2023.07

Pour toute organisation, une gestion de projet efficace est un facteur déterminant de réussite. C’est pourquoi nous sommes heureux de présenter la dernière version de FlexiProject, qui introduit plusieurs fonctionnalités innovantes conçues pour rendre le travail quotidien sur les projets plus facile et plus efficace. Parmi les nouvelles fonctionnalités, citons les revues de projet modifiables, la possibilité d’afficher les applications dans de nouvelles langues, différents types de relations, la création de relations entre différents projets, et bien d’autres choses encore. Vérifiez par vous-même.

Revues de conception modifiables

Nous commençons notre liste de modifications de l’application par une refonte de la fonctionnalité des examens de la conception. Dans les versions précédentes de l’application, le système prédéterminait le formulaire d’examen, qui ne pouvait pas être modifié. Désormais, chaque organisation peut créer son propre formulaire permettant aux chefs de projet de rendre compte de l’état d’avancement d’un projet. Pour ce faire, il faut aller sur PMO -> Reviews -> Templates. Le système permettra de construire plusieurs formulaires et la méthode de construction sera la même que dans les chartes de projet. Le modèle vous permet d’ajouter au formulaire des éléments qui seront automatiquement tirés du projet, tels que, mais sans s’y limiter, les étapes réalisées au cours des 30 derniers jours, les étapes à réaliser au cours des 30 prochains jours, les risques actifs, les livrables à réaliser et à achever.

La façon dont les nouveaux examens sont créés reste la même. La seule chose qui reste inchangée est que lors de la création d’un avis, il est nécessaire d’indiquer le formulaire à utiliser. Il est également possible de créer des groupes, ce qui peut faciliter le travail dans le cas de nombreux avis dans la liste et de la création d’un nouvel avis sur la base d’un avis déjà créé. Les détails de la révision d’un projet ont été étendus pour inclure la fonction d’ajout de commentaires et la possibilité d’accéder à l’historique des révisions créées pour un projet donné.

État du projet

L’option permettant de définir des valeurs personnalisées pour la condition de projet est apparue dans les paramètres du système. Cela vous permettra de modifier les options précédemment définies par défaut : Bonne, Moyenne, Mauvaise, ou d’en ajouter de nouvelles. La manière dont les conditions sont ajoutées à un projet a également changé.

La condition sera visible dans la dernière version du système sous la forme d’une icône en forme de cœur derrière le nom du projet. En cliquant sur l’icône, nous pourrons modifier la condition d’un projet et suivre tout l’historique des modifications. Lors de l’ajout d’une condition à un projet, nous aurons également la possibilité d’ajouter un commentaire décrivant l’état du projet de manière plus détaillée.

Traduire la demande

L’application FlexiProject a été étendue à d’autres langues telles que le bulgare, le tchèque, le danois, l’allemand, le grec, l’espagnol, l’estonien, le finnois, le français, le hongrois, l’indonésien, l’italien, le japonais, le lituanien, le letton, le norvégien, le néerlandais, le portugais, le roumain, le russe, le slovène, le slovaque, le suédois, le turc et le chinois. Chaque utilisateur peut modifier la langue individuellement dans son profil.

Prolongation des relations sur le calendrier

Les relations entre les tâches du calendrier ont été complétées par des types supplémentaires, à savoir début-début, fin-fin et début-fin. Lors de l’ajout d’une relation par le biais de la fenêtre de sélection des éléments du planning, nous devons sélectionner le type de relations reliant deux tâches. En outre, l’option de création d’une relation a été étendue pour permettre la création d’une relation entre les tâches/phases collectives. La relation déplacera les tâches/phases collectives avec les sous-tâches, en conservant les proportions appropriées entre les éléments.

Relations entre les projets

La nouvelle version de l’application permet également de créer des relations entre les tâches de différents projets. Lors de la création d’une relation, l’utilisateur peut décider si la relation s’applique à ce projet ou à un autre. Lorsque vous sélectionnez une relation à partir d’un autre projet, une fenêtre s’affiche pour vous permettre de sélectionner un projet et un élément de planification dans ce projet. L’utilisateur ne peut créer des relations qu’entre les tâches des projets auxquels il a accès.

Une relation est purement informative et ne modifie en rien les dates d’une tâche. Les informations relatives à la relation sont visibles dans les détails de la tâche, et nous pouvons afficher les relations entre les projets dans le portefeuille de projets.

Possibilité de désactiver le budget

Les organisations qui n’utilisent pas la fonctionnalité budgétaire peuvent la désactiver dans les paramètres du système. La désactivation de la fonctionnalité masque l’onglet budget sur le projet et dans les portefeuilles, masque les rapports sur les budgets et les éléments financiers dans les tâches, les chartes de projet, les revues et les plans de projet.

