2023.11

La gestion de projet est l’un des défis les plus importants auxquels sont confrontées les organisations du monde entier. Nous sommes enthousiastes de présenter la dernière mise à jour de notre système FlexiProject, qui introduit plusieurs nouvelles fonctionnalités conçues pour rendre le travail quotidien avec les projets plus facile et plus efficace 🚀 Dans la nouvelle version, vous pouvez trouver, entre autres, un changement des permissions de projet, une extension de l’intégration avec JIRA, la possibilité d’inclure des vacances dans le calendrier du projet, la numérotation des éléments du calendrier et beaucoup, beaucoup plus encore.
Notre objectif est de vous fournir un outil qui vous permette de gérer vos projets plus efficacement, nous vous invitons donc à passer en revue tous les changements que la dernière version de FlexiProject apporte. Découvrez comment nous pouvons vous aider à obtenir encore plus de succès dans la gestion de projets.

Autorisations de projet

Nous avons réparti le vaste projet de modification des autorisations dans les domaines suivants :

• Propriétaires d’éléments
  Une option a été ajoutée à l’onglet « Permissions » du projet pour définir quels propriétaires d’éléments sont autorisés à modifier. Un propriétaire d’élément pouvait modifier tous les paramètres attribués à une tâche, un risque ou un produit dans les versions antérieures. Cependant, cela dépend maintenant des paramètres de l’administrateur du projet. L’administrateur peut choisir les options qui peuvent être modifiées par les propriétaires de l’élément, telles que le nom, l’état et la progression, les propriétaires, les dates et autres.

• Pas d’accès au calendrier, aux risques et aux produits
  Dans les versions précédentes, l’affectation d’un utilisateur à une tâche lui permettait de visualiser le calendrier, les risques et les produits. Dans la dernière version, l’utilisateur n’aura plus accès par défaut à ces onglets. L’utilisateur ne verra que les éléments qui lui sont attribués, c’est-à-dire ses tâches, ses risques et ses produits. Il ne verra pas un onglet donné s’il n’a pas d’éléments qui lui sont attribués dans les onglets individuels. Lors de l’affectation d’un utilisateur à une tâche, un risque ou un produit, celui-ci sera, par défaut, invisible dans la liste des personnes ayant des permissions sur le projet car il appartiendra au groupe « Propriétaires d’éléments ». Bien entendu, individuellement ou par le biais de rôles de projet, il sera possible de donner à l’utilisateur un accès plus large au projet.

• Suppression de l’équipe de projet
  Auparavant, lorsqu’un utilisateur était ajouté en tant que propriétaire d’une tâche, d’un risque ou d’un produit, il était affecté au groupe « Équipe de projet ». Les autorisations de ce groupe n’ont pas pu être modifiées et l’utilisateur a eu accès au calendrier, aux risques et aux produits. Dans la nouvelle version, tous les propriétaires ne seront plus automatiquement affectés à l’équipe de projet. Au lieu de cela, vous pouvez créer un tel rôle de projet dans les paramètres du système, où vous pourrez également définir l’étendue des autorisations du groupe sur le projet.

• Administrateur de projet
  L’autorisation actuelle pour l’onglet « Paramètres » du projet a été convertie en autorisation pour l’administrateur du projet. La personne qui joue ce rôle aura les permissions les plus élevées imposées à l’avance pour les autres onglets du projet. Les personnes assignées au rôle de chef de projet se verront automatiquement attribuer l’autorisation d’administrateur de projet.

• Rôles dans les projets
  Les modifications ci-dessus seront également disponibles dans les paramètres du rôle du projet. Vous pourrez définir pour un rôle donné de ne pas avoir accès au calendrier, aux risques et aux produits livrables, ou définir le rôle en tant qu’administrateur du projet.

Aperçu de la charte de projet pour la licence standard

Parallèlement à la refonte des autorisations, les options de la licence standard ont également été étendues. Dans la dernière version, la licence standard permet désormais de consulter la charte du projet.

Aperçu des portefeuilles de projets

Dans la nouvelle version, il y a également une extension de l’autorisation de projet pour les portefeuilles de projets. Vous pouvez maintenant accorder à un utilisateur la possibilité de consulter l’onglet des portefeuilles de projets.

Reconstruire l'intégration de JIRA

Jusqu’à présent, lors de la création d’une intégration FlexiProject avec JIRA, les tâches de JIRA dans les tâches de planification vous pouviez seulement ajouter des connexions aux tâches de JIRA. La dernière intégration avec JIRA permettra aux tâches de JIRA d’être affichées avec les tâches de FlexiProject sur un seul calendrier. Les tâches provenant de JIRA seront marquées par une icône spéciale visible derrière le nom de la tâche. Les informations telles que le nom, la description, le statut, les propriétaires seront téléchargées automatiquement depuis JIRA et seront synchronisées en cas de changement dans JIRA. En outre, dans les détails de la tâche et dans les colonnes de la liste de planification, des informations telles que le type de tâche JIRA et son ID avec un lien menant à la tâche seront disponibles.

