2023.07
Para cualquier organización, la gestión eficaz de los proyectos es un factor determinante del éxito. Por eso nos complace presentar la última versión de FlexiProject, que introduce varias funcionalidades innovadoras diseñadas para facilitar y hacer más eficiente el trabajo diario en los proyectos. Entre las nuevas funcionalidades se encuentran las revisiones editables de proyectos, la posibilidad de mostrar aplicaciones en nuevos idiomas, distintos tipos de relaciones, la creación de relaciones entre distintos proyectos y mucho más. Compruébelo usted mismo.
Revisiones de diseño editables
Comenzamos nuestra lista de cambios en la aplicación con una revisión del diseño y la funcionalidad. En versiones anteriores de la aplicación, el sistema predeterminaba el formulario de revisión, que no podía modificarse. Ahora, cada organización puede crear su propio formulario con el que los gestores de proyectos pueden informar sobre los avances de un proyecto. Esto se hará yendo a PMO -> Reviews -> Templates. El sistema permitirá construir varios formularios, y el método de construcción será el mismo que en las cartas de proyectos. La plantilla le permitirá añadir al formulario elementos que se extraerán automáticamente del proyecto, como, por ejemplo, los hitos completados en los últimos 30 días, los hitos que deben completarse en los próximos 30 días, los riesgos activos, los entregables que deben completarse y los completados.
La forma de crear nuevas revisiones sigue siendo la misma. Lo único que no cambia es que, al crear una reseña, es necesario indicar qué formulario utilizar. También existe la opción de crear grupos, lo que puede facilitar el trabajo en el caso de que haya muchas reseñas en la lista y de crear una nueva reseña basada en otra ya creada. Se han ampliado los detalles de revisión de un solo proyecto para incluir la función de añadir comentarios y la posibilidad de acceder a las revisiones históricas creadas para un proyecto determinado.
Estado del proyecto
La opción de definir valores personalizados para la condición del proyecto ha aparecido en los ajustes del sistema. Esto le permitirá editar las opciones previamente predeterminadas: Bueno, Medio, Malo, o añadir otras nuevas. También ha cambiado la forma de añadir condiciones a un proyecto.
La condición será visible en la última versión del sistema como un icono de corazón detrás del nombre del proyecto. Haciendo clic en el icono podremos cambiar la condición de un proyecto y seguir todo el historial de cambios. Al añadir una condición a un proyecto, también tendremos la opción de añadir un comentario que describa el estado del proyecto con más detalle.
Traducir la aplicación
La aplicación FlexiProject se ha ampliado para incluir más idiomas, como búlgaro, checo, danés, alemán, griego, español, estonio, finlandés, francés, húngaro, indonesio, italiano, japonés, lituano, letón, noruego, neerlandés, portugués, rumano, ruso, esloveno, eslovaco, sueco, turco y chino. Cada usuario puede cambiar el idioma individualmente en el perfil de usuario.
Ampliación de las relaciones en el calendario
Las relaciones entre tareas en el calendario se han ampliado con tipos adicionales, es decir, inicio-inicio, fin-fin e inicio-fin. Al añadir una relación a través de la ventana de selección de elementos del programa, debemos seleccionar el tipo de relaciones que conectan dos tareas. Además, la opción de crear una relación se ha ampliado para permitir la creación de una relación entre tareas/fases colectivas. La relación desplazará las tareas/fases colectivas junto con las subtareas, manteniendo las proporciones adecuadas entre los elementos.
Relaciones entre proyectos
La nueva versión de la aplicación también incluye la posibilidad de crear relaciones entre tareas de distintos proyectos. Al crear una relación, el usuario puede decidir si la relación se aplica a este proyecto o a otro. Cuando selecciona una relación de otro proyecto, aparece una ventana en la que puede seleccionar un proyecto y un elemento de planificación de ese proyecto. El usuario sólo puede crear relaciones entre tareas de proyectos a los que tenga acceso.
Una relación es puramente informativa y no modifica en modo alguno las fechas de una tarea. La información sobre la relación es visible en los detalles de la tarea, y podemos mostrar las relaciones entre proyectos en la cartera de proyectos.
Opción de desactivar el presupuesto
Las organizaciones que no utilicen la función de presupuesto pueden desactivarla en la configuración del sistema. Al desactivar la funcionalidad se oculta la pestaña de presupuesto en el proyecto y en las carteras, se ocultan los informes de presupuestos y partidas financieras en las tareas, cartas de proyecto, revisiones y planes de proyecto.
