Implementação do sistema FlexiProject na GLS Poland

Sobre a GLS

A GLS Poland é um dos principais fornecedores de serviços de transporte na Polónia, centrado em fornecer a mais elevada qualidade. A empresa faz parte de um grupo internacional de empresas. 50 sucursais permitem à GLS Poland estar perto dos carregadores e dos destinatários em todo o país. A rede bem organizada permite uma entrega rápida e eficiente das encomendas, geralmente no dia útil seguinte. Os envios expresso nacionais têm garantia de entrega no dia útil seguinte até às 12:00 horas ou antes, até às 10:00 horas (serviços adicionais a pedido), incluindo entregas ao sábado.

Uma instalação central de triagem situada em Strykow, perto de Lodz, serve de ponto de transbordo internacional. Graças a ela, a rede polaca está ligada à rede pan-europeia – são organizados envios diários para países de toda a Europa. Todos os processos logísticos são efectuados em conformidade com as normas GLS, garantindo uma elevada qualidade.

Contexto de aplicação

O desenvolvimento dinâmico da GLS nos últimos anos está relacionado com o forte aumento da procura no mercado de uma entrega eficiente de encomendas. A empresa, para competir vitoriosamente no mercado, tem vindo a implementar cada vez mais projectos organizacionais e técnicos, envolvendo cada vez mais recursos valiosos nesses projectos. Elaborando processos e normas e criando uma cultura de gestão de projectos, a GLS concebeu vários tipos de ferramentas ou documentos simples para gerir cada vez melhor os projectos. No entanto, o número crescente de projectos obrigou a procurar áreas para aumentar a eficiência e tornou-se claro que, sem um software profissional de gestão de projectos e carteiras, tal não seria totalmente possível. Os requisitos para tal software foram escritos, e depois de analisar várias das melhores soluções disponíveis no mercado, o software FlexiProject foi selecionado. A escolha do FlexiProject foi determinada principalmente pela intuitividade da ferramenta, a sua abrangência e a alta qualidade do serviço prestado pelo FlexiProject. A GLS dependia de uma ferramenta que garantisse que tudo estivesse num único local com acesso fácil à informação.

Curso de implementação e benefícios obtidos

A implementação da ferramenta decorreu sem problemas, o que se deveu principalmente ao pessoal do Gabinete de Gestão de Projectos. Rapidamente se tornou claro que não era necessária uma formação intensiva para poder utilizar eficazmente as várias funções do sistema. O apoio do Conselho de Administração da empresa também se revelou importante. O PMO trabalhou individualmente com cada Líder de Projeto (é assim que o papel do gestor de projeto é definido no GLS), ajudando-os a ter uma boa compreensão do funcionamento do software e assegurando que se sentiam confortáveis com o trabalho independente subsequente.

Atualmente, praticamente todos os projectos são implementados utilizando o software FlexiProject, embora o Jira seja utilizado em paralelo nos projectos de TI. O FlexiProject permite a gestão estratégica de projectos, que o Jira não oferece. A GLS construiu vários portfólios de projectos no FlexiProject que abordam diferentes objectivos estratégicos que a empresa pretende alcançar. No programa, as equipas de projeto utilizam principalmente a funcionalidade da carta do projeto, o calendário, o diagrama de Gantt, os riscos e os resultados. Quando se inicia um novo projeto, os riscos de projectos históricos semelhantes são reportados no sistema, com o objetivo de procurar cada vez mais a excelência. Entretanto, o Gabinete de Gestão de Projectos coordena projectos, cria modelos de projectos, utiliza o módulo de relatórios, concebe vias de aprovação e organiza revisões regulares de projectos. As revisões regulares do projeto pelos chefes de projeto com os patrocinadores do projeto são realizadas utilizando o módulo de revisão automática do projeto. Após cada revisão, o formato da revisão é arquivado e não é possível qualquer edição posterior, o que facilita o regresso à revisão mesmo após vários meses, uma vez que é facilmente acessível no sistema. O FlexiProject é também utilizado para apresentar o estado dos projectos ao nível do grupo internacional. A GLS está a desenvolver sistematicamente o seu Gabinete de Gestão de Projectos e a reforçar a sua cultura organizacional. Isto também significa aumentar a utilização da gama de funcionalidades disponíveis no FlexiProject. A empresa optou por uma filosofia de “melhoria contínua” neste domínio, que está a funcionar perfeitamente.