Vous pourrez déplacer des tâches de JIRA vers d’autres parties du calendrier tout en préservant la structure qui existe dans JIRA (par exemple, il ne sera pas possible d’assigner une tâche de JIRA à un autre Epic). Les nouvelles tâches provenant de JIRA apparaîtront dans la structure correspondante sous le parent provenant de JIRA. Les éléments sans tâches parentes dans JIRA tomberont à la fin du calendrier à son niveau le plus élevé.

Dans les paramètres de la planification, vous pourrez créer une connexion au projet JIRA. Cela se fera comme auparavant en fonction des autorisations de l’utilisateur concerné et de la clé du projet JIRA, mais vous pourrez définir les types d’éléments de JIRA que vous souhaitez télécharger.

Si une organisation ne partage pas les adresses e-mail des utilisateurs assignés aux tâches dans ses paramètres JIRA, alors dans les tâches téléchargées vers FlexiProject, les propriétaires des tâches ne seront pas liés aux comptes d’utilisateurs FlexiProject. Pour ce faire, il existe une option dans les paramètres système de FlexiProject qui permet de télécharger un fichier contenant les identifiants et les adresses e-mail des utilisateurs de JIRA.

Synchronisation des comptes AD [on-premises clients]

Lorsque FlexiProject est installé sur les serveurs du client, l’intégration avec Acitve Directory est étendue pour inclure le téléchargement automatique des statuts des utilisateurs. Ainsi, si un utilisateur cesse d’être actif dans Active Directory (par exemple, s’il quitte l’organisation), cette personne perd automatiquement l’accès à FlexiProject. En outre, il ne sera plus nécessaire de définir le domaine de l’utilisateur lors de la création des comptes. Si l’adresse électronique de l’utilisateur appartient au domaine de l’organisation, son compte sera automatiquement synchronisé avec l’Acitve Directory.

Les vacances au programme

Une option permettant de définir les jours fériés est apparue sur le calendrier du projet. L’option de définition des jours fériés sera disponible en même temps que la définition des jours ouvrables sur le calendrier. Les jours fériés ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’horaire.

Numérotation des lignes du calendrier

Dans la liste et la ligne de temps du calendrier, il y a maintenant une option pour activer la numérotation des lignes du calendrier. Dans le cas d’horaires chargés, la numérotation vous permettra certainement de vous repérer plus rapidement entre les tâches. En outre, la numérotation sera également visible lors de l’ajout de relations et de l’établissement de liens entre les éléments de budget, de risque et de produit et les éléments de calendrier.

Modification des emplacements des paramètres de programmation

Les paramètres liés au calendrier, tels que les jours ouvrables, les champs du calendrier et l’intégration JIRA, ont été déplacés des paramètres du projet vers l’onglet du calendrier. Toutes les personnes ayant des droits d’administrateur sur l’onglet calendrier auront accès aux paramètres du calendrier.

Message concernant l'absence de temps de travail sur la tâche

Dans les paramètres du système pour le temps de travail, la possibilité d’inclure un message indiquant qu’il n’y a pas de temps de travail enregistré pour une tâche est apparue.

Lorsque l’utilisateur marque une tâche comme terminée et qu’il n’y a pas de temps de travail enregistré pour cette tâche, le message suivant apparaît :

Tri et filtrage des risques

Dans l’onglet des risques du projet, il y a maintenant une option pour trier et filtrer les éléments. Vous pouvez filtrer les risques en fonction de leur nom, de leur statut, de leur probabilité et de leur impact. Le filtrage des risques a également un impact sur la carte de répartition des risques.

Importer une extension de MS Project

Dans la dernière version, l’importation de projets depuis MS Project a également été étendue aux projets de plus de 25 Mo, au téléchargement des jours de congé et au téléchargement des propriétaires sur la base de l’adresse électronique.

Exportation des examens au format PDF

Lors des revues de projet, il est désormais possible d’exporter les données saisies par les chefs de projet dans un document unique et synthétique. Le PDF présente exactement la même présentation générale que celle créée dans le système, chaque projet commençant à la page suivante.

Filtrer les projets en fonction de leur rôle

Dans les rapports sur les projets, l’option permettant de filtrer les projets en fonction des rôles définis dans les paramètres du système est désormais disponible. Auparavant, l’option de filtrage n’était disponible que pour le rôle de chef de projet. Pour filtrer les projets, indiquez le rôle et la personne affectée à ce rôle.

Nom des projets dans les courriels concernant le démarrage et l'achèvement des tâches

Dans les courriels quotidiens concernant le début et la fin des tâches et les tâches en retard, le nom du projet d’où provient la tâche sera désormais visible sous le nom de la tâche.