Implementação bem sucedida de FlexiProject em VIVE Textile Recycling

🏢 Sobre VIVE Textile Recycling Sp. z o.o.

VIVE Textile Recycling Sp. z o.o., com sede em Kielce, tem vindo a definir a direção da indústria de reciclagem de têxteis na Polónia e na Europa desde 1992. Utilizando linhas de triagem avançadas e totalmente computorizadas, a empresa processa diariamente mais de 300 toneladas de vestuário usado, o que corresponde a 1,4 milhões de peças. A VIVE prossegue uma missão ambiciosa de utilização total dos recursos têxteis com base no princípio dos 4R: Reutilizar, Reduzir, Reparar, Reciclar.

Empregando cerca de 2.000 pessoas e exportando produtos para mais de 80 países, a VIVE opera a uma escala impressionante e implementa ativamente inovações. Como pioneira na reciclagem de têxteis, é a única empresa no mundo que desenvolveu e implementou uma tecnologia para produzir um compósito feito de têxteis. Este material, conhecido pela sua extraordinária resistência, é utilizado em pequenas construções arquitectónicas e em aplicações profissionais em infra-estruturas rodoviárias e de água.

O grupo de capital inclui nove empresas, entre as quais:

• VIVE Profit – uma rede nacional de lojas de moda circular em segunda mão, com todo o sortido substituído semanalmente. Desde 2024, a loja também opera online em www.viveprofit.pl
• Dreslow – boutiques com colecções de designers polacos que criam o seu trabalho utilizando tecidos em segunda mão
• VIVE Innovation – um centro de investigação e desenvolvimento
• VIVE Transport – um fornecedor de serviços de logística e de armazém de classe A/A

A VIVE está também fortemente empenhada em iniciativas de responsabilidade social empresarial, apoiando actividades desportivas e ambientais locais e contribuindo significativamente para a redução das emissões de CO₂.

📊 Contexto de aplicação

Com a expansão da organização e o aumento do número de iniciativas, tornou-se evidente a necessidade de organizar os processos internos de gestão de projectos. Antes de implementar um novo sistema, a empresa não tinha uma metodologia unificada – os projectos não estavam claramente definidos, não existiam regras de documentação consistentes e muitas tarefas eram executadas ad hoc, muitas vezes sem ferramentas de controlo básicas. Esta falta de normalização afectava não só a eficiência operacional, mas também dificultava a comunicação entre as equipas e a apresentação de relatórios de progresso ao conselho de administração. Com inúmeras iniciativas a decorrer em simultâneo em vários departamentos, tornou-se essencial implementar uma solução para estruturar o trabalho do projeto.

🚀 Processo de implementação

Para responder a estes desafios, a VIVE decidiu implementar o sistema FlexiProject, tratando-o desde o início não apenas como uma ferramenta de TI, mas como parte integrante da metodologia de gestão de projectos da organização. A colaboração com a equipa FlexiProject começou com uma análise detalhada das necessidades, seguida de uma configuração do sistema adaptada aos requisitos actuais e futuros. Uma fase fundamental da implementação foi a formação dos administradores, que permitiu à organização começar rapidamente a utilizar o sistema e a geri-lo de forma autónoma. Foi dada especial atenção às funcionalidades de programação e definição de marcos, que rapidamente se tornaram ferramentas essenciais de planeamento e controlo do progresso.

A introdução de carteiras de projectos permitiu o agrupamento de actividades por área, melhorando significativamente a coordenação e a comunicação entre as equipas. Também simplificou a elaboração de relatórios – tanto a nível de cada projeto como de todos os domínios operacionais.

🏆 Benefícios da implementação da ferramenta FlexiProject

Atualmente, o VIVE Textile Recycling gere vários projectos importantes em paralelo no sistema FlexiProject, cada um atribuído à carteira de projectos adequada. Esta abordagem permite que as equipas se concentrem em tarefas específicas e fornece ao conselho de administração relatórios claros e consolidados que apoiam a tomada de decisões. Os marcos e os calendários tornaram-se ferramentas de planeamento padrão, melhorando a transparência e a previsibilidade do processo.

Um resultado particularmente notável, tal como salientado pelos representantes da empresa, é a forte motivação dos trabalhadores para aprofundarem os seus conhecimentos em matéria de gestão de projectos. As sessões de formação são frequentadas não só pelos gestores e chefes de equipa, mas também pelo pessoal operacional que trabalha na logística e nos armazéns. A mais recente ronda de formação, conduzida por peritos internos, incluiu 40 trabalhadores de uma única área operacional.

Na perspetiva dos gestores de projeto, o sistema é especialmente valorizado pela sua clareza, facilidade de utilização e funcionalidade integrada. Todas as informações essenciais, documentos e dados orçamentais são armazenados num único local, eliminando a necessidade de procurar nas caixas de correio eletrónico ou nas pastas de rede. A natureza abrangente da solução apoia não só a execução eficiente de projectos, mas também a sistematização do trabalho diário e uma gestão de equipas mais previsível e estruturada.

A implementação do FlexiProject também desencadeou o desenvolvimento de uma cultura de projeto baseada na gestão consciente de objectivos, calendários e equipas. A ferramenta continua a evoluir com actualizações regulares, permitindo uma utilização cada vez mais avançada.

Considerada pelos utilizadores como uma solução moderna, intuitiva e multifuncional, a FlexiProject tornou-se uma parte natural da gestão diária da VIVE Textile Recycling- uma empresa que não só recicla os resíduos, como também racionaliza eficazmente os processos internos para prosseguir melhor a sua visão de uma economia circular.