Possibilité de désactiver les risques

Outre le budget, il existe une option permettant de désactiver la fonctionnalité des risques dans le système. Les organisations qui n’utilisent pas les risques peuvent les désactiver. Les onglets de risque du projet sont alors masqués, les rapports sur les risques sont masqués et la possibilité d’afficher les risques dans les tâches, les fiches de projet et les revues de projet est masquée.

Extension des rapports

Une fois de plus, les rapports de FlexiProject ont été enrichis de nouvelles fonctionnalités. Dans cette version, il est possible de créer des filtres dynamiques pour de nombreux types de rapports, par exemple la date de fin moins « Aujourd’hui ». En outre, il est également possible de rechercher des éléments présentant des écarts par rapport au plan de base, par exemple une date de fin inférieure à la date de fin prévue ou des dépenses supérieures aux dépenses prévues. Les filtres utilisateurs de la nouvelle version afficheront également les avatars des utilisateurs. Dans les rapports sur les tâches et les jalons, nous pourrons également afficher de nouvelles colonnes telles que la dernière modification, la date de clôture, l’écart de fin.

Regroupement et modification de la largeur des colonnes dans la liste des projets

Dans l’onglet Projets, il est désormais possible de regrouper les projets en fonction des étapes, des gestionnaires et d’autres propriétés affichées dans la liste des projets. Le regroupement sur plusieurs niveaux est possible et est déterminé par l’ordre dans lequel les propriétés sont sélectionnées. Le regroupement est un paramètre individuel pour chaque utilisateur. En outre, il est désormais possible de modifier la largeur des différentes colonnes de la liste des projets.

Filtrage par champs de projet dans la liste des projets et des portefeuilles

Les filtres de la liste des projets et de l’écran des portefeuilles de projets ont été étendus pour permettre le filtrage par les attributs personnalisés créés pour les projets. Pour utiliser ces filtres dans l’écran de filtrage, sélectionnez l’option « Plus » à la fin de la fenêtre et attribuez les conditions de filtrage appropriées.

Possibilité de commenter d'autres tâches pour la licence standard

Les détenteurs d’une licence standard ont désormais la possibilité de commenter les tâches auxquelles ils ont accès mais dont ils ne sont pas propriétaires. Auparavant, cette fonctionnalité était bloquée.

Tâches des projets archivés

Avec la nouvelle version, l’onglet des tâches n’affichera pas les tâches des projets archivés assignés à un utilisateur. Pour afficher les tâches des projets archivés, cliquez sur le bouton « Filtre » et sélectionnez Archivage : afficher les projets archivés. Les tâches des projets archivés seront visibles dans la liste des tâches avec une icône d’archive à côté du nom du projet.

Notification des tâches en retard

Les notifications quotidiennes de début et de fin de tâche ont été enrichies d’une section sur les tâches en retard. Si vous souhaitez que l’e-mail quotidien répertorie toutes les tâches qui n’ont pas encore été accomplies et dont la date de fin est dépassée, vous devez activer la notification « Tâches en retard » dans votre profil d’utilisateur, sous l’onglet « Notifications ».

Importation de MS Project avec relations

En raison de l’extension de la relation entre les tâches, l’importation à partir de MS Project a également été étendue. Désormais, les fichiers importés à partir de MS Project intègrent toutes les relations. En raison de différences mineures dans la logique entre MS Project et FlexiProject, les relations tirées peuvent entraîner des changements de dates pour certains éléments. Dans ce cas, une liste des tâches dont les dates ont été modifiées s’affiche avant l’importation du calendrier révisé.

Extension des monnaies

Les options de devises disponibles ont également été étendues, de même que les langues de l’application. Dans la nouvelle version, toutes les monnaies du monde seront disponibles. Pour changer la devise du budget d’une organisation, allez dans les paramètres du système et dans l’onglet budget.

Gestionnaire de projet

Le système FlexiProject n’a qu’un seul rôle par défaut, celui de « chef de projet ». Chaque organisation peut saisir elle-même les autres rôles du projet. Le manque d’information sur le rôle de gestionnaire par défaut a souvent poussé les utilisateurs à créer un rôle supplémentaire de « gestionnaire de projet ». Avec la nouvelle version, le rôle de chef de projet par défaut du système sera affiché dans les paramètres du rôle de projet afin d’éviter cette complication.

Inverser le cours de l'histoire dans les tâches

Pour vous permettre de suivre plus facilement les modifications apportées au calendrier, nous avons décidé de modifier le tri dans les détails de l’article. Désormais, lorsque vous accédez à l’onglet « Historique » des tâches, les modifications les plus récentes sont affichées en haut de l’onglet.