Implementação bem sucedida do FlexiProject na Enbio

🏢 Sobre a Enbio

A Enbio é um fabricante de autoclaves médicos que alia a inovação ao design suíço. A empresa faz parte de um grupo de capital mundial com um volume de negócios anual superior a 200 milhões de euros.
O ADN da Enbio provém de mais de 30 anos de experiência no sector da biotecnologia, onde a mais elevada qualidade de esterilização e a precisão de execução são essenciais. Os produtos são concebidos desde o início por uma equipa interna de engenheiros e designers, fabricados na União Europeia e distribuídos em todo o mundo – na Europa, América do Norte, Médio Oriente, Ásia e região do Pacífico. Os valores fundamentais da empresa são a simplicidade, o design centrado no ser humano e a perfeição técnica.

📊 Desafio

Antes de implementar o FlexiProject, a gestão de projectos na Enbio era descentralizada e não estruturada. Os projectos eram liderados por gestores e engenheiros sem uma metodologia dedicada à gestão centralizada de projectos. Os documentos eram armazenados no SharePoint, e a comunicação ocorria via e-mail e Teams. Este modelo impossibilitava o acompanhamento eficaz do historial de decisões e a consulta fácil de acordos anteriores. A ligação entre as tarefas e a comunicação era problemática, levando à perda de informações valiosas. O departamento de I&D foi o primeiro a comunicar a necessidade de um suporte baseado num sistema.

🚀 Solução

A Enbio necessitava de uma ferramenta pronta a usar, sem uma programação demorada e dispendiosa. O FlexiProject ofereceu um conjunto rico de funcionalidades incorporadas, uma implementação rápida e flexibilidade na adaptação às especificidades dos projectos técnicos de I&D. No trabalho diário, a equipa utiliza várias áreas fundamentais do sistema. Os cartões de projeto tornaram-se a única fonte de verdade para todas as decisões importantes e fases do projeto. As decisões são tomadas através de caminhos de decisão criados diretamente no sistema. Os modelos de projeto permitiram a normalização de tarefas repetitivas, tais como verificações, documentação ou relatórios de progresso do trabalho, ao mesmo tempo que permitiram uma personalização flexível para os requisitos técnicos únicos de cada projeto através de adições rápidas de tarefas ou atribuições de responsabilidades.

O sistema também suporta o agendamento e a gestão da carteira de projectos, permitindo o planeamento de prazos e o controlo da carteira num único local. A comunicação contextualizada no âmbito de tarefas específicas, apoiada por notificações por correio eletrónico e fácil acesso ao histórico de conversações, substituiu em grande medida a comunicação por correio eletrónico. As funcionalidades de relatório e o histórico completo do projeto disponível a pedido simplificaram significativamente a preparação de materiais para o Conselho de Administração e a execução de auditorias.

🏆 Resultados

A implementação do FlexiProject simplificou significativamente os fluxos de trabalho na Enbio. A centralização da documentação através de cartões de projeto e a utilização de modelos assegurou a consistência e a repetição das actividades. A comunicação tornou-se estruturada, e o acesso instantâneo a dados históricos permitiu uma fácil referência a acordos e decisões anteriores.

O sistema provou ser particularmente valioso durante as auditorias, confirmando a correção da gestão do projeto e facilitando grandemente a preparação da documentação necessária. O FlexiProject tornou-se uma ferramenta de trabalho diária para a equipa de engenharia e uma base para a construção da maturidade do projeto dentro da organização.

✨ Conclusões

A implementação do FlexiProject foi reconhecida como um passo chave na profissionalização da gestão de projectos na Enbio. A empresa valoriza particularmente a flexibilidade do sistema, que permite a sua adaptação às necessidades operacionais reais. A rápida implementação foi possível graças a funcionalidades prontas que não requerem programação adicional.

A Enbio planeia expandir gradualmente o âmbito de utilização do FlexiProject à medida que a organização e os seus processos evoluem. O sistema não só abordou desafios operacionais específicos, como também se tornou um elemento importante de apoio a uma cultura baseada na transparência, normalização e excelência técnica.