Implementação do software de gestão de projectos e portfólio FlexiProject no Grupo SMAY

O Grupo SMAY fornece soluções inovadoras e abrangentes de ventilação e proteção contra incêndios há mais de 32 anos. Cria algumas das melhores soluções de ventilação. O Grupo SMAY não é apenas um fabricante, mas também um especialista em soluções de ventilação. Centra-se no desenvolvimento contínuo e sistemático, envolvendo a implementação de produtos, tecnologias e processos de produção inovadores. A empresa investe continuamente no desenvolvimento dos seus colaboradores, no seu próprio pensamento tecnológico e nas suas instalações de produção. Até à data, os produtos e serviços da SMAY beneficiaram mais de 15.000 clientes em mais de 34 países em todo o mundo. A empresa tem novas instalações de produção e armazém localizadas em Podlęż, perto de Cracóvia. Dispõe igualmente de um parque de máquinas moderno, sincronizado com o sistema de encomendas e com um serviço de apoio ao cliente automatizado.

Contexto de aplicação

Antes da decisão de implementar um software profissional de gestão de projectos e carteiras, a SMAY tinha as normas de gestão de projectos descritas, mas trabalhava com ferramentas distribuídas do MS Office. Esta situação causou uma série de problemas de comunicação e não permitiu um planeamento e uma gestão eficazes de múltiplos projectos. A empresa analisou cuidadosamente várias soluções disponíveis no mercado e decidiu escolher o software FlexiProject.

Curso de execução

A implementação do software teve várias fases e decorreu de forma extremamente harmoniosa. A intuitividade e facilidade de utilização do FlexiProject, apesar de ser uma ferramenta bastante complexa, ajudou certamente a ultrapassar a resistência inicial dos colaboradores à necessidade de utilizar “outro sistema” na organização. Numa primeira fase, os utilizadores tiveram a oportunidade de se familiarizarem com o sistema numa versão de teste e, depois, com a ajuda do coordenador do projeto, começaram a introduzir os seus próprios projectos no sistema. Atualmente, o FlexiProject é utilizado pelos departamentos: Desenvolvimento de Produtos, Investigação e Análise e Gestão. A empresa utiliza um vasto leque de funcionalidades disponíveis no sistema, nomeadamente: carta de projeto, calendários com diagrama de Gantt, orçamento, riscos do projeto, prestações, pedidos de alteração do plano do projeto, portfólios de projeto, vias de aprovação e outras. SMAY também utiliza regularmente a função para criar um pedido de alteração sempre que os pressupostos se alteram e o plano do projeto precisa de ser ajustado às novas realidades. Estas alterações são totalmente controladas e têm sempre a aprovação da direção da empresa. Com a ajuda do sistema, são implementados projectos de desenvolvimento / modernização, investigação e outros – estes projectos estão a ser implementados em SMAY cada vez mais todos os anos.

Benefícios da implementação do sistema FlexiProject

A implementação do sistema FlexiProject na SMAY permitiu que a empresa atingisse um novo nível de eficácia na gestão de projectos. A comunicação melhorou, a transparência e a acessibilidade à informação sobre o estado de cada projeto melhoraram e é possível ver imediatamente onde estão os riscos e onde é necessária uma resposta da direção ou do conselho de administração da empresa. É também um êxito o facto de o sistema ser prontamente utilizado pelos funcionários e de estes verem o seu valor acrescentado na organização.