2023.11

La gestión de proyectos es uno de los retos más importantes a los que se enfrentan las organizaciones de todo el mundo. Estamos entusiasmados de presentar la última actualización de nuestro sistema FlexiProject, que introduce varias nuevas características diseñadas para hacer que el trabajo diario con los proyectos sea más fácil y eficiente 🚀 En la nueva versión, puedes encontrar, entre otras cosas, un cambio en los permisos de los proyectos, una ampliación de la integración con JIRA, la posibilidad de incluir las vacaciones en el calendario del proyecto, la numeración de los elementos del calendario y mucho, mucho más.
Nuestro objetivo es proporcionarle una herramienta que le permita gestionar sus proyectos de forma más eficiente, por lo que le invitamos a revisar todos los cambios que aporta la última versión de FlexiProject. Descubra cómo podemos ayudarle a alcanzar un éxito aún mayor en la gestión de proyectos.

Permisos para proyectos

Hemos desglosado el amplio cambio de permisos del proyecto en las siguientes áreas:

• Propietarios de elementos
  Se ha añadido una opción a la pestaña de permisos del proyecto para definir qué propietarios de elementos pueden editar. En versiones anteriores, el propietario de un elemento podía editar todos los parámetros asignados a una tarea, riesgo o producto. Sin embargo, ahora depende de la configuración del administrador del proyecto. El administrador puede elegir qué opciones están disponibles para su edición por parte de los propietarios de los elementos, como el nombre, el estado y el progreso, los propietarios, las fechas y otros.

• Sin acceso al calendario, riesgos y productos
  En versiones anteriores, asignar un usuario a una tarea le permitía ver el calendario, los riesgos y los productos. El usuario ya no tendrá acceso por defecto a estas pestañas en la última versión. El usuario sólo verá los elementos que se le hayan asignado, es decir, sus tareas, riesgos y productos. No verá una pestaña determinada si no tiene elementos asignados a sí mismo en las pestañas individuales. Al asignar un usuario a una tarea, riesgo o producto, por defecto será invisible en la lista de personas con permisos del proyecto porque pertenecerá al grupo «Propietarios de elementos». Por supuesto, individualmente o a través de roles de proyecto, será posible dar al usuario un acceso más amplio al proyecto.

• Destitución del equipo del proyecto
  Antes, al añadir un usuario como propietario de una tarea, riesgo o producto, se le asignaba al grupo «Equipo del proyecto». Los permisos de este grupo no podían editarse y el usuario obtenía acceso para ver el calendario, los riesgos y los productos. En la nueva versión, todos los propietarios ya no se asignarán automáticamente al equipo del proyecto. En su lugar, puede crear dicho rol de proyecto en los ajustes del sistema, donde también podrá definir el alcance de los permisos del grupo sobre el proyecto.

• Administrador del proyecto
  El permiso actual para la pestaña «Configuración» del proyecto se ha convertido en un permiso de administrador del proyecto. La persona que desempeñe esta función tendrá los permisos más altos impuestos de antemano para otras fichas del proyecto. Las personas asignadas a la función de gestor de proyecto recibirán automáticamente el permiso de administrador de proyecto.

• Funciones del proyecto
  Los cambios anteriores también estarán disponibles en la configuración de roles del proyecto. Podrá definir que un rol determinado no tenga acceso al calendario, los riesgos y los entregables, o establecer el rol como administrador del proyecto.

Vista previa de la carta de proyecto para la licencia estándar

Junto con la reconstrucción de los permisos, también se han ampliado las opciones de la licencia estándar. En la versión más reciente, la licencia estándar ha ganado la capacidad de ver la carta del proyecto.

Vista previa de las carteras de proyectos

En la nueva versión, también se amplía el permiso para las carteras de proyectos. Ahora podrá conceder a un usuario la capacidad de ver la pestaña de carteras de proyectos.

Reconstruir la integración de JIRA

Hasta ahora, al crear una integración FlexiProject con JIRA, las tareas de JIRA en las tareas de programación sólo se podía añadir conexiones a las tareas de JIRA. La última integración con JIRA permitirá que las tareas de JIRA se muestren junto con las tareas de FlexiProject en un único calendario. Las tareas de JIRA se marcarán con un icono especial visible detrás del nombre de la tarea. La información como nombre, descripción, estado, propietarios se descargará de JIRA automáticamente y se sincronizará en caso de cualquier cambio en JIRA. Además, en los detalles de la tarea y en las columnas de la lista de planificación, estará disponible información como qué tipo de tarea JIRA es y su ID con un enlace que lleva a la tarea.

