Wdrożenie FlexiProject w firmie VIVE Textile Recycling

🏢 O VIVE Textile Recycling Sp. z o.o.

VIVE Textile Recycling Sp. z o.o., z siedzibą w Kielcach, od 1992 roku wyznacza kierunki rozwoju branży recyklingu tekstyliów w Polsce i Europie. Firma, która przetwarza ponad 300 ton odzieży używanej, co w praktyce oznacza 1,4 mln sztuk każdego dnia przy użyciu zaawansowanych, w pełni skomputeryzowanych linii sortujących, realizuje ambitną misję pełnego wykorzystania zasobów tekstylnych zgodnie z zasadą 4R: Reuse, Reduce, Repair, Recycle. Zatrudniając około 2000 pracowników i eksportując swoje produkty do ponad 80 krajów, VIVE nie tylko działa na imponującą skalę, ale również aktywnie wdraża innowacje. Jako pionier w zakresie upcyklingu tekstyliów firma, jako jedyna na świecie, stworzyła i wdrożyła technologię produkcji kompozytu wytwarzanego z tekstyliów. Jest to materiał o niezwykłych właściwościach wytrzymałościowych, który jest stosowany zarówno w budowie małej architektury jak i w profesjonalnych zastosowaniach w infrastrukturze drogowej czy wodnej. W skład grupy kapitałowej wchodzi dziewięć spółek, w tym m.in.:

• VIVE Profit – ogólnopolska sieć sklepów z modą cyrkularną typu second-hand z wymienianą raz w tygodniu całą ofertą. Od 2024 roku sklep działa również pod adresem viveprofit.pl
• Dreslow – butiki z kolekcjami polskich projektantów, którzy swoje projekty tworzą wykorzystując tkaniny z drugiego obiegu
• VIVE Innovation – zaplecze badawczo-rozwojowe,
• VIVE Transport – dostawca usług logistycznych i magazynowych klasy A/A+

VIVE aktywnie angażuje się również w działania z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu. Wspiera m.in. lokalny sport oraz inicjatywy środowiskowe, przyczyniając się do znacznego ograniczenia emisji CO₂.

📊 Kontekst wdrożenia

Wraz z rozwojem organizacyjnym i rosnącą liczbą inicjatyw pojawiła się potrzeba uporządkowania wewnętrznych procesów zarządzania projektami. Przed wdrożeniem nowego systemu firma funkcjonowała bez jednolitej metodyki – projekty nie były jasno definiowane, nie istniały spójne zasady dokumentacji, a wiele działań realizowano w sposób ad hoc, często bez podstawowych narzędzi kontrolnych. Brak standaryzacji wpływał nie tylko na efektywność operacyjną, ale również utrudniał komunikację między zespołami oraz raportowanie postępów do kadry zarządzającej. W sytuacji, gdy firma równolegle realizowała wiele inicjatyw w różnych obszarach, konieczne stało się wdrożenie rozwiązania, które pozwoliłoby na ustrukturyzowanie pracy projektowej.

🚀 Proces wdrażania

W odpowiedzi na te wyzwania VIVE zdecydowała się na wdrożenie systemu FlexiProject, który od samego początku traktowany był nie tylko jako narzędzie informatyczne, ale jako integralna część budowanej metodyki zarządzania projektami w organizacji. Współpraca z zespołem FlexiProject rozpoczęła się od precyzyjnej analizy potrzeb, a następnie objęła dostosowanie konfiguracji systemu tak, aby odpowiadała zarówno bieżącym, jak i przyszłym wymaganiom firmy. Kluczowym etapem wdrożenia było przeszkolenie administratorów, które umożliwiło organizacji szybkie rozpoczęcie pracy z systemem i samodzielne nim zarządzanie. Szczególną uwagę poświęcono funkcjom budowania harmonogramów oraz definiowania kamieni milowych, które w krótkim czasie stały się podstawowymi narzędziami planowania i kontroli postępu prac.

Dzięki wprowadzeniu portfeli projektów możliwe stało się grupowanie działań według obszarów, co znacząco ułatwiło zarówno koordynację prac w projektach, jak i komunikację pomiędzy zespołami. Rozwiązanie to pozwoliło również na łatwiejsze raportowanie – zarówno w kontekście poszczególnych projektów, jak i całych obszarów działalności.

🏆 Korzyści z wdrożenia narzędzia FlexiProject

Obecnie VIVE Textile Recycling prowadzi kilkanaście dużych projektów równolegle w systemie FlexiProject, z czego każdy przypisany jest do odpowiedniego portfela projektowego. Takie podejście umożliwia zespołom skupienie się na realizacji konkretnych zadań, a zarządowi – otrzymywanie przejrzystych, skonsolidowanych raportów, wspierających zadania zarządcze. Kamienie milowe i harmonogramy stały się standardem przy planowaniu pracy, poprawiając przejrzystość procesów i przewidywalność realizacji.

Szczególnym zaskoczeniem – jak podkreślają przedstawiciele firmy – jest duża oddolna motywacja pracowników do pogłębiania wiedzy z zakresu zarządzania projektami. W szkoleniach uczestniczą nie tylko menedżerowie czy liderzy zespołów, ale również pracownicy fizyczni, którzy na co dzień pracują w logistyce czy magazynach. Ostatnia edycja szkoleń prowadzonych przez wewnętrznych ekspertów z używania systemu w firmie objęła aż 40 osób z jednego obszaru operacyjnego.

Z punktu widzenia kierowników projektów system szczególnie ceniony jest za przejrzystość, łatwość obsługi oraz integrację funkcji – wszystkie kluczowe informacje, dokumenty i dane budżetowe znajdują się w jednym miejscu, co ogranicza konieczność przeszukiwania skrzynek mailowych czy folderów sieciowych. Kompleksowość rozwiązania pozwala nie tylko na sprawną realizację projektów, lecz także na systematyzację codziennej pracy i zarządzanie zespołami w sposób bardziej przewidywalny i uporządkowany. Wprowadzenie FlexiProject stało się też impulsem do budowy kultury projektowej opartej na świadomym zarządzaniu celami, harmonogramem i zespołem. Dzięki regularnym aktualizacjom narzędzie rozwija się, umożliwiając coraz bardziej zaawansowane wykorzystanie jego możliwości.

FlexiProject, postrzegane przez użytkowników jako rozwiązanie nowoczesne, przejrzyste i wielofunkcyjne, stało się naturalnym elementem codziennego zarządzania w VIVE Textile Recycling – firmie, która nie tylko przetwarza odpady, ale również skutecznie porządkuje procesy wewnętrzne, by skuteczniej realizować swoją wizję gospodarki obiegu zamkniętego.