Implementação de um programa informático para a gestão de projectos e carteiras na Phytopharm Klęka.

A Phytopharm Klęka é uma empresa farmacêutica com grandes tradições, a operar no mercado desde 1949. A empresa faz parte da holding the nature network®, que é líder mundial em actividades de mercado eficientes, seguras e inovadoras no domínio da obtenção de matérias-primas vegetais e da sua posterior refinação em produtos intermédios e produtos acabados da mais elevada qualidade, bem como em serviços de laboratório, consultoria e distribuição. Atualmente, a Phytopharm Klęka é uma empresa farmacêutica moderna, que produz substâncias activas e extractos de plantas para a produção de medicamentos e suplementos dietéticos, bem como produtos acabados, criados principalmente com base em ingredientes de origem natural.

Contexto de aplicação

O crescimento dinâmico da empresa e a manutenção da sua posição de liderança em segmentos seleccionados do mercado farmacêutico exigem que a organização empreenda actividades de desenvolvimento contínuo. Estas actividades, tanto na área da inovação como no desenvolvimento de novos produtos, desenvolvimento de infra-estruturas de produção, bem como alterações nos processos empresariais, são realizadas principalmente através de projectos. A empresa lança anualmente uma série de projectos complexos e de menor dimensão, esforçando-se sempre por melhorar a eficiência da sua execução. A Phytopharm Klęka tem um gabinete de gestão de projectos na sua estrutura, que desde o início implementa normas de gestão de projectos na empresa e reforça a cultura do trabalho de projeto. Os gestores de projectos da Phytopharm Klęka participam regularmente em cursos de formação para expandir os seus conhecimentos e competências. Antes de 2021, o PMO desenvolveu ferramentas de apoio à gestão de projectos com base em pacotes de ferramentas de escritório disponíveis. No entanto, o aumento constante do número e da complexidade dos projectos implementados de ano para ano levou a Phytopharm Klęka a reconhecer a necessidade de implementar um sistema profissional para apoiar a gestão de projectos e carteiras de projectos. Os requisitos da empresa para um sistema deste tipo eram, em primeiro lugar, a integridade e a integralidade da solução em termos de ter todas as funcionalidades e módulos necessários para gerir um único projeto, a intuitividade e a facilidade de utilização da interface do sistema e a capacidade de comunicar de forma transparente o estado da carteira de projectos da empresa à administração. Como consequência do processo de análise, comparação e teste, a escolha recaiu sobre o sistema FlexiProject.

Constrói uma forte cultura de gestão de projectos utilizando o software de gestão de projectos e portfólio FlexiProject

A implementação do sistema, juntamente com a formação dos utilizadores, foi realizada sem problemas no primeiro semestre de 2021. Na Phytopharm Klęka, as equipas de projeto estão atualmente a utilizar o sistema FlexiProject para o planeamento e execução de projectos. Com base na metodologia de melhoria contínua e sistemática, o sistema FlexiProject está gradualmente a ser cada vez mais utilizado. Quando faz sentido para a empresa, são criados modelos de projeto para normalizar a execução de projectos de natureza repetitiva. Devido à elevada transparência e intuitividade da interface do utilizador, os empregados estão cada vez mais dispostos a utilizar o sistema, que é agora utilizado diariamente por um vasto leque de utilizadores na empresa. O FlexiProject melhorou significativamente a comunicação do estado atual dos projectos na organização pelo gabinete de gestão de projectos à gestão da empresa. A capacidade de criar convenientemente vários tipos de relatórios diretamente no programa, bem como a funcionalidade de revisões automáticas de projectos, é uma grande ajuda. As revisões automáticas de projectos são utilizadas em reuniões regulares dos gestores de projectos, do gabinete de gestão de projectos e dos membros do conselho de administração da empresa. Utilizando o software FlexiProject, a empresa associa os seus objectivos estratégicos aos projectos, de forma a atingir um elevado grau de eficiência na implementação da estratégia da empresa. A gestão estratégica de projectos é também apoiada por uma gestão eficaz da carteira de projectos. Utilizando a filosofia de melhoria contínua, a Phytopharm Klęka está em constante desenvolvimento, aumentando a eficácia da gestão de projectos e fortalecendo a sua “cultura de projeto” enquanto utiliza o FlexiProject. O FlexiProject, por outro lado, esforça-se por compreender os problemas e necessidades emergentes da Phytopharm Klęka na gestão de projectos e, em resposta, concebe soluções pragmáticas no sistema e implementa-as sistematicamente.