Podrá mover tareas de JIRA a otras partes del calendario conservando la estructura que existe en JIRA (por ejemplo, no será posible asignar una tarea de JIRA a otra Epic). Las nuevas tareas procedentes de JIRA aparecerán en la estructura correspondiente bajo el padre procedente de JIRA. Los elementos sin tareas padre en JIRA se situarán al final del calendario en su nivel más alto.

En la configuración de la planificación, podrá crear una conexión con el proyecto JIRA. Esto se hará como antes en función de los permisos del usuario correspondiente y de la clave del proyecto JIRA, pero podrá definir qué tipos de elementos de JIRA desea descargar.

Si una organización no comparte las direcciones de correo electrónico de los usuarios asignados a las tareas en su configuración de JIRA, en las tareas descargadas a FlexiProject, los propietarios de las tareas no estarán vinculados a las cuentas de usuario de FlexiProject. Para ello, existe una opción en la configuración del sistema de FlexiProject para cargar un archivo con los ID de usuario de JIRA y las direcciones de correo electrónico.

Sincronización de cuentas AD [on-premises clients]

Cuando FlexiProject se instala en los servidores del cliente, la integración con Acitve Directory se amplía para incluir la descarga automática de los estados de los usuarios. De este modo, si un usuario deja de estar activo en Active Directory (por ejemplo, abandona la organización), esta persona pierde automáticamente el acceso a FlexiProject. Además, ya no será necesario definir el dominio del usuario al crear las cuentas. Si el correo electrónico del usuario pertenece al dominio de la organización, su cuenta se sincronizará automáticamente con el Acitve Directory.

Días festivos en el calendario

En el calendario del proyecto ha aparecido una opción para definir las vacaciones. La opción de definir las vacaciones estará disponible junto con la definición de los días laborables en el calendario. Las vacaciones no se tendrán en cuenta a la hora de calcular el horario.

Numeración de las líneas del calendario

En la lista y el calendario de la planificación, ahora hay una opción para activar la numeración de las filas de la planificación. En el caso de las agendas extensas, la numeración sin duda le permitirá orientarse más rápidamente entre las tareas. Además, la numeración también será visible al añadir relaciones y vincular elementos de presupuesto, riesgo y producto a elementos de calendario.

Cambiar las ubicaciones de los ajustes de programación

Los ajustes relacionados con la programación, como los días laborables, los campos de programación y la integración con JIRA, se han trasladado de los ajustes del proyecto a la pestaña de programación. Todas las personas con permisos de administrador en la pestaña de programación tendrán acceso a la configuración de la programación.

Mensaje sobre la ausencia de tiempo de trabajo en la tarea

En los ajustes del sistema para el tiempo de trabajo, ha aparecido la posibilidad de incluir un mensaje de que no hay tiempo de trabajo registrado en una tarea.

Cuando el usuario marque una tarea como completada y no haya tiempo de trabajo registrado en ella, aparecerá el siguiente mensaje:

Clasificación y filtrado de riesgos

En la pestaña de riesgos del proyecto, ahora hay una opción para ordenar y filtrar elementos. Puede filtrar los riesgos por nombre, estado y probabilidad e impacto. El filtrado de riesgos también influye en el mapa de distribución de riesgos.

Importar extensión desde MS Project

En la última versión, la importación de proyectos desde MS Project también se ha ampliado para incluir proyectos de más de 25 MB, la descarga de días libres y la descarga de propietarios basada en la dirección de correo electrónico.

Exportación de reseñas a PDF

En las revisiones de proyectos, ahora existe la opción de exportar los datos introducidos por los gestores de proyectos en un único documento de síntesis. El PDF muestra exactamente el mismo esquema general que el creado en el sistema, con cada proyecto comenzando en la página siguiente.

Filtrar proyectos por funciones

En los informes de proyectos, ahora aparece la opción de filtrar los proyectos por roles de proyecto definidos en los ajustes del sistema. Anteriormente, la opción de filtrado sólo estaba disponible para la función de gestor de proyectos. Para filtrar los proyectos, indique la función y la persona asignada a la función.

Nombre de los proyectos en el correo electrónico sobre el inicio y la finalización de las tareas

En los correos electrónicos diarios sobre el inicio y el fin de las tareas y las tareas atrasadas, el nombre del proyecto del que procede la tarea será ahora visible bajo el nombre de la tarea.