2023.11

Řízení projektů je jednou z nejzávažnějších výzev, kterým čelí organizace na celém světě. S nadšením vám představujeme nejnovější aktualizaci našeho systému FlexiProject, která přináší několik nových funkcí určených k usnadnění a zefektivnění každodenní práce s projekty 🚀 V nové verzi najdete mimo jiné změnu oprávnění k projektům, rozšíření integrace s JIRA, možnost zahrnutí svátků do harmonogramu projektu, číslování prvků harmonogramu a mnoho, mnoho dalšího.
Naším cílem je poskytnout vám nástroj, který vám umožní efektivněji řídit vaše projekty, a proto vás zveme k přečtení všech změn, které nejnovější verze FlexiProject přináší. Podívejte se, jak vám můžeme pomoci dosáhnout ještě většího úspěchu při řízení projektů.

Oprávnění k projektu

Rozsáhlou změnu projektových oprávnění jsme rozdělili do následujících oblastí:

• Vlastníci prvků
  Na kartu oprávnění v projektu byla přidána možnost definovat, které prvky mohou vlastníci upravovat. Vlastník prvku mohl v dřívějších verzích upravovat všechny parametry přiřazené k úkolu, riziku nebo produktu. Nyní však záleží na nastavení správce projektu. Správce může zvolit, které možnosti jsou vlastníkům prvků k dispozici pro úpravy, například název, stav a průběh, vlastníci, data a další.

• Žádný přístup k harmonogramu, rizikům a produktům
  V předchozích verzích umožňovalo přiřazení uživatele k úkolu zobrazit harmonogram, rizika a produkty. V nejnovější verzi již uživatel nebude mít k těmto kartám výchozí přístup. Uživatel uvidí pouze prvky, které mu byly přiřazeny, tj. své úkoly, rizika a produkty. Danou kartu neuvidí, pokud nemá v jednotlivých kartách přiřazené prvky. Při přiřazení uživatele k úkolu, riziku nebo produktu bude ve výchozím nastavení v seznamu osob s oprávněními k projektu neviditelný, protože bude patřit do skupiny „Vlastníci prvků“. Samozřejmě, že individuálně nebo prostřednictvím projektových rolí bude možné uživateli poskytnout širší přístup k projektu.

• Odvolání projektového týmu
  Dříve se při přidání uživatele jako vlastníka úkolu, rizika nebo produktu přiřadil do skupiny „Projektový tým“. Oprávnění této skupiny nebylo možné upravovat a uživatel získal přístup k zobrazení plánu, rizik a produktů. V nejnovější verzi již nebudou všichni vlastníci automaticky přiřazeni k projektovému týmu. Místo toho můžete takovou roli projektu vytvořit v nastavení systému, kde také budete moci definovat rozsah oprávnění skupiny k projektu.

• Správce projektu
  Stávající oprávnění pro kartu „Nastavení“ projektu bylo převedeno na oprávnění správce projektu. Osoba zastávající tuto roli bude mít předem uložena nejvyšší oprávnění pro ostatní karty projektu. Osoby, kterým byla přidělena role správce projektu, získají automaticky oprávnění správce projektu.

• Projektové role
  Výše uvedené změny budou k dispozici také v nastavení rolí projektu. Pro danou roli budete moci definovat, že nemá mít přístup k harmonogramu, rizikům a výstupům, nebo nastavit roli jako správce projektu.

Náhled projektové charty pro standardní licenci

Spolu s přestavbou oprávnění byly rozšířeny také možnosti standardní licence. V nejnovější verzi získala standardní licence možnost zobrazit projektovou chartu.

Náhled portfolia projektů

V nové verzi je také rozšířeno oprávnění pro projektová portfolia. Nyní budete moci uživateli udělit možnost zobrazit kartu portfolia projektů.

Přestavba integrace JIRA

Až dosud bylo možné při vytváření integrace FlexiProjektu s JIRA přidávat úkoly z JIRA do plánování úkolů pouze spojení s úkoly z JIRA. Nejnovější integrace s JIRA umožní zobrazovat úkoly z JIRA společně s úkoly z FlexiProject v jednom plánu. Úkoly ze systému JIRA budou označeny speciální ikonou viditelnou za názvem úkolu. Informace jako název, popis, stav, vlastníci se automaticky stáhnou z JIRA a v případě změny v JIRA se synchronizují. Kromě toho budou v podrobnostech úlohy a ve sloupcích v seznamu plánu k dispozici informace, například o jaký typ úlohy JIRA se jedná a její ID s odkazem vedoucím na úlohu.

