per includere la funzione di aggiunta di commenti e la possibilità di accedere allo storico delle revisioni create per un determinato progetto.

Stato del progetto

Nelle impostazioni del sistema è comparsa l’opzione per definire valori personalizzati per la condizione di progetto. In questo modo è possibile modificare le opzioni predefinite: Buono, Medio, Cattivo, o aggiungerne di nuove. È cambiato anche il modo in cui vengono aggiunte le condizioni per un progetto.

La condizione sarà visibile nell’ultima versione del sistema come icona a forma di cuore dietro il nome del progetto. Facendo clic sull’icona è possibile modificare le condizioni di un progetto e seguire l’intera cronologia delle modifiche. Quando si aggiunge una condizione a un progetto, si ha anche la possibilità di aggiungere un commento che descrive lo stato del progetto in modo più dettagliato.

Tradurre l'applicazione

L’applicazione FlexiProject è stata ampliata per includere altre lingue come bulgaro, ceco, danese, tedesco, greco, spagnolo, estone, finlandese, francese, ungherese, indonesiano, italiano, giapponese, lituano, lettone, norvegese, olandese, portoghese, rumeno, russo, sloveno, slovacco, svedese, turco e cinese. Ogni utente può cambiare la lingua individualmente nel profilo utente.

Estensione delle relazioni sul calendario

Le relazioni tra i compiti nella schedulazione sono state ampliate con tipi aggiuntivi, ossia inizio-inizio, fine-fine e inizio-fine. Quando si aggiunge una relazione attraverso la finestra di selezione degli elementi del programma previsionale, è necessario selezionare il tipo di relazione che collega due attività. Inoltre, l’opzione di creazione di una relazione è stata estesa per consentire la creazione di una relazione tra attività/fasi collettive. La relazione sposterà le attività/fasi collettive insieme alle sottoattività, mantenendo le proporzioni appropriate tra gli elementi.

Relazioni tra progetti

La nuova versione dell’applicazione include anche la possibilità di creare relazioni tra attività di progetti diversi. Quando si crea una relazione, l’utente può decidere se la relazione si applica a questo progetto o a un altro. Quando si seleziona una relazione da un altro progetto, viene visualizzata una finestra in cui è possibile selezionare un progetto e una voce di programma da quel progetto. L’utente può creare relazioni solo tra le attività dei progetti a cui ha accesso.

Una relazione è puramente informativa e non modifica in alcun modo le date di un compito. Le informazioni sulla relazione sono visibili nei dettagli dell’attività e possiamo visualizzare le relazioni tra i progetti nel portafoglio progetti.

Possibilità di disattivare il budget

Le organizzazioni che non utilizzano la funzionalità di budget possono disattivarla nelle impostazioni del sistema. Disattivando la funzionalità si nasconde la scheda del budget sul progetto e nei portafogli, si nascondono i rapporti per i budget e le voci finanziarie nelle attività, nelle carte di progetto, nelle revisioni e nei piani di progetto.

Possibilità di disattivare i rischi

Oltre al budget, è disponibile un’opzione per disattivare la funzionalità dei rischi nel sistema. Le organizzazioni che non utilizzano i rischi possono disattivarli, in modo da nascondere le schede dei rischi sul progetto, i rapporti sui rischi e la possibilità di visualizzare i rischi nelle attività, nelle schede di progetto e nelle revisioni di progetto.

Estensione dei rapporti

Ancora una volta, i report di FlexiProject sono stati ampliati con nuove funzionalità. In questa versione sono disponibili opzioni per creare filtri dinamici per molti tipi di report, ad esempio la data di fine meno “Oggi”. Inoltre, è possibile cercare le voci che presentano scostamenti rispetto al piano di base, ad esempio una data di fine inferiore a quella prevista o una spesa superiore a quella prevista. I filtri utente della nuova versione visualizzeranno anche gli avatar degli utenti. Nei report per le attività e le milestone, potremo anche visualizzare nuove colonne come l’ultima modifica, la data di chiusura e la deviazione finale.

Raggruppamento e modifica della larghezza delle colonne nell'elenco dei progetti

Nella scheda Progetti, è ora possibile raggruppare i progetti per fasi, manager e altre proprietà visualizzate nell’elenco dei progetti. Il raggruppamento su più livelli è possibile ed è determinato dall’ordine di selezione delle proprietà. Il raggruppamento è un’impostazione individuale per ogni utente. Inoltre, è possibile modificare la larghezza delle singole colonne dell’elenco dei progetti.

Filtrazione per campi di progetto nell'elenco dei progetti e nei portafogli

I filtri nella schermata dell’elenco dei progetti e dei portafogli dei progetti sono stati ampliati per consentire il filtraggio in base agli attributi personalizzati creati per i progetti. Per utilizzare questi filtri nella schermata di filtraggio, selezionare l’opzione “Altro” alla fine della finestra e assegnare le condizioni di filtraggio appropriate.

Possibilità di commentare altri compiti per la licenza standard

I possessori di una licenza standard hanno ottenuto la possibilità di commentare le attività a cui hanno accesso ma di cui non sono proprietari. In precedenza, questa funzionalità era bloccata.

Attività da progetti archiviati

Con la nuova versione, la scheda Attività non mostra le attività dei progetti archiviati assegnate a un utente. Per visualizzare le attività dei progetti archiviati, fare clic sul pulsante ‘Filtro’ e selezionare Archiviazione: mostra progetti archiviati. Le attività dei progetti archiviati saranno visibili nell’elenco delle attività con un’icona di archivio accanto al nome del progetto.

Notifiche di attività in ritardo

Le notifiche giornaliere di inizio e fine attività sono state migliorate con una sezione dedicata alle attività in ritardo. Se si desidera che l’e-mail giornaliera elenchi tutte le attività che non sono ancora state completate e la cui data di scadenza è passata, è necessario attivare la notifica “Attività in ritardo” nel proprio profilo utente, nella scheda Notifiche.

Importazione da MS Project con relazioni

A causa dell’ampliamento delle relazioni tra le attività, è stata ampliata anche l’importazione da MS Project. Ora i file importati da MS Project contengono tutte le relazioni. A causa di piccole differenze nella logica tra MS Project e FlexiProject, le relazioni estratte possono far cambiare le date di alcuni elementi. In questo caso, prima di importare la pianificazione modificata, verrà visualizzato un elenco delle attività per le quali sono state modificate le date.

Estensione delle valute

Le opzioni di valuta disponibili sono state ampliate insieme all’estensione delle lingue dell’applicazione. Nella nuova versione saranno disponibili tutte le valute del mondo. Per modificare la valuta di un bilancio dell’intera organizzazione, accedere alle impostazioni di sistema e alla scheda Bilancio.

Manager in ruoli di progetto

Il sistema FlexiProject prevede un solo ruolo di progetto predefinito, “Project Manager”. Ogni organizzazione può inserire gli altri ruoli di progetto. La mancanza di informazioni sul ruolo predefinito del manager ha spesso indotto gli utenti a creare un ruolo aggiuntivo di “Project Manager”. Con la nuova versione, il ruolo predefinito di Project Manager del sistema verrà visualizzato nelle impostazioni dei ruoli di progetto per evitare questa complicazione.

Invertire la storia nei compiti

Per rendere più facile tenere traccia delle modifiche apportate al calendario, abbiamo deciso di modificare l’ordinamento nei dettagli dell’articolo. Ora, quando si accede alla scheda “Cronologia” delle attività, le modifiche più recenti vengono visualizzate nella parte superiore della scheda.