Implementação do FlexiProject na Smart Automation

Serviços de engenharia

50+

projetos em paralelo

1000+

projetos realizados

100%

dos colaboradores usam o FlexiProject

300+

anos de experiência da equipa

Smart Automation

A Smart Automation é um integrador polaco de automação industrial e robótica sediado em Olsztyn, ativo desde 2009. Fornece soluções completas de automação e robotização da produção: desde o conceito das máquinas e os estudos de viabilidade, passando pela programação de sistemas de controlo (PLC, HMI, SCADA), sistemas de visão e quadros elétricos, até à construção de máquinas especiais, comissionamento, assistência e formação de pessoal.

A sua equipa de engenheiros combina experiência em automação, robótica e mecatrónica adquirida em projetos realizados na Polónia e no estrangeiro para clientes como IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever ou Danone. Na prática, isto significa dezenas de projetos conduzidos em paralelo, diferentes em escala, complexidade e localização.

Contexto da implementação

A Smart Automation ganha com os projetos, pelo que o controlo dos orçamentos sempre foi uma prioridade. Os orçamentos eram geridos em soluções acopladas ao sistema ERP, onde estão as faturas e os custos. No trabalho diário revelou-se trabalhoso: cada gestor arranjava-se à sua maneira e comparar os projetos lado a lado exigia trabalho manual e conciliação de números.

Faltava, além disso, um lugar para os cronogramas, os riscos e o planeamento de recursos, ou seja, uma visão completa tanto de um projeto individual como da carteira. Daí a decisão de implementar um sistema dedicado de gestão de projetos no qual toda esta informação se reúne num único ambiente e que se tornou a única fonte de verdade sobre os projetos.

Âmbito da implementação do FlexiProject

A migração durou três meses e abrangeu toda a organização: foram transferidos para o sistema todos os projetos em curso, mais de 50 iniciativas de escala variada, e o acesso foi concedido a todos os colaboradores e aos subcontratados-chave. A implementação não se limitou a transferir dados. O seu cerne foi construir um padrão de gestão de projetos para toda a empresa, que inclui:

um termo de abertura de projeto e um modelo por fases, ou seja, uma forma uniforme de abrir e conduzir cada iniciativa,
modelos de cronograma com diagrama de Gantt, dependências entre tarefas e marcos,
linhas de base como ponto de referência para os desvios de prazos e custos,
orçamentos de projeto integrados com o sistema ERP, de modo que os custos de tempo e financeiros fluam entre sistemas sem duplo registo,
um registo de riscos e modelos de relatórios de projeto,
registo do tempo de trabalho, também móvel, desenvolvido pela equipa do FlexiProject de acordo com as necessidades da empresa,
revisões de projeto periódicas baseadas nos dados do sistema.

A estrutura flexível permitiu ir um passo mais além: no sistema foram também mapeados a gestão de propostas e o serviço em garantia e pós-garantia. O FlexiProject cobre assim todo o ciclo da encomenda, do orçamento ao apoio pós-venda.

O que determinou a rápida adoção

Três elementos determinaram que a equipa trabalha realmente no sistema. O primeiro foi a atitude da direção: desde o primeiro dia o diretor-geral deixou claro que a informação dos projetos só está completa quando está no sistema, e responsabilizou os gestores por atualizações regulares.

O segundo foi uma baixa barreira de entrada. O cronograma e o orçamento constroem-se no FlexiProject de forma suficientemente intuitiva para que a formação decorresse com material real: cada gestor começou por introduzir o seu próprio projeto, não por exercícios com exemplos. O terceiro foi a colaboração com a equipa do FlexiProject, que desenvolveu o sistema de acordo com as necessidades concretas da empresa: registo móvel de horas, um módulo de cronograma alargado e a integração com o ERP.

Resultados da implementação

A mudança mais percetível diz respeito à perspetiva financeira. Antes da implementação, a empresa analisava sobretudo os custos já incorridos. Hoje cada projeto tem uma linha de base aprovada face à qual se medem os desvios do orçamento, juntamente com uma previsão dos custos até à conclusão. A direção e os gestores sabem antecipadamente para onde caminha o resultado do projeto e podem reagir antes de o desvio crescer.

A segunda área é a carga de trabalho e os recursos. O tempo de trabalho é analisado ao nível de um projeto individual e de toda a organização, e a ocupação dos departamentos tornou-se um dado firme para as decisões de gestão: em que direção apresentar propostas e quando iniciar recrutamentos. O planeamento deixou de assentar na intuição.

O ritmo do trabalho com a carteira é dado pelas revisões de projeto: de duas em duas semanas para as iniciativas em execução e mensalmente para os projetos em planeamento ou de menor complexidade. A base da conversa são os dados do sistema, sem montar apresentações à mão. No plano estratégico, a direção analisa a estrutura da carteira face à estratégia da empresa usando os atributos dos projetos.

Uma implementação que nunca termina

Na Smart Automation sublinham que implementar o sistema não é um projeto com data de fim. Os colaboradores comunicam diariamente observações e ideias de melhoria, e a empresa encara este fluxo de informação como prova do empenho da equipa e do uso real da ferramenta. Outras áreas, como o desenvolvimento do reporting ou um uso mais aprofundado dos dados de recursos, são desenvolvidas de forma iterativa, ao ritmo das necessidades do negócio.

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