2023.11

Das Projektmanagement ist eine der größten Herausforderungen, mit denen sich Unternehmen weltweit konfrontiert sehen. Wir freuen uns, Ihnen das neueste Update unseres FlexiProject-Systems vorzustellen, das mehrere neue Funktionen einführt, die die tägliche Arbeit mit Projekten einfacher und effizienter machen sollen 🚀 In der neuen Version finden Sie unter anderem eine Änderung der Projektberechtigungen, eine Erweiterung der Integration mit JIRA, die Möglichkeit, Feiertage in den Projektplan einzubeziehen, die Nummerierung von Planelementen und vieles, vieles mehr.
Unser Ziel ist es, Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung zu stellen, mit dem Sie Ihre Projekte effizienter verwalten können. Wir laden Sie daher ein, alle Änderungen, die die neueste Version von FlexiProject mit sich bringt, zu überprüfen. Finden Sie heraus, wie wir Ihnen zu noch mehr Erfolg im Projektmanagement verhelfen können.

Genehmigungen für Projekte

Wir haben die umfangreichen Änderungen der Projektgenehmigungen in die folgenden Bereiche unterteilt:

• Eigentümer von Elementen
  Auf der Registerkarte „Berechtigungen“ des Projekts wurde eine Option hinzugefügt, mit der festgelegt werden kann, welche Eigentümer von Elementen diese bearbeiten dürfen. In früheren Versionen konnte ein Elementverantwortlicher alle Parameter bearbeiten, die einer Aufgabe, einem Risiko oder einem Produkt zugeordnet waren. Jetzt hängt es jedoch von den Einstellungen des Projektadministrators ab. Der Administrator kann auswählen, welche Optionen für die Bearbeitung durch die Eigentümer der Elemente verfügbar sind, z. B. Name, Status und Fortschritt, Eigentümer, Daten und andere.

• Kein Zugriff auf Zeitplan, Risiken und Produkte
  In früheren Versionen konnte ein Benutzer, der einer Aufgabe zugewiesen wurde, den Zeitplan, die Risiken und die Produkte einsehen. In der neuesten Version hat der Benutzer keinen Standardzugriff mehr auf diese Registerkarten. Der Benutzer sieht nur die ihm zugewiesenen Elemente, d.h. seine Aufgaben, Risiken und Produkte. Er wird eine bestimmte Registerkarte nicht sehen, wenn ihm in den einzelnen Registerkarten keine Elemente zugewiesen sind. Wenn ein Benutzer einer Aufgabe, einem Risiko oder einem Produkt zugewiesen wird, ist er standardmäßig in der Liste der Personen mit Projektberechtigungen unsichtbar, da er der Gruppe „Elementbesitzer“ angehört. Natürlich ist es möglich, dem Benutzer individuell oder über Projektrollen einen breiteren Zugang zum Projekt zu geben.

• Ablösung des Projektteams
  Bisher wurde ein Benutzer, wenn er als Verantwortlicher für eine Aufgabe, ein Risiko oder ein Produkt hinzugefügt wurde, der Gruppe „Projektteam“ zugeordnet. Die Berechtigungen dieser Gruppe konnten nicht bearbeitet werden, und der Benutzer erhielt Zugang zur Ansicht des Zeitplans, der Risiken und der Produkte. In der neuesten Version werden alle Eigentümer nicht mehr automatisch dem Projektteam zugewiesen. Stattdessen können Sie eine solche Projektrolle in den Systemeinstellungen anlegen, wo Sie auch den Umfang der Berechtigungen der Gruppe für das Projekt festlegen können.

• Projektverwalter
  Die aktuelle Berechtigung für die Registerkarte „Einstellungen“ im Projekt wurde in eine Projektadministratorberechtigung umgewandelt. Die Person, die diese Rolle innehat, verfügt über die höchsten Berechtigungen, die anderen Projektregistern im Voraus auferlegt werden. Diejenigen, denen die Rolle des Projektleiters zugewiesen ist, erhalten automatisch die Berechtigung des Projektadministrators.

• Projektrollen
  Die oben genannten Änderungen werden auch in den Einstellungen der Projektrollen verfügbar sein. Sie können festlegen, dass eine bestimmte Rolle keinen Zugriff auf den Zeitplan, die Risiken und die zu erbringenden Leistungen haben soll, oder die Rolle als Projektadministrator festlegen.

Vorschau der Projektcharta für die Standardlizenz

Zusammen mit der Neuordnung der Berechtigungen wurden auch die Optionen für die Standardlizenz erweitert. In der neuesten Version wurde die Standardlizenz um die Möglichkeit erweitert, die Projektcharta einzusehen.

Vorschau auf Projektportfolios

In der neuen Version gibt es auch eine Erweiterung der Projektgenehmigung für Projektportfolios. Sie können nun einem Benutzer die Möglichkeit geben, die Registerkarte „Projektportfolios“ anzuzeigen.

Wiederherstellung der JIRA-Integration

Bisher konnten Sie bei der Erstellung einer FlexiProject-Integration mit JIRA, Aufgaben aus JIRA in der Aufgabenplanung nur Verbindungen zu Aufgaben aus JIRA hinzufügen. Die neueste Integration mit JIRA wird es ermöglichen, Aufgaben aus JIRA zusammen mit Aufgaben aus FlexiProject in einem einzigen Zeitplan anzuzeigen. Aufgaben aus JIRA werden mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet, das hinter dem Aufgabennamen sichtbar ist. Informationen wie Name, Beschreibung, Status und Eigentümer werden automatisch aus JIRA heruntergeladen und bei Änderungen in JIRA synchronisiert. Außerdem sind in den Aufgabendetails und in den Spalten der Zeitplanliste Informationen wie die Art der JIRA-Aufgabe und ihre ID mit einem Link, der zur Aufgabe führt, verfügbar.