Úkoly z JIRA bude možné přesouvat do jiných částí plánu při zachování struktury, která existuje v JIRA (např. nebude možné přiřadit úkol z JIRA do jiného Epic). Nové úkoly pocházející z JIRA se objeví v odpovídající struktuře pod nadřazeným úkolem pocházejícím z JIRA. Položky bez nadřízených úkolů v systému JIRA se zařadí na konec plánu na jeho nejvyšší úrovni.

V nastavení plánu budete moci vytvořit připojení k projektu JIRA. To se provede stejně jako dříve na základě oprávnění příslušného uživatele a klíče projektu JIRA, ale budete moci definovat, které typy prvků z JIRA chcete stáhnout.

Pokud organizace v nastavení JIRA nesdílí e-mailové adresy uživatelů přiřazených k úkolům, pak v úkolech stažených do FlexiProject nebudou vlastníci úkolů propojeni s uživatelskými účty FlexiProject. Za tímto účelem je v nastavení systému FlexiProject možnost nahrát soubor s ID uživatelů JIRA a e-mailovými adresami.

Synchronizace účtů AD [on-premises clients]

Pokud je FlexiProject nainstalován na serverech klienta, integrace s Acitve Directory je rozšířena o automatické stahování stavů uživatelů. Pokud tedy uživatel přestane být aktivní v Active Directory (např. opustí organizaci), automaticky ztratí přístup k FlexiProject. Kromě toho již nebude nutné při vytváření účtů definovat doménu uživatele. Pokud e-mail uživatele patří do domény organizace, bude jeho účet automaticky synchronizován s adresářem Acitve Directory.

Svátky na programu

V harmonogramu projektu se objevila možnost definovat prázdniny. Možnost definovat svátky bude k dispozici společně s definicí pracovních dnů v rozvrhu. Při výpočtu rozvrhu se nezohledňují svátky.

Číslování řádků plánu

V seznamu a časové ose plánu je nyní možné povolit číslování řádků plánu. U rozsáhlých plánů vám číslování jistě umožní rychlejší orientaci mezi jednotlivými úkoly. Číslování se navíc projeví i při přidávání vztahů a propojování prvků rozpočtu, rizik a produktů s prvky harmonogramu.

Změna umístění nastavení plánu

Nastavení související s plánem, jako jsou pracovní dny, pole plánu a integrace s JIRA, byla přesunuta z nastavení projektu na kartu plánu. Všechny osoby s oprávněním správce na kartě plánu budou mít přístup k nastavení plánu.

Zpráva o nepracovní době na úkolu

V systémovém nastavení pracovní doby se objevila možnost zahrnout do nastavení hlášení, že na daném úkolu není evidována žádná pracovní doba.

Pokud uživatel označí úkol jako dokončený a nebude u něj zaznamenána žádná pracovní doba, zobrazí se následující zpráva:

Třídění a filtrování rizik

Na kartě Rizika v projektu je nyní možnost třídit a filtrovat prvky. Rizika můžete filtrovat podle názvu, stavu a pravděpodobnosti a dopadu. Filtrování rizik má také vliv na mapu rozložení rizik.

Import rozšíření z MS Project

V nejnovější verzi byl také rozšířen import projektů z MS Project o projekty větší než 25 MB, stahování volných dnů a stahování vlastníků na základě e-mailové adresy.

Export recenzí do PDF

V přehledech projektů je nyní k dispozici možnost exportovat údaje zadané projektovými manažery do jednoho souhrnného dokumentu. V PDF je zobrazen přesně stejný přehled, jaký byl vytvořen v systému, přičemž každý projekt začíná na další stránce.

Filtrování projektů podle projektových rolí

V přehledech projektů se nyní objevila možnost filtrovat projekty podle projektových rolí definovaných v nastavení systému. Dříve byla možnost filtrování dostupná pouze pro roli projektového manažera. Chcete-li filtrovat projekty, uveďte roli a osobu, která je k ní přiřazena.

Názvy projektů v e-mailu týkající se zahájení a ukončení úkolů

V denních e-mailech týkajících se začátku a konce úkolů a zpožděných úkolů bude nyní pod názvem úkolu viditelný název projektu, ze kterého úkol pochází.