2023.07

Efektivní řízení projektů je pro každou organizaci klíčovým faktorem úspěchu. Proto s potěšením představujeme nejnovější verzi FlexiProject, která přináší několik inovativních funkcí určených k usnadnění a zefektivnění každodenní projektové práce. Mezi nové funkce patří editovatelné přehledy projektů, možnost zobrazovat aplikace v nových jazycích, různé typy vztahů, vytváření vztahů mezi různými projekty a mnoho dalšího. Přesvědčte se sami.

Upravitelné recenze designu

Seznam změn v aplikaci začínáme přepracováním funkčnosti hodnocení designu. V předchozích verzích aplikace systém předem určil formulář hodnocení, který nebylo možné změnit. Nyní si každá organizace může vytvořit vlastní formulář, pomocí kterého mohou projektoví manažeři vykazovat průběh projektu. To provedete na stránce PMO -> Reviews -> Templates. Systém umožní sestavit několik formulářů a způsob sestavení bude stejný jako v projektových kartách. Šablona vám umožní přidat do formuláře prvky, které se automaticky vytáhnou z projektu, jako jsou mimo jiné milníky dokončené v posledních 30 dnech, milníky, které mají být dokončeny v následujících 30 dnech, aktivní rizika, výstupy, které mají být dokončeny, a dokončené.

Způsob vytváření nových recenzí zůstává stejný. Jediné, co se nemění, je, že při vytváření recenze je nutné uvést, který formulář se má použít. K dispozici je také možnost vytvářet skupiny, což může usnadnit práci v případě mnoha recenzí v seznamu a vytvoření nové recenze na základě již vytvořené recenze. Detaily recenze pro jeden projekt byly rozšířeny o funkci přidávání komentářů a možnost přístupu k historickým recenzím vytvořeným pro daný projekt.

Stav projektu

V nastavení systému se objevila možnost definovat vlastní hodnoty pro podmínku projektu. To vám umožní upravit dříve nastavené možnosti: V případě potřeby můžete přidat nové volby: Dobrý, Střední, Špatný. Změnil se také způsob přidávání podmínek pro projekt.

Tato podmínka bude v nejnovější verzi systému viditelná jako ikona srdíčka za názvem projektu. Kliknutím na ikonu můžeme změnit podmínku projektu a sledovat celou historii změn. Při přidávání podmínky do projektu budeme mít také možnost přidat komentář, který podrobněji popíše stav projektu.

Překlad aplikace

Aplikace FlexiProject byla rozšířena o další jazyky, jako je bulharština, čeština, dánština, němčina, řečtina, španělština, estonština, finština, francouzština, maďarština, indonéština, italština, japonština, litevština, lotyština, norština, nizozemština, portugalština, rumunština, ruština, slovinština, slovenština, švédština, turečtina a čínština. Každý uživatel si může jazyk změnit individuálně v uživatelském profilu.

Rozšíření vztahů v plánu

Vztahy mezi úlohami v harmonogramu byly rozšířeny o další typy, tj. start-začátek, konec-konec a start-konec. Při přidávání vztahu prostřednictvím okna pro výběr položky plánu musíme vybrat typ vztahu spojujícího dvě úlohy. Kromě toho byla možnost vytvoření vztahu rozšířena tak, aby bylo možné vytvořit vztah mezi hromadnými úkoly/fázemi. Vztah posune společné úkoly/fáze společně s dílčími úkoly, přičemž zachová vhodné poměry mezi jednotlivými prvky.

Vztahy mezi projekty

Nová verze aplikace obsahuje také možnost vytvářet vztahy mezi úkoly z různých projektů. Při vytváření vztahu se uživatel může rozhodnout, zda se vztah vztahuje na tento nebo jiný projekt. Když vyberete vztah z jiného projektu, zobrazí se okno, ve kterém vyberete projekt a položku plánu z tohoto projektu. Uživatel může vytvářet vztahy pouze mezi úkoly z projektů, ke kterým má přístup.

Vztah je čistě informační a nijak nemění data úlohy. Informace o vztahu jsou viditelné v detailech úkolu a vztahy mezi projekty můžeme zobrazit v portfoliu projektů.

Možnost vypnout rozpočet

Organizace, které funkci rozpočtu nevyužívají, ji mohou v nastavení systému vypnout. Vypnutím této funkce se skryje karta rozpočtu na projektu a v portfoliích, skryjí se sestavy pro rozpočty a finanční položky v úkolech, projektových kartách, revizích a projektových plánech.