Sie werden in der Lage sein, Aufgaben aus JIRA in andere Teile des Zeitplans zu verschieben, wobei die in JIRA vorhandene Struktur erhalten bleibt (z. B. wird es nicht möglich sein, eine Aufgabe aus JIRA einem anderen Epic zuzuweisen). Neue Aufgaben, die aus JIRA stammen, erscheinen in der entsprechenden Struktur unter der übergeordneten Aufgabe, die aus JIRA stammt. Elemente ohne übergeordnete Aufgaben in JIRA werden am Ende des Zeitplans auf der höchsten Ebene eingeordnet.

In den Zeitplaneinstellungen können Sie eine Verbindung zum JIRA-Projekt herstellen. Dies geschieht wie bisher auf der Grundlage der Berechtigungen des jeweiligen Benutzers und des JIRA-Projektschlüssels, aber Sie können festlegen, welche Arten von Elementen aus JIRA Sie herunterladen möchten.

Wenn eine Organisation in ihren JIRA-Einstellungen die E-Mail-Adressen der Benutzer, die den Aufgaben zugewiesen sind, nicht freigibt, werden in den Aufgaben, die in FlexiProject heruntergeladen werden, die Aufgabenbesitzer nicht mit den FlexiProject-Benutzerkonten verknüpft. Dazu gibt es in den Systemeinstellungen von FlexiProject eine Option zum Hochladen einer Datei mit JIRA-Benutzer-IDs und E-Mail-Adressen.

AD-Konto-Synchronisierung [on-premises clients]

Wenn FlexiProject auf den Servern des Kunden installiert ist, wird die Integration mit Acitve Directory erweitert, um den automatischen Download von Benutzerstatus zu ermöglichen. Wenn ein Benutzer nicht mehr im Active Directory aktiv ist (z.B. wenn er die Organisation verlässt), verliert er automatisch den Zugang zu FlexiProject. Außerdem ist es nicht mehr erforderlich, bei der Erstellung von Konten die Domäne des Benutzers anzugeben. Wenn die E-Mail des Benutzers zur Domäne der Organisation gehört, wird sein Konto automatisch mit dem Acitve Directory synchronisiert.

Feiertage auf dem Plan

Auf dem Projektplan ist eine Option zur Festlegung von Feiertagen erschienen. Die Möglichkeit, Feiertage zu definieren, wird zusammen mit der Definition von Arbeitstagen im Zeitplan verfügbar sein. Die Feiertage werden bei der Berechnung des Zeitplans nicht berücksichtigt.

Nummerierung der Zeitplanzeilen

In der Liste und der Zeitleiste des Zeitplans gibt es jetzt eine Option, mit der die Nummerierung der Zeitplanzeilen aktiviert werden kann. Bei umfangreichen Zeitplänen hilft Ihnen die Nummerierung sicherlich, sich zwischen den Aufgaben schneller zurechtzufinden. Außerdem wird die Nummerierung auch beim Hinzufügen von Beziehungen und bei der Verknüpfung von Budget-, Risiko- und Produktelementen mit Zeitplanelementen sichtbar sein.

Ändern der Orte der Zeitplaneinstellungen

Zeitplanbezogene Einstellungen wie Arbeitstage, Zeitplanfelder und JIRA-Integration wurden von den Projekteinstellungen auf die Registerkarte Zeitplan verschoben. Alle Personen, die über Administratorrechte für die Registerkarte Zeitplan verfügen, haben Zugriff auf die Zeitplaneinstellungen.

Meldung über fehlende Arbeitszeit für die Aufgabe

In den Systemeinstellungen für die Arbeitszeit gibt es jetzt die Möglichkeit, eine Meldung einzufügen, dass für eine Aufgabe keine Arbeitszeit erfasst wurde.

Wenn der Benutzer eine Aufgabe als erledigt markiert, für die keine Arbeitszeit erfasst wurde, erscheint die folgende Meldung:

Sortierung und Filterung von Risiken

Auf der Registerkarte „Risiken“ des Projekts gibt es jetzt eine Option zum Sortieren und Filtern von Elementen. Sie können Risiken nach Name, Status, Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen filtern. Die Filterung von Risiken wirkt sich auch auf die Karte der Risikoverteilung aus.

Erweiterung aus MS Project importieren

In der neuesten Version wurde der Import von Projekten aus MS Project auch auf Projekte mit einer Größe von mehr als 25 MB, den Download von Urlaubstagen und den Download von Eigentümern auf der Grundlage von E-Mail-Adressen erweitert.

Export von Bewertungen im PDF-Format

Bei Projektüberprüfungen gibt es jetzt die Möglichkeit, die von den Projektleitern eingegebenen Daten in ein einziges zusammenfassendes Dokument zu exportieren. Das PDF zeigt genau das gleiche Übersichtslayout wie das im System erstellte, wobei jedes Projekt auf der nächsten Seite beginnt.

Filtern von Projekten nach Projektrollen

In den Berichten für Projekte gibt es jetzt die Möglichkeit, Projekte nach den in den Systemeinstellungen definierten Projektrollen zu filtern. Zuvor war die Filteroption nur für die Rolle des Projektleiters verfügbar. Um Projekte zu filtern, geben Sie die Rolle und die der Rolle zugeordnete Person an.

Bezeichnung der Projekte in der E-Mail über den Beginn und das Ende von Aufgaben

In den täglichen E-Mails über den Beginn und das Ende von Aufgaben und überfälligen Aufgaben wird jetzt der Name des Projekts, aus dem die Aufgabe stammt, unter dem Aufgabennamen angezeigt.