Opción de desactivar los riesgos
Además del presupuesto, existe la opción de desactivar la funcionalidad de riesgos en el sistema. Las organizaciones que no utilizan riesgos pueden desactivarlos, y entonces se ocultan las pestañas de riesgos en el proyecto, se ocultan los informes de riesgos y se oculta la posibilidad de mostrar riesgos en tareas, hojas de proyecto y revisiones de proyectos.
Ampliación de informes
Una vez más, los informes de FlexiProject se han ampliado con nuevas funciones. En esta versión, hay opciones para crear filtros dinámicos para muchos tipos de informes, por ejemplo, fecha final menos «Hoy». Además, también existe la opción de buscar partidas con desviaciones respecto al plan base, por ejemplo, fecha final inferior a la fecha final prevista, o gasto superior al gasto previsto. Los filtros de usuario de la nueva versión también mostrarán los avatares de los usuarios. En los informes de tareas e hitos, también podremos mostrar nuevas columnas como la última modificación, la fecha de cierre o la desviación final.
Agrupación y modificación de la anchura de las columnas de la lista de proyectos
En la pestaña Proyectos, ahora es posible agrupar los proyectos por etapas, gestores y otras propiedades que aparecen en la lista de proyectos. La agrupación en varios niveles es posible y viene determinada por el orden en que se seleccionan las propiedades. La agrupación es un ajuste individual para cada usuario. Además, ahora es posible modificar la anchura de las distintas columnas de la lista de proyectos.
Filtrado por campos de proyecto en la lista de proyectos y carteras
Los filtros de la lista de proyectos y de la pantalla de carteras de proyectos se han ampliado para permitir el filtrado por atributos personalizados creados para los proyectos. Para utilizar estos filtros en la pantalla de filtrado, seleccione la opción «Más» al final de la ventana y asigne las condiciones de filtrado adecuadas.
Posibilidad de comentar otras tareas para la licencia estándar
Los titulares de una licencia estándar han obtenido la posibilidad de comentar las tareas a las que tienen acceso pero que no son de su propiedad. Anteriormente, esta funcionalidad estaba bloqueada.
Tareas de proyectos archivados
Con la nueva versión, la pestaña de tareas no mostrará las tareas de proyectos archivados asignadas a un usuario. Para ver las tareas de los proyectos archivados, haga clic en el botón «Filtrar» y seleccione Archivar: mostrar proyectos archivados. Las tareas de los proyectos archivados serán visibles en la lista de tareas con un icono de archivo junto al nombre del proyecto.
Notificaciones de tareas atrasadas
Las notificaciones diarias de inicio y fin de tarea se han mejorado con una sección de tareas atrasadas. Si desea que el correo electrónico diario enumere todas las tareas que aún no se han completado y cuya fecha de finalización ha pasado, debe tener activada la notificación «Tareas atrasadas» en su perfil de usuario, en la pestaña de notificaciones.
Importación desde MS Project con relaciones
Debido a la ampliación de la relación entre tareas, también se ha ampliado la importación desde MS Project. Ahora los archivos importados de MS Project incluirán todas las relaciones. Debido a pequeñas diferencias en la lógica entre MS Project y FlexiProject, las relaciones extraídas pueden hacer que cambien las fechas de algunos elementos. Si esto ocurre, se mostrará una lista de las tareas cuyas fechas se hayan modificado antes de importar el calendario revisado.
Ampliación de divisas
También se han ampliado las opciones de divisas disponibles junto con la ampliación de idiomas en la aplicación. En la nueva versión, estarán disponibles todas las monedas del mundo. Para cambiar la moneda de un presupuesto para toda la organización, vaya a la configuración del sistema y a la pestaña de presupuesto.
Gestor de proyectos
El sistema FlexiProject sólo tiene un rol de proyecto por defecto, ‘ Director de Proyecto’. Cada organización puede introducir por sí misma el resto de roles de proyecto. La falta de información sobre el rol de gestor por defecto provocaba a menudo que los usuarios crearan un rol adicional de «Gestor de proyecto». Con la nueva versión, el rol de Gestor de Proyecto por defecto del sistema se mostrará en la configuración de roles de proyecto para evitar esta complicación.
Invertir la historia en tareas
Para facilitarle el seguimiento de los cambios en el calendario, hemos decidido cambiar la clasificación en los detalles del artículo. Ahora, cuando vaya a la pestaña «Historial» de las tareas, los cambios más recientes aparecerán en la parte superior de la pestaña.
