Operando no sector altamente competitivo dos cosméticos, a Torf Corporation lança todos os anos no mercado uma série de produtos novos e inovadores. A conceção e a implementação de cada novo produto são tratadas como um projeto separado. Foi o número crescente de novos projectos relacionados com o desenvolvimento de produtos inovadores, de ano para ano, que levou à necessidade de implementar um sistema profissional de gestão de projectos. A Torf Corporation decidiu implementar o programa de gestão de projectos e portfólio FlexiProject.

Curso de execução

Como primeiro passo após a implementação do sistema FlexiProject, foi realizada uma análise detalhada e um refinamento do padrão do processo de implementação do novo produto. Os modelos de projeto disponíveis no sistema FlexiProject provaram ser muito úteis neste processo. O aperfeiçoamento das normas acima referidas decorreu em paralelo com a utilização crescente do sistema – esta abordagem paralela à criação de uma norma para o processo de conceção de novos produtos e a sua implementação simultânea no sistema revelou-se uma abordagem muito eficaz. Após várias iterações, a norma exigida foi alcançada e ainda hoje está em vigor. Durante este processo, a Torf Corporation também aperfeiçoou as responsabilidades dos gestores de projeto nas fases subsequentes do processo.

Outra área organizacional onde o FlexiProject é efetivamente aplicado é toda a divisão de produção. Nesta área, praticamente todos os projectos de investimento, ou aqueles que visam otimizar os custos e a eficiência operacional, são realizados no FlexiProject.

Benefícios da implementação do sistema FlexiProject

A Torf Corporation está a fazer uma utilização muito inovadora da funcionalidade que permite a conceção personalizada de colunas nos calendários dos projectos. Isto criou uma forma muito interessante de comunicar e depois monitorizar a execução de ordens de saúde e segurança ou a implementação de recomendações após auditorias de qualidade. Este registo dos acontecimentos acima referidos permitiu uma estruturação significativa das actividades nestes domínios.

Para todos os projectos realizados no sistema FlexiProject, são criados calendários de projeto com uma clara discriminação das tarefas a realizar, datas e atribuição de proprietários. As equipas de projeto utilizam o comunicador incorporado, melhorando assim a comunicação e armazenando as informações necessárias num único local. Em projectos mais complexos, os módulos são utilizados para gerir os orçamentos ou os riscos do projeto.

O sistema é também utilizado eficazmente pelo Conselho de Administração e pela Direção da empresa. Aqui, as revisões automáticas de projectos, a ampla possibilidade de criar relatórios sobre a situação dos projectos da empresa e a possibilidade de gestão estratégica de carteiras de projectos revelam-se de grande valor. O Conselho de Administração e a Direção da empresa analisam regularmente o estado dos projectos em curso da empresa utilizando as revisões automáticas de projectos disponíveis no FlexiProject. Esta funcionalidade é muito útil porque permite definir uma data de revisão e, em seguida, o sistema recorda automaticamente aos gestores de projectos a data de revisão e os preparativos necessários para a mesma. Este processo “impõe” uma disciplina positiva e, por conseguinte, a pontualidade – o que, do ponto de vista da tomada de decisões pelo Conselho de Administração, é muito importante.

O sucesso da implementação do sistema de gestão de projectos FlexiProject na Torf Corporation foi possível graças à grande determinação do Conselho de Administração da empresa, da Gestão de Topo, do Gestor de Gestão de Projectos e das pessoas que operacionalmente utilizam cada vez mais o sistema no seu trabalho diário de implementação de projectos.