2023.11

Zarządzanie projektami to niewątpliwie jedno z najważniejszych wyzwań, z którymi spotykają się organizacje na całym świecie. Z ogromnym entuzjazmem pragniemy Wam zaprezentować najnowszą aktualizację naszego systemu FlexiProject, która wprowadza szereg nowych funkcji, mających na celu jeszcze bardziej ułatwić i usprawnić codzienną pracę nad projektami 🚀
W nowym wydaniu możecie znaleźć m. in. zmianę uprawnień projektowych, rozszerzenie integracji z JIRA, możliwość uwzględnienia dni świątecznych w harmonogramie projektu, numerację elementów harmonogramu oraz wiele, wiele innych.
Nasz cel to dostarczanie narzędzia, które pozwali efektywniej zarządzać projektami, dlatego serdecznie zapraszamy Was do przeglądu wszystkich zmian, jakie przynosi najnowsza wersja FlexiProject. Sami sprawdźcie, jak możemy pomóc Wam osiągnąć jeszcze większy sukces w zarządzaniu projektami 👇

Uprawnienia projektowe

Listę zmian w naszej aplikacji zaczynamy od uprawnień projektowych. Zmiana jest bardzo rozbudowana, stąd rozbiliśmy ją na następujące obszary:

• Właściciele elementów
  W zakładce uprawnienia na projekcie pojawiła się opcja definiowania rzeczy możliwych do edycji przez właścicieli elementów. W poprzednich wersjach właściciel elementu, mógł edytować wszystkie parametry przypisane do zadania, ryzyka czy produktu. Teraz będzie to zależne od tego na co zezwoli administrator projektu. Dostępne opcje to: nazwa; statusy i postęp; właściciele; daty i pozostałe.

• Brak dostępu do harmonogramu, ryzyk i produktów
  W poprzednich wersjach przypisując użytkownika do zadania, zyskiwał on dostęp do podglądu harmonogramu, ryzyk i produktów. W najnowszej wersji nie będzie on miał już domyślnego dostępu do danych zakładek. Użytkownik będzie widział tylko elementy przypisane do siebie, czyli swoje zadania, ryzyka i produkty. Jeśli w poszczególnych zakładkach nie będzie posiadał elementów przypisanych do siebie, to nie będzie widział danej zakładki. Przypisując użytkownika do zadania, ryzyka, produktu domyślnie nie będzie on widoczny na liście osób posiadających uprawnienia do projektu, ponieważ będzie on należał do grupy „Właściciele elementów”. Oczywiście indywidualnie lub za pomocą ról projektowych będziemy mogli użytkownikowi zdefiniować szerszy dostęp do projektu.

• Usunięcie Zespołu Projektowego
  Dotychczas dodając użytkownika jako właściciela zadania, ryzyka, produktu był on przypisywany do grupy „Zespół Projektowy”. Uprawnień tej grupy nie można było edytować i użytkownik zyskiwał dostęp do podglądu harmonogramu, ryzyk i produktów. W najnowszej wersji nie będzie już automatycznego przypisywania wszystkich właścicieli do Zespołu Projektowego. Istnieje za to możliwość w stworzenia takiej roli projektowej w ustawieniach systemowych gdzie będziemy mogli również zdefiniować zakres uprawnień danej grupy na projekcie.

• Administrator projektu
  Obecne uprawnienie do zakładki „Ustawienia” na projekcie zostało przekształcone w uprawnienie administratora projektu. Osoba posiadająca tę funkcję będzie z góry miała narzucone najwyższe uprawnienia do innych zakładek projektu. Osoby przypisane do roli kierownika projektu automatycznie będą otrzymywały uprawnienie administratora projektu.

• Role projektowe
  Powyższe zmiany będą też dostępne w ustawieniach ról projektowych. Będziemy mogli zdefiniować dla danej roli brak dostępu do harmonogramu, ryzyk i produktów lub też ustawić daną rolę administratorem projektu.

Podgląd do karty projektów dla licencji standardowej

Wraz z przebudową uprawnień został też rozszerzone opcje dla licencji standardowej. W najnowszej wersji licencja standardowa zyskała możliwość podglądu karty projektów.

Podgląd do portfeli projektów

W nowym wydaniu pojawiło się również rozszerzenie uprawnień do portfeli projektowych. Będziemy mogli teraz nadać użytkownikowi możliwość podglądu do zakładki portfele projektowe.

Przebudowa integracji z JIRA

Dotychczas tworząc integrację FlexiProject z JIRA, zadania z JIRA w zadaniach harmonogramu mogliśmy dodać jedynie połączenia do zadań z JIRA. Najnowsza integracja z JIRA pozwoli na wyświetlenie zadań z JIRA razem z zadaniami z FlexiProject na jednym harmonogramie. Zadania z JIRA będą oznaczone specjalną ikonką widoczną za nazwą zadania. Takie informacje jak nazwa, opis, status, właściciele pobiorą się z JIRA automatycznie, będą synchronizowane w przypadku jakiejkolwiek zmiany w JIRA. Dodatkowo w szczegółach zadania oraz w kolumnach na liście harmonogramu będą dostępne takie informacje, jaki jest to typ zadania JIRA oraz jego ID z linkiem prowadzącym do danego zadania.