Možnost vypnout rizika

Kromě rozpočtu je v systému k dispozici možnost vypnout funkci rizik. Organizace, které rizika nepoužívají, je mohou vypnout, a pak jsou karty rizik na projektu skryté, přehledy rizik jsou skryté a možnost zobrazovat rizika v úkolech, projektových listech a revizích projektu je skrytá.

Rozšíření sestav

Přehledy v aplikaci FlexiProject byly opět rozšířeny o nové možnosti. V této verzi jsou k dispozici možnosti vytváření dynamických filtrů pro mnoho typů sestav, např. datum ukončení méně než „Dnes“. Kromě toho je k dispozici také možnost vyhledat položky s odchylkami od základního plánu, např. datum ukončení kratší než plánované datum ukončení nebo výdaje vyšší než plánované výdaje. Uživatelské filtry z nové verze budou také zobrazovat avatary uživatelů. V přehledech pro úkoly a milníky budeme moci zobrazovat také nové sloupce, jako je poslední změna, datum uzavření, odchylka ukončení.

Seskupování a změna šířky sloupců v seznamu projektů

Na kartě Projekty je nyní možné seskupovat projekty podle etap, správců a dalších vlastností zobrazených v seznamu projektů. Seskupení na několika úrovních je možné a je určeno pořadím, v jakém jsou vlastnosti vybrány. Seskupení je individuální nastavení pro každého uživatele. Kromě toho je možné měnit šířku jednotlivých sloupců v seznamu projektů.

Filtrování podle polí projektu v seznamu projektů a portfolií

Filtry na obrazovce seznamu projektů a portfolia projektů byly rozšířeny tak, aby umožňovaly filtrování podle vlastních atributů vytvořených pro projekty. Chcete-li tyto filtry použít na obrazovce filtrování, vyberte možnost „Více“ na konci okna a přiřaďte příslušné podmínky filtrování.

Možnost komentovat další úlohy pro standardní licenci

Uživatelé se standardní licencí získali možnost komentovat úlohy, ke kterým mají přístup, ale nevlastní je. Dříve byla tato funkce blokována.

Úkoly z archivovaných projektů

V nové verzi se na kartě úkolů nezobrazují úkoly z archivovaných projektů přiřazených uživateli. Chcete-li zobrazit úlohy z archivovaných projektů, klikněte na tlačítko „Filtrovat“ a vyberte možnost Archivace: zobrazit archivované projekty. Úkoly z archivovaných projektů budou v seznamu úkolů viditelné s ikonou archivu vedle názvu projektu.

Oznámení o zpožděných úkolech

Oznámení o začátku a konci denního úkolu byla rozšířena o sekci zpožděných úkolů. Pokud chcete, aby se v denním e-mailu zobrazovaly všechny úkoly, které ještě nebyly dokončeny a jejichž datum ukončení již uplynulo, měli byste mít ve svém uživatelském profilu na kartě Oznámení povoleno upozornění „Nedokončené úkoly“.

Import z MS Project se vztahy

Vzhledem k rozšíření vztahů mezi úkoly byl rozšířen i import z MS Project. Nyní se do importovaných souborů z MS Project přetáhnou všechny vztahy. Vzhledem k drobným rozdílům v logice mezi MS Project a FlexiProject mohou vytažené vztahy způsobit změnu dat u některých položek. Pokud k tomu dojde, zobrazí se před importem upraveného plánu seznam úkolů, jejichž data byla změněna.

Rozšíření měn

Spolu s rozšířením jazyků v aplikaci byly rozšířeny i dostupné možnosti měn. V nové verzi budou k dispozici všechny měny světa. Chcete-li změnit měnu pro rozpočet celé organizace, přejděte do nastavení systému a na kartu Rozpočet.

Manažer v projektových rolích

Systém FlexiProject má pouze jednu výchozí projektovou roli, a to ‚ Project Manager‘. Ostatní projektové role si může každá organizace zadat sama. Nedostatek informací o výchozí roli manažera často způsoboval, že uživatelé vytvářeli další roli „Manažer projektu“. S novou verzí se výchozí role manažera projektu v systému zobrazí v nastavení projektových rolí, aby se předešlo této komplikaci.

Obrácení historie v úkolech

Abychom vám usnadnili sledování změn v plánu, rozhodli jsme se změnit řazení v podrobnostech položky. Když nyní přejdete na kartu „Historie“ u úkolů, nejnovější změny se zobrazí v horní části karty.