2022.05

Projektressourcen

Der Umbau des Moduls Projektressourcen ist ein wesentlicher Bestandteil der neuesten Version. Die neue Funktionalität ermöglicht es Administratoren, Feiertage für die gesamte Organisation hinzuzufügen und die Verfügbarkeit einzelner Benutzer innerhalb der Organisation zu verwalten. Eine wichtige Änderung ist die standardmäßige Verfügbarkeit von Ressourcen: Monday – Freitag, 8 Stunden pro Tag. Bisher musste die Ressourcenverfügbarkeit manuell eingegeben werden, was zeitaufwändig und problematisch war. Auf der Registerkarte Ressourcen wird es möglich sein, die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeiter zu verfolgen und zu überprüfen, welche Projekte zu dieser Arbeitsbelastung beitragen. Die Systemeinstellungen ermöglichen eine einfache Deaktivierung des Moduls Ressourcen, wenn die Organisation beschließt, diese Funktion nicht zu nutzen.

Ressourcen in Projekten und Arbeitsbelastung

Mit der Neugestaltung der Ressourcenfunktionalität wurden auch Änderungen an den Projektmechanismen vorgenommen. Von nun an sind die Ressourcen mit dem Zeitplan verknüpft, d.h. Änderungen an den Aufgabenterminen passen die Zuweisung des der Aufgabe zugewiesenen Benutzers an. Infolgedessen wurde dem Zeitplan ein neues Feld – Arbeitsaufwand – hinzugefügt. Damit können Sie die Anzahl der Stunden festlegen, die eine Ressource für die Erledigung einer Aufgabe benötigt. Das Gantt-Diagramm bietet einen Überblick über den Projektplan und die Arbeitsbelastung der einzelnen Benutzer. Auf der Registerkarte „Ressourcen“ können Benutzer sehen, welche Aufgaben und wie viele Stunden jedem Teilnehmer im Projekt zugewiesen sind.

Projekt-Felder

Die bisherigen Projektkategorien wurden erweitert und in die Funktionalität von Projektfeldern umgewandelt, die es ermöglichen, Projekten beliebige Eigenschaften (numerisch, textbasiert, kalenderbasiert, Dropdown-Listen und Mehrfachauswahllisten) zuzuweisen. Diese Felder können in den Projekteinstellungen ausgefüllt, ausgewertet und in Projektportfolios angezeigt werden.

Projektportfolios - Registerkarte Budget

Projektportfolios wurden um eine neue Registerkarte „Budget“ erweitert, die die Anzeige von Finanzwerten für einzelne Projekte ermöglicht. Die Registerkarte enthält eine Übersichtszeile, die den Finanzüberblick für das Portfolio besser sichtbar macht.

Erstellen neuer Projekte auf Portfolioebene

Mit der neuen Version können Benutzer mit der Berechtigung zur Projekterstellung neue Projekte direkt auf der Portfolioebene hinzufügen. Wie beim Hinzufügen von Projekten über die Registerkarte „Projekte“ stehen drei Optionen zur Verfügung: Hinzufügen eines leeren Projekts, eines Projekts aus einer Vorlage oder Importieren aus Excel oder MS Project.

E-Mail-Benachrichtigungen für Start- und Enddaten

An den E-Mail-Benachrichtigungen über Enddaten wurden wesentliche Änderungen vorgenommen. Erstens können Benutzer jetzt zusätzlich zum Enddatum auch E-Mail-Benachrichtigungen über das Startdatum von Aufgaben aktivieren. Zweitens werden die Benachrichtigungen nicht mehr für jede Aufgabe einzeln verschickt, sondern in einer einzigen E-Mail zusammengefasst, die einmal täglich morgens verschickt wird. Drittens kann jeder Benutzer in seinen Benachrichtigungseinstellungen festlegen, wie viele Tage im Voraus er Erinnerungen über Aufgabenfristen erhalten möchte.

Ändern des Status von Sammelaufgaben im Zeitplan

Die Funktionalität des Projektplans wurde erweitert, so dass der Status von Summenaufgaben geändert werden kann. Zuvor war dieser Status nicht änderbar und wurde von Unteraufgaben abgeleitet. Er hängt zwar immer noch von den Unteraufgaben ab, aber wenn Sie den Status einer Summenaufgabe ändern, können Sie jetzt alle Unteraufgaben markieren oder die Markierung aufheben, so dass Sie mit einem einzigen Mausklick auf „Erledigt“ wechseln können.

Verschieben von Projektvorlagen und Hinzufügen von Avataren

Die Projektvorlagen wurden in der Anwendung verschoben und sind nun als zusätzliche Registerkarte im Bereich „Projekte“ verfügbar. Mit dieser Änderung wurden auch die Berechtigungen aktualisiert. Alle Benutzer mit Administratorrechten für die Registerkarte „Projekte“ haben nun Zugriff auf Vorlagen. Außerdem wurden die Vorlagen mit Avataren angereichert, so dass die Benutzer bei der Erstellung neuer Projekte die gewünschte Vorlage schnell identifizieren können.

Erweiterung der Berichte für Projektpläne

Der Bericht Projektpläne und Änderungen wurde um die Möglichkeit erweitert, Pläne mit einem anderen Status als „genehmigt“ anzuzeigen. So können Sie sich alle Pläne anzeigen lassen, die sich derzeit im Genehmigungsverfahren befinden. Außerdem sind die Pläne im Bericht jetzt verlinkt, so dass Benutzer auf einen Namen klicken können und direkt zum ausgewählten Plan weitergeleitet werden.

Erweiterung von Aufgaben- und Meilensteinberichten mit benutzerdefinierten Spalten

In der neuen Version können Berichte für Zeitplanaufgaben und Meilensteine mit zugeordneten Zeitplanfeldern erstellt werden. Diese können von Systemadministratoren definiert und später von Projektmanagern zu Zeitplänen hinzugefügt werden. Mit der neuen Funktionalität können Berichtselemente nach ausgewählten Werten gefiltert und im Bericht angezeigt werden.

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