Zadania z JIRA będziemy mogli przemieszczać w inne części harmonogramu natomiast z zachowaniem struktury, która występuje w JIRA (np. nie będzie możliwe przypisanie zadania z JIRA do innego Epicu). Nowe zadania pochodzące z JIRA będą się pojawiały w odpowiedniej strukturze pod rodzicem pochodzącym z JIRA. Elementy bez zadań nadrzędnych w JIRA będą wpadały na końcu harmonogramu na najwyższym jego poziomie.

W ustawieniach harmonogramu będziemy mogli utworzyć połączenie z projektem JIRA. Będzie odbywało się to tak jak dotychczas na podstawie uprawnień danego użytkownika oraz klucza projektu JIRA, natomiast będziemy mogli zdefiniować jakie typy elementów z JIRA będziemy chcieli pobrać.

W przypadku gdy organizacja w ustawieniach JIRA nie będzie udostępniała adresów mailowych użytkowników przypisanych do zadań, to w zadaniach pobranych do FlexiProject właściciele zdań nie będą łączeni z kontami użytkowników FlexiProject. Aby to zrobić, w ustawieniach systemowych FlexiProject pojawiła się opcja wgrania pliku z ID użytkownika JIRA oraz adresów mailowych.

Synchronizacja kont AD [Klienci on-premises]

W przypadku instalacji aplikacji FlexiProject na serwerach klienta integracja z Acitve Directory została rozszerzona o automatyczne pobieranie statusów użytkowników. W ten sposób w przypadku gdy użytkownik przestaje być aktywny w Active Directory (np. odchodzi z organizacji) automatycznie taka osoba traci dostęp do FlexiProject. Dodatkowo przy tworzeniu kont nie będzie już potrzebne definiowanie domeny użytkownika. Jeśli email użytkownika będzie należał do domeny organizacji, automatycznie jego konto zostanie synchronizowane z Acitve Directory.

Święta na harmonogramie

Na harmonogramie projektu pojawiła się opcja definiowania dni wolnych. Opcja definiowania świąt będzie dostępna razem z definiowaniem dni roboczych na harmonogramie. Dni wolne nie będą brane pod uwagę przy kalkulacji harmonogramu.

Numeracja wierszy harmonogramu

Na liście oraz osi czasu harmonogramu pojawiła się opcja włączenia numeracji wierszy harmonogramu. Przy rozbudowanych harmonogramach numeracja na pewno pozwoli szybciej odnaleźć się między zadaniami. Dodatkowo numeracja będzie też widoczna przy dodawaniu relacji oraz łączeniu elementów budżetu, ryzyk i produktów z elementami harmonogramu.

Zmiana miejsc ustawień harmonogramu

Ustawienia związane z harmonogramem takie jak: dni robocze, pola harmonogramu oraz integracja z JIRA zostały przeniesione z ustawień projektowych do zakładki harmonogram. Dostęp do ustawień harmonogramu będą miały wszystkie osoby z uprawnieniami administratora do zakładki harmonogram.

Komunikat o braku czasu pracy na zadaniu

W ustawieniach systemowych dotyczących czasu pracy pojawiła się możliwość włączenia komunikatu, o braku zarejestrowanego czasu pracy na zadaniu.

W momencie gdy użytkownik będzie oznaczał zadanie jako wykonane i nie będzie na nim zarejestrowanego żadnego czasu pracy pojawi się następujący komunikat:

Sortowanie oraz filtrowanie ryzyk

W zakładce ryzyka na projekcie pojawiła się opcja sortowania oraz filtrowania elementów. Ryzyka możemy filtrować po nazwie, statusie oraz prawdopodobieństwie i wpływie. Przefiltrowanie ryzyk ma też wpływ na mapę rozkładu ryzyk.

Rozszerzenie importu z MS Project

W najnowszym wydaniu został również rozszerzony import projektów z MS Project o projekty większe niż 25 MB, zaciąganie się dni wolnych oraz zaciąganie się właścicieli na podstawie adresu email.

Export przeglądów do PDF

W przeglądach projektowych pojawiła się opcja exportu danych wprowadzonych przez kierowników projektów w jeden zbiorczy dokument. PDF przedstawia dokładnie taki sam układ przeglądu jak ten stworzony w systemie, a każdy projekt zaczyna się od kolejnej strony.

Filtrowanie projektów po rolach projektowych

W raportach dla projektów pojawiła się opcja filtrowania projektów po zdefiniowanych w ustawieniach systemowych rolach projektowych. Wcześniej opcja filtrowania była dostępna wyłącznie dla roli kierownika projektu. Aby przefiltrować projekty, należy wskazać rolę oraz osobę przypisaną do roli.

Nazwa projektów w mailach dotyczących startu i końca zadań

W codziennych mailach dotyczących startu i końca zadań oraz zadań przeterminowanych pod nazwą zadania będzie widoczna teraz informacja z nazwą projektu, z którego pochodzi dane